Einkauf/Procurement Spezialist (Strategie, Management)

10/2006 – 9/2009

IT-Procurement and Contract Management

Klient: adidas Group (Herzogenaurach)
Branche: Sport/Mode/Fashion
Rolle: Interimsmanager (IT-Einkaufsleitung operatives Team 10
Personen)

Schlüsselskills: Kommunikation, Koordination, Prozessverständnis,
Projektmanagement, Mitarbeiterführung, Prozessoptimierung,
Verhandlungsführung mit Lieferanten

Aufgaben:
Nach Einführung von SAP MM (Purchase Order) stellte der Kunde fest, das die gesammelten Anforderungen nicht den tatsächlichen Ergebnissen innerhalb der Prozessketten entsprachen. Zum einen waren Prozesse nicht definiert und zum anderen die definierten nicht ordnungsgemäß durchgeführt. Bei einer Vielzahl von Subsystemen waren die Schnittstellen zu beschreiben und Prozesse qualitativ (auswertbar) neu zu modellieren. Ein Kernprozess „monatlicher Upload“ von wichtigen Daten in SAP erbrachte eine Qualität von 27% mit einer Transparenz von 20%.
Nach 3 Monaten sind durch manuelle Eingriffe und neue Definitionen der Prozesse eine Qualität von 92% erreicht worden. Die letztlich notwendige System Optimierung erbrachte eine
Qualität von 98% und eine Transparenz von 100%

Auszug aus einigen optimierten Prozesse

Bestellprozess:
Einführung digitaler Bestellprozess (inklusive Freigabe durch entsprechende Verantwortliche)
- Erhöhung Transparenz, Beschleunigung Durchlaufzeit, Automatisches Reporting

Timereporting:
- Optimierung Reports, Datenqualität, Optimierung automatischer Benachrichtigungen

SAP

- Schnittstellen zu weiteren Systemen (Timemanagement, Projektmanagement)

Service Request (Bestellprozess für Services)
- Erhöhung Transparenz, Beschleunigung Durchlaufzeit, Automatisches Reporting

Optimierung der Rahmenverträge nach folgenden Punkten:

- Juristisch, Konditionen, Pönalen, Laufzeiten, Ausstiegsklauseln

Ab April 2008

Umsetzung neuer Lieferantenstrategie:
- Qualifizierung aller Lieferanten
- Einteilung nach Preferred, Qualified und Special Supplier
- Reduktion der Lieferantenanzahl

Rahmenverträge neu verhandeln.

Projektdauer: 10.2006 – 09.2009

10/2003 – 10/2006

Client Server Change (RZ)

Klient: Daimler Chrysler Financial Services AG
Branche: Finanzdienstleistung
Technologien: Excel,Mail, PowerPoint, Visio, Aris
Schlüsselskills: Projektmanagement, Prozesse, ITSM, kommunikationsstark, koordinationsstark
Aufgaben: Verlegung des Rechenzentrums und Austausch aller User-Clients.
Im Rahmen des Projektes wurden ca. 2500 Clients sowie ca. 100 Server getauscht.
Das Rechenzentrum wurde ausgelagert und im neuen Standort funktionsfähig aufgebaut.
Die gesamt Lösung musste innerhalb von 48 Stunden implementiert und lauffähig sein.
Es wurde eine technische und logistische Zeitplanung durchgeführt, mit dem Erfolg, dass sämtliche Funktionen, innerhalb der gesetzten Zeitspanne den Usern zur Verfügung standen.
Projektdauer: 01.2004 – 03.2005
IT-Procurement and Contract Management

Klient: Daimler Chrysler Financial Services AG
Branche: Finanzdienstleistung
Technologien: Excel, Mail, PowerPoint, Visio, Aris
Schlüsselskills: Procurement, Contract Management, Prozesse, ITSM, kommunikationsstark, koordinationsstark
Rolle Strategischer Einkäufer/Projektleiter
Aufgaben: Die Einheit „Einkauf“ wurde im Juli 2003 innerhalb der DCFS neu gegründet. Die Aufgabe war eine funktionsfähige Einheit mit nutzbaren Geschäftsprozessen zu etablieren.

IT-Procurement:
Entwicklung und Definition der Geschäftsprozesse, sowie Einführung der entsprechenden Aktivitäten um das Einkaufsteam operativ geschäftsfähig zu machen.

History:
Vor der Einführung wurden sämtliche Bestellungen von allen Mitarbeitern der IT selbst verhandelt und durchgeführt. Als Resultat entstanden für gleiche Leistungen, unterschiedliche Preise und teilweise sehr schlechte Vertragsgrundlagen.

Gegenwart (Stand 2006):
Einführung einer IT-Procurement PCM Datenbank
Implementierung der neu definierten Prozesse.
Laufzeit des Bestellvorgangs von 2-4 Wochen auf 1-2 Tage reduziert.

Contract Management:

History:
Keine standardisierten Rahmenverträge.

Gegenwart:
Standardisierung der Rahmenverträge (Werkvertrag, Dienstleistungsvertrag)

Die Vertraglichen Verhandlungen wurden dadurch um ca. 50% beschleunigt..

Die maßgeblichen Erfolge der neu entstandenen Business Unit IT-Procurement und Contract Management sind:

1. funktionierende Prozesse
2. Schnittstellen erfolgreich eingebunden (Controlling, Buchhaltung, Field Service etc.)
3. stabile juristische Grundlagen bei allen Verträgen
4. Reduktion der Prozesslaufzeiten
5. Einsparungen im Einkauf (Mengeneffekte wurden genutzt)
6. Verringerung der Tagessätze bei Dienstleistern


Haupttätigkeiten der Projektphase:

- Vertragsverhandlungen
- Preisrecherche, Preisverhandlungen
- Beschaffung allgemein
- Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT
- Lieferantenrecherche
- Sourcing Strategie
- Preismodell
- Prozessdefinition nach Sarbanes Oxley Act
- Ablaufdefinitionen (Prozessentwicklung)
- Ablagestrategie
- Statistik
Projektdauer: 20.10.2003 – 01-10.2006