PMO / Assistenz

9/2017 – 1/2018

Projektpläne mit Ressourcen, Aufwänden, Meilensteinen pflegen
• Budgetkontrolle inkl. rollierende Planung
• Monatliche Rückstellungen
• Monatlicher SOLL/IST Abgleich Budget
• Vorbereitung der Bestellungen aller Externer der Projekte
• Onboarding
• Pflege Cop Track Plan, Controlling der Kontierungen, Erstellung von Reports
• To Do‘s aus Teilprojektleiter Jour Fixe aufnehmen und nachhalten
• Monatsberichterstellung vorbereiten und koordinieren
• Berichte an den Vorstand und Steuerungskreis vorbereiten und koordinieren
• Vorbereitung und Organisation der Sitzungen der verschiedenen Gremien
• Laufwerke der beiden Teilprojekte anpassen und strukturieren

PMO (IT), Projektassistenz, Projektmanagement, Projektmanagement - Office

8/2016 – 4/2017

• Klassische PMO Aufgaben auf Programmebene
• Konsolidierung der Budgets und Planung aus den Projekten
• Erstellen von Reports und Auswertungen
• Erstellen Statusbericht zu den Findings des regulatorischen Programms
• Unterstützung des Programm Managements beim Projekt Controlling, Reporting,
Administration
• Direkte Abstimmung mit dem Programm Manager und den Solution Managern
• Direkte Abstimmung mit den Einzelprojektleitern und sonstigen Projektbeteiligten
• Konsolidierung bzw. Fortführung der Programm Planung
• Bearbeitung von Organisationsthemen
• Konsolidierung bzw. Fortführung des Budgets (Bestellung, Rechnung,
Kostentracking, Forecast)
• Reporting und Konsolidierung für Findings (Issue Ebene)
• Konsolidierung des Statusreportings
• Überprüfung der programminternen Lieferfähigkeiten und
Beschaffungsmöglichkeiten
• Bestellung aller Waren und Dienstleistungen für das Programm
• Rechnungsprüfung, Kontierung und Freigabe
• Programm-Abschlussbericht (Steckbrief) erstellen
• Information des Information Auditorium (ca. 1- 2 Wochen nach LA) über den
aktuellen Programmstand, Inhalte, Vorhaben etc. über regelmäßige Meetings
und/oder Newsletter etc.
• zweiwöchentlicher Newsletter zur Information aller relevanten Entscheidungen
an die Einzelprojekte des Programms
• Verfassen von Artikeln über das Programm zur Veröffentlichung im Intranet
• Ad hoc Anfragen an das Programm koordinieren, zuordnen und nachhalten.

PMO (IT), Projektassistenz

10/2015 – 4/2016

• Projektplan aktualisieren und verwalten
• Erstellen von Reports und Statistiken generieren
• Clear Quest Status Tracking und Aktualisierung mit Team
• MS Project Status Tracking und Aktualisierung mit Team
• Synchronisation MS Project <-> Clear Quest (VBA Script schreiben für Excel Ex- und Import)
• Projektunterlagen nach ASPICE und Prozess pflegen
• Protokollführung

PMO (IT), Projektplanung / -vorbereitung, PMO

8/2015 – 9/2015

• Erstellen der Sitzungsprotokolle
• Erstellung und Verwaltung der Task- und To Do-Listen
• Dokumentenverwaltung
• Präsentationen
• Koordination der Projektmeetings
• Vor- und Nachbereitung diverser Meetings
• Unterstützung des Projetkleiters
• Erstellung von Templates
• Projektberichte
• Aktualisierung der Projektpläne
• Vor- und Nachbereitung der Projektmeetings

PMO

7/2015 – 8/2015

Eigenverantwortlich Erstellung von Antwortschreiben und Angeboten an Verbraucher und den Ombudsmann der Banken bzgl. Bearbeitungsgebühren bei Verbraucherkrediten nach Prüfung der Sachlage der einzelnen Kundenakten

Projektassistenz

1/2015 – 6/2015

* Projektassistenz

Projektassistenz

8/2014 – 12/2014

* Protokollführung von Projektmeetings
* Ersellung und Pflege von Projektdokumentationen
* Budgetverwaltung
* Datenbankverwaltung
* Sonderaufgaben für den Vorstand

Projektassistenz

3/2014 – 7/2014

* Organisation und Protokollführung von Projektmeetings
* Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen (Kommunikationsmatrix, Orga-Charts, Reports, Open Issue Listen)
* Budgetverwaltung

PMO

2/2014 – 2/2014

* Klassische Sekretariatsaufgaben

Office Management, Rechnungswesen (allg.)

10/2013 – 1/2014

* Klassische Sekretariatsarbeiten
* Organisation von Evetns
* Erstellen des Monthly Report

Office Management

9/2013 – 10/2013

* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Korrekturlesen diverser Medien

Office Management, Unternehmenskommunikation

8/2013 – 9/2013

* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Organisation von Events
* Erstellen des Monthly Report

Office Management

10/2012 – 7/2013

* Klassische Sekretariatsarbeiten
* Datenerfassung- und -pflege aller Patente
* Aufbereitung von Buchhaltungsunterlagen
* Patentanmeldungen

Datenmanagement, Office Management

4/2012 – 10/2012

* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Erstellung von Präsentationen
* Pflege der Organigramme des Unternehmens
* Organisation von Großevents
* Umzugsplanung und Umsetzung

