Real Estate/HR/General Mgt/Office Mgt Manager with hands-on-attitude
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- 22.04.2025
Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
7/2024 – 9/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Kunde: Transparency International (NGO), Berlin
Juli 2024 – September 2024
Referenz: Annabel Nelke, Head of People and Culture
Flächenplanung: Verkleinerung
Umzugsmanagement
Umbauarbeiten
Entrümpelung
Mitarbeiterkommunikation
Die größte Herausforderung dieses Projektes war der enge Zeitrahmen. Es hatte das Ziel, die Büroflächen des Kunden von zwei Etagen mit jeweils 1.000 Quadratmetern auf eine einzige Etage im laufenden Betrieb zu konsolidieren. Dabei galt es, 130 Mitarbeitende mit einer reduzierten Ausstattung von 70 Arbeitsplätzen unterzubringen, dazu implementierte ich ein maßgeschneidertes „Semi-Hot-Desking“-Modell nach Kundenwunsch.
Zu meinen zentralen Aufgaben gehörte die Koordination des gesamten Projektes, angefangen beim Einholen und Verwalten von Angeboten verschiedener Umzugsunternehmen über die Organisation und Steuerung von Trockenbauarbeiten, wie dem Entfernen und Installieren von Trennwänden sowie dem Austausch von Teppichböden, bis hin zur Entsorgung von rund 20 Tonnen Möbeln und Dokumenten. Zudem plante ich den Umzug im Detail und legte fest, welche Teams und Räume zu welchen Zeiten umziehen sollten, um einen reibungslosen Ablauf an den sechs einzelnen Umzugstagen sicherzustellen. Darüber hinaus leitete ich eine Projektassistenz an und führte wöchentliche Status-Meetings mit relevanten Stakeholdern, darunter das Senior Management, die Personalabteilung, IT, Office Management und der Betriebsrat, um eine kontinuierliche Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden während des gesamten Projekts zu gewährleisten.
Projektleitung / Teamleitung (IT), Umzugsmanagement
4/2024 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Kunde: Paramount, Central & Eastern Europe, Nordics
Warschau, Budapest, Stockholm, Kopenhagen, Prag, bis 10/2024 auch Berlin
April 2024 – heute
Referenz: Victoria Lock, SVP Real Estate EMEA & Canada, London
Flächenplanung
Facility-Management
Arbeitsschutz
Sicherheit und Sauberkeit
Vertragsmanagement
Budgetplanung
Office-Management
In meiner Interim-Rolle als Senior Workplace Manager CEE&Nordics reporte ich direkt an die SVP Global Real Estate in London. Ich bin zuständig für die lokalen Teams (ca. 20 Mitarbeiter*innen) an den fünf Standorten mit insgesamt ca. 900+ Workplaces. Während die Office-Manager vor Ort für das Tagesgeschäft zuständig sind, verantworte ich die Implementierung der Global Real Estate Workplace Strategy (hybrides Arbeiten) an den jeweiligen Standorten und Spezial-Projekte. Dies erfordert Feingefühl in der Zusammenarbeit mit den lokalen Teams und dem lokalen Senior Management sowie mit dem Steuerungsteam in der Londoner Zentrale. Ich trage Mitverantwortung für ein Budget von mehreren Millionen US-Dollars.
Immobilienmanager, Internationalisierung, Management (allg.), Personalführung
8/2022 – 2/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Kunde: Anna-Lindh-Schule, Berlin (teils Pro-Bono)
August 2022, Sommer 2023, Februar 2025
Referenz: Mathias Hörold, Schulleiter
Ad-hoc-Umzugsmanagement einer Schule
Mängelaufnahme nach Umbau
Teilnahme Baubesprechungen
Vorsitzende Bauausschuss der Schule
Als Vorsitzende des Fördervereins der alten Grundschule meiner erwachsenen Kinder erreichte mich in den Sommerferien 2022 die Hiobsbotschaft: Die Schule schimmelt, die Kinder müssen raus!
