Officemanagerin, Projektassistenz, virtuelle Assistenz (remote)
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- 45€/Stunde
- 20095 Hamburg
- auf Anfrage
- de | en
- 30.01.2025
Kurzvorstellung
als gelernte Rechtsanwaltsfachangestellte und Wirtschaftsassistentin mit mehr als 20-jähriger Berufserfahrung in vielen unterschiedlichen Bereichen bin ich die ideale Wahl, um Sie zu unterstützen und Ihnen den Rücken freizuhalten.
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
1/2023 – offen
TätigkeitsbeschreibungUnterstützung und Koordination des Vertragsmanagements der Entwicklungsgebiete, Terminmanagement, administrative Unterstützung, Korrespondenz, Recherchetätigkeiten, Verwaltung der Fachzeitschriften und Mitgliedschaften, Unterstützung der Rechtsabteilung, Ablage von Projektunterlagen.
Eingesetzte QualifikationenAblauf- / Terminmanagement, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Office Management, Projektassistenz, Projektmanagement, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Schreibdienste
3/2021 – 12/2022
TätigkeitsbeschreibungBearbeitung von Projekt-Postfächern, Unterstützung in der Planung, Ausschreibung/Vergabe und Objektüberwachung, Terminorganisation, Dokumentation, Korrespondenz, Projektbuchhaltung, Erstellung von Berichten und Controlling-Listen, Verwaltung von Projektdatenplattformen.
Eingesetzte QualifikationenVertragsmanagement, Ablauf- / Terminmanagement, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Office Management, Projektassistenz, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Schreibdienste, Schreiben von Dokumentation
7/2020 – 2/2021
TätigkeitsbeschreibungVerwaltung der Telefonzentrale, Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Korrespondenz, Fristenüberwachung, Stichtagsunterlagen bereitstellen, Rechtschreibkontrolle von Gutachten, Materialbestellungen, Reisekostenabrechnungen, Rechnungserstellung, vorbereitende Buchhaltung.
Eingesetzte QualifikationenSchreiben von Dokumentation, Dokumentenmanagement, Schreibdienste, Ablauf- / Terminmanagement, Projektassistenz, Buchhaltung
3/2020 – 6/2020
TätigkeitsbeschreibungRechnungserstellung und Rechnungsversand, Fertigmeldungen an Kunden schreiben und versenden, Dokumentation und Ablage im System, Zeiterfassung, Bearbeitung von Kreditorenrechnungen, Pflegen von Stammdaten in Sage.
Eingesetzte QualifikationenDebitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Buchhaltung
10/2019 – 1/2020
TätigkeitsbeschreibungVerwaltung der Telefonzentrale, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Schreibarbeiten, Rechtschreibkontrolle, Reisekostenabrechnungen, vorbereitende Buchhaltung, Erstellung von Kundendatenbanken, Zeiterfassung von Mitarbeitern.
Eingesetzte QualifikationenProjektassistent, Persönlicher Assistent, Schreiben von Dokumentation, Schreibdienste, Buchhaltung, Dokumentenmanagement
1/2013 – 10/2019
TätigkeitsbeschreibungKorrespondenz und Schreibarbeiten, Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Dokumentenmanagement, Rechnungskontrolle, Buchhaltung, Gestaltung von Websiten, Zeiterfassung, Fristenkontrolle, Erstellung von Kundendatenbanken.
Eingesetzte QualifikationenAblauf- / Terminmanagement, Buchhaltung, Datenbankadministrator, Debitorenbuchhaltung, Dokumentenmanagement, Mitarbeiter Kreditorenbuchhaltung, Office Management, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Schreibdienste, Schreiben von Dokumentation, Vertragsmanagement
Ausbildung
Über mich
Von klassischen Assistenz- und Organisationsaufgaben über Projektmanagement bis hin zum Baucontrolling - ich arbeite remote, selbständig und lösungsorientiert, um Ihre Anforderungen schnell und effizient umzusetzen.
Mein Fokus liegt dabei stets auf Qualität und Vertrauen – ich nehme meine Arbeit sehr ernst und handele stets im Interesse meiner Auftraggeber.
Habe ich Ihr Interesse geweckt? Dann freue ich mich auf Ihre Nachricht!
Weitere Kenntnisse
Erstellen von Gutachten, Schriftsätzen, Stellungnahmen und sonstiger Korrespondenz nach Stichpunkten, Vorlage oder Diktat
Erstellen von Übersichten und Präsentationen
Organisation von digitalen Ablagestrukturen
Erfassen und nachhalten von Fristen
E-Mail-Management und Kommunikation
Sortieren, Kategorisieren, Priorisieren und Beantworten von E-Mails, einschließlich deren Ablage
Termin- und Reiseplanung
Planung und Verwaltung von Terminen
Planung und Organisation von Reisen einschl. Reisekostenabrechnungen
Dokumenten- und Vertragsverwaltung
vorbereitende Buchhaltung für den Steuerberater
Erfassung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen
Ablage der Rechnungen
Reisekostenabrechnungen
Datenbankpflege
Aktualisierung und Pflege Ihrer Daten
Projektarbeit
Überwachung und Bearbeitung der Postfächer und Datenplattformen inkl. Ablage
Projektbezogene Korrespondenz mit Bauherren/Projektsteuerern, Architekten, ausführenden Firmen, Logistikfirmen, Sachverständigen und sonstigen Dienstleistern
projektbezogene Terminplanungen
Erstellen und Pflegen der Projektbeteiligten in Outlook, Excel und ProReport
Pflegen von Projektdaten
Verwalten/Einstellen von Bautagebüchern
Erfassen von Bedenkenanmeldungen und Behinderungsanzeigen
Baucontrolling
Aufträge erfassen und ablegen
Kaufmännische Nachtragsbearbeitung
Erstellen und Pflegen von Nachtrags- und Rechnungslisten
Kaufmännische Prüfung von Abschlagsrechnungen
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
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