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freiberufler Interim Assistenz: Executive Assistant I PA I Office Management I Management Assistant I Abwicklungs-Mgmt. auf freelance.de

Interim Assistenz: Executive Assistant I PA I Office Management I Management Assistant I Abwicklungs-Mgmt.

zuletzt online vor wenigen Tagen
  • 75‐85€/Stunde
  • 86920 Epfach, Gemeinde Denklingen
  • DACH-Region
  • de  |  en
  • 28.11.2024
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Kurzvorstellung

Über 20 Jahre Berufserfahrung als Vorstands- und GF-Ass. im Bereich Vers., Beratung und Immobilien. Das gehobene OfficeManagement gehört genauso in mein Portfolio, wie das Supervisionieren von FrontOffices. Professionelle Abwicklung von Standorten.

Auszug Referenzen (2)

"Frau B. konnte jederzeit voll überzeugen und hat Ihre Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt. Sie arbeitet mit größter Sorgfalt."
Executive Assistant & Real Estate Manager (Festanstellung)
Peter Martin
Tätigkeitszeitraum

9/2015 – 5/2019

Tätigkeitsbeschreibung

• Assistenz Vorstand und weitere Geschäftsführung der AG
 Kalenderorganisation und Reisebuchungen und Abrechnungen selbiger
 Vorbereiten der Aufsichtsratssitzungen mit allen relevanten Unterlagen
 Koordination der internen Rücksprachen zu diversen Projekten

• Immobilien-Management der EMIRAT Real Estate GmbH
 Marktrecherche
 Kaufen, Verkaufen von Wohnobjekten
 Aushandeln der Konditionen mit den Finanzinstituten; Kontaktpflege Finanzinstitute
 Vermietung und Mietverwaltung, Vertragsgestaltung
 Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen,
 Wahrnehmen der Notartermine in Vertretung der Gesellschaft
 Kontoführung und administratives Controlling [Banking, Controlling + Planning - Budgetübersicht]
 Kontakt zu Handwerkern, Hausmeistern, etc.

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse)

"ich habe Frau B. als sehr professionell, zuverlässig und verbindlich kennengelernt"
Vertriebsassistentin (Festanstellung)
Ralf Heger
Tätigkeitszeitraum

1/2007 – 12/2009

Tätigkeitsbeschreibung

• Office-Management für die Niederlassung in München
 Übersicht Urlaubplanung, Bewirtungsorganisation bei internen Veranstaltungen
 Facility-Management (Ansprechpartner für Reinigungspersonal, Handwerker, etc.)
 Kassenführung und Rechnungskontrolle, Weiterleitung an Hauptniederlassung
• Assistenz Niederlassungsleitung
 Terminkoordination, Terminvor- und Nachbearbeitung
 Erstellung von Umsatzanalaysen (nach Kunde, Außendienst, Stückzahlen, etc.)
 Reisekostenerstellung-, prüfung und Genehmigung (auch für den Außendienst)
 Eventplanung und Organisation für VIP-Kundenreise nach Marrakesch
 Vorbereitung von Präsentationen und Protokollführung interner Tagungen
• Team-Assistenz
 Eventplanung und Organisation und Standbetreuung
- Große Jahresmesse in Zusammenarbeit mit dem Marketing
- Kleine Hausmessen in Zusammenarbeit mit dem Außendienst
- Werksfahrten mit Kunden nach Ungarn, Dänemark und Hamburg
 Übersicht Präsentationsequipment, Ausgabe Marketingunterlagen und Modelle

Eingesetzte Qualifikationen

Lotus Notes Script

Qualifikationen

  • Beschaffungsmanagement
  • Betriebsorganisation
  • Intranet
  • Lotus Notes Script3 J.
  • Microsoft Excel2 J.
  • Microsoft Office 3655 J.
  • Microsoft Powerpoint2 J.
  • MS Office (Anwenderkenntnisse)21 J.
  • SAP R/25 J.
  • SAP R/35 J.

Projekt‐ & Berufserfahrung

AssetManager (Festanstellung)
EMIRAT Real Estate GmbH, München
6/2019 – 6/2023 (4 Jahre, 1 Monat)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

6/2019 – 6/2023

Tätigkeitsbeschreibung

 Vermietung und Mietverwaltung, Vertragsgestaltung
 Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen,
 Wahrnehmen der Notartermine in Vertretung der Gesellschaft
 Kontoführung und administratives Controlling [Banking, Controlling + Planning - Budgetübersicht]
 Kontakt zu Handwerkern, Hausmeistern, etc.

