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Virtuelle Assistenz für Zahnarztpraxen | Praxisorganisation & Patientenmanagement

zuletzt online vor wenigen Tagen
  • 55€/Stunde
  • Karlsruhe
  • Nähe des Wohnortes
  • de  |  hr  |  en
  • 11.02.2025

Kurzvorstellung

Struktur. Effizienz. Ästhetik.

Seit 2009 in der Dentalwelt, optimiere ich Praxisabläufe, sorge für reibungslose Organisation und einen starken Außenauftritt. Qualitätsmanagement, Marketing, Kommunikation – alles aus einer Hand.

Auszug Referenzen (2)

"Frau Ovcina ist sehr freundlich, zuverlässig und kommunikativ. Sie konnte sich schnell einarbeiten und Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen"
Virtuelle Assistentin
Dybal
Tätigkeitszeitraum

1/2024 – 8/2024

Tätigkeitsbeschreibung

virtuelle Assistenz der Geschäftsführung
Vorbereitung und Koordination von Meetings mit Kunden und Subunternehmern
Vorbereitende Buchhaltung
Erstellung von Präsentationen
Digitales Dokumentenmanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Administrativer Projektmitarbeiter, Persönlicher Assistent

"Frau Ovcina arbeitet sehr gewissenhaft und zuverlässig. Sie ist sehr freundlich und ihr Auftreten war stets sehr professionell."
Virtuelle Assistentin
Dybal
Tätigkeitszeitraum

1/2023 – 12/2023

Tätigkeitsbeschreibung

virtuelle Projektassistenz
Unterstützung des Teams bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen
Überwachung der Abrechnung von erbrachten Leistungen
Planung, Koordination und Nacharbeitung von Meetings
Koordination der Subunternehmer

Eingesetzte Qualifikationen

Projektadministrator, Projektassistent

Qualifikationen

  • Arztsekretär
  • Managerin
  • Praxismanager
  • Rechnungswesen (allg.)12 J.
  • Texter
  • ZMF
  • ZMV

Projekt‐ & Berufserfahrung

Virtuelle Assistentin
friendsjob GmBH, Ettlingen
1/2024 – 8/2024 (8 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

1/2024 – 8/2024

Tätigkeitsbeschreibung

virtuelle Assistenz der Geschäftsführung
Vorbereitung und Koordination von Meetings mit Kunden und Subunternehmern
Vorbereitende Buchhaltung
Erstellung von Präsentationen
Digitales Dokumentenmanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Administrativer Projektmitarbeiter, Persönlicher Assistent

Virtuelle Assistentin
Noblivion GmbH, Karlsruhe
1/2023 – 12/2023 (1 Jahr)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

1/2023 – 12/2023

Tätigkeitsbeschreibung

virtuelle Projektassistenz
Unterstützung des Teams bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen
Überwachung der Abrechnung von erbrachten Leistungen
Planung, Koordination und Nacharbeitung von Meetings
Koordination der Subunternehmer

Eingesetzte Qualifikationen

Projektadministrator, Projektassistent

ZMV (Festanstellung)
Kundenname anonymisiert, Karlsruhe
8/2012 – 12/2024 (12 Jahre, 5 Monate)
Zahnarzt/ Zahnklinik
Tätigkeitszeitraum

8/2012 – 12/2024

Tätigkeitsbeschreibung

Praxismanagement
Qualitätsmanagement
Abrechnung
Überwachung der Material- und Lagerbestände
Pflege der Ablage und Archivierungssysteme
Praxisdigitalisierung
Erstellung von Leitplänen für Geräteanwendung
Schnittstelle zu dem externen IT Dienstleister

Eingesetzte Qualifikationen

Management (allg.), Material- / Lagerabrechnung, Mitarbeiter Ablauf- und Zeitplanung, Mitarbeiter Planung und Kontrolle, Personalverwaltung, Rechnungswesen (allg.), Rezeptionist / Telefonist, Zahnmedizinischer Fachangestellter

Ausbildung

ZMF
Ausbildung
2008

Über mich

✨Effizienz trifft Ästhetik – smartes Praxismanagement mit Weitblick.✨


Du kümmerst dich um deine Patienten ? ich kümmere mich um den Rest.