In einer „Hau-Ruck-Aktion“ zogen eine Kollegin und ich zusammen mit den Mitgliedern der Schulleitung die Schule in den letzten Wochen der Sommerferien in das alte Bürogebäude von „Air Berlin“ in ein Gewerbegebiet im Berliner Norden. Die 500 Kinder wurden seitdem in Bussen zur neuen Schule gebracht.
Da das Gebäude erst sukzessive saniert wurde, waren mehrere Umzüge zwischen einzelnen Etagen und aus einer Dependance neben der alten Schule nötig.
Im Februar 2025 fand die Odyssee der Kinder ein glückliches Ende und die Schule kann in einen frisch eröffneten Schulneubau in der Nähe ihres alten Standortes zurückziehen, was ich wieder begleiten durfte.
Umzugsmanagement
6/2019 – 7/2019
Tätigkeitsbeschreibung
Kollex, IT-Startup/Gastronomie, Berlin
Juni 2019 – Juli 2019, Oktober 2020
Referenz: Udo Kießlich, Geschäftsführer
Flächenplanung
Einkauf
Umzugsmanagement
Beratung
Der Kunde beauftragte mich nach Abschluss des Mietvertrages für neue Flächen mit ca. 30 Arbeitsplätzen mit der Flächenplanung für die leere Neubau-Mietfläche. Ich machte Empfehlungen zur Einrichtung der Küche bzw. des Pausenraumes sowie der informellen und formellen Meetingräume und -zonen. Ich koordinierte die Anlieferung der entsprechenden Möbel sowie den Umzug. Ein Jahr später verkleinerte der Kunde die Anzahl seiner Arbeitsplätze nach Covid und zog in eine neue Fläche. Hier durfte ich bei der Einholung von Umzugsangeboten und der Koordination des Umzuges beraten.
Umzugsmanagement
5/2019 – 3/2020
Tätigkeitsbeschreibung
Ufa Fiction, Berlin
Mai 2019 – Juli 2019, Oktober 2019 – März 2020
Referenz: Imran Khan, Head of Development (Production)
Flächensuche Büroflächen
Mietvertragsverhandlungen
Flächenplanung
Die TV-Produktionsfirma Ufa Fiction suchte ein eigenes Büro außerhalb des Mutterkonzerns, in dem sich das kleine Team (5 Mitarbeiter*innen) sowie mehrere freie Drehbuchschreiber (bis zu 15) regelmäßig treffen sollten. Aufgrund des engen Anforderungsprofils (in unmittelbarer Nähe eines bestimmten U-Bahnhofes, Miethöhe, Ladenlokal) zog sich die Suche über mehrere Monate hin. Nach dem Finden der geeigneten Fläche habe ich mit der Syndikusanwältin die Mietvertragsverhandlungen geführt und Vorschläge für die Einrichtung der Fläche gemacht.
Immobilienmanager, Location Scouting
2/2019 – 8/2019
Tätigkeitsbeschreibung
Kunde: Zeitgold, IT-Startup/Buchhaltungssoftware, Berlin
Februar 2019 – August 2019
Referenz: Dr. Jan Deepen, Co-Founder
Beratung
Flächenplanung
Schließsystem
Einkauf
Küchenplanung
Storage-Planung
Umzug
Das schnellwachsende Start-Up (ca. 250 Mitarbeiter) wollte in neue Flächen ziehen, die mithilfe eines Architekturbüros umgebaut wurden. Im Rahmen des Projektes war ich verantwortlich für die Unterprojekte: Ausschreibung und Planung von Schließsystem und Schließplan, Ausschreibung und Einbau mehrerer Wasserspender, Vorhänge und Akustikpaneele. Kauf von Geschirr, Waschmaschine, Einzelmöbel, Möbel für Archiv und Empfang. Planung und Beschaffung einer funktionalen und günstigen Küche für den Übergang bis zur Fertigstellung der großen Schreinerküche. Letztendlich durfte ich Angebote für den Umzug einholen und diesen begleiten.
