IT-Consultant / Business Analyst / Product Owner

1/2022 – 6/2022

Bau eines Vermietungsprozesses

Problem

Das Unternehmen ist eine Ausgründung aus einem Unternehmensverbund, in dem das Thema Immobilienverwaltung immer etwas zweitrangig war. Mittlerweile ist der Bestand so groß, dass sich das Unternehmen prozessualer Aufstellen muss. Gleichzeitig gibt es einen neues Immobilien-Geschäftsfeld mit Garagenparks sowie Selfstorage-Immobilien, weswegen es eine Zunahme Vermietungsverträge gibt.


Meine Aufgaben

Aufgrund des neuen Geschäftsfeld, konnten das Management Ihre Anforderungen sehr einfach mitteilen. Aus den Anforderungen ist ein BPMN-Prozess entstanden, welche zeitnah abgesegnet wurde. Durch die Fertigstellung des Selfstorage-Objektes benötigte dieser Vertrag eine Priorisierung. Der BPMN Process ist 1 zu 1 in JOTFORM aufgegangen. Grundsätzlich passieren die Tests von meiner Seite, aber aufgrund der Fachlichkeit des Kunden, müssen hier mehrere Tests , teilweise mit Realdaten, vom Kunden erfolgen, um die Detailfehler herauszufinden. So ergibt sich ein regelmäßiger Austausch rund um den Prozess. Nachdem Erfolg des ersten Prozesses, sind die Prozesse für Wohnimmobilien, Gewerbeimmobilien und Garagen erfolgt.

Anbei ein Beispielausschnitt wie so ein Prozess funktioniert:
In der Wohnungsanzeige gibt es ein Link mit der Mieterselbstauskunft, die die potentiellen Mieter ausfüllen können. Sollte ein Mieter diese ausfüllen, dann erhält der zuständige Property-Expert einen Genehmigungsprozess. Wenn der Mieter passt, dann gibt es eine Weiterleitung zum Onlinekalender (Calerdly-Integration) oder eine automatische Absage. Nach dem Besichtigungstermin kann der Property-Manager automatisch einen Mietvertrag generieren und dem Mieter zu Verfügung stellen. Diesen Mietvertrag kann der Mieter digital unterzeichnen und im Anschluss auch der Property Expert. Wenn dies erfolgt ist, erhalten beide eine PDF-Datei mit den Unterschriften per Mail.

Softwarespezifikation

Als Software ist JOTFORM in Einsatz, welches eine Standard-SaaS-Lösung für extrem viele Anwendungsfälle ist. Außerdem ist durch ein Dev-Team eine Schnittstelle zwischen dem ERP-System und JOTFORM mit einer REST-Schnittstelle und einem Keycloak gebaut worden.


Tools

Jira Confluence, BPMN, JOTFORM, MS Teams, MS Powerpoint

Team

1 Prozessmanager, Management , Property Team

Business Process Model and Notation, Immobilienservice, Kundenanalyse, Kundendienst, MS Office (Anwenderkenntnisse), Prozessmanagement, Prozessoptimierung

1/2022 – 5/2022

Analyse und Optimierung der Immobilienprozesse

Problem

Das Immobilienunternehmen hat weit über 4000 Einheiten in ganz Deutschland. Dies können einzelne Wohnungen sein, bis hin zu riesigen Bürokomplexen mit knapp 50 Mietern in einem Gebäude. Unter dem alten Management ist Papier das Mittel der Wahl gewesen, weswegen das Unternehmen leider die digitale Transformation verpasst hat. Aufgrund der neuen Management-Struktur ist ein schneller Wandel das Ziel und dies soll mit den Frequenz-Prozessen beginnen.

Kurzbeschreibung

Die vorhandenen Prozesse des Kunden müssen sich einer Analyse unterziehen. Innerhalb der dezentralen Facility-Management-Standorte gibt viele Unterschiede, weswegen dies einer der wichtigsten Punkte des Kunden ist. Hierzu benötigt der Kunde für den jeweiligen Standort eine APP, mit allen wichtigen Workflows geben, damit die Personen am Objekt mit einem Smartphone alles regeln bzw. anstoßen können. Gleichzeitig sollen die bereits vorhandenen Mietvertragsworkflows von mir angewandt und auf das Unternehmen angepasst werden. Insgesamt geht es um folgende Prozesse:

Schadenmeldung Facility Manager und/oder Mieter
Besorgungsprozesse
Versorgungsprozesse
Hausmeisterauftragsprozess
Vermietungsprozess
Übergabeprozess


