Projekt Management / Projekt Koordination / Projekt Controlling / PMO / Executive Assistant
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- 05.10.2024
Kurzvorstellung
Auszug Referenzen (5)
"Die Zusammenarbeit mit Frau R. war sehr gut. Sie hat alle Ihr aufgetragenen Aufgaben stets mit sehr gutem Ergebnis geliefert."
2/2014 – 6/2019
Tätigkeitsbeschreibung
• Projekt Management für (Teil-) Projekte
• PMO / Projekt Controlling und Projekt Koordination für mehrere globale Projekte
• Projektübergreifendes Ressourcen-, Kosten- und Budget Management
• Erstellen von Time- und Deadlines unter Berücksichtigung aller Projekte und Tagesgeschäft
• Tracken der Time- und Deadlines
• Erstellen und tracken von Open Issue Lists
• Change und Task Management, teilweise in ServiceNow
• Koordinieren und abstimmen mit den jeweiligen Fachbereichen sowie internen und externen Projektmitarbeitern, um z.B. die Deadlines zu halten und andere Anforderungen zu erfüllen
• Organisieren und vorbereiten von Projektmeetings wie Jour Fixes, Workshops, etc.
• Erstellen von Projektunterlagen und Reportings bis auf C-Level Management
• Support PMO-Lead
• Unterstützung in der Implementierung von IT Infrastruktur Services
• Mitarbeit bei der Erstellung, beim Einführen und Anpassen von Management Strategien, Richtlinien und Normen
• Mitarbeit beim Erstellen der Projektanforderungen
• Unterstützen der Projekt Manager (Proposals, PIDs, etc.)
• Erstellen von Projekt- und Kommunikations-Charts
• Vorbereiten und Sicherstellen von allen Projektunterlagen zum Schließen eines Projekts
• Erstellen von Präsentationen bis auf C-Level Management
• Erstellen von Unterlagen zur Entscheidungsfindung
• Globales Event-, Termin- und Travelmanagement
• Planen der running costs für das jeweilige Folgejahr in enger Abstimmung mit den Directors
• Verantwortlich für die Einhaltung des Budgets im laufenden Jahr
• Erstellen von Anforderungen für den Einkauf
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit HR, Einkauf, IT Controlling und Assistentin CIO
• Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen für Projekt- und laufende Kosten
• Onboarding / Offboarding
• Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle für alle organisatorischen Angelegenheiten im Tages- und Projektgeschäft
• Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle für Externe in allen Bereichen
Reporting, PMO (IT), Projektmanagement (IT), Management (allg.), PMO, Projektmanagement
"Hiermit bestätige ich diese Referenz"
6/2012 – 9/2013
Tätigkeitsbeschreibung
1. Internes Projektcontrolling / Unterstützung Projektmanagement
- Anlegen und anpassen von Projekten, Ressourcen, Rechnungsplänen, etc. im firmeneigenen Projektcontroll-System
- Abgleich geleistete / georderte Stunden
- Abstimmung mit den Kunden über notwendige Neubestellungen und Umbuchungen einzelner Ressourcen
- Erstellen von Obligo Meldungen
- Auswertung fakturierbarer Stunden
- Sonstige Auswertungen
2. Unterstützung und Betreuung Business Manager / Business Units
- Unterstützung des Business Managers in operativen und strategischen Angelegenheiten
- Organisation und Strukturierung des Tagesgeschäfts
- Kommunikative Schnittstelle zu Mitarbeitern und anderen Units
- Aufbereitung und Auswertung von Kennzahlen
- Überarbeiten und Erstellen von Angeboten
- Erstellen von Präsentationen
- Organisation und Koordination von Meetings
- Terminmanagement
Rechnergestütztes Betriebsleitsystem (RBL), Management (allg.), Projektmanagement, Controlling
"Frau R. kenne ich als extrem zuverlässige und kompetente Kollegin. Sie hat langjährige Erfahrung im Projektgeschäft und ist sehr effizient."
