Projektassistenz / Virtuelle Assistenz / Administrativer Support

4/2015 – 12/2017

Unterstützung des Gesamtprojektleiters, Erstellen von Statusreports und Präsentationen für die GL, Protokollerstellung, Terminplanung, SharePoint, Organisation von Meetings/Webkonferenzen, Schnittstelle für die Teilprojektleiter, Planung & Organisation von Teamevents, Übernahme von Fotoaufnahmen für hausinterne Veranstaltungen, ... Kurzprofil gerne auf Anfrage

PMO (IT), PMO

10/2011 – 10/2014

• Erster Ansprechpartnern für die Mitarbeiter, Trainees & Studenten des Managers
• Überwachung des Mailaccounts des Managers und entsprechende Bearbeitung
• Erstellung einer täglichen To-Do-Auflistung für den Manager
• Eigenständige Erledigung der Korrespondenz
• Eigenverantwortliche Planung /Organisation aller Termine
• Anforderung und termingerechte Bereitstellung von Unterlagen für Meetings und Reviews
• Planung und Abrechnung aller Reisen
• Teilnahme an regelmäßigen JF Meetings
• Schnittstelle zwischen COO und den Projektmanagern der Unit für den
Genehmigungsprozess für neue externe/interne Mitarbeiter, Replacements und
Verlängerungen
• Qualitative Kontrolle der Anträge für Neueinstellungen/Replacements/Verlängerungen für
interne und externe Mitarbeiter
• Wöchentliche termingerechte Aufstellung und Lieferung der jeweiligen Anträge für
Neueinstellungen/Replacements/Verlängerungen von Mitarbeitern der Projektleiter an COO,
inkl. Rückmeldung
• Bestellungprozeß für externe Mitarbeiter
• Onboarding-/Offboardingprozess für externe Mitarbeiter
• Monatliche Aufstellung von Reiseanträgen aller Mitarbeiter eines MDs an COO, inkl.
Rückmeldung

PMO (IT), Management (allg.), Projektmanagement

4/2010 – 2/2011

Es wurden die ID Management Prozesse koordiniert für die Einteilung und Löschung von IT
Berechtigungen bei Einstellungen und Ausscheiden von externen Mitarbeitern, aber auch bei
erforderlichen technische Veränderungen bedingt durch neue Aufgaben oder Projekte von
Mitarbeitern:

Onboarding (Neueinstellungen)
• Beauftragung der E-Mail Adresse und Einrichtung des Mail-Clients
• Beauftragung des Windows XP Accounts
• Durchführung der Personal- Anmeldung und Group Directory Basispflege
• Zutrittsberechtigungen (nur ext. MA)
• Beauftragung von erforderlichen
o Applikationen
o Laufwerksberechtigungen
o RACF-Berechtigungen
o dbLegi Rollen
o Einrichtung eines Zeiterfassung-Accounts
o Anlage Eintrag in HR Online (External ID, C-Kennung)
o Hardwarebestellungen
Move/Change (Versetzungen/Veränderungen)
• Bereinigung der MA-Profile bei Abteilungswechseln
• Beauftragung von zusätzlichen
o Applikationen
o Laufwerksberechtigungen
o RACF-Berechtigungen
o Zutrittsberechtigungen
o dbLegi Rollen
o Einrichtung/Reaktivierung eines Personal-Accounts
o Einfügen/Löschen von Zutrittsberechtigungen
o Hardwarebestellungen
o Kostenstellenwechsel
Offboarding (Ausscheiden von Mitarbeitern)
• Löschen von User-ID und E-Mail Adresse (inkl. Legitimationen)
• Löschen von Zutrittsberechtigungen

Windows XP, Projektassistenz (IT), Management (allg.), Projektassistenz, Personalwesen (allg.)

6/2005 – 6/2009

• Erste Ansprechpartnerin für den inneren Führungskreis des COO; Steuerung der Kommunikation für diese Manager
• Schnittstelle für Kontakte zu nationalen Groß- und
Mittelstandskunden
• Eingangstor für Kundenbeschwerden an den Vorstand, inklusive Feedback an die Stäbe der Herren René Obermann und Reinhard Clemens
• Eigenverantwortliche Organisation/Planung aller Termine
• Überwachung des Mailaccounts des COO
• Eigenständige Erledigung der gesamten Korrespondenz
• Anforderung und termingerechte Bereitstellung von Unterlagen für Meetings (intern, extern) und öffentliche Pressetermine
• Planung und Abrechnung aller nationalen und internationalen Reisen
• Reisekostenkontrolle und Urlaubsgenehmigungen für den
Führungskreis
• Organisation von Veranstaltungen intern/extern, einschließlich Absprache und Planung mit dem Marketingbereich
• Qualitative Kontrolle und Freigabe aller Rechnungen an den
Geschäftsführungsbereich

Management (allg.), Marketing, Kommunikation (allg.)

4/2005 – 5/2005

Assistenz Account Executive Professional Services
Krankheitsvertretung
Eigenverantwortliche Organisation/Planung aller Termine
Anforderung und termingerechte Bereitstellung von Unterlagen für Meetings
Eigenständige Erledigung der gesamten Korrespondenz

Office Management

6/2004 – 3/2005

Schnittstelle und Steuerung des Projektoffice zur Gründung eines Gemeinschaftsunternehmens für
die Abwicklung von Wertpapiertransaktionen zusammen mit HSBC Trinkaus & Burkhardt

• Organisation von Meetings und Projektevents
• Teilnahme an Projektleiter-Meetings
• Erstellen von Statusreports

PMO

7/2001 – 12/2002

• Eigenverantwortliche Planung und Realisierung von Internet-Kampagnen
• Kundenberatung für z.B. Deutsche Bank 24, Jules Mumm, American Express, IBM mit Ergebnisverantwortung und hohem Markterfolg
• Auswertung von Markt- und Zielgruppen-Analysen
• Erstellen von Präsentationen
• Kosten- und Terminplanung
• Verhandlungen mit Werbeträgern

Kundendienst, Mediaplanung

6/1999 – 6/2001

• Alleinige Abwicklung des Einkaufs für alle 40 Internet-Kunden von Mindshare einschließlich Einkauf von Werbeplätzen
• Vertretung für Printeinkauf
• Auftragserteilung und Kontrolle, sowie Rabattkoordinierung
• Kampagnenoptimierung
• Preis- und Rabattverhandlungen mit Medien
• Budgetkontrolle
• Kundenbetreuung, z. B. für IBM, FORD und BOL, Unilever

Kundendienst, Digital Marketing

2/1998 – 6/1998

Unterstützung der Geschäftsführung
Rekrutierung von genau definierten Zielgruppen
Organisation von Interviewterminen
Führen von Interviews, persönlich und telefonisch

Management (allg.), Marktforschung / -analyse