Offfice Managerin - Assistentin - Projektassistentin- PMO

2/2016 – 4/2016

Durch unerwartetem Ausfall der letzten Assistentin/Sachbearbeiterin konnte keine Übergabe erfolgen. Leider wurde auf diesem Arbeitsplatz nichts dokumentiert. Es existierten so gut wie keine Vorlagen und Leitfäden. Es muss der ganze Tagesablauf, Betreuung der Mitglieder, Anlage von neuen Mitgliedern, Seminarvorbereitungen, Messevorbereitungen, erste Auskünfte für die Mitglieder (Bereich Handel), Buchhaltung (Rechnungserstellung vor Messen, nach Seminaren, Beitragsrechnungen), Mahnwesen. u.v.a.
Einweisung einer neuen Assistentin, in die Tätigkeiten die von mir neu generiert wurden, die durch lange Recherche und Gespräche mit Mitgliedern und Handelspartnern, sowie dem externen IT´ler in Erfahrung gebracht wurden.

Dienstleistung (allg.)

8/2015 – 5/2016

Zusammenschluss von 3 Unternehmen zu einem Dachunternehmen in enger Zusammenarbeit mit Firmen Steuerberater.
Vorbereitende Buchhaltung - Rechnungserstellung - Mahnwesen
Bearbeitung der eingehenden Bestellung
Angebotsersetllung
Kundenbetreuung
Mailingaktion
Mithilfe des Aufbaus der neuen Homepage - Onlineshop mittels Shopware

Office Management

1/2014 – 3/2014

Unterstützung bei der Ausgliederung eines bestehenden Online-Modeshops als eigenständiges Unternehmen (quasi Start-Up).

- Komplettes Bewerbermanagement für 8 neue Mitarbeiter
- Personalanagement (Layout d. Verträge, Versendung neuer Verträge, anlegen der Personalmappen,
steter Kontakt mit Personalabteilung u.v.a.)
- Vorbereitende Buchhaltung
- Betreuung der Architekten und Handwerker
- Terminvereinbarungen
- Einholung von Angeboten
- Beschaffungsmanagement
- Versicherungsabschlüsse
- KFZ-Leasing, Avale.
- Koordination aller bestehenden Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA´s)
- Vorbereitung der Unterschriftsmappen für die GF
- Postverteilung- u. versand.

Tätigkeit 3 Tage / Wöchentlich

Projektassistenz

5/2012 – 3/2013

Projektassistenz in einer Pharma-Agentur

- Einsatzplanung der Pharmareferentinnen
– Honorarabrechnungen
- Planung der Kick-Offs mit Pharma-Kunden sowie Vorbereitung der
Referentenschulungen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Besorgungen

Projektassistenz (IT)

5/2011 – offen

Allround-Tätigkeit:

- Eventorganisation die alle 3 Monate i.H. durchgeführt werden, Ausrichtung für ca. 300-500 Gäste.
- Auswahl und Betreuung der Aushilfen für die Events
- Führen des Arbeits- u. Urlaubsplans
- Einkauf des gesamten Bürobedarfs - Angebotseinholung
- Betreuung der Praktikanten - Stellenanzeigen verfassen und platzieren
- Betreuung der Stoffmuster und Bemusterungsware sowie deren Rückversandt an jew. Lieferanten.
- Auftragsabwicklung - Eingaben neuer Aufträge - Auftragsbestätigungen - Rechnungen
- Terminkontrolle, Koordination der Spediteure
- Betreuung der Lieferanten - Pfelge der Kontaktdaten.
- Zuständig für den Versandt, des Papier-Newsletters alle 3 Monate, sowie die dazugehörige ständige
Datenbank-Pflege.
- Einweisung der neuen Mitarbeiter in das vorhandene Auftragsabwicklungssystems, sowie in den allg.
Ablauf der Firma.

Tätigkeitszeitraum: 2-3 Tage/Wöchentlich

Projektassistenz (IT)

4/2010 – 11/2013

- Aufbau des Back-Office eines Start-Up Unternehmens,
- Vorbereitende Buchführung
- Rechnungserstellung mittels Excel
- Versand der Kosmetik an Endkunden (via Online-Shop) und Versand an Einzelhändler
- Übermittlung aller erforderlichen Unterlagen an Spedition (auch Außlandversandt).
- Führen und Pflegen d. Lagerbestands - Inventur
- Recherche und Durchführung aller nötigen Papiere und Formulare für Verpackungslizenz (grüner
Punkt, BellandVision)
- Dauer-Tests aller neu entwickelter Kosmetikartikel inkl. Beurteilung (Verträglichkeit, Konstistenz,
Geruch u.v.a).
- Erstellung der Barcodes für Verpackungen mittels Barcode-Generator.
- Mehrere Umzüge organisiert
- Vorbereitung der Vertriebsschulungen
- Koordination und Beauftragung d. Facility Managements in den angemieteten Räumlichkeiten

Tätigkeit: Unterschiedlich: 1-2 Tage / wöchentlich

Projektassistenz

7/2009 – 12/2009

- Projektassistenz in einem Technologieunternehmen
- Erstellen von Power-Point Presentationen
- interne- und externe Korrespondenz
- Unterstützung der Projektleitung in Org. Tätigkeiten
- Beschaffungsmanagement
- Ablage
- Vorbereitung v. Schulungen und Kundenterminen
- Gästebetreuung

weitere Tätigkeit von November 2010 - Juni 2011
2-3 Tage / Woche
Kunde musste leider sein Unternehmen aufgegeben, daher wurde dieses Projekt nicht bestätigt.

Projektassistenz

11/2008 – offen

Diverse kleine Unternehmen:

- Office Management in kleineren Betrieben

- Vertrieb von Backwaren - in einer Bio-Großbäckerei (Lieferung nur Hotel und Gastronomie)

- Wie organisiere ich mein Büro - Schulung in einer Arztpraxis - damit verbunden Aufräumaktionen mit
den Arzthelferinnen - Angebotseinholung bei Möbellieferanten für neuen Empfangsbereich

- Tel. Kundenbefragungen im Rahmen einer ISO-Zertifizierung

- Telefonische Akquise für Consulting-Unternehmen, Recherchearbeiten

- Vorbereitende Buchhaltung - neue Ablagesystem ertellt (elekt. und Ordner)

u.v.a.
Rundum-Sorglos-Pakete für kleine bis mittelständische Unternehmen. Durch langjährigen Erfahrungsschatz, effektiv und Prozessoptimierte Leistungen.

Projektassistenz