Umzugsmanagement, Facility Manager, Immobilienmanager
11/2018 – 9/2019
Tätigkeitsbeschreibung
Kunde: Moonfare, Private Equity, Berlin
November 2018 - September 2019
Referenz: Hans Haderer, Co-Founder
Flächenplanung
Küchenplanung
Umbauarbeiten
Umzugsmanagement
Beratung
Mietvertragsverhandlungen
Das Projekt umfasste die Möblierungsplanung für die ca. 30 Arbeitsplätze mit dem Wunsch größtmöglichen Austausch und Kollaboration möglich zu machen sowie der drei Meetingräume, in denen vor allem die Beleuchtung und Akustikplanung herausfordernd waren, da es sich um eine Dachgeschoss-Maisonette handelte. Außerdem koordinierte ich die Elektroarbeiten sowie den Einbau von Glastrennwänden. Die Planung von zwei stylishen aber günstigen Teeküchen sowie die Beauftragung ihres Einbaus, die Koordination des IT-Dienstleisters, des Schließsystem-Dienstleisters und der Umzug der vorhandenen Möbel in die neuen Flächen rundeten das Projekt ab.
Bereits nach einigen Monaten war der Kunde aus dem Büro herausgewachsen und wünschte sich mehr Flexibilität für sein weiteres Wachstum.
Ich beriet dann bei der Entscheidung, ob der Kunde eine neue größere, aber feste Fläche anmieten oder in ein Co-Working-Space gehen sollte. Die Entscheidung fiel aufgrund der größeren Flexibilität auf ein Co-Working-Space am Alexanderplatz. Ich führte für den CFO die Vorverhandlungen mit dem Vermieter zur Auflösung des bestehenden Gewerbemietvertrages sowie für die Anmietung der 60 festen Arbeitsplätze im Co-Working Space inkl. diverser Optionen für weiteres Wachstum. Nach Unterzeichnung des neuen Vertrages verhandelte ich mit Nachmieter der alten Fläche die Übernahme von Inventar und Renovierungspflichten. Letztendlich koordinierte ich den schnellen Umzug des Kunden in die Co-Working-Fläche.
Einkaufsverhandlungen, Immobilienmanager, Umzugsmanagement
11/2018 – 4/2019
Tätigkeitsbeschreibung
Kunde: Sunshine Smile, Zahnschienenhersteller, Berlin
November 2018 – April 2019
Referenz: David Khalil, Co-Founder
Flächensuche
Evaluierung
Deutschlandweite Flächensuche für Zahnarzt-Praxen vom Start-Up Sunshine Smile, in denen Kunden Scans der Zähne vorgenommen und Zahnschienen angepasst werden sollten. Evaluierung der Wirtschaftlichkeit und Eignung der Gewerbeflächen mit einem auf Zahnarztpraxen spezialisierten Architekturbüro. Als Ergebnis des Projektes hat Sunshine Smile seine Strategie geändert und stattdessen bereits niedergelassene Zahnärzte als Partner akquiriert.
Immobilienmanager
5/2015 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Ferienvermietung: Reetdachdomizile in [...]
Familienunternehmen
2015 bis heute
Kauf und Umbau eines Ferienhauses 2015
Neubau eines weiteren Ferienhauses 2019
Reetdächer
Marketing & Sales: eigene Website und Plattformen, Pricing
Behördenkommunikation (Tourismuszentrale, Bauamt, Finanzamt)
Instandhaltung, Facility Management, Sauberkeit, Garten
Führung einer Mitarbeiterin vor Ort
Guest-Relations
Seit 2015 hat unsere Familie zwei Ferienhäuser auf der Halbinsel [...] in [...].
Machen Sie sich gerne selbst ein Bild: -Hyperlink entfernt- und -Hyperlink entfernt-
Unsere Ferienhäuser waren bereits ab dem ersten Jahr profitabel und freuen sich über viele Stammgäste.
Marketing, Sales Management, Hospitality Management, Mitarbeiter Facility Management, Immobilienmanager
3/2014 – 7/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Büroleiterin, Personalverantwortung für 15+ Mitarbeitende
Kanzlei mit über 90 Mitarbeitenden in Berlin und Halle (Saale)
– Office Management:
Einkauf, IT, Gebäude-Technik, Flächenplanung, Umbaumaßnahmen, Ablauforganisation, etc.
