Projektmanagement

11/2019 – 3/2020

• Externe PMO Beratung im MCS-Endkundenprojekt; Schnittenstellenkoordination;
• Meilensteintracking; Action Log
• Vorbereitung der Leistungsabnahme durch den Endkunden
• Projektdokumentation
• Protokollführung in deutscher und englischer Sprache

Projektmanagement (IT)

3/2019 – 9/2019

• Steuerung und Koordination der Meilensteine im Projekt „EUDSGVO“
• Dokumentation und Tracking der Projektmeilensteine
• Abstimmung der Meilensteine mit Teilprojektleitungen und
• Fachbereichen
• Vorbereitung, Nachbereitung und Moderation der
• Teilprojektleitersitzungen
• Vorbereitung und Planung der Steering Committees
• Präsentationserstellung, Pflege des Projektbuches

Projektmanagement (IT), Versicherungen (allg.)

3/2019 – 5/2019

• Copy Writing und Quality Assurance bei der Entwicklung eines
Online Finanzproduktes

EDV: MS Office, Confluence, Figma, Slack

Qualitätsprüfung, Übersetzungen

9/2016 – 1/2019

Unterstützung der IT bei der Vorbereitung des Abschlusses von Betriebsvereinbarungen mit den europäischen Betriebsräten für IT-Roll-outs
Qualitätsprüfung der den Betriebsräten vorzulegenden Unterlagen
Konsolidierung der Rückmeldungen der Datenschutzabteilungen und der europäischen HR Abteilungen
Ansprechpartner für die Business-Owner der IT-Programme
Klärung von offenen Fragen bezüglich der Funktionalität der IT-Applikationen mit den Business-Ownern
Statusreports an das Management und den Arbeitskreis „Betriebsrat“
Schnittstelle zwischen IT – HR und Hauptansprechpartner für HR
Organisation von Meetings zwischen Business-Owner, der jeweiligen HR-Abteilung, IT, Datenschutz und den jeweils zuständigen Betriebsräten, wenn erforderlich

Projektmanagement (IT)

1/2016 – 8/2016

• Durchführung EU-weiter Vergaben komplexer Liefer-und Dienstleistungen und unterschwelliger Ausschreibungen unter Berücksichtigung des Vergaberechts (Sektorenverordnung)
• Unterstützung in der Umsetzung der Projektergebnisse „Entbürokratisierung des Einkauf“
• Ausarbeitung der Unterlagen (Bekanntmachung, Formblätter) zur Eignungsprüfung der Bewerber auf eine Ausschreibung
• Veröffentlichung der Ausschreibung auf der EU-Plattform TED (EU-Amtsblatt)
• Erstellung der Unterlagen zur Aufforderung zur Angebotsabgabe: Anforderungsmanagement und Ausarbeitung von Leistungsbeschreibungen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen; Preisblätter; Vertragserstellung
• Prüfung der Teilnahmeanträge und Erstellen der Bieterliste in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung
• Bietergespräche
• Workshop EU-Vergaberecht (Vergaberechtsmodernisierung 2016)

Strategischer Einkauf

12/2013 – 12/2015

• Projektcontrolling, inklusive Rechnungsstellung und -prüfung
• Pflege von Kundenkontakten und des Vertragsstatus über CRM Dynamics
• Koordination des Projektstaffing, Bearbeitung von Ressourcenrequests, Anforderung zusätzlicher Ressourcen, Softblocking und Resource-Assignment, in Kooperation mit dem Ressourcenmanagement-Team
• Durchführung von Revenue Forecasts für laufende Projekte
• Angebotserstellung und -pflege über Compass
• Unterstützung und Betreuung der einzelnen Projekte vom Pre-Sales über die Umsetzung bis zur Rechnungsstellung mittels Time Sheets
• Projektreporting: Erstellen von Statusberichten
• Erstellung von Partnerverträgen und -pflege über Compass
• Einrichtung der Partneraccounts im Zeiterfassungssystem und Ansprechpartnerin bei Fragen zu Zugangsberechtigungen;
• Organisation der Zugangsberechtigungen zu allen EDV-Tools für neue Mitarbeiter/-innen
• Schnittstellenkoordination zwischen Projektmanager und Processing-Team
• Unterstützung bei der Implementierung der Projekte
• Informationsbeschaffung und -aufbereitung für die Projektmanager
• Mitarbeit bei der Entwicklung eines Leistungskatalogs für das Engagement Management Office (PMO)
• Mitarbeit bei der Entwicklung eines EDV-gestützten Service-Portals
• Pflege der elektronischen Wissensdatenbank Campus
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter/-innen in die Arbeitsabläufe und EDV-
programme

MS Office (Anwenderkenntnisse), Projektmanagement - Office

6/2011 – 5/2013

Sourcing Specialist & Unterstützung des Sourcing Managers
Einkauf von Serviceleistungen, Waren und Softwarelizenzen

Mitarbeit bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen (EU/national) vor allem für die Beschaffung von komplexen Dienstleistungen, in Abstimmung mit den Fachbereichen und der Rechtsabteilung unter Berücksichtigung der Vorschriften des Vergaberechts VOL/A

Durchführung von Ausschreibungen innerhalb der bestehenden Rahmenverträge

Anforderungsmanagement in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen

formale und kaufmännische Prüfung und Bewertung der Angebote

Vor- und Nachbereitung von Verhandlungen mit Bietern

Tätigkeiten des operativen Einkaufs (Angebotseinholung, Preisanfragen, Preisvergleiche, Bestellungen, Termin- und Budgetüberwachung, etc.)

Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss

Beachten und umsetzen der Einkaufsrichtlinie, Genehmigungsprozesse und Unterschriftenregelung

Mitarbeit bei der Einführung des E-Sourcing-Tools Spider

Vorbereiten von Verträgen und Eingabe der geschlossenen Verträge in das Vertragsmanagement-Tool (Spider)

Bestellabwicklung über das Vertragsmanagement-Tool (Spider)

Erstellen von Reportings aus dem E-Sourcing-Tool

Vertragsmanagement und –controlling

Auswahl von Lieferanten in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen

Rechnungsprüfung und Kontrolle des Rechnungslaufs

10/2009 – 2/2010

Zeitschriftenmarketing (titelübergreifend))
Vereinbarung und Abstimmung von Akquiseterminen
Vorbereitung der Kundentermine inkl. Erstellung der Unterlagen
(z.B. Umsätze, Konkurrenzbeobachtung, Credits)
Kundenmailings
Auswertung der redaktionellen Erwähnungen
Erstellung von Creditpräsentationen mit PowerPoint
Reiseorganisation und Reisekostenabrechung
Bearbeitung von Leseranfragen und -briefen

EDV: Windows/MS Office, Verlagsmanager

10/2007 – 2/2008

Interimsmanagement/Projektmanagement; Projektleitung – Projektdauer: 5 Monate; Projektbeschreibung: Umzug des Unternehmens und Umbau der neuen Büroräume. Das Unternehmen vergrößerte sich von 300 m² auf ca. 850 m² in eine der Toplagen Münchens.

Definition des exakten Projektauftrages: Bedarfsanalyse und Erstellen und Ausarbeitung einer groben Zeit-, Aufwands- und Kostenschätzung

Projektplanung: Teamzusammenstellung sowie Auswahl geeigneter Dienstleister und Erstellen von Termin-, Aufgaben-, Ablauf- und Maßnahmenplänen

Projektüberwachung und Projektsteuerung: Koordination der Schnittstellen (Geschäftsführung, Mitarbeiter, Hausverwaltung, Umzugsunternehmen, Architekt, IT-Support, Schreinerei, Gebäudereinigung etc.); Kontrolle und fortlaufende Dokumentation des Projektfortschritts; Meilensteinkontrolle, Eskalationsmanagement

Erstellen von Statusreports und Präsentation bei der Geschäftsleitung

Projektabschluss: Überwachung des Umzugs am Stichtag; Abnahme der umgebauten und neu bezogenen Geschäftsräume durch die Geschäftsleitung (inkl. Bauabnahme); Überwachung der Nachbesserung von Schlechtleistungen der Dienstleister

EDV: Windows/MS Office

7/2007 – 4/2008

Energiewirtschaft: Gewinnung erneuerbarer Energien (Geothermie), Start-up; Projekt: Unterstützung beim Unternehmensaufbau Firmensprache: Englisch; Dauer: 10 Monate
Aufbau der Büroinfrastruktur: Telefonanlage, Beschaffung und Koordination eines geeigneten IT-Supports, Anschaffung eines Servers inkl. VPN-Tunnels zur Vernetzung des Headquarters in München mit den Dependancen in Neuseeland, Island.
Koordination des On- & Offboarding-Prozesses des internationalen Projektteams
Überwachung und Steuerung des Fortschritts der einzelnen Projektabschnitte und Teilprojekte anhand des PMO-Tools (Excel basiert) und Meilensteinüberwachung
Auswahl und Einarbeitung der Mitarbeiter im Sekretariats- und Verwaltungsbereich
Vorbereitung und Durchführung einiger GmbH Gründungen und Bestellung der Geschäftsführer in Abstimmung mit Wirtschaftsprüfer und Notar
Vorbereitung und Organisation der Aufsichtsratssitzungen inklusive Unterbringung, Bewirtung, Fahrservices für die Aufsichtsräte aus Island, Australien, Kanada und Deutschland; Vorbereitung der Sitzungsunterlagen und Protokollführung während der Sitzung
Organisation diverser Veranstaltungen mit den Projektmitarbeitern der ausländischen Dependancen sowie firmeninterne Events (z.B. Weihnachtsfeier)
Mitarbeit bei der Gestaltung der Corporate Identity: Briefpapier, Visitenkarten, Logo, Dokumentvorlagen, Homepage in Zusammen-arbeit mit der Werbeagentur
Relocationservice für den australischen Geschäftsführer sowie für mehrere isländische Ingenieure; Wohnungssuche, Aufenthalts-genehmigung, Auto inkl. Versicherung, Übersetzungsarbeiten.
Bedarfsanalyse sowie Suche und Auswahl geeigneter Büroräume und Vorbereitung des Umzugs in eigene Büroräume
Anmietung und Ausstattung weiterer Büroräume
Dokumentenmanagement
Personalverwaltung

