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Assistentin der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz / Projektassistenz / Personalmanagerin / Bewerbermanagement /...

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  • 04.10.2024

Kurzvorstellung

Business-Partnerin mit langjähriger Erfahrung als Managementassistentin und Personalmanagerin in verschiedenen Unternehmen, Projekten und Branchen, mit einem breit gefächerten Wissen sowie einem sehr ausgeprägten Dienstleistungsgedanken.

Qualifikationen

  • Dokumentenmanagement
  • Fakturier- / Mahnwesen
  • Kommunikation (allg.)7 J.
  • Kundendienst
  • Microsoft Excel6 J.
  • Microsoft Powerpoint6 J.
  • MS Office (Anwenderkenntnisse)11 J.
  • Office Management13 J.
  • Personalverwaltung7 J.
  • Projektassistenz13 J.
  • Prozessoptimierung
  • Recruiting7 J.
  • Veranstaltungsmanagement6 J.
  • Workflows

Projekt‐ & Berufserfahrung

Selbstständige Assistentin für Geschäftsführer und Unternehmer
Diverse Unternehmen, Kerpen
1/2024 – offen (11 Monate)
Diverse
Tätigkeitszeitraum

1/2024 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Office-Management-Optimierung, Workflow- und Prozessoptimierung, Miro, Einführung und Implementierung Pipedrive, Fakturierung, Angebotserstellung, Customer-Care, Kommunikation, Erstellung von Checklisten und Anleitungen per Canva-Pro

Eingesetzte Qualifikationen

Fakturier- / Mahnwesen, Kommunikation (allg.), Kundendienst, MS Office (Anwenderkenntnisse), Office Management, Projektassistenz, Workflows, Prozessoptimierung

Assistenz der Kanzleileitung
Steuerberatungskanzlei, Kerpen
7/2023 – 9/2023 (3 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

7/2023 – 9/2023

Tätigkeitsbeschreibung

remote: Assistenzaufgaben, Kommunikation, Korrespondenz, Stammdatenpflege in DATEV-EO/DMS, Vorlagenverwaltung, Recherchen, E-Mail-Verwaltung, Akquise, Mandantenservice, Bewerbermanagement, Erstellung Grafiken in Canva, Content für Social Media

Eingesetzte Qualifikationen

Akquise / Kontakt, DATEV, Kommunikation (allg.), MS Office (Anwenderkenntnisse), Personalverwaltung, Recruiting, Social Media Marketing

Assistentin der Geschäftsführung (Festanstellung)
Versicherungsmakler GmbH, Köln
7/2016 – 3/2023 (6 Jahre, 9 Monate)
Versicherungen
Tätigkeitszeitraum

7/2016 – 3/2023

Tätigkeitsbeschreibung

Kommunikation der GF; Terminkoordination; Reisemanagement; Personalverwaltung, Recruiting, Personalbeschaffung, Bewerbermanagement; Organisation (Durchführung, Nachbereitung) von GL–Sitzungen und Klausurtagungen; Eventmanagement; Vorlagenverwaltung; Marketing: Content Pressemitteilungen, Lektorat, Flyer, Werbeartikel; Feelgood-Management, Mitarbeiterbindung, Onboarding neuer Mitarbeiter, Offboarding MA

Eingesetzte Qualifikationen

Personalverwaltung, Personalwesen (allg.), Recruiting, Kommunikation (allg.), Veranstaltungsmanagement, Microsoft Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), Microsoft Powerpoint

Assistenz der Kanzleileitungen (Festanstellung)
Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien, Köln
3/2013 – 6/2016 (3 Jahre, 4 Monate)
Finanzdienstleister
Tätigkeitszeitraum

3/2013 – 6/2016

Tätigkeitsbeschreibung

Assistentin der Kanzlei–Partner

Eingesetzte Qualifikationen

DATEV, MS Office (Anwenderkenntnisse)

Freelancer, mobile Büroassistenz, Dienstleistungen im Sekretariat, Verwaltung und Assistenz
diverse Projekte, Köln, Aachen, Berlin
3/2011 – 12/2015 (4 Jahre, 10 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

