virtuelle Assistenz und Büroservice

7/2008 – 6/2010

- Schrifverkehr und Schreibarbeiten
- Tabellenkalkulationen
- selbstständige Bearbeitung von eingehenden E-Mails (intern und extern)
- selbstständiges Erstellen und regelmäßiges Führen diverser Excel-Listen (z. B. verschiedenste Mitarbeiterlisten, Belegungslisten, Vereins- und Finanzlisten)
- Telefon- und Türoffnungsdienst über eine Zutrittskontrollanlage
- Terminkoordination
- Ablage- und Büroorganisation
- Kassenführung
- Postbearbeitung
- Rechnungsprüfung
- Vor- und Nachbereitung der Buchhaltung
- Unterstützung im Rahmen der Abwicklung von Überweisungen und Lastschriften
- Unterstützung im Finanzwesen
- Förderungsanträge an öffentliche Ämter und Bearbeitung sonstiger Formulare
- Unterstützung bei Vertragsabwicklungen (Betreuungsverträge und Personal)
- Empfang und Betreuung von Besuchern, Handwerkern, Eltern etc.
- Vorbereitung von Meetings
- Internetrecherchen
- Mithilfe bei Projekten (z. B. Umbau der KiTa, Sommerfest, Weihnachtsfest)

1/2006 – 6/2008

Januar 2006 bis Oktober 2007 Tätigkeit als Sachbearbeiterin der Abteilung Abrechnung:
- Überprüfung eingehender Heizkostenaufstellungen auf Plausibilität und Aktualisierung der Datenbestände bei Änderungsvermerken des Kunden
- Einpflegen aller abrechnungsrelevanten Daten, z. B. Mieternamen, Wohnflächen, Vorauszahlungsbeträge, Ein- bzw. Auszugsdaten im Abrechnungssystem
- Überprüfung der Geräte zur Verbrauchserfassung je Wohnung auf Vollständigkeit und Zuordnung der entsprechenden Abrechnungsposition im Anlagenstamm sowie Aktualisierung der Mieter- bzw. Gerätedaten bei Änderungen
- Erstellung von Heiz- und Warmwasserkostenabrechnungen nach den Bestimmungen der Heizkostenverordnung für zentral beheizte Wohnanlagen.
- Entgegennahme schriftlicher bzw. telefonischer Kundenwünsche und Veranlassung der notwendigen internen Maßnahmen sowie telefonische Kundenberatung

November 2007 bis Juni 2008 Tätigkeit als Sachbearbeiterin der Abteilung Verkauf
- Angebotserstellung zum Austausch nicht mehr gültig geeichter Geräte gemäß Eichgesetz
- Aktualisierung des Altgerätebestandes, d. h. Angebotserstellung zur Umrüstung von Heizkostenverteilern und Warmwasserkostenverteilern, auf Kundenwunsch mit Vergleichsangeboten der Wärmedienstkosten vor und nach der Umstellung
- Erstellen von Angeboten zur Heiz-, Betriebs- und Nebenkostenabrechnung
- Telefonische Akquise für Bestandsaktionen
- Auftragserstellung und Reklamationsbearbeitung
- Vertragsverwaltung, d. h. Anlegen und Pflegen der Verträge hinsichtlich Vertragspartner, Gerätetyp, Stückzahlen, Preise und Austauschtermin
- Bearbeitung von Kundenanfragen- und reklamationen
- Vorbereitung der Aufträge zum rechtzeitigen, vertraglich vereinbarten Gerätetausch
- Erstellung von Schadensersatzrechnungen bei vorzeitiger Vertragsauflösung
- Telefonische und persönliche Kundenbetreuung im Hause
- Bearbeitung der Eingangspost

1/2004 – 12/2005

Bedienung der Telefonanlage
Bearbeitung Ein- und Ausgangspost
Korrespondenz nach Diktat
Rechnungsstellung und telefonisches Mahnwesen
Erstellen von Bestellungen
Prüfung von Lieferscheinen und Rechnungsprüfung
Vorbereitung des Zahlungsverkehrs
Stundenerfassung der gewerblichen Mitarbeiter
Auftragsbearbeitung
Vorbereitende Buchhaltung
Lieferterminüberwachung

10/2003 – 12/2003

Übergangsweise Tätigkeit am Empfang diverser Kunden der Arndt Sicherheitsdienste GmbH. Zuständig für Besucherempfang, Telefon, administrative Tätigkeiten, Vorbereitungen von Besprechungen.

7/2003 – 9/2003

Befristete Anstellung nach der Ausbildung bis zu meinem Umzug nach Bayern in der Qualitätsstelle. Zuständig für das Einscannen und Archivieren von Qualitätszzeugnissen und verschiedene administrative Tätigkeiten.