EDV: MS Office 2007 – English Version

1/2003 – 7/2013

Internationaler Zeitschriftenverlag: Diverse Projekte als Überbrückung von Arbeitsspitzen und Personalengpässen (letzter Einsatz im Juli 2013)
Chefredaktionen (diverse Titel): Unterstützung Chefredaktion und redaktionelle Betreuung einer Heftseite
Terminkoordination der Chefredaktion inkl. Organisation der Mode- und Layoutabnahmen
Vorbereitung von Messebesuchen und der Modeschauen Mailand, Paris und New York i
Vorbereitung interner und externer Besprechungen
Beantwortung von Leseranfragen und -briefen
Auswahl der Themen und Kooperationspartner für eine Heftseite , Abstimmung mit der Chefredaktion und den externen Kooperations-partnern sowie finale Aufbereitung des redaktionellen Erscheinungs-bildes in enger Zusammenarbeit mit der Text- und Schlussredaktion sowie dem Artdepartment
allgemeine Korrespondenz, Postbearbeitung, Reisekostenabrechnung

EDV: Mac/Apple, Entourage, Outlook

Anzeigenabteilung (diverse Titel): Advertising Manager
Erstellung und Kalkulation von Angeboten und Anzeigenpreisen, Preisen für Sonderwerbeformen für Kunden und den Außendienst in Abstimmung mit der Anzeigenleitung; Abstimmung von Platzierungsangeboten
Ausarbeitung von Kooperations-, Marketing- und Promotionangeboten in Zusammenarbeit mit Marketing und Vertrieb
Erstellung der Verkaufspräsentationen für 2009
Kundenpotentialanalysen und Pflege der Potentiallisten für die kommenden Heftausgaben in Abstimmung mit dem Außendienst
Telefonische Kundenberatung und Reklamationsbearbeitung
Vorbereitung von Kundenmailings und Einladungslisten
Vorbereitung Präsentationen Sales Meeting
eigenverantwortliche Organisation von VIP-Events in Zusammenarbeit mit Sponsoren, Einladung der VIP-Kunden, Gästelisten, Organisation der Anreise und Unterbringung; Organisation des Rahmenprogramms in Zusammenarbeit mit der Eventagentur, Koordination der am Event beteiligten Mitarbeiter, Kundengeschenke, Location, Catering, Technik, inkl. der Erstellung der animierten Kundenpräsentationen, Logistik vor Ort

EDV: Windows/MS Office, vor allem PowerPoint, Verlagsmanager

1/2000 – 1/2003

Office- & Projektmanager; Führungskraft
Start-up-Service: Mitarbeit ab Unternehmensgründung beim Aufbau der Büroinfrastruktur und des Verwaltungsbereichs
Unterstützung bei der Erarbeitung Geschäftsausstattung sowie bei der Gestaltung der CI-Richtlinien
Festlegung und Einführung von Arbeitsabläufen
Dokumentenmanagement
Aufbau und Leitung des Geschäftsleitungssekretariats für drei Geschäftsführer
Aufbau und Betreuung einer Dependance in USA
Aufbau und Leitung der Bereiche Personalverwaltung, Einkauf und allgemeine Verwaltung (Facility Management)
Auswahl, Einstellung und Führung der Mitarbeiter im Sekretariats- und Verwaltungsbereich
Koordination der IT- und Telefonie-Schnittstellen
Projektmanagement:
Auswahl und Aufbau eines umfangreichen CRM-Systems mit der Option „Telefonieren aus der Anwendung" und Schnittstellen zu anderen Datenbanken (Controlling, Reporting): Erstellung Pflichtenheft, Maßnahmenpläne und Checklisten zur Projektsteuerung und – kontrolle, Projektabschluss und -abnahme
Auswahl und Einführung der Telefon- und Videokonferenzanlage
Leitung und Überwachung des Büroumbaus und der Büroumzüge
Leitung des Projektes „Archiv“

EDV: Windows/MS Office, CRM: Cobra

1/1992 – 7/1999

Informationsbeschaffung und -aufbereitung für den Vorstand
Projektarbeit & Projektcontrolling:
Mitglied der Projektgruppe bei der Umstellung auf eine neue Telefonanlage und Einführung einer ACD im Call Center; Beratung der Projektgruppe hinsichtlich der Anforderungen bei einer neuen technischen Ausstattung des Call Centers sowie Erstellung des Maßnahmenplanes und Projektcontrolling durch Meilensteinüberwachung
Mitarbeit bei der Neugestaltung der Bürokommunikationslandschaft; Test neuer Software und Ausarbeitung der Anwendungsbeschreibung für die Mitarbeiter sowie Durchführung von Mitarbeiterschulungen; Erarbeitung neuer Dokumentvorlagen (Briefe, Telefax, Aktennotizen)

EDV: Windows/MS Office