Document Controlling für Offshore Projekte

Start: 01.10.2024

Dauer: 12 Monate
Auslastung: 38 Stunden pro Woche
Lokation: Hamburg, Remote vereinzelt nach Absprache

Projektbeschreibung:
Die Rolle ist verantwortlich für die Bearbeitung, Qualitätsprüfung, Nachverfolgung und Berichterstattung für Offshore-Projektunterlagen. Die Rolle ist entscheidend für den effizienten und effektiven Ablauf des Projekts. Eine weitere Hauptaufgabe ist die Bereitstellung und der Empfang von Daten und Mitteilungen an/von Auftragnehmern sowie die Berichterstattung über den Fortschritt an die Projektmanager. Der Rolleninhaber (m/w/d) ist für die Unterstützung der Dokumentenmanagementfunktion verantwortlich, die direkten Einfluss auf das Projektbudget, den Zeitplan und die Qualitätsanforderungen hat, damit die Erwartungen der Hauptaktionäre und Interessengruppen erfüllt werden.

Aufgaben:

* Arbeit innerhalb der Dokumentenmanagementfunktion für Offshore-Projekte
* Unterstützung von Projektmanagern und -teams bei der Einhaltung der Anforderungen und Methoden für den Dokumenten-Workflow
* Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit aller Dokumente in allen Phasen des Projekts, einschließlich Übergabe und Betrieb
* Mitwirkung bei der Umsetzung und kontinuierlichen Einhaltung der Dokumentenkontrollverfahren und -prozesse des Unternehmens
* Sicherstellung der korrekten Ablage und des leichten Auffindens aller Projektunterlagen
* Unterstützung des Leiters der Dokumentenkontrolle bei der Entwicklung von Routinen und der Umsetzung von Verbesserungen für die gesamte technische und administrative Dokumentation
* Durchführung von Dokumentenmanagement-Prüfungen gegenüber Auftragnehmern
* Unterstützung aller Projektmitglieder mit angemessenen Informationen, Schulungen und Hilfestellungen zu DM-Routinen und -Anwendungen
* Überwachung der eingehenden Dokumente und Zeichnungen und deren Verteilung gemäß einer Projektverteilungsmatrix
* Sicherstellung des Abschlusses aller Dokumentenmanagement-Prozesse bei Projektende, einschließlich der Beschleunigung von Abschlussberichten, die einen Überblick über alle im Projekt erstellten Dokumente geben
* Koordinierung der Datensätze, die im Rahmen eines Projekts in das EDMS migriert werden sollen

Unerlässliche Anforderungen:

* Einschlägige Erfahrung in einer Rolle als Dokumenten Controller (m/w/d) (3 bis 5 Jahre)
* Gute Kenntnisse der Prozesse und Praktiken des Dokumentenmanagements
* Frühere Erfahrung in der Arbeit an großen, multidisziplinären technischen Projekten in einer Dokumentenkontrollfunktion
* Erfahrung mit Dokumentenmanagement-EDMS-Systemen, die innerhalb eines Projektteams eingesetzt werden
* Gute allgemeine Computerkenntnisse, insbesondere MS Office, einschließlich Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Access sowie MS SharePoint
* Kompetent, verantwortungsbewusst und innovativ
* Systematisch, proaktiv und dienstleistungsorientiert
* Teamfähig und motiviert
* Nachgewiesene Erfahrung mit der Arbeit unter Druck und der Einhaltung von Fristen
* Ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Kommunikation, Berichtswesen und Präsentation
* Enthusiastisch, wenn es darum geht, zu lernen, technische Grenzen zu überschreiten und neue Lösungen zu finden
* Fähigkeit, positive Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten und gleichzeitig anspruchsvolle Fristen einzuhalten
* Nachgewiesene Befolgung von Dokumentenmanagementverfahren
* Ausgezeichnete Aufmerksamkeit für Details
* Fähigkeit, an verschiedenen Projekten und Arbeitsabläufen gleichzeitig zu arbeiten

Wünschenswerte Anforderungen:

* Qualifizierung im Bereich Dokumentenmanagement
* Sicheres Arbeiten bei der Durchführung von Schulungen für die Nutzung von EDMS-Systemen
* Erfahrung im Bereich der erneuerbaren Energien in einer Dokumentenmanagementfunktion
* Kenntnisse der Lebenszyklen und Arbeitsabläufe von Ingenieur- und Bauunterlagen