8/2011 – 5/2012
Tätigkeitsbeschreibung
Projektleiterin
- Ist- und Anforderungsanalyse
- Erstellen des Projektauftrages
- Softwareanalyse
- Erstellen des Fachkonzepts
- Erstellen des technischen Konzepts
- Kontrolle der gesetzten Meilensteine
- Software-Evaluation
- Moderation von Workshops
- Organisation und Durchführung regelmäßiger Statusmeetings
- Komplette Projektdokumentation
Projektmitglied
- Unterstützung beim Ausschreibungsverfahren
- Internetrecherche über potentielle Bewerber
- Erstellen der Geheimhaltungserklärung (NDA)
- Erstellen des allgemeinen Teils sowie die komplette Überarbeitung des RfPs
- Formelle Angebotsprüfung
- Unterstützung beim Auswahlverfahren
- Organisation und Vorbereitung des PoC-Verfahrens
- Überarbeiten der Statusfolien und Präsentationen für das Management
Projektassistenz
- Unterstützung der Projektleitung bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben
- Erstellen und überarbeiten von Projekt- und Ressourcenplänen
- Unterstützung und Qualitätssicherung (bei) der Projektdokumentation
- Vorbereiten und Teilnahme an jour fixe Terminen
- Kontrolle der gesetzten Meilensteine
- Aufbereiten von Kennzahlen
- Erstellen von Unterlagen / Präsentationen zur Entscheidungsfindung für die Projektleitung / Management
- Protokolle erstellen, verteilen und mit allen Beteiligten abstimmen
- Nachverfolgen der getroffenen Beschlüsse
- Anforderungsmanagement
- Kommunikative Schnittstelle zwischen den Teilprojekten
Projektleitung / Teamleitung (IT), Projektassistenz (IT), PMO (IT), Qualitätsmanagement / QS / QA (IT), Softwareanforderungsanalyse, Softwareauswahl (Evaluierung), Requirement Analyse, Management (allg.), Projektassistenz, Projektleitung / Teamleitung, PMO, Qualitätsmanagement (allg.)
"Frau R. war als Assistentin der Geschäftsführung in unserem Unternehmen beschäftigt. Details Ihres Aufgabengebietes können der Tätigkeitbeschreibung und/oder dem Arbeitszeugnis entnommen werden."
4/2008 – 11/2010
Tätigkeitsbeschreibung
1. Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und strategischen Angelegenheiten
2. Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle in allen organisatorischen, personellen und Geschäftsfüh-rungsangelegenheiten im Tages- und Projektgeschäft
3. Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle für Externe in allen Bereichen
4. Vertretung des Geschäftsführers nach innen und außen im Rahmen des Kompetenzbereiches
5. Erstellen von Unterlagen zur Entscheidungsfindung
6. Mitarbeit und Unterstützung in verschiedenen Projekten sowie im Tagesgeschäft im Bereich Ein-kauf, Marketing, IT
7. Rekrutieren, betreuen und ausbilden von kaufmännischen Auszubildenden
8. Betreuung des Gesellschafterrates
9. Organisation und zum Teil Betreuung von Tagungen und Veranstaltungen von bis zu 600 Personen
10. Neuausrichtung und Verantwortung für den Bereich Empfang / (Telefon-) Zentrale
- Analyse des bisherigen Geschäftsablaufs
- Analyse der künftigen Anforderungen
- Personalauswahl
- Interne Fortbildungsmaßnahmen
- Organisation von externen Weiterbildungsmaßnahmen
- Prozessoptimierung
- Neustrukturierung des gesamten Geschäftsablaufs
- Einführung neuer Geschäftsprozesse
Office Management
"found in reference confirmation 0
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Hiermit bestätige ich die Tätigkeit und Aufgaben von Frau R. für die Zeit von 2001 - 2008."