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse)

PA I Vorstands-Assistentin I Office Manager (Festanstellung)
SIGNA Real Estate Management Germany GmbH, München
6/2019 – offen (5 Jahre, 7 Monate)
Immobilien
Tätigkeitszeitraum

6/2019 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Kalenderorganisation, Terminplanung, Reisebuchung, Datenbankpflege Gesellschafterbeschlüsse, Terminvorbereitung, Kontierung Kreditkartenabrechnungen, Superviser FrontOffices München, Frankfurt, Stuttgart, Auflösung Projekt- und Standort-Offices

Eingesetzte Qualifikationen

SAP R/2, SAP R/3, Microsoft Office 365

Executive Assistant & Real Estate Manager (Festanstellung)
EMIRAT AG I EMIRAT Real Estate GmbH, München
9/2015 – 5/2019 (3 Jahre, 9 Monate)
Finanzdienstleister
Tätigkeitszeitraum

9/2015 – 5/2019

Tätigkeitsbeschreibung

• Assistenz Vorstand und weitere Geschäftsführung der AG
 Kalenderorganisation und Reisebuchungen und Abrechnungen selbiger
 Vorbereiten der Aufsichtsratssitzungen mit allen relevanten Unterlagen
 Koordination der internen Rücksprachen zu diversen Projekten

• Immobilien-Management der EMIRAT Real Estate GmbH
 Marktrecherche
 Kaufen, Verkaufen von Wohnobjekten
 Aushandeln der Konditionen mit den Finanzinstituten; Kontaktpflege Finanzinstitute
 Vermietung und Mietverwaltung, Vertragsgestaltung
 Erstellung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen,
 Wahrnehmen der Notartermine in Vertretung der Gesellschaft
 Kontoführung und administratives Controlling [Banking, Controlling + Planning - Budgetübersicht]
 Kontakt zu Handwerkern, Hausmeistern, etc.

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse)

Office-Manager Unternehmensberatung für Deutschland, Schweiz und Schweden (Festanstellung)
Milliman GmbH I The Advisory House GmbH, München
5/2010 – 8/2015 (5 Jahre, 4 Monate)
Dienstleistungsbranche
Tätigkeitszeitraum

5/2010 – 8/2015

Tätigkeitsbeschreibung

• Office-Management für das Büro in München
 Office-Management wie Telefon, Korrespondenz, jegliches Admin
 Unterstützung der Berater in allen Belangen (Restaurant buchen, Hotel stornieren, Hilfe im internen System, Erstellung Präsentationsmappen, etc.)
 Travel-Management (Hotel-, Restaurant- und Flugbuchungen)
• Finance-Management für Schweiz und Schweden
 Geldverkehr aller ein- u. ausgehenden Zahlungen inkl. Gehälter, allein verf.-berechtigt
 Buchungen im internen Finance-Intranet (internationale Datenbank)
 Direkte Zusammenarbeit mit dem Accounting in London, Paris und Seattle
• HR-Management Deutschland, Schweiz und Schweden
 Strukturaufbau komplett für alle Länder generell; Personalaktenanlage
 Aufsetzen eines Zeugnisgenerators, deutsch und englisch, zur Zeugniserstellung
 Erstellung einer Ziel- und Leistungsvereinbarungen nach MbO für das Backoffice
 Erstellung des Reisekostenreglements für Deutschland, da nicht vorhanden
 Recruiting (Stellenausschreibung, Vorselektierung, Terminvereinbarung)
• Marketingunterstützung für Deutschland, Schweiz, Schweden und USA
 Recherche und Bestellung Werbemittel
 Co-Organisation international von Roadshows, Tagungen und Events (Teamevents,
Office-Opening Stockholm, Kundenveranstaltungen)

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse)

Vertriebsassistentin (Festanstellung)
GRUNDFOS GmbH, München-Neufahrn
1/2007 – 12/2009 (3 Jahre)
Bauwirtschaft, Anlagen- und Schiffbau
Tätigkeitszeitraum

