Effizientes Eventmanagement

7/2014 – 10/2014

Planung, Organisation und Durchführung der Management Tagung der Vodafone GmbH

Veranstaltungsdatum: 18.-19. September 2014
Veranstaltungsort: Zeche Zollverein, Essen
Veranstaltungsziel: Managementtagung für nationale Führungskräfte
Teilnehmerzahl: ca. 125

Aufgabe: Auswahl von Veranstaltungslocation, Hotels und Dienstleistern zur Durchführung des geplanten Eventkonzeptes, Abstimmung von Ansprechpersonen für verschiedene inhaltliche Programmschwerpunkte, Nutzung eines Hallenbereiches sowohl für die Abendveranstaltung als auch für die Ausstellung von IAA-Materialen am zweiten Tagungstag (Umbau)

Konzept:
Tag 1:
- Anreise im Hotel und Inanspruchnahme des Shuttles zur Location oder Direktanreise zur Location
- Empfang und Wegbegleitung bis zur konkreten Veranstaltungshalle
- Eröffnung der Tagung, anschließend wechselnde Tagungspunkte im Plenum oder Workshopgruppen
- Bereitstellung von Technik, Support, inhaltlicher Koordination der einzelnen Akteure
- begleitendes Tagungscatering und gezielte Pausen mit Perspektivwechsel
- Beginn der Abendveranstaltung im abgetrennten Hallenbereich mit Live-Band, Bierverkostung, Flying Buffet
- Shuttle-Service zum Hotel oder individuelle Abreise
- nächtlicher Umbau der Abendlocation zum Ausstellungsbereich für den zweiten Tagungstag

Tag 2:
- Shuttle-Servie oder individuelle Anreise zur Eventlocation
- Eröffnung des zweiten Tagungstages mit Resumé und Zielsetzung sowie Vorstellung des neu geschaffenen Ausstellungsbereiches
- wechselnde Tagungspunkte (Plenum und Workshops) mit begleitendem Catering und Bereitstellung von Technik und Materialien sowie erneute Abstimmung zwischen den agierenden Akteuren
- flexible Einbindung von Geländeführungen in das Tagungsprogramm auf Wunsch des Kunden
- Ausklang der Veranstaltung
- Koordination der individuellen Abreise der Teilnehmer

Technisches Projektmanagement, Management (allg.), Projektmanagement, Kommunikation (allg.), Medien (allg.)

6/2014 – 7/2014

Planung, Organisation und Durchführung des Vodafone Management Offsite

Vodafone war kurzfristig auf der Suche nach effizienter Unterstützung bei der Planung und Durchführung eines Events mit ca. 125 nationalen Führungskräften inkl. Auswahl und Bereitstellung von Hotel, Tagungs- und Eventlocation, Medientechnik, Dekoration, Mobiliar, Shuttle-Service, Personal, etc.

Aufgabe: Konzepterstellung und Realisierung eines zweitägigen Events für anspruchsvolle Führungskräfte mit dem Ziel des Austausches zwischen bekannten und unbekannten Kollegen sowie des Kennenlernens neuer Kollegen im Rahmen der anstehenden Fusionierung

Konzept:
Tag 1:
- Bis mittags Anreise der Teilnehmer im Hotel, Shuttle-Service zur Eventlocation inmitten des Grafenberger Waldes in Düsseldorf
- Persönlicher und warmer Empfang, Veranstaltungseröffnung durch Geschäftsführer, Freie Platzwahl im Festzelt oder auf der sich anschließenden Restaurantterrasse
- Barbecue-Buffet und Networking, Verteilung individueller Panini-Hefte mit Kurzinformationen über alle Teilnehmer > Förderung des Gesprächseinstieges und gleichzeitige Gedächtnisstütze bei wechselnden Gesprächspartnern
- Kicker-Turnier mit bewusst gemixten Gruppen
- WM-Übertragnung im Festzelt
- Ausklang des Abends im Zelt, auf der Terrasse oder an den Kickertischen
- Shuttle-Service zum Hotel

Tag 2:
- Shuttle-Service zur Eventlocation - ISS Dome
- Ganztägige geführte Managementtagung in wechselnden Räumlichkeiten
- Bereitstellung von Snackpausen und Mittagsbuffet
- Organisation des Tagungsmaterials und Absprache mit der inhaltlich zuständigen Agentur
- Abstimmung der Tagungsinhalte und Themenblocks mit der Location und den zuständigen Schlüsselpersonen
- Koordination der individuellen Abreisemöglichkeiten

Erfolgsmerkmale:
- eine klare Aufgabenstellung, gemeinschaftliche Prioritätensetzung sowie eine effiziente Abstimmung zwischen Eventagentur und Auftraggeber
- klares Budget mit Puffer für Unerwartetes
- Eine einfache Unterbreitung von Vorschlägen, schnelle Entscheidungen und Vertragsabwicklungen
- Eigenverantwortliche Umsetzung des Auftrags im Sinne des Kunden
- permanente jedoch unaufdringliche Bereitstellung von Planungsdetails, jedoch keine permanente Rückversicherung bei Detailentscheidungen
- gemeinsames Lernen für die Zusammenarbeit bei Folgeaufträgen

Management (allg.), Projektmanagement, Marketing, Dienstleistung

2/2014 – 4/2014

Etablierung eines Messeangebotes für eine neu definierte Zielgruppe

Aufgabe:
Realisierung eines neuen Angebotes im Rahmenprogramm für die neue Besucherzielgruppe der aktiven Menschen 50plus. Experten zur Durchführung eines Gesundheitsworkshops hat das Messeteam ausgewählt und bereitgestellt. Aufgabe war es, passende Räumlichkeiten auf dem Messegelände zu bestimmen, die inhaltliche Gestaltung mit den Experten abzustimmen, Marketingkampagnen zur Kommunikation des neuen Angebotes zu begleiten sowie das Teilnehmermanagement für den Workshop zu übernehmen.

Ziel:
Ansprache einer neuen Besucherzielgruppe der Messe, Motivation zu einem ersten Messebesuch durch das spezifische Angebot eines Gesundheitsworkshops speziell für die Zielgruppe im Rahmen des Messebesuchs

Durchführung:
- Bewerbung der Angebotes durch eine gezielte Pressemitteilung in regionalen Medien,
- Gestaltung, Druck und Verteilung eines zielgruppenspezifischen Foyers
- persönliche Besucheransprache auf dem Gesundheitstag in der Kölner Fußgängerzone,
- Bewerbung des Workshops auf der Messe
- Teilnehmeradministration
- Durchführung des Workshops in Abstimmung mit Trainern und Experten
- Nachbereitung in Zusammenarbeit mit dem Messetag und der Projektleitung

Projektmanagement, Kommunikation (allg.), Marketing, Marktforschung / -analyse, Markenbildung, Produktmanagement