3/2011 – 12/2015

Tätigkeitsbeschreibung

Projektunterstützung, Allgemeine Büro -und Schreibarbeiten, Telefonhandling, Selbstständige Führung und Organisation
des Sekretariats, Ablagestruktur, Sortieren von Belegen, Anfertigen von Listen, Tabellen, Formularen, Vorbereitende Buchhaltung inkl. Kommunikation mit Steuerberater, Finanzamt, Stadt etc. , Erledigung des Postein- und ausgangs mit Fristen und Bescheide, Organisation von Events und Meetings ,Terminmanagement, Erstellung von Präsentationen, Reiseorganisation und Buchungen, Mandantenverwaltung (Datev), Eigenständige Führung des Posteingangs-, Postausgangs- und des Fristen-Buches mittels EDV (DATEV-DMS und DATEV Fristen und Bescheide), Hilfestellung bei der Einführung von DMS (prakt. Handling im Tagesgeschäft, Strukturierung, Verschlagwortung, Ablagesystematik), Datev-ProCheck, Assistenz bei Zertifizierung DIN EN ISO 9001 / Gütesiegel DStV Zertifizierung, Beratung
interne Kanzleiverwaltung, Projektarbeit ProCheck, Maßnahmen als
Vorbereitung einer Zertifizierung, Beratung interne Kanzleiverwaltung, Urlaubsvertretung Sekretariat (allgemeine Sekretariatstätigkeiten (DATEV, Agenda), Assistenz der Kanzleileitung)

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management, Projektassistenz

Sekretariatsleitung, Assistenz der Kanzleileitung (Festanstellung)
Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien, Köln; Aachen
4/2003 – 4/2011 (8 Jahre, 1 Monat)
Finanzdienstleister
Tätigkeitszeitraum

4/2003 – 4/2011

Tätigkeitsbeschreibung

Erledigung des Postein- und ausgangs,
Eigenständige Führung des Posteingangs-,
Postausgangs- und des Fristenbuches mittels EDV
(DATEV-Dokumentenmanagement-System / DMS und
DATEV-Fristen und Bescheide),
Ausführung der Korrespondenz per Email und Brief,
eigenständig, nach Vorlagen oder nach Diktat,
Mandantenverwaltung (DATEV),
Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats,
Auswahl, Anleitung und Betreuung der Auszubildenden
und Aushilfen im Sekretariatsbereich,
Empfang von Mandanten, Besuchern und Lieferanten,
Telefonhandling,
Terminmanagement der Inhaber und Sachbearbeiter,
Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial,
Organisation von Seminaren und
Fortbildungsmaßnahmen,
Verwaltung des Zeiterfassungsprogramms, der
Urlaubs- und Fortbildungsbudgets,
Vorbereitung von Rechnungen und Übernahme des
Mahnwesens,
Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung
von Vorträgen,
Organisation von Mitarbeiter-Events

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz, Office Management

Zertifikate

Personalfachkauffrau
TA Bildungszentrum Hameln
2023
Informationsassistentin
2003

Ausbildung

Bürokauffrau
Ausbildung

Köln

Über mich

Gerne unterstütze ich Sie in allen organisatorischen und HR-Aufgaben -
in Ausfall- und Vakanz-Zeiten, bei personellen Engpässen, in Projektphasen und langfristig.

> Management-Unterstützung in allen Belangen des Tagesgeschäftes
> Persönliche Assistenz und Privatsekretariat
> Partner-Assistenz in Steuerberatungskanzleien (EO-Comfort, DATEV-DMS)
> Personalmanagerin
> Projektassistenz
> Virtuelle Assistenz
> Marketingassistenz
> Office-Management und -optimierung
> Präsentationserstellung
> Protokollierung von Sitzungen und Klausurtagungen
> Reiseplanung und Abrechnung
> Terminmanagement
> Recruiting
> Personalbeschaffung, -Auswahl
> Bewerbermanagement
> Erstellung von Verträgen, Zeugnissen, Bescheinigungen, Listen
> Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vorträgen
> Organisation von Mitarbeiter-und Kunden-Events
> Korrespondenz
> Fakturierung

In mir finden Sie eine jung gebliebene, empathische sowie selbstständig und vorausschauend arbeitende Assistentin mit sehr freundlichem Auftreten, großer Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität.

Weitere Kenntnisse

- Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Canva
- Datev Eigenorganisation
- Datev DMS
- Pipedrive
- Miro
- Social Media
- KI/AI

Branchenkenntnisse
- Steuerberatung / Wirtschaftsprüfung (11 Jahre)
- Immobilien- und Baubranche
- Versicherungsbranche
- Handwerk

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Gut)
Reisebereitschaft
National
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Home-Office
bevorzugt
Profilaufrufe
3332
Berufserfahrung
38 Jahre und 5 Monate (seit 06/1986)

Kontaktdaten

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