1/2001 – 3/2008
Tätigkeitsbeschreibung
- Entlastung und Unterstützung des Geschäftsführers / Abteilungsleiters und sechs Gruppenleitern
- Budgetplanung und -überwachung für mehrere Kostenstellen (Linie und Projekt) mit einem Ge-samtvolumen von weit über 5 Millionen Euro
- Selbständiges Erstellen von Hochrechnungsberichten, Jahresabschlüssen und Rückstellungen zur Weiterleitung an das IT-Controlling
- Erste Ansprechpartnerin in allen Angelegenheiten und verantwortlich für den gesamten Ablauf sowie die Koordination innerhalb der Abteilung mit mehr als 60 internen und externen Mitarbeitern
- Kommunikatives Bindeglied zwischen anderen Abteilungen / Gesellschaften und Abteilungs- / Gruppenleitern; zentrale Ansprechpartnerin für Kunden in allen Belangen
- Erstellen von Formularen, die als Grundlage zur unternehmensweiten Einführung dienten (z.B. zur Budgetüberwachung)
- Koordination und Überwachung von Revisionsanforderungen
- Einführen von neuen Mitarbeitern
- Vertretung des Geschäftsführers / Abteilungsleiters nach innen und außen im Rahmen des Kompe-tenzbereiches
- Raum- und Umzugsplanung
- Neustrukturierung von Laufwerken
- Pilotuser für die Einführung neuer Software
- Planung und Organisation von mehreren Hard- und Software-Rollouts (z.B. Umstellung von Windows 2003 auf Windows 2007, Ausrollen neuer Software)
- Mitarbeit und Unterstützung in verschiedenen Projekten sowie im Tagesgeschäft
- Betreuung und Unterstützung von mehreren Projektteams
- Prozesssteuerung
- Vertretung der Vorstandsassistentin der Union Investment Holding AG
- Complaintmanager nach ISO 20000
Projektassistenz (IT), PMO (IT), Rollout, Projektassistenz, PMO, Office Management, Controlling
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
8/2021 – 9/2022
Tätigkeitsbeschreibung
o Erstellen von Projektstatusberichten, Präsentationen zu Projektleistungen und Dokumentation der Projektergebnisse
o Bereitstellen der relevanten Projektinformationen an die betreffenden Stakeholder des Projekts (Projektbeteiligte und vom Projekt Betroffene)
o Monitoring der Projektleistungen in Bezug auf Einhaltung von vereinbarten Terminen (Meilensteine), vereinbarter Qualität und vereinbartem Budget
o Budgetplanung und Budgettracking über mehrere Teilprojekte hinweg
o Kontrolle der termingerechten Leistungsverrechnung
o Organisation von Projektmeetings, Workshops und Veranstaltungen im Projektkontext
o Dokumentation und regelmäßige Aktualisierung der Projektleistungsdefinition, Arbeitspläne und Budgetpläne
o Mittelabflusskontrolle und Kommunikation der Mittelabflüsse an die betreffenden Stakeholder
o Organisation und Durchführung von Statusterminen mit Konzernpartnern und beteiligten Umsetzungsteams
PMO (IT)
2/2021 – 6/2021
Tätigkeitsbeschreibung
Übernahme von Projektkoordinationsaufgaben mit dem Ziel eines reibungslosen Umbaus und Umzuges sowie der erfolgreichen Einführung einer cloudbasierten Buchungssoftware.
Allgemein
o Planung, Organisation und Kontrolle von Zielen, Meilensteinen und einzelnen Tasks
o Tracken, Anpassen und Aktualisieren des Projektfortschrittes anhand definierter Kennzahlen
o Dokumentation und Kommunikation gegenüber Stakeholdern
o Erstellen von Status-Reports
o Erstellen und Pflege von Projektdokumentationen
o Tracken von Tasks und To Do's
o Organisation von Projektterminen
o Teilnahme an Status-Meetings, Abstimmungsgesprächen und Workshops
o Erstellen von Auswertungen für verschiedene Verwendungszwecke und Stakeholder
o Erstellen von Vorstandsunterlagen zur Entscheidungsfindung
Implementierung einer cloudbasierten Buchungssoftware
o Organisieren und Einholen interner Prüfungen und Freigaben zum Einführen einer Cloudlösung
o Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit allen involvierten Abteilungen
o Organisieren und tracken sämtlicher Voraussetzungen / Anforderungen zum Einführen der Software
o Erstellen finaler Layouts
o Erarbeiten und Aufbereiten aller relevanten Informationen zu sämtlichen Arbeitsplätzen und Räumen
o Finalisieren der Implementierung der Cloud-Buchungssoftware
Raumgestaltung:
o Planung neue Raumgestaltung
o Ist- und Sollaufnahme der einzelnen Resorts
o Enge Abstimmung mit der Innenarchitektin über die Details
o Koordination der Gestaltung der Umbau- und Umzugsmaßnahmen
o Bestell- und Kostenübersichten auf Raumebene
PMO
2/2014 – 6/2019
Tätigkeitsbeschreibung
• Projekt Management für (Teil-) Projekte
• PMO / Projekt Controlling und Projekt Koordination für mehrere globale Projekte
• Projektübergreifendes Ressourcen-, Kosten- und Budget Management
• Erstellen von Time- und Deadlines unter Berücksichtigung aller Projekte und Tagesgeschäft
• Tracken der Time- und Deadlines
• Erstellen und tracken von Open Issue Lists
• Change und Task Management, teilweise in ServiceNow
• Koordinieren und abstimmen mit den jeweiligen Fachbereichen sowie internen und externen Projektmitarbeitern, um z.B. die Deadlines zu halten und andere Anforderungen zu erfüllen
• Organisieren und vorbereiten von Projektmeetings wie Jour Fixes, Workshops, etc.