– Marketing:
Personalmarketing, Neu-Konzeption des Webauftrittes, Sponsoring, Events
– Personalwesen:
Recruiting, Vorauswahl Bewerbungen, Koordination der Stellenanzeigen, Auswahlgespräche, Personalgespräche, Koordination der Vertretungsregelungen, Urlaubspläne, Weiterbildungsplanung, Arbeitsverträge, Kündigungen
– Business Development:
Strategie, Controlling, statistische und finanzielle Auswertungen, Teilnahme an sowie Vor- und Nachbereitung von Teamleitersitzungen, Klausurtagungen, Jours-Fixes, Begleitung einer Neugründung (Joint-Venture) mit einer Unternehmensberatungsgesellschaft
Führungskraft Anwaltskanzlei, Personalführung
5/2011 – 12/2013
Tätigkeitsbeschreibung
Senior Manager Special Projects mit Personalverantwortung für 6 Mitarbeitende
– 06/2012 – 12/2013:
Leitung des Immobilienteams (Project Office Immobilien)
Suche, Mietvertragsverhandlungen, Aus- und Umbau neuer Standorte
Anmietungen von > 65.000 qm im Jahr 2012
Kontaktaufbau und –pflege zu Maklern, Projektentwicklern, Eigentümern
Strategisches Flächenmanagement, Bieterprozess
– 10/2011 – 12/2011:
Lohnsteuer-Projekt: Mitarbeiterrabatte
– 05/2011 – 10/2011:
Fashion-Einkauf: Aufbau der internationalen Koordinationsstelle
Einkauf (allg.), Facility Manager, Immobilienmanager, Budgetierung, Mietrecht, Steuerrecht
1/2011 – 5/2011
Tätigkeitsbeschreibung
Head of HR, Mitglied im Senior Leadership Team
-Hyperlink entfernt- war Deutschlands erste reine Online-Drogerie
– Recruitung
– Employer Branding
– Personalentwicklung
– Arbeitsrechtliche Themen, Vertragsmanagement
– Abwicklung der Personalthemen im Rahmen des Insolvenzprozesses
HR Business Partner, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Recruiting
4/2008 – 1/2010
Tätigkeitsbeschreibung
Wirtschaftskanzlei mit damals über 40 Anwälten und 30 Support-Mitarbeitenden
an drei deutschen und einem österreichischen Standort. Personalverantwortung für 20+ Mitarbeitende
– Office Management:
Einkauf, IT, Gebäude-Technik, Raumplanung, Umbaumaßnahmen, Mitglied im Ausschuss für Qualitätsmanagement, Ablauforganisation, etc.
– Marketing:
Personalmarketing, Pflege und Neu-Konzeption des Webauftrittes, Sponsoring, Events, Veröffentlichungen, Newsletter, Koordination der PR-Aktivitäten
– Personalwesen:
Recruiting im Sekretariatsbereich, Auswahlgespräche, Personalgespräche, Koordination der Vertretungsregelungen, Urlaubspläne, Weiterbildungsplanung
– Business Development:
Strategie, Controlling, statistische und finanzielle Auswertungen, Teilnahme an sowie Vor- und Nachbereitung von Partnersitzungen, Strategietagen, Anwalts-Jours-Fixes
Führungskraft Anwaltskanzlei
10/2006 – 3/2008
Tätigkeitsbeschreibung
– Betreuung des Prüfungsausschusses und der satzungsgemäßen Beiräte
– Inhaltliche Vorbereitung von vorstandsrelevanten Sitzungen und Terminen
– Ghostwriting von Reden und Veröffentlichungen
