HR-Transformation Manager, HR-Prozessmanager, HR-Projektmanager, HR Business Partner

3/2021 – 9/2021

Coach für juniore HR BP
Aufbau Prozessmanagement HR in D

Prozessberatung

8/2020 – 10/2020

Pilotprojekt zur Vorbereitung für Aufbau und Implementierung einer kompletten neuen HR-Prozesslandschaft mit optimierten SOLL-Prozessen bestehend aus Management-, Kern- und Serviceprozessen inkl. aller zugehörenden Prozesselemente. Finalisierung eines in sich abgeschlossenen Teil-Prozesspaketes als Grundlage für Ableitung und Empfehlung passender strategischer-konzeptioneller Folgehandlungen zur weiteren Vorge-hensweise u.a. zukünftiger Aufbau der HR-Prozesslandschaft, Transformation der HR-Abteilungsstruktur und dafür benötigte digitale HR-Technologien.
Die Durchführung des Projektes erfolgte unter Anwendung agiler Methoden.

Agile Methodologie, Projektmanagement - Personalentwicklung, Prozessmanagement, Transformation Management

9/2018 – 7/2020

Aufbau und Implementierung einer kompletten HR-Prozesslandschaft mit SOLL-Prozessen bestehend aus Management-, Kern- und Serviceprozessen inkl. aller zugehörenden Prozesselemente. Ableitung einer angepassten HR-Mitarbeiterstruktur und neu definierten HR-Funktionen aus den Prozessen (Neuausrichtung der Personalabteilung).
Dies beinhaltet im Einzelnen:
Phase I
• Personal-Prozessmanagementorganisation: Definition, Abstimmung und Umsetzung der Personalprozesslandschaft inkl. standardisierten QM-Tools
• Qualifikation und fachliche Anleitung der Prozessbeteiligten (Bottom-up-Ansatz), Ausbil-dung eines internen Prozessmanagers
• Prozessanalyse: Sichtung von dokumentierten IST-Prozessen, Bedarfserarbeitung von zukünftig benötigten SOLL-Hauptprozessen und Digitalisierungsinstrumenten
• Prozessoptimierung: Erarbeitung und Dokumentation von optimierten, verschlankten SOLL-Prozessen
• Stakeholdermanagement: Definition und Erstellung von Produktbeschreibungen, Best-Practice-Workshops, enge Einbindung interner Kunden durch Mitarbeiterumfragen, Ver-handlungen mit BR
• Kontinuierliche Begleitung des Change-Managements
• Überprüfung, Standardisierung, Fusionierung, Aktualisierung und Anpassung von Muster-dokumenten, Formularen/ Anträgen, Tutorien, Bedienungsanleitung, Richtlinien, Kommu-nikationsmedien (ca. 1.100 Prozesselemente) unter Berücksichtigung zukünftig einzuset-zender digitaler Tools wie eWorkflows, ePA, eZeiterfassung
Phase II
• HR-Transformation: Ableitung und Implementierung einer neuen HR-Mitarbeiterstruktur inkl. (Neu-) Definition von Funktionen und Kompetenzen (Workforce Transformation)
• Erstellung eines (globalen) Roll-Out-Konzeptes inkl. Handlungsempfehlungen, Phasenplan (Hybrides Format: Wasserfall/Agil)
• Implementierung und Begleitung des Go Live in der Zentrale und im zentralgesteuerten Ausland

Agile Methodologie, Workflows, Prozessberatung, Prozesscoaching, Prozessmanagement, Prozessoptimierung

8/2016 – 9/2018

Im Rahmen des Projektes "Outsourcing Pay-Roll" an externen Dienstleister Prozesskoordination und Prozessverantwortliche für alle internen und externen Prozesse im HR als Schnittstelle zum externen Provider. Dies beinhaltet:
• Qualitätssicherung und Weiterentwicklung/ Optimierung des Prozesshauses Vital inkl. der dazugehörenden Mustervorlagen, Formularen/ eForms, Artikeln, Tutorien
• Zentrale Bündelung, Priorisierung und Clusterung von Prozessthemen und -herausforderungen
• Analyse und Klärung von gehäuft auftretenden internen und externen Problemen (Root Cause)
• Koordination und Steuerung der Themen und (seit 08/2017) aller Cross-Entity-Beteiligten sowie des externen Dienstleisters
• Fachliche Anleitung aller Prozessbeteiligten
• Durchführung von internen Knowledge Transfers zur Wissenssteigerung und Wissensvereinheitlichung
• Sicherstellen des externen und internen Knowhows durch Dokumentation, Tutorien, Kommunikationsmedien
• Konzeptionierung und Implementierung eines LG-internen „HR-Wiki“ auf SharePoint mit Bündelung aller vorhandenen Informationsquellen aus Vital, Intranet, Prozessdokumentation, Job Aids, internen Knowledge Transfers
• Umzug inkl. Neugestaltung der Vital-Datenbank von QuickR auf SharePoint unter Berücksichtigung der Anwenderfreundlichkeit
• Coaching von Prozessverantwortlichen bez. Rollenbild und Rollenverständnis
• Absprache und Implementierung von Agreements zur Steigerung der Qualität mit externem Dienstleister
• Generierung und Implementierung von Lösungen zur Qualitätssicherung und Qualitätsoptimierung
• Begleitung der Einführung ePA und eForms (global)
• Begleitung bei Auswahl eines DMS