• Erstellen von Projektunterlagen und Reportings bis auf C-Level Management
• Support PMO-Lead
• Unterstützung in der Implementierung von IT Infrastruktur Services
• Mitarbeit bei der Erstellung, beim Einführen und Anpassen von Management Strategien, Richtlinien und Normen
• Mitarbeit beim Erstellen der Projektanforderungen
• Unterstützen der Projekt Manager (Proposals, PIDs, etc.)
• Erstellen von Projekt- und Kommunikations-Charts
• Vorbereiten und Sicherstellen von allen Projektunterlagen zum Schließen eines Projekts
• Erstellen von Präsentationen bis auf C-Level Management
• Erstellen von Unterlagen zur Entscheidungsfindung
• Globales Event-, Termin- und Travelmanagement
• Planen der running costs für das jeweilige Folgejahr in enger Abstimmung mit den Directors
• Verantwortlich für die Einhaltung des Budgets im laufenden Jahr
• Erstellen von Anforderungen für den Einkauf
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit HR, Einkauf, IT Controlling und Assistentin CIO
• Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen für Projekt- und laufende Kosten
• Onboarding / Offboarding
• Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle für alle organisatorischen Angelegenheiten im Tages- und Projektgeschäft
• Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle für Externe in allen Bereichen
Reporting, PMO (IT), Projektmanagement (IT), Management (allg.), PMO, Projektmanagement
6/2012 – 9/2013
Tätigkeitsbeschreibung
1. Internes Projektcontrolling / Unterstützung Projektmanagement
- Anlegen und anpassen von Projekten, Ressourcen, Rechnungsplänen, etc. im firmeneigenen Projektcontroll-System
- Abgleich geleistete / georderte Stunden
- Abstimmung mit den Kunden über notwendige Neubestellungen und Umbuchungen einzelner Ressourcen
- Erstellen von Obligo Meldungen
- Auswertung fakturierbarer Stunden
- Sonstige Auswertungen
2. Unterstützung und Betreuung Business Manager / Business Units
- Unterstützung des Business Managers in operativen und strategischen Angelegenheiten
- Organisation und Strukturierung des Tagesgeschäfts
- Kommunikative Schnittstelle zu Mitarbeitern und anderen Units
- Aufbereitung und Auswertung von Kennzahlen
- Überarbeiten und Erstellen von Angeboten
- Erstellen von Präsentationen
- Organisation und Koordination von Meetings
- Terminmanagement
Rechnergestütztes Betriebsleitsystem (RBL), Management (allg.), Projektmanagement, Controlling
8/2011 – 5/2012
Tätigkeitsbeschreibung
Projektleiterin
- Ist- und Anforderungsanalyse
- Erstellen des Projektauftrages
- Softwareanalyse
- Erstellen des Fachkonzepts
- Erstellen des technischen Konzepts
- Kontrolle der gesetzten Meilensteine
- Software-Evaluation
- Moderation von Workshops
- Organisation und Durchführung regelmäßiger Statusmeetings
- Komplette Projektdokumentation
Projektmitglied
- Unterstützung beim Ausschreibungsverfahren
- Internetrecherche über potentielle Bewerber
- Erstellen der Geheimhaltungserklärung (NDA)
- Erstellen des allgemeinen Teils sowie die komplette Überarbeitung des RfPs
- Formelle Angebotsprüfung
- Unterstützung beim Auswahlverfahren
- Organisation und Vorbereitung des PoC-Verfahrens
- Überarbeiten der Statusfolien und Präsentationen für das Management
Projektassistenz
- Unterstützung der Projektleitung bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben
- Erstellen und überarbeiten von Projekt- und Ressourcenplänen
- Unterstützung und Qualitätssicherung (bei) der Projektdokumentation
- Vorbereiten und Teilnahme an jour fixe Terminen
- Kontrolle der gesetzten Meilensteine
- Aufbereiten von Kennzahlen
- Erstellen von Unterlagen / Präsentationen zur Entscheidungsfindung für die Projektleitung / Management
- Protokolle erstellen, verteilen und mit allen Beteiligten abstimmen
- Nachverfolgen der getroffenen Beschlüsse
- Anforderungsmanagement
- Kommunikative Schnittstelle zwischen den Teilprojekten
Projektleitung / Teamleitung (IT), Projektassistenz (IT), PMO (IT), Qualitätsmanagement / QS / QA (IT), Softwareanforderungsanalyse, Softwareauswahl (Evaluierung), Requirement Analyse, Management (allg.), Projektassistenz, Projektleitung / Teamleitung, PMO, Qualitätsmanagement (allg.)
