PMO / Projektassistenz / kfm. Allrounder / Teilprojektleitung / Schnittstellenkoordination

8/2020 – 6/2021

Weiterbildung Sprachen
Scrum Master Zertifizierung

PMO

3/2020 – 7/2020

- Projektoffice für das IT-Projekt Transition (Phase des Wechsel auf den neuen Provider)
- Unterstützung der Teilprojektleiter und Arbeitspaketverantwortlichen in Abstimmung mit der Projektleitung
- Support beim Rollout Arbeitsplatz (Einweisung Notebook/Tablet)
- Planung, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen
- Erstellung von Hardwarebestands- und Bestelllisten
- Planung und Organisation von Meetings (SteeCos, Review- und Status-Termine)
- Erstellung von Sitzungs- und Ergebnisprotokollen
- Vorbereitung von Projektberichten für die Projektleitung
- Unterstützung bei der Fortschrittskontrolle, Projekt- und Ergebnistracking (Projektmonitoring)
- Führen und Nachhalten von Offene-Punkte-Listen
- Terminkontrolle und selbständiges Nachhalten von Aufgaben

PMO (IT)

6/2017 – 2/2020

- Projektoffice - Gremienbetreuung (BaFin-Vorgaben)
- Schnittstelle (IT-Koordination, Hardware, Assetpflege)
NWOW-Projekt Rollout
WIN10-Projekt Rollout
- Providersteuerung verschiedener Dienstleister
- Assetpflege in SILVA ServiceNow
- Pflege unseres Kataloges in SILVA ServiceNow
- Ticketbearbeitung in SILVA ServiceNow und Maximo
- Unterstützung Lizenzmanagement
- Leistungsabrechnung: Projekt- und Auftragsbuchung in OPX
- Raumbuchungen in Gingco
- Mitgestaltung Neukonzept „Reinigung“ für die Hauptverwaltung Köln und 16
Standorte nach Umsetzung New Way of Working – kurz: NWoW-Konzept

PMO (IT)

7/2014 – 5/2017

-Abstimmung mit Projektleitern zu Bestellungen, Bestellstatus, Budget;
- Unterstützung des Controllings und Vertretung in Abwesenheit, Regel-Meetings mit dem Controlling-Team;
- Bestellung aller Projekt-Ressourcen und –Leistungen für die Abteilung (bis zu 50 Projekte zeitgleich);
- Einholung von Angeboten bei Lieferanten sowie die formale Angebotsprüfung;
- Anlegen der Bestellungen in SAP EVO, Überwachung des Bestellverlaufs ggf. Eskalationen;
- Schnittstelle zum Einkauf und zu Lieferanten
- Tracken der Leistungsnachweise/MACs bei Erreichen der Zahlungsmeilensteine, Prüfung der Leistungsabrechnungen;
- Buchung der Wareneingänge in SAP;
- Erstellung von SSC Requests, Requests for Quotation;
- Nutzung und Pflege diverser Projektcontrolling-Tools/Instrumente (SAP FIN/SCM, NGC, VPC, Sharepoint);
- Erstellen von Präsentationen; Zusammenstellung, Konsolidierung und Auswertung von Projektstatusberichten;
- Sicherstellung der Ablage wesentlicher Projektergebnisse auf dem Projektlaufwerk, Sharepoint, Confluence
- Administrativen Support für die Projektteams; Termin- und Raumkoordination;
- Pflege und Auswertung der Zeitkonten/HR;
- Freigabe und Verwaltung von Zugriffen auf Sharepoint, Laufwerken, Tools
- Usermanagement
- On- und Offboarding von externen und internen Mitarbeitern: (UserAccount/ Ausweis/ Notebook/ Software/Zugriffe) – ca. 60 Personen im Durchschnitt

PMO (IT)

