Stammdatenmanagement (Klassifizierung, Massenbereinigung) und Excel-Tools zur Effizienzsteigerung

1/1996 – 1/2025

Seit 2014 bin ich selbständig für Kunden im Einsatz, um mich meiner Passion für Prozessverbesserungen intensiver zu widmen. Zuvor habe ich als Führungskraft 25 Jahre in Festanstellung im Umfeld von Materialwirtschaft, Produktion, Supply Chain und Auftragsabwicklung Verbesserungsprojekte durchgeführt.
Ich gehe in den Unternehmen stets in die Tiefe der betrieblichen Abläufe. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis große Schwachstellen in den Stammdaten oder Verschwendungen im Umgang mit diesen Daten erkannt werden. Manchmal helfen auch clevere Excel-Tools als Peripherie zum ERP-System, um manuellen Aufwand zu reduzieren.
Ich transformiere viele Daten in strukturierte, auswertbare Form. Dies können sein: Vertriebsdaten, Materialstämme, Stücklisten, Arbeitspläne, Kostenstellen, Kreditoren- oder Debitorenstämme.
Ferner simuliere ich auch bedarfsbezogen kaufmännische und operative Geschäftsprozesse, um kritische Fragestellungen zahlen-daten-fakten-basiert zu beantworten. Dies können sein: Auslastungsszenarios gemäß Auftragspriorisierung, Liquiditätsplanung, verfahrenstechnische Prozesse. Die geschaffenen Tools arbeiten meist als Peripherie dauerhaft zum ERP-System.

Entscheidend für den Erfolg ist:
1. Mein richtiges Konzept, die mögliche Abbildung im ERP-System, das zukünftige Regelwerk.
2. Meine Fähigkeit, regelbasierte Massenbereinigungen in exportierten Daten durchzuführen.
3. Die Unterstützung durch die Geschäftsleitung in dem Veränderungsprozess.

Meine prinzipielle Vorgehensweise:
Step 1:
Analyse der kundenspezifischen Ist-Prozesse, ihre Besonderheiten, ihre verwendeten Daten und Verschwendungen in der täglichen Nutzung.

Step 2:
Das Soll-Konzept unter Berücksichtigung das ERP-Systems zu entwickeln, wobei möglichst der ERP-Standard beizubehalten oder ein verbogenes ERP-System wieder auf den Standard zurückzuführen ist.

Step 3:
Die Verabschiedung des Konzepts erfordert Überzeugungsfähigkeit, da es bei Veränderungen Gewinner und Verlierer. Als "Verlierer" sehen sich oft Mitarbeiter, die zukünftig regelbasierten Pflegeaufwand betreiben müssen oder in strengen Workflow einbezogen werden.

Step 4:
Bereinigung der Alt-Daten im vorhandenen ERP-System. Hierzu werden Daten aus dem ERP exportiert und in Microsoft Excel durch professionelle Excel-Tools aufbereitet. Hiermit bin ich in der Lage
a) Textfelder nach spezifischen Kriterien zu extrahieren und
b) Massenauswertung von Daten in hoher Geschwindigkeit durchzuführen.
Bereinigung bis 160.000 aktiver Artikelstämmen habe ich schon durchgeführt.

Step 5:
Aus Excel werden die bereinigten Daten in die entsprechenden neuen/alten ERP-Felder übertragen. Im ERP-System müssen zuvor für die bereinigten Daten Berichte etc. angepasst werden. Selbstverständlich erfolgt dies zunächst im Testsystem.

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Ablaufverbesserung
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Materialklassifizierung
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