4/2008 – 11/2010
Tätigkeitsbeschreibung
1. Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und strategischen Angelegenheiten
2. Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle in allen organisatorischen, personellen und Geschäftsfüh-rungsangelegenheiten im Tages- und Projektgeschäft
3. Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle für Externe in allen Bereichen
4. Vertretung des Geschäftsführers nach innen und außen im Rahmen des Kompetenzbereiches
5. Erstellen von Unterlagen zur Entscheidungsfindung
6. Mitarbeit und Unterstützung in verschiedenen Projekten sowie im Tagesgeschäft im Bereich Ein-kauf, Marketing, IT
7. Rekrutieren, betreuen und ausbilden von kaufmännischen Auszubildenden
8. Betreuung des Gesellschafterrates
9. Organisation und zum Teil Betreuung von Tagungen und Veranstaltungen von bis zu 600 Personen
10. Neuausrichtung und Verantwortung für den Bereich Empfang / (Telefon-) Zentrale
- Analyse des bisherigen Geschäftsablaufs
- Analyse der künftigen Anforderungen
- Personalauswahl
- Interne Fortbildungsmaßnahmen
- Organisation von externen Weiterbildungsmaßnahmen
- Prozessoptimierung
- Neustrukturierung des gesamten Geschäftsablaufs
- Einführung neuer Geschäftsprozesse
Office Management
1/2001 – 3/2008
Tätigkeitsbeschreibung
- Entlastung und Unterstützung des Geschäftsführers / Abteilungsleiters und sechs Gruppenleitern
- Budgetplanung und -überwachung für mehrere Kostenstellen (Linie und Projekt) mit einem Ge-samtvolumen von weit über 5 Millionen Euro
- Selbständiges Erstellen von Hochrechnungsberichten, Jahresabschlüssen und Rückstellungen zur Weiterleitung an das IT-Controlling
- Erste Ansprechpartnerin in allen Angelegenheiten und verantwortlich für den gesamten Ablauf sowie die Koordination innerhalb der Abteilung mit mehr als 60 internen und externen Mitarbeitern
- Kommunikatives Bindeglied zwischen anderen Abteilungen / Gesellschaften und Abteilungs- / Gruppenleitern; zentrale Ansprechpartnerin für Kunden in allen Belangen
- Erstellen von Formularen, die als Grundlage zur unternehmensweiten Einführung dienten (z.B. zur Budgetüberwachung)
- Koordination und Überwachung von Revisionsanforderungen
- Einführen von neuen Mitarbeitern
- Vertretung des Geschäftsführers / Abteilungsleiters nach innen und außen im Rahmen des Kompe-tenzbereiches
- Raum- und Umzugsplanung
- Neustrukturierung von Laufwerken
- Pilotuser für die Einführung neuer Software
- Planung und Organisation von mehreren Hard- und Software-Rollouts (z.B. Umstellung von Windows 2003 auf Windows 2007, Ausrollen neuer Software)
- Mitarbeit und Unterstützung in verschiedenen Projekten sowie im Tagesgeschäft
- Betreuung und Unterstützung von mehreren Projektteams
- Prozesssteuerung
- Vertretung der Vorstandsassistentin der Union Investment Holding AG
- Complaintmanager nach ISO 20000
Projektassistenz (IT), PMO (IT), Rollout, Projektassistenz, PMO, Office Management, Controlling
Zertifikate
Ausbildung
Homburg
Über mich
Darüber hinaus werde ich für mein proaktives, vorausschauendes und kundenfreundliches Handeln geschätzt.
Ich bin auf der Suche nach temporären Einsätzen vorzugsweise remote oder im Raum Aschaffenburg, Frankfurt sowie im Rhein-Main-Gebiet.
Weitere Kenntnisse
IHK-geprüfte Projektassistenz
Geprüfte Korrespondenz-Expertin
Complaintmanager nach ISO 20000
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
- Europäische Union
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