– Mitentwicklung des neuen Corporate-Volunteering-Konzeptes
Administrativer Mitarbeiter Bank, Kaufmännischer Angestellter, Persönlicher Assistent, Referent
Ausbildung
WHU (Wissenschaftliche Hochschule für Unternehmensführung)
Vallendar
National University of Singapore
Singapur
Instituto de Empresa
Madrid
WestLB
Über mich
Diplom-Kauffrau (WHU) mit Auslandsemestern in Singapur und Madrid, Banklehre,
Auslandsschuljahr in den USA, Freiwilligendienst in Südkorea
Langjährige Leadership-Erfahrung, Aufbau von Prozessen und Strukturen in schnell wachsendem Umfeld, Projektmanagement (s. Projektliste)
Selbständige Beraterin im Bereich HR-Management und Real Estate Consulting, insbesondere Corporate und Personal Recolation Management sowie New Work
Leitung Project Office Immobilien bei Zalando: Mietvertragsverhandlungen, Steuerung eines Bieterprozesses von Projektentwicklern für neue Büroflächen im Rahmen des Aufbaus des Project Office Immobilien der Zalando AG (heute Zalando SE), diverse konzerninterne Flächenplanungen und Umzüge (bis zu 2000 Arbeitsplätze)
Über vier Jahre Erfahrung im Management mittelständischer Kanzleien (Anwaltskanzlei in München, WP-StB-Kanzlei in Berlin)
Vorstands- und Gremienarbeit: Vorbereitung von Prüfungs- und Aufsichtsratssitzungen der WestLB AG als Prüfungsassistentin
Aktuelle Projekte:
Selbstständige Projektmanagerin (s. Projektliste)
Immobilien-Projekte, HR-Consulting, Intermins-Personalmanagement, Projektmanagement, vor allem Projekte im Bereich Umzugsmanagement, Office-Suche, Real Estate, Office-Management, Projektmanagement
aktuell, seit 4/2024: Einsatz als Freelancer im Bereich Global Real Estate / Office Service Consulting bei einem amerikanischen Medienkonzern:
Position: „Senior Workplace Manager Central & Eastern Europe”:
Supervising der Locations in
- Budapest (ca. 350 Workplaces)
- Warschau (ca. 400 Workplaces)
- Berlin (ca. 120 Workplaces, bis Okt. 2024)
- Stockholm (ca. 20 Workplaces)
- Kopenhagen (ca. 15 Workplaces)
- Prag (ca. 6 Workplaces)
Parallel: Sommer 2024: 12-Wochen-Projekt: Umzugsmanagement bei Transparency International e.V., Verkleinerung von 2000 auf 1000 qm bei gleicher Mitarbeitenden-Zahl, Einführung eines Flex-Desk-Systems
Vorherige Positionen
03/2021 – 04/2024 Workshopraum am Tempelhofer Feld
nebenberuflich geleitet:
- Workshopraum für bis zu 40 Teilnehmer
- Marketing, Akquise, Beratung zur Veranstaltungsdurchführung
- Durchführung, Begleitung von Workshops und Veranstaltungen
- Organisation von Sprechern, Coaches, Catering
03/2014 – 07/2017 HTG Wirtschaftsprüfung GmbH (später RSM, dann nexia)
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft
Büroleiterin, Personalverantwortung für 15+ Mitarbeitende
Kanzlei mit über 90 Mitarbeitenden in Berlin und Halle (Saale)
– Office Management:
Einkauf, IT, Gebäude-Technik, Flächenplanung, Umbaumaßnahmen, Ablauforganisation, etc.