Office Management, Unternehmenskommunikation

3/2012 – 3/2012

* Klassische Sekretariatsaufgaben

Office Management

9/2011 – 12/2011

* PMO des Projektes "Umstrukturierung / strategische Umzugsplanung" der gesamten Bank
* Organisation und Durchführung des Umzugs der Abteilung
* Organistaion der Hauptausschuss- und Aufsichtsratssitzungen
* Erstellung der Hauptausschuss- und Aufsichtsratsprotokolle
* Organisation von Evetns

PMO, Office Management

5/2011 – 4/2012

* Protokollierung aller Vollversammlungen und Ausschüsse

Office Management

5/2011 – 8/2011

* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Erstellung und Korrekturlesen im Reporting

Office Management

3/2011 – 3/2011

* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Sonderaufgaben für den Vorstand

Office Management

11/2010 – 4/2011

* Verantwortlich für Callcenter (Inbound / Outbound)
* Auftragserfassung
* Angebotserstellung

Call-Center, Vertrieb (allg.)

11/2010 – 3/2011

* Privat- und Geschäftskorrespondenz
* Erstellung von Reden
* Liegenschaftsverwaltung
* Steuerangelegenheiten
* Organisation der Jagdpacht

Office Management

12/2009 – 9/2010

* Ansprechpartnerin für die Bezirkshandlungen
* Präsentationen in Deutsch und Englisch
* Statistiken
* Erstellen des Marketingplans
* Kontroll- und Korrekturfunktion bei der Erstellung aller Drucksachen der Marketingabteilung in Deutsch und Englisch

Office Management, Marketing

5/2006 – 5/2009

* Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Französisch
* Vorbereitung von Präsentationen
* Erstellung des Geschäftsberichts
* Verwaltung der Personalakten
* Versicherungsverwaltung
* Betreuung von Haus- und Liegenschaftsangelegenheiten
* Schnittstelle zwischen Mutterkonzern und Geschäftsführer
* Internetpräsenz
* Vertretung des Geschäftsführers

Management (allg.), Personalwesen (allg.)

11/2003 – 4/2006

* Selbständige Bearbeitung von Ersatzteilbestellungen und Kundenanfragen
* Technische Übersetzungen Deutsch/Französisch
* Personal-, Fahrzeug- und Versicherungsverwaltung
* Haus- und Liegenschaftsangelegenheiten
* Reisekostenabrechnungen, Reiseplanung
* Vor- und Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen
* Verantwortlich für Telekommunikation, Büromaschinen und Büromaterialbeschaffung
* Verwaltung aller Kundenakten und diverser Datenbanken der Niederlassung
* Übernahme von Sonderaufgaben im Vertrieb

Office Management, Vertrieb (allg.), Versicherungen (allg.), Übersetzungen

10/2001 – 10/2003

* Verantwortlich für den Aufbau der administrativen Struktur
* Personal-, Fahrzeug-, Versicherungsverwaltung, Haus- und Liegenschaftsangelegenheiten
* Reisekostenabrechnungen
* Entwicklung von Unternehmensrichtlinien und Ablaufhandbüchern
* Einstellung und Einarbeitung von Assistentin und Mitarbeiterin des Empfangs/Telefonzentrale

Projektleitung / Teamleitung, Personalwesen (allg.), Office Management, Versicherungen (allg.)

4/2000 – 9/2001

* Mitglied des Management Teams
* Verantwortlich für die Personalleitung (Personalbeschaffung und Personalverwaltung)
* Entwicklung/Überwachung von Unternehmensrichtlinien unter Berücksichtigung deutschen Rechts
* Erstellung von Stellenanzeigen
* Verhandlungen mit Personalvermittlern
* Sichtung der Bewerbungen und Vorauswahl
* Führen der ersten Interviews mit den Kandidaten
* Erstellen der Arbeitsverträge
* Assistentin des Geschäftsführers im Bereich Verkauf und Marketing

Personalwesen (allg.), Personalführung, Personalverwaltung, Office Management, Marketing

9/1999 – 3/2000

* Verantwortlich für die administrativen Belange der Expansion der Firma nach Osteuropa

Office Management

2/1999 – 8/1999

* Verantwortlich für die gesamte Administration
* Teamleitung von ca. 10 Mitarbeitern (Sekretärinnen, Empfangsmitarbeiter, Hausmeister)
* PMO Projekt Neubau eines Bürogebäudes

Projektleitung / Teamleitung, PMO, Office Management

3/1995 – 12/1997

* PMO bei verschiedenen Projekten bzgl. der Vereinheitlichung der Abläufe bei der Organisation und Nachbereitung von Eigenveranstaltungen der Messe Frankfurt

PMO, Office Management

7/1990 – 2/1995

* Vorbereitung und Organisation der halbjährlichen, mehrtägigen Auslandsvertretertagungen in Frankfurt oder im Ausland (Reisebuchungen, Unterbringung, Verpflegung, Erstellen der Tagungsunterlagen in Englisch)
* Organisation und Abrechnung der mehrwöchigen Promotionreisen der Manager des Bereiches
* Besetzung des Auslandsvertreterbüros auf dem Messegelände während der Messelaufzeit

Office Management, Vertrieb (allg.)

10/1987 – 6/1990

* Klassische Sekretariatsaufgaben in Deutsch, Englisch, Französisch
* Protokollierung des monatlichen Gesamtmanagementmeetings
* Erstellung und/oder Korrekturlesen der Hauptausschuss- und Aufsichtsratssitzungen
* Führen der Zentralablage der gesamten Geschäftsführung

Office Management

7/1987 – 9/1987

Schreibkraft im Sekretariat des Leiters der Feldabteilung

Office Management