Seit 2009 bin ich in der zahnmedizinischen Welt zu Hause und habe schnell meine Leidenschaft für Verwaltung, Abrechnung und Praxisorganisation entdeckt. Doch Routine ist nichts für mich – ich denke weiter, optimiere Abläufe und bringe Struktur, wo sie gebraucht wird ?

Als virtuelle Assistenz für die Gesundheitsbranche bin ich dein Fels in der Brandung, wenn es um Qualitätsmanagement, Marketing, Design, Prozessoptimierung und reibungslose Kommunikation geht. Ob als Schnittstelle zwischen Praxis und externen Firmen oder als diplomatische Stimme in herausfordernden Gesprächen
- ich halte dir den Rücken frei!


Was ich für dich übernehme:

✅ Praxisverwaltung & Organisation – Ich bringe Ordnung und Struktur in deine Abläufe.
✅ Qualitätsmanagement – Prozessoptimierung und Einführung effizienter Standards.
✅ Marketing & Design – Logo- und Formularerstellung, professioneller Praxisauftritt.
✅ Arbeitsabläufe optimieren – Effiziente Strukturen schaffen für weniger Stress.
✅ Koordination & Kommunikation – Schnittstelle zwischen Praxis, Laboren & externen Dienstleistern.
✅ Teambesprechungen & Deeskalation – Diplomatische Konfliktlösung & klare Kommunikation.
✅ Kundenmanagement – Professioneller Umgang mit schwierigen oder speziellen Patienten.
✅ Multitasking & Organisation – Ich halte alles im Blick, damit du dich auf deine Patienten konzentrieren kannst.

Warum solltest du mit mir zusammenarbeiten?

✨ Struktur & Effizienz: Ich bringe Ordnung in deine Abläufe und optimiere Prozesse nachhaltig.
✨ Kommunikationsstark & Diplomatisch: Schwierige Gespräche? Herausforderungen im Team? Ich sorge für Lösungen.
✨ Erfahren & Erfolgsorientiert: Über 15 Jahre Erfahrung in der Gesundheitsbranche – ich weiß, worauf es ankommt.
✨ Dein Ruhepol: Ich bin deine Schulter zum Anlehnen und Durchatmen in stressigen Zeiten.
✨ Flexibel & Remote: 100 % Homeoffice oder vor Ort nach Vereinbarung – so, wie du mich brauchst.


Mit einem Auge für Ästhetik, einem Gespür für effiziente Prozesse und einer Leidenschaft für durchdachte Konzepte sorge ich dafür, dass dein Unternehmen nicht nur funktioniert, sondern wächst und strahlt.

Denn was bringt das schönste Lächeln deiner Patienten, wenn im Hintergrund das Chaos regiert? Ich sorge dafür, dass nicht nur deine Patienten mit strahlendem Lächeln gehen, sondern auch deine Praxis glänzt
– organisiert, stilvoll und perfekt durchdacht. Und am Ende?

Strahlst auch du ✨


Ob du Unterstützung für einzelne Projekte oder eine langfristige Zusammenarbeit suchst – ich bringe Struktur, Ästhetik und Klarheit in dein Unternehmen.

➡ Lass uns gemeinsam deine Praxis auf das nächste Level bringen!

? Kontaktiere mich jetzt für ein unverbindliches Gespräch!

Weitere Kenntnisse

Praxismanagement
ZÄ Abrechnung und Qualitätsmanagement
Erfahrung mit einigen Zahnarzt Software Programmen
(Charly, Linudent, Dens Office, Z1, Dampsoft)
Word, Excel, Power Point

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Kroatisch (Muttersprache)
  • Englisch (Gut)
Reisebereitschaft
Nähe des Wohnortes
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Home-Office
unbedingt
Profilaufrufe
110
Alter
33
Berufserfahrung
16 Jahre und 7 Monate (seit 09/2008)

Kontaktdaten

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