– Marketing:
Personalmarketing, Neu-Konzeption des Webauftrittes, Sponsoring, Events
– Personalwesen:
Recruiting, Vorauswahl Bewerbungen, Koordination der Stellenanzeigen, Auswahlgespräche, Personalgespräche, Koordination der Vertretungsregelungen, Urlaubspläne, Weiterbildungsplanung, Arbeitsverträge, Kündigungen
– Business Development:
Strategie, Controlling, statistische und finanzielle Auswertungen, Teilnahme an sowie Vor- und Nachbereitung von Teamleitersitzungen, Klausurtagungen, Jours-Fixes, Begleitung einer Neugründung (Joint-Venture) mit einer Unternehmensberatungsgesellschaft
05/2011 – 12/2013 Zalando GmbH (heute: Zalando SE)
Senior Manager Special Projects mit Personalverantwortung für 6 Mitarbeitende
– 06/2012 – 12/2013:
Leitung des Immobilienteams (Project Office Immobilien)
Suche, Mietvertragsverhandlungen, Aus- und Umbau neuer Standorte
Anmietungen von > 65.000 qm im Jahr 2012
Kontaktaufbau und –pflege zu Maklern, Projektentwicklern, Eigentümern
Strategisches Flächenmanagement, Bieterprozess
– 10/2011 – 12/2011:
Lohnsteuer-Projekt: Mitarbeiterrabatte
– 05/2011 – 10/2011:
Fashion-Einkauf: Aufbau der internationalen Koordinationsstelle
01/2011 – 05/2011 Alles Anna GmbH
Head of HR, Mitglied im Senior Leadership Team
-Hyperlink entfernt- war Deutschlands erste reine Online-Drogerie
... weitere Stationen, s. bitte CV
Weitere Kenntnisse
Auszug aus der Projektliste von A. E. (Diplom-Kauffrau)
Kunde: US Medienkonzern, Central & Eastern Europe, Nordics
Warschau, Budapest, Stockholm, Kopenhagen, Prag, bis 10/2024 auch Berlin
April 2024 – heute
Referenz: SVP Real Estate EMEA & Canada, London
Flächenplanung
Facility-Management
Arbeitsschutz
Sicherheit und Sauberkeit
Vertragsmanagement
Budgetplanung
Office-Management
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Kunde: (NGO), Berlin
Juli 2024 – September 2024
Referenz: Head of People and Culture
Flächenplanung: Verkleinerung
Umzugsmanagement
Umbauarbeiten
Entrümpelung
Mitarbeiterkommunikation
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Kunde: Zahnschienenhersteller, Berlin
November 2018 – April 2019
Referenz: Co-Founder
Flächensuche
Evaluierung
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Kunde: IT-Startup/Buchhaltungssoftware, Berlin
Februar 2019 – August 2019
Referenz: Co-Founder
Beratung
Flächenplanung
Schließsystem
Einkauf
Küchenplanung
Storage-Planung
Umzug
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Kunde: Private Equity, Berlin
November 2018 - September 2019
Referenz: Co-Founder
Flächenplanung
Küchenplanung
Umbauarbeiten
Umzugsmanagement
Beratung
Mietvertragsverhandlungen
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Kunde: IT-Startup/Gastronomie, Berlin
Juni 2019 – Juli 2019, Oktober 2020
Referenz: Geschäftsführer
Flächenplanung
Einkauf
Umzugsmanagement
Beratung
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Kunde: TV-Produktion, Berlin
Mai 2019 – Juli 2019, Oktober 2019 – März 2020
Referenz: Head of Development (Production)
Flächensuche Büroflächen
Mietvertragsverhandlungen
Flächenplanung
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Kunde: Wirtschaftsprüfung, Berlin
August 2017 – April 2018
Referenz: Partnerin
HR- Management
Office-Management
Teamführung
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Kunde: Schule, Berlin (teils Pro-Bono)
August 2022, Sommer 2023, Februar 2025
Referenz: Schulleiter
Ad-hoc-Umzugsmanagement einer Schule
Mängelaufnahme nach Umbau
Teilnahme Baubesprechungen
Vorsitzende Bauausschuss der Schule
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IT-Start-Up, Berlin
März 2020 – August 2020
Referenz: Nikolay Grachev, Gründer
Beratung eines Start-Ups, das eine App programmiert zur Raum-/Arbeitsplatz-Buchung
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Workshopraum am Tempelhofer Feld, Berlin
Eigenes Unternehmen
Herbst 2020 – Frühjahr 2024
Geschäftsübernahme
Event-Management
Veranstaltungsplanung
Sales
Abwicklung
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Ferienvermietung: Reetdachdomizile in [...]
Familienunternehmen
2015 bis heute
Kauf und Umbau eines Ferienhauses 2015
Neubau eines weiteren Ferienhauses 2019
Reetdächer
Marketing & Sales: eigene Website und Plattformen, Pricing
Behördenkommunikation (Tourismuszentrale, Bauamt, Finanzamt)
Instandhaltung, Facility Management, Sauberkeit, Garten
Führung einer Mitarbeiterin vor Ort
Guest-Relations
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Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Französisch (Gut)
- Spanisch (Gut)
- Europäische Union
- Schweiz
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