Assistenz auf Abruf & Premium Projekt Partnerin
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- 11.04.2025
Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
1/2025 – 4/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Mitgliedermanagement
Datenbankpflege
Dokumentenmanagement
Pflege der Mitgliederdatenbanken (Eintritte, Austritte, Statusänderungen etc.)
Kommunikation mit den Mitgliedern
Dokumentenmanagement
10/2024 – 12/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Front Office Coordinator - Empfang und Veranstaltungsorganisation
selbständige Organisation und Koordination des Empfangs- und Meetingbereichs
Koordinierung Hausmeister, Handwerker, Reinigungspersonal, Kuriere
Gästebetreuung
Einholung von Angeboten
Bestellungen
Unterstützung bei diversen Projekten
Eventkoordinator, Office Management
8/2024 – 10/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Terminmanagement
Reiseorganisation und -abrechnung (Concur)
Erstellung der Kostenstellen-Reports für die BU Air (Marketing)
Erstellung der Bedarfsanforderungen
Unterstützung bei diversen Marketingprojekten
Ablauf- / Terminmanagement, Archivierung, Datenmanagement, Digitalisierung, Dokumentenmanagement, Eventkoordinator, Microsoft Office 365, MS Office (Anwenderkenntnisse), Office Management, SAP S/4HANA
10/2023 – 5/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Leitung und Koordinierung des Direktionssekretariats
Beratung und Koordination des Oberarztsekretariats
Diskretion und Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Themen Termin- und Reisemanagement
Vertragsmanagement
Meeting- und Eventmanagement
Bestellungen und Rechnungsprüfung
Korrespondenz
professionelle Kommunikation
Besucherbetreuung
Eventkoordinator, Ablauf- / Terminmanagement, Geschäftsreise-Management, Interne Kommunikation, Veranstaltungsmanagement, Vertragsmanagement
1/1995 – 9/2023
Tätigkeitsbeschreibung
Organisatorische und administrative Unterstützung des Medical Directors
Marketing Assistant
Senior Event Specialist
Terminplanung
Reiseorganisation und -abrechnung
Beratung, Organisation, Koordinierung von Klein- und Großveranstaltungen, national/international, mit/ohne Agenturen
Ausbildungsbeauftragte der Abteilung Medizin (Bürokaufleute)
Administrative Betreuung der Leiharbeiter, Praktikanten, Trainees der Abteilung (Onboardings, Equipment etc.)
Budgetverwaltung und - kontrolle (Bestellungen, Rechnungsprüfung etc.)
Vertragsmanagement (Referenten, Kliniken und Agenturen)
Dokumentation
Archivierung
Ablauf- / Terminmanagement, Archivierung, Dokumentenmanagement
Ausbildung
München
München
München
Über mich
- für Unternehmen jeder Größe, Solo-Selbständige, Privatpersonen
- vor Ort, hybrid oder remote
- über 30 Jahre Berufserfahrung (vor allem in der Pharma-Branche)
- Administrative und organisatorische Chefentlastung
- Termin-, Reise- und Eventmanagement
- Geschäftsführungsassistenz, Office Management (Front- und Backoffice)
- Urlaubs-, Krankheits- und Elternzeitvertretung
- Optimierung von administrativen Prozessen
- Projektkoordination und -management
- Datenpflege, z. B. Mitgliederdatenbanken
- Budgetmanagement (Bestellungen, Rechnungsprüfung, Troubleshooting)
- Professionelle Kommunikation und Umgang mit internen und externen Stakeholdern
- Dokumentenmanagement, Digitalisierung
- Recherchetätigkeiten
- Entwicklung und Erstellung von strukturierten Ablagen
- Archivierung
- Diskretion und Fingerspitzengefühl im Umgang mit sensiblen Themen
Weitere Kenntnisse
Concur
SAP, ARIBA, RPM
Kanban, Trello
Salesforce (VEEVA), SharePoint
Copilot für Microsoft 365
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
- Italienisch (Grundkenntnisse)
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