12/2013 – 4/2014

Projekt Management und Unterstützung der Projektleitung für 3 Fachbereiche/Projekte im Gesamt-Programm „SPICE“ (Marketing, Vertrieb, Einkauf)
Prozesssteuerung der 3 Fachbereiche, regelmäßige Pflege und Aktualisierung der Master-/Detailpläne

Organisation und Koordination der Projektteams aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Einkauf;

Nutzung und Pflege der definierten Projektmanagement Werkzeuge;

Abstimmung Statuserhebung (Projektfortschritt) mit PL/TPL und Identifikation von Issue's, To-Do's und Risiken;

Vorbereitung und Moderation der Projekt-Teammeetings

Erstellen des wöchentlichen Report-Sets (Statusbericht, Projektergebnisliste, ActionLog, RiskRegister;

Erstellung der Statuspräsentation/Detailinhalte für Steering Board und operatives Steering Committee;

Projektleitung / Teamleitung (IT)

4/2012 – 2/2013

PMO für das Projekt Integration Postbank/Deutsche Bank im Bereich Global Sourcing/Tactical Sourcing
 Budgetüberwachung in dem Projekt
 Kostenbuchung und Verrechnung innerhalb des Projektes
 Konsolidierung, Analyse Lieferantenaktivitäten beider Banken

Kommerzielles Bankgeschäft, Strategischer Einkauf

8/2011 – 3/2012

 Unterstützung des Bereichsleiters im Tagesgeschäft
 Präsentationen in deutscher und englischer Sprache
 Meeting-Organisation Deutsche Bank/Postbank, Protokollführung
 Beschaffung und Organisation der Büroausstattung und -material
 Reisekostenabrechnung
 Aufsetzen von Video- und Telefonkonferenzen

Bankwesen (allg.)

3/2011 – 7/2011

 Unterstützung der Projektleitung
 Vorbereitung und Erstellen von Präsentationen in Englisch
 Organisation von Statusmeetings/Workshops/Terminplanung
 Teilnahme an den Meetings und Protokollierung in Englisch
 Testmanagement
 Statusreporting
 Open Issue Tracking
 Anforderungsmanagement
 OP-Controlling
 Zeitplanung, Kalenderverwaltung, Terminkoordination

PMO (IT)

11/2010 – 3/2011

 Unterstützung im Bereich Projektplanung
 Projektcontrolling, Fortschrittskontrolle
 Organisation von Statusmeetings/Terminplanung
 Planung Ressourcen
 Protokollierung
 Mehraufwandsermittlung, Analyse
 Prozessoptimierung im Projekt

PMO (IT)

10/2009 – 10/2010

 Existenzgründungskurs
 Businessplan erstellen
 Marktanalyse
 Zielkundendefinition
 Neukundenakquise

Parallel dazu:
 Weiterbildung „Englisch“
 Weiterbildung MS-Office 2003

Projekt-Arbeitsvorbereitung

10/1991 – 9/2009

 Office Management
 Assistenz GF, PM
 Projektassistenz
 Ressourcenverwaltung
 Kostenplanung
 Projektcontrolling
 Projektdokumentation
 Organisation von internationalen Meetings / Events
 Protokollführung in deutscher Sprache
 Planung/Organisation und inhaltliche Vorbereitungen der Einkaufsverhandlungen mit dem TOP-Management der Elektroindustrie

Office Management

7/1988 – 9/1991

 Assistenz der Direktion
 Office Management
 Ressourcenplanung
 Ressourcenverwaltung
 Kostenplanung
 Projektcontrolling
 Personalverwaltung

Office Management

4/1983 – 6/1988

Assistenz der Vertriebsleitung
Assistenz GL/VL
Ressourcenplanung
Ressourcenverwaltung
Kostenplanung
Projektcontrolling
Organisation von internationalen Meetings / Events
Protokollführung in deutscher und englischer Sprache
Messeorganisation ANUGA
Projektdokumentation

Organisation des Vertriebs

1/1980 – 3/1983

Kundenberatung
Kaufmännische Sachbearbeitung

Kundendienst