1/2007 – 12/2009

Tätigkeitsbeschreibung

• Office-Management für die Niederlassung in München
 Übersicht Urlaubplanung, Bewirtungsorganisation bei internen Veranstaltungen
 Facility-Management (Ansprechpartner für Reinigungspersonal, Handwerker, etc.)
 Kassenführung und Rechnungskontrolle, Weiterleitung an Hauptniederlassung
• Assistenz Niederlassungsleitung
 Terminkoordination, Terminvor- und Nachbearbeitung
 Erstellung von Umsatzanalaysen (nach Kunde, Außendienst, Stückzahlen, etc.)
 Reisekostenerstellung-, prüfung und Genehmigung (auch für den Außendienst)
 Eventplanung und Organisation für VIP-Kundenreise nach Marrakesch
 Vorbereitung von Präsentationen und Protokollführung interner Tagungen
• Team-Assistenz
 Eventplanung und Organisation und Standbetreuung
- Große Jahresmesse in Zusammenarbeit mit dem Marketing
- Kleine Hausmessen in Zusammenarbeit mit dem Außendienst
- Werksfahrten mit Kunden nach Ungarn, Dänemark und Hamburg
 Übersicht Präsentationsequipment, Ausgabe Marketingunterlagen und Modelle

Eingesetzte Qualifikationen

Lotus Notes Script

Assistentin der Geschäftsleitung, Kundenbetreuerin (Festanstellung)
AIDA Versicherungsmakler GmbH, München
7/2001 – 12/2006 (5 Jahre, 6 Monate)
Versicherungen
Tätigkeitszeitraum

7/2001 – 12/2006

Tätigkeitsbeschreibung

 Office-Management (Vorbereitung unterschriftsreifer Briefe, Neuanlage Kundenakten)
 Vorbereitung Kundengespräche, Protokollierung bei Großterminen
 Eigenständige Vertragsgestaltung im Bereich Kfz.-, Hausrat- und
Haftpflichtversicherung
 Fristen-Überwachung bei Kündigung und Neugeschäft
 Schadenannahme, -bearbeitung und Überwachung bis Abschluss
 Kontrolle Provisionseingang nach Neugeschäft

Eingesetzte Qualifikationen

MS Office (Anwenderkenntnisse)

Sekretariat des Vorstandes (Festanstellung)
Göttinger Gruppe, München
10/1998 – 6/2001 (2 Jahre, 9 Monate)
Finanzdienstleister
Tätigkeitszeitraum

10/1998 – 6/2001

Tätigkeitsbeschreibung

Office-Management generell, Vorbereitung Korrespondenz des Vorstandes
Anlegerbetreuung; De-Eskalierungs- und Erstkontakt für Anleger
Erstellung und Verfolgung von Besuchsaufträgen mit dem Vertrieb + Rechtsabteilung

Eingesetzte Qualifikationen

Microsoft Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), Microsoft Powerpoint

Weitere Projekt‐ & Berufserfahrung anzeigen

Zertifikate

Immobilienverwalterin
IHK Stuttgart
2016
Wirtschaftskorrespondentin - Fremdsprache Englisch
IHK München
2012
Managementassistentin
bSb
2007

Ausbildung

Wirtschaftsfachwirtin
Bachelor Professional of Business Administration & Operations
IHK München
2010
München
Bürokauffrau
Ausbildung
IHK München
1996

Über mich

OfficeManagement I persönliche Assistenz
- Terminmanagement
- vorbereitende Zahlläufe aller Art
- Budgetplanungen
- Abwickeln von Projekt- und Standort-Offices (insolvenzbedingt)

Immobilien-Management
- Marktrecherche I Analyse I Renditeberechnungen
- Kaufen I Preisverhandlungen I Finanzierungsgespräche I Notartermine
- Renovieren I vermieten I verwalten
- Verkaufen I Exposéerstellung I Termingestaltung

- eigenständige Arbeitsweise und absolut zuverlässig
- gutes Zeitmanagement
- belastbar, engagiert und flexibel
- diskret und loyal

Weitere Kenntnisse

MS Outlook I LotusNotes I SAP I diverse firmeneigene Softwarelösungen

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Fließend)
Reisebereitschaft
DACH-Region
Home-Office
bevorzugt
Profilaufrufe
364
Alter
49
Berufserfahrung
28 Jahre und 10 Monate (seit 02/1996)
Projektleitung
4 Jahre

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