Zusätzlich ab 11/2016:
Übernahme der Leitung des internen Auditteams (ehemalige interne Entgeltabrechner)
• Aufarbeitung von 900 ausstehenden Aufträgen aus dem Backlog
• Konsolidierung von Abrechnungsvorgängen und –methoden
• Implementierung einer effizienten Arbeits- und Organisationsstruktur inkl. Stellvertreterfunktion
• Implementierung von Dokumentationsverfahren und Tutorials
• Lösung und Klärung von diffizilen abrechnungsrelevanten Problemen, die der externe Provider nicht bearbeiten konnte
• Lösungsableitung aus Fehlern und Festlegung von nachhaltigen Gegenmaßnahmen
• Einführung eines nachhaltigen QS
• Coaching des externen Providers hinsichtlich Kommunikation mit Stakeholdern und Einführung eines effizienten Schnittstellenmanagement

Zusätzlich ab 02/2017:
Beratung und Aufbau eines internen SharedServiceCenters (SSC). Interims-Übernahme des Teamleads von 8 Mitarbeitern innerhalb des neugegründeten internen SSC.
• Konzeptioneller und methodischer Aufbau eines internen SharedServiceCenters unter Einbeziehung von Stakeholdern und zukünftigen SSC-Mitarbeitern
• Analyse und Optimierung der vorhanden administrativen Ist-Prozesse zum Aufbau eines eigenständigen internen Prozesshauses mit Soll-Prozessen, Produktbeschreibungen, Tutorien, Musterdokumenten, Formularen, Kommunikationsmedien inkl. anschließender Implementierung (Roll-Out)
• Aufbereitung der Prozesslandschaft für interne und externe Audits (z.B. SOX)
• Konzeption, Aufbau und Implementierung der SSC-eigenen SharePoint-Seite inkl. Berechtigungskonzepten
• Konzeption und Implementierung eines digitalisierten Zeugnismanagement
• Intensivcoaching und Mentoring zweiter interner Nachwuchskräfte zur Übernahme der Prozess- und Projektkoordination inkl. Supervision derer Green Belt-Schulung
• Coaching der SSC-Mitarbeiter als Themenverantwortliche für die SCD-Prozesse
• Ständiges Training der SSC-Mitarbeiter zu den Themen Prozessen, Qualität, Service
• Qualitätssicherung der eingeführten und erreichten Standards
• Teambuilding und Changemanagement für Mitarbeiter des neuen SSC
• Kommunikation mit internen Kunden und Stakeholdern sowie externen Dienstleistern

Personalführung, Projektmanagement - Konzeption / Vorgehensmodell, Knowledge Management, Workflows, Prozessberatung, Prozessmanagement, Prozessoptimierung, Transformation Management

4/2016 – 7/2016

• Verantwortung für das gesamte administrative und operative Personalwesen inkl. Pay-roll und Recruitment als Interimsmanager bis die Vakanz des HR-Manager Germany besetzt war.
• Nach Eintritt des zuständigen HR Managers eigenständige Bearbeitung von HR-Projekten:
o Restrukturierung von administrativen HR-Prozessen, Konzeptionierung eines europaweiten HR-Prozesshauses
o Ausarbeitung der Compliance Guidelines für die Osteuropäischen Niederlassun-gen (Russland, CEE, CIS)
o Vorbereitung der Gründung einer Legal Entity in Russland mit Transfer der Mitarbeiter aus dem vorhandenen Rep.-Office
o Datenerhebung und Datenanalyse der Osteuropäischen Mitarbeiterdaten inklu-sive Ableitung von Handlungsbedarf (Vertragsregelungen, Bonussysteme, personeller Aufbau)

Personalwesen (allg.), Projektmanagement - Personalmanagement

1/2016 – 3/2016

• Verantwortung für die gesamte Bandbreite operativer und strategischer Fragestellungen innerhalb der Personalabteilung
• Auf- und Ausbau der Personalabteilung
• Konzeptionierung eines Grundgerüsts für ein globales Prozesshaus inkl. standardi-sierter Musterdokumente, Tutorien, Produktbeschreibungen zum Aufbau, zur Weiterentwicklung und zur Optimierung der Personalprozesse
• Out-Sourcing-Projekt der Payroll an externen Dienstleister
• Leitung und operative Führung der zuständigen HR-Mitarbeiter
• Enge Abstimmung mit den Führungskräften und der Geschäftsführung zur Etablierung eines stabilen und verlässlichen HR-Managements
• Verantwortung für die qualifizierte Durchführung und laufende Optimierung der Rekrutierungsaktivitäten von Fach- und Führungskräften im In- und Ausland, inkl. Vertragsgestaltung
• Ansprechpartner bei allen arbeitsrechtlichen Fragestellungen, ggfs. in Zusammenarbeit mit Fachanwälten
• Initiierung und systematische Begleitung der Personal- und Organisationsentwicklung sowie die aktive Gestaltung von Veränderungsprozessen inkl. QM-Prozessen (ISO-Zertifizierung)
• Aktive Mitwirkung beim Auf- und Ausbau der Unternehmens- und Führungskultur
• Internationale Personalarbeit

Personalcontrolling, Personalentwicklung, Personalführung, Personalplanung, Projektmanagement - Personalmanagement

9/2014 – 12/2015

1. Recruitment von 45 hochspezialisierten Vakanzen mit verschärftem Anforderungsprofil im technischen Department (Senior Software und System Ingenieure + Principal System) Herausforderung: hart umkämpfter deutscher Automotive-Markt ins. am Standort München, starke und bekannte Wettbewerber, am Markt eher unbekanntes Unternehmen (branchenintern hochgeschätzt), wenige bis marginale interne Pull-Faktoren, München und Profil unangepassten Gehaltsbändern
2. Aufbau eines europäischen HR-Prozesshauses für alle Lebenszyklen eines Mitarbeiters (z.B. Recruitmentprozess, Bewerbermanagement, On-boarding-Prozess, Performance Management-Prozesse, Comp & Ben-Prozesse, Off-boarding-Prozesse, Zeitwirtschaftsprozesse) unter starker Beachtung des Prozesshauses des japanischen Head Quarters. Standardisierung der europäischen Soll-Prozesse inkl. elektronischer Workflows, Einführung von bilingualen Musterdokumenten für den europäischen Unternehmenszweig, Aufsetzen von standardisierten Formularen für den externen Payroll-Provider, Dokumentation von HR-Tutorien für die interne Wissensstärkung über alle Prozesse hinweg. Aufbau einer internen Knowledge-Base für Mitarbeiter und Linemanager
3. Einführung eines Personalhandbuches und Personalrichtlinien
4. Einführung eines Vertrauensarbeitszeitmodells
5. Durchführung Evaluation Mitarbeiter eines potentiellen Sub-Unternehmens (Thema: low-cost-country/ off-shoring) inkl. Arbeits- und Niederlassungsrecht in Polen
6. Coaching/ HR-Business Partner von/ für Line Managern und Senior Employees
7. Beratung in allen HR-relevanten Fragestellungen inkl. deutschem Arbeitsrecht
8. Erarbeitung eines Gehaltsmodelles analog zum Tarifvertrag (ERA), Bewertung von allen Mitarbeitern für die Einstufung in neue Gehaltsstufen, Konzeptionierung und Umsetzung eines 2-Phasigen Roll-Out-Konzeptes
9. Analyse und Implementierung von Retentionmaßnahmen
10. Optimierung des Bewerbermanagements
11. Gesamtes Portfolio der administrativen und operativen Personalarbeit
12. Koordination und Begleitung von Lohnsteueraußenprüfung und internen/ externen Audits (z.B. ISO 2009)

Personalwesen (allg.), Projektmanagement - Konzeption / Vorgehensmodell, Prozessberatung

3/2013 – 8/2014

Re-organisation bzw. Neuaufbau der HR-Abteilung in Prozessen, strategischer Ausrichtung inkl. Abbau der Altlasten
1. Implementierung einer vollkommen neuen HR-Struktur inkl. interner und externer Prozesse. Aufbau eines Unternehmsübergreifenden HR-Prozesshauses inkl. Optimierung / Verschlankung) von Prozesssen, Prozessdokumentation- und -tutorien, Aufbau einer Lotus Notes basierten internen HR-Wissensdatenbank für Manager und Mitarbeiter, Erstellung eines stabilen HR-Produktportfolies inkl. Schnittstellenbildung zu externen Dienstleistern
2. Mitwirkung an dem Erhalt der ISO 9001 im Bereich Personal
3. Out-Sourcing & Instruktion von externen Dienstleistern im Bereich HR Admin & Payroll
4. Sparringspartner oberes und Top-Management inkl. aller Geschäftsführer
5. Koordination und Durchführung von 3 Lohnsteueraußenprüfungen
6. Marktanalyse Wettbewerber, Aufbau Zusammenarbeit mit Mercer
7. Einführung eines nachhaltigen Recruitment- und Bewerbermanagements inkl. activ search
8. Analyse und Aufbau von Strategien im Talent Management und Employer Branding (z.B. durch gezielte Zusammenarbeit mit Hochschulen, Messen, Marketing, Nutzung von social media)
9. Mitarbeiterzufriedenheitsstudie, Studie zur psychischen und physischen Arbeitsbelastung
10. Vorbereitung und Begleitung einer Betriebsschließung inkl. Verhandlungen mit Betriebsrat und Out-Placement-Aktivitäten einer Tochtergesellschaft
11. Eingliederung der MA aus Polen und Ungarn in alle HR-Systeme und HR-Maßnahmen
12. Aufbau und Implementierung eines semi-automatischen Urlaubs- und Reisekostentools
13. Gesamtes Portfolio der administrativen und operativen Personalarbeit

SAP HR / SAP HCM, Recruitment Beratung

11/2011 – 8/2014

 Personalrecruiting
 Personalverwaltung
 Personalführung
 Personalentwicklung unter Einbeziehung der Eignungsdiagnostik
 Finanzbuchhaltung

Auswahlverfahren / Eignungsdiagnostik

1/2010 – offen

• Potentialförderung
• Führungskräftechoaching
• Burn-Out-Prophylaxe und –nachbetreuung
• Begleitung im Rahmen von into-the job- und out-of-the-job-Situationen

4/2009 – 10/2011

 Personalrecruiting
 Personalverwaltung
 Personalführung
 Personalentwicklung unter Einbeziehung der Eignungsdiagnostik

1/2008 – 4/2009

 Projektleitung diverser nationaler und internationaler, Kundenspezifischer Kandidatensuchen im Executive Search (von der Kundenprojektabsprache, strategischer Research, Kandidateninterviews & -evaluierung, Präsentation bis zur nachhaltigen Platzierung des geeigneten Topkandidaten)
 Aufbau, Betreuung und Pflege des Kunden- und Kandidatenstamms vor, während und nach dem Projekt
 Teamführung des Projektmanagementteams insbesondere in projektspezifischer Arbeit

10/2005 – 12/2007

 Fachliche Leitung der Abteilung Insights&Planning inkl. Kostenverantwortung und Führung von 8 direkten Mitarbeiten und 95 indirekten Mitarbeitern (Feldmannschaft)
 Design, Durchführung, Betreuung, Analyse, Ergebnispräsentation und Ableitung von Handlungsempfehlungen von Storetests, Storechecks, Field Research, Konzepttests, Käufer/ Nichtkäufer-Analysen, (Multiclient-) Studien sowie Channel- und Potentialanalysen im Rahmen der qualitativen Abteilung Insights & Planning.
 Kundengenerierung, -beratung und -betreuung (u.a. durch Pitchs) inkl. Angebots- und Rechnungsstellung
 Präsentation des Unternehmens auf diversen Veranstaltungen und Fachtagungen
 Veröffentlichung der Studienergebnisse in diversen Fachzeitschriften (z.B. Out-of-Shelf-Studie)
 Interorganisatorisches Bindeglied der Abteilung qualitative & quantitative (Panel) Marktforschung, Statistik und Marketing / Marktkonzepte
 Aufbau und redaktionelle Leitung der Convenience Akademie Deutschland und Österreich (Online-Plattform -Hyperlink entfernt-)

1/2002 – 9/2005

Projektmanagement PR, Vertrieb & Marketing
 Inhaltliche und Lay-out-technische Erstellung und Implementierung von CIs
 Konzeptionierung von Werbeanzeigen
 Aufbau Vertriebsabteilung
 Koordination Messen, Road-Shows & Seminare (u.a. CeBit)
 Angebots- und Vertragswesen, Lizenzcontrolling
 Koordination technischer Support

Projektmanagement Geschäftsprozessoptimierung
 Projektcontrolling, -management und –research
 Prozessoptimierung Back-Office, Vertrieb
 Überarbeitung und Strukturierung des Vertragswesens
 Systematisierung der Produktpalette
 Disposition des bundesweiten Transporteinsatzes
 Debitoren- / Kreditorenmanagement
 Ermittlung und Controlling der Budgetierung des Gesamtunternehmens
 Erstellung nationaler und internationaler Korrespondenz, administrative Tätigkeiten

Projektmanagement Human Resources/ Personalabteilung
 Aufbau interner Seminar- und Schulungskonzepte (Führung Mitarbeitergespräche, Mitarbeiterbeurteilung, Zeugniserstellung)
 Bewerbungsmanagement
 Konzeptionierung interner Arbeitsunterlagen und Dokumente
 Ausarbeitung eines Vorschlags für ein leistungsbezogenes Vergütungssystem

2/1995 – 1/2002

Hr-Manager, HR-Generalist in Festanstellung für verscheidene KMUs

Personalbetreuung