PMO - Projektassistenz

Position: Projektassistenz
Start: per sofort
Dauer: mind. bis 2026 / 2027
Vertragsart: Freelance (Dienstleistungsvertrag)
Projektort: Weiden in der Oberpfalz (Bayern)
Auslastung: Vollzeit (5 Tage á 8 Stunden pro Tag)
Remote: in Ausnahmefällen, da das Projekt eine Baustelle im Energiesektor ist (Primär 5 Tage vor Ort)

Kurzbeschreibung:

Die zentrale Aufgabe der Projektassistenz ist es, den Bauoberleiter zu entlasten und sämtliche organisatorischen und administrativen Aufgaben zu übernehmen. Sie arbeiten eng mit den Projektverantwortlichen und Projektmitarbeitern zusammen. Sie unterstützt bei der Koordination des Teams und stellt eine durchgängige Kommunikation zwischen allen Beteiligten sicher.
Sie ist Ansprechpartnerin für alle Fragen zur Projektverwaltung, fungiert außerdem als „Gute Seele" der Baustelle und hat „Augen und Ohren" immer offen.


Wesentliche Prozesse:

* Vorbereitung von Projektunterlagen inkl. Präsentationen, sowie Erstellung und Überwachung von Schriftverkehr, Maßnahmen- und Tätigkeitslisten
* Vor- und Nachbereitung von Schulungen
* Erstellung von Vorlagen und Losübergreifender Abgleich mit Dokumentenmanagement
* Pflege der Kontaktdaten der Teilnehmer im Projekt, kurze Nachricht an BOL welche Änderungen vorgenommen wurden
* Vorbereitung / Nachbereitung von Meetings und Protokollführung
* Erstellung und Fortführung von DAN-Protokollen / Itemverfolgung
* Einholung der Freigabe von Dokumenten (Dokumentenlenkung)
* Anmeldesystem und Verwaltung der Besprechungsräume und Arbeitsplätze / Verwaltung der Besprechungsräume
* Organisation und Verwaltung von Anlage und Projektarchiv / SharePoint / Bautagebücher

(Monatsberichte Bauoberleiter: Inhalte bei Fachbereichen abfragen: Bodenkundliche Baubegleitung, SiGeKo, örtliche Bauüberwachung, Dokumentenmanagement, Anwohnermanagement, Geotechnik, Aushubmanagement, Bauüberwachung Kabel)

* Verwaltung der Baukasse und Pflege des Kassenbuchs (alle Belege werden dem BOL zur Prüfung vorgelegt)