Senior PMO/ Business Analyst / Assistenz C-Level / Assistenz Investor Relations

6/2021 – 12/2021

Pflege der Stamm- und Bestelldaten im ERP System SAP
Durchführung von Preis‑ und Konditionsverhandlungen
Kommunikation mit Lieferanten & Herstellern
Bestellungen Verpackungsmaterial, Werkzeuge und Betriebseinrichtungen
Verwaltung und Erstellung von Rahmenverträge und Abrufe
operative Prozessabwicklung und Initiierung von Fremdpersonalbeschaffung in Zusammenarbeit mit dem Controlling
Tracking und Dokumentation von Software Bestellungen und Vertragsverhältnissen mit Externen Dienstleistern
Beratung und Betreuung von Fachbereichen & Servicemanagern bzgl. Einkaufsrichtlinien
Rechnungsprüfungen & Freigaben
Erstellung von Auswertungen mit proaktive Prozessverbesserung

E-Procurement, Einkaufsverhandlungen, Lieferantenanalyse, Lieferantenbewertung, SAP EP, Supplier Relationship Management (SRM), Supply-Chain-Management (SCM)

2/2020 – 6/2021

• Fachliche Unterstützung für folgende Arbeitsbereiche / Projekte:
o HR – Onboarding High Position
o Legal – Bearbeitung der Vertragsänderungen (Erstanlage, Stammdaten, Anpassungen) / Prüfung der vollständigen Genehmigungen vor Unterschriftfreigabe
o Finance
• Asset Counts
• Erarbeitung von Budgets in Zusammenarbeit der „Sales & Finance“ Abteilungen
o Controlling
• Risk Assessment
• Identifizierung von finanziellen, geschäftlichen Risiken und Entwicklung der Transaktionsopportunitäten
• Ausarbeitung der Analysen und Berichterstellung für die PepsiCo Audits

• Führung folgende Resorts:
o Implementierung des TPDD Verfahrens
 Verfassen, Analyse, Beurteilung & Ergebnispräsentation an HQ Israel & PepsiCo Audits

o Procurement - Facility Management für Frankfurt Office
• Durchführung des Mietvertragsmanagements
• Klärung finanzielle und rechtliche Aspekte
• Planung und Durchführung des Flächenmanagements für das Skyline Projekt (New HQ)
• Leitung von regelmäßigen Besprechungen (Jour Fixe) mit Management und Vertreter der Fachbereiche
o Travel Management
• Erstellung neue Policy und Implementierung des Reiserichtlinien nach PepsiCo Vorgaben
• Weiterentwicklung des Workflow- und Prozessmanagements
• Reisekostenanalyse zur Optimierung der Reisekosten und -verhalten
o Fleet Management
• Digitalisierung des Flottenmanagements (Apps)
• Ausarbeitung der Strategien für effizientere und nachhaltigere Prozesse im Fuhrparkmanagement

Büroorganisation, Compliance management, CRM (Customer Relationship Management), E-Procurement, Anlegerbeziehungen, Office Management, PMO, Projektassistenz, Projektmanagement - Audits, Prozessmanagement, Geschäftsreise-Management

10/2018 – 1/2020

• Terminkoordinierung sowie Erledigung diverser Aufgaben mit sowohl internen (z.B. Assistenz des Top- Managements) als auch externen Ansprechpartnern (z.B. Banken, Beratern, Dienstleister und Investoren)
• Koordination und Organisation von internen Meetings, Analysten Calls und Investoren Meetings
• Verantwortung für die IR Eventplanung sowie die Vorbereitung und Durchführung von Analystentagen, Capital Market Day und Hauptversammlung
• Selbstständige Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Erstellen von Präsentationen mit MS PowerPoint
• Durchführung von Recherchen sowie Datenanalysen zur Entscheidungsvorbereitung in Nasdaq
• Verwaltung internen, buchhalterische Prozesse (Reisekostenabrechnung, Rechnungsverwaltung)
• Mitwirkung an Kostenstellenmanagement (Statistik, Analyse, Reporting)
• Team- / Personalverwaltung: Urlaubsplanung, Onboarding, Vertretungen, Team
• Inhaltliche Mitwirkung bei Projekten und Sonderthemen, Koordination der Abläufe und Schwerpunkte
o Prüfen, Kontieren der Kreditorenabrechnungen
o Buchen von Bank-, Kassen- und Kreditkartenbelegen sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs
o Kontenabstimmung
o Pflege der Stammdaten
o Belegablage – elektronisch und papierhaft
o Erstellung und Prüfung des monatlichen Budgets
o Enge Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen (Accounting, Tax, Steuerbüro)
• Projektteilnahme:
o Koordination, Erstellung und Weiterentwicklung der Berichterstattung zu ESG – Nachhaltigkeitsthemen in integrierten Berichten
o Aufbereitung von Informationen für Investoren, Analysten und ESG Rating Agenturen
• Persönliche Assistenz der Senior Vice President

Ablauf- / Terminmanagement, Einkauf (allg.), Veranstaltungsmanagement, Investors-Relations, Office Management, Projekt-Dokumentation, Projektassistenz, Projektmanagement - Audits, Geschäftsreise-Management

1/2014 – 9/2018

• Unterstützung bei der Übernahme allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Terminplanung, Büro- und Konferenzorganisation)
• Selbständige Korrespondenz (deutsch/englisch), Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Reports und Berichte
• Persönliche Verantwortung für das Reisemanagement der Vorstände (CEO & President)
• Bearbeitung außergewöhnlichen und komplexen Anfragen mit Banken und Steuerberater
• Ermittlung von Maßnahmen entsprechend der globalen Strategie und globalen Ziele sowie Verwaltung des Firmen-Kreditkartenprogramms
• Teilnahme an halb - und jährlichen Budgetplanungen und Executive Meetings; eigenverantwortliche
Vor- und Nachbereitung von Vorstands- und Geschäftsführersitzungen, inklusive der Abstimmung und Zusammenfassung wesentlicher inhaltlicher Punkte
• Überwachung der laufenden Kosten sowie die Kosteneffizienz, Sicherstellung aller Möglichkeiten der Kostenreduzierungen und Kostenvermeidung
• Kooperative Zusammenarbeit mit Finance & Controlling Abteilung: Reisekosten- und Spesenabrechnung
• Koordination eines optimalen Informationsflusses zwischen CEO, internen Abteilungen und externen Geschäftspartnern
• Hohe Fähigkeit und Erfahrung zur Problemanalyse, Pricing und Revenue Management, Real Time Management, Performance Measurement, Service Planning
• Bearbeitung und Betreuung der Firmenprogramme für ausländische Mitarbeiter im Bereich Relocation;
• Zusammenarbeit mit internationale Veranstaltungs- und Eventagenturen; Ausbau und Entwicklung der Key Accounts.

Einkaufsverhandlungen, Veranstaltungsmanagement, Office Management, Plankostenrechnung, Projektassistenz, Geschäftsreise-Management, Umzugsmanagement, Strategisches Management, Zielkostenmanagement