Meine Aufgaben

Bei meiner anfänglichen Analyse stellt sich heraus, dass die größten Probleme bei den teils sehr unkoordinierten Facilitymanagern ist. Aufgrund der unstrukturierten Arbeitslast fahren die Personen teilweise drei Mal am Tag zu einem Objekt. Dies hat nicht geschriebene oder umgelegte Rechnungen zur Folge. Nach den ersten Gesprächen mit dem Management ist der größte Facility-Manager-Standort der erste Projektmeilenstein. Anhand von Live-Beispielen vor Ort werden die ersten BPMN Diagramme erstellt und die optimierten Prozesse als zweite Variante dagegen gestellt. Anhand des PLEE-Prinzips ( Problem, Lösungsvorschläge, Empfehlung, Entscheidung ) erhielt das Management den aktuellen Vorschlag. Im ersten Step benötigen die Mieter den Workflowstart in digitaler Form, weswegen es eine Anschreibe-Aktion gab. Diese Aufträge gehen an die Terminkoordination, welche eine erste Selektion der wichtigen und unwichtigen Themen vornimmt. Im Anschluss kriegt der Facility ein Dashboard mit Aufträgen, die er erledigen und mit einer Zeit oder benötigte Utensilien einen Stundenzettel füllen kann, der automatisch das an die Rechnungsabteilung schickt.

In dieser Form sind nach und nach alle wichtigen Prozesse in die Umsetzung gegangen.

Die Hauptaufgaben sind die Analyse der Prozesse, die Abstimmung mit dem Management und der endgültigen Umsetzung der Prozesse innerhalb einer eigenen JOTFORM-Instanz. Zeitgleich war es die Nebenaufgabe einen jungen Mitarbeiter anzulernen, damit dieser personifizierte Prozesse erstellen und den richtigen Rollen zuweisen kann.

Alle Prozesse und Dokumentationen sind im Jira Project bzw. Jira Confluence erfasst.

Softwarespezifikation

Als Software ist JOTFORM in Einsatz, welches eine Standard-SaaS-Lösung für extrem viele Anwendungsfälle ist. In diesem Fall benötigte man keine weitere Schnittstelle in Bestandssysteme, obwohl dies Möglich ist.


Tools

Jira Confluence, Jira Project, BPMN, JOTFORM, MS Teams, MS Powerpoint

Team

1 Prozessmanager, Management , Facility Team, Property Team

Business Process Model and Notation, Immobilienservice, Kundenanalyse, Kundendienst, MS Office (Anwenderkenntnisse), Prozessmanagement, Prozessoptimierung

7/2021 – 12/2021

Aufsetzen der ersten Immobilienprozesse

Problem

Das neu gegründete Unternehmen startet im nächsten Jahr mit diversen Ankäufen von Immobilien. Der Plan ist, dass die Gesellschaft in fünf Jahren mindestens 300 Einheiten besitzt. Aus diesem Grund möchten die Geschäftsführer die Prozesse direkt schlank gestalten, um eine hohe Rendite zu erzielen.

Kurzbeschreibung

Aufgrund der persönlichen Verbindung zu den Unternehmern, kam es zu einer Anschaffung einer vorher besprochenen ERP-Software. Mithilfe einer Schnittstelle kann JOTFORM als Prozessengine agieren. Die Aufgabe ist es, den Vermietungsprozess, die Nebenkostenabrechnung, Besorgungs-, Schaden- und Hausmeister-Prozesse skalierbar zu gestalten.

Meine Aufgaben

Nachdem die Unternehmer eine entsprechende ERP-Software einkauften, konnten die Anforderungen von einer Schnittstelle aufgenommen werden. In der Software ASANA arbeitet man mit einem fremdvergebenen Dev-Team zusammen, um diese Schnittstelle zwischen der ERP-Software und JOTFORM zu bauen. Meine Aufgabe war es die jeweiligen Prozesse vorher in BPMN zu skizzieren, die Tickets in Asana einzugeben, Akzeptanzkriterien zu definieren und die endgültigen Tests für die Schnittstelle durchzuführen. Im Anschluss erfolgte die Erstellung der einzelnen Prozesse in JOTFORM. Als Beispiel ist der Vermietungsprozess: Aus der ERP-Software kann der Kunde eine Anzeige auf Immoscout schalten (Standardfunktion der ERP-Software). Die Daten aus dem ERP-Datenbestand sowie mögliche Links überträgt das System sofort. Ein Link ist eine Mieterselbstauskunft, die die potentiellen Mieter ausfüllen können. Sollte ein Mieter diese ausfüllen, dann erhält der zuständige Property-Expert einen Genehmigungsprozess. Wenn der Mieter passt, dann gibt es eine Weiterleitung zum Onlinekalender (Calendly-Integration) oder eine automatische Absage. Nach dem Besichtigungstermin kann der Property-Manager automatisch einen Mietvertrag generieren und dem Mieter digital zur Verfügung stellen. Diesen Mietvertrag kann der Mieter digital unterzeichnen und im Anschluss auch der Property Expert. Wenn dies erfolgt ist, erhalten beide eine PDF-Datei mit den Unterschriften und es passiert eine automatische Mieteranlage im ERP-System. Diese Prozessintegration ist mein Aufgabenbereich. Die anschließende Produktdokumentation sowie Prozesse finden in einem Wissensmanagement statt.

Softwarespezifikation

Als Software ist JOTFORM in Einsatz, welches eine Standard-SaaS-Lösung für viele Anwendungsfälle ist. Außerdem ist durch ein Dev-Team eine Schnittstelle zwischen dem ERP-System und JOTFORM mit einer REST-Schnittstelle und einem Keycloak gebaut worden.


Tools

BPMN, Asana, JOTFORM,

Team

1 Prozessmanager, 1 Property Expert, 2 Developer

Business Process Model and Notation, Kundenanalyse, Kundendienst, MS Office (Anwenderkenntnisse), Prozessmanagement, Workshop - Kundenorientierung

3/2021 – 6/2021

Automatische Ablage von wichtigen Versicherungsdokumenten - intern sowie extern

Problem

Versicherungsscheine, -Nachträge, Allgemeine Versicherungsbedingungen werden relativ unstrukturiert in digitalen Akten abgelegt. Durch teilweise unterschiedliche Benamungen lässt sich das richtige Dokument im Vertragsmanagement oder Schadenmanagement schwer finden. Der Kunde bekommt dieses Dokument nicht automatisiert in sein Kundenportal.

Kurzbeschreibung

Durch eine neu eingeführte OCR Erkennung werden Dokumente bereits klassifiziert. Das “Policentool” soll diese Dokumente mit einem Flag hinter den entsprechenden Verträgen hinterlegen. Dadurch sollen Vertrags-MA bzw. Schaden-MA direkt über den Vertrag/ Schaden diese wichtigen Dokumente einsehen können, falls die Daten nicht automatisch gezogen/gepflegt sind. Außerdem benötigt es eine Anbindung an das Kundenportal des Versicherers, damit keine händische Hinterlegung durch die MA mehr nötig ist.

Meine Aufgaben

Das Projekt ist bewusst klein gehalten. Aus diesem Grund muss dies einem Qualitätszirkel mit Führungskräften aus dem mittleren Management nach dem PLEE-Prinzip ( Problem, Lösungsvorschläge, Empfehlung, Entscheidung ) vorgestellt werden. Der Zirkel entscheidet sich für die Empfehlung. Im Anschluss erfolgt die Koordination einer Terminroutine für das Dev-Team. Die Aufgaben sollen nur einen geringen Teil der Dev-Kapazitäten einnehmen, weswegen gute Planung und eine gute Ticketbeschreibung wichtig ist. Zum ersten Termin sind alle relevanten Tickets für den MVP im Jira Project erfasst sowie die Zukunftsversion und die BPMN-Prozesse im Confluence hinterlegt. Während der Arbeitsphase des Dev-Teams, sind Anleitungen und Blogeinträge in der Erstellung, um die MA der Unternehmensgruppe zeitig abzuholen. Nachdem der MVP alle Tests bestanden hat, konnte das DEV-Team die Software ausrollen. In diesem Zuge ist eine Info an alle MA inkl. Erklärvideo rausgegangen. Durch die gute Vernetzung innerhalb des Unternehmens sind gleich Verbesserungsvorschläge als Rückmeldung gekommen. Diese sind direkt für die nächsten Versionen als Tickets hinterlegt. Nachdem das Projektziel erreicht ist, kam zusätzlich die OCR-Engine in der Software zum Einsatz, damit die MA diese Dokumente nach den richtigen Passagen durchsuchen können. Eine interne IT-Abteilung übernahm die Software zum Projektabschluss inkl. der Dokumentation.

Softwarespezifikation

Individual-Software als SaaS mit Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Diese wurde mit JAVA und einem Angular - UI entwickelt.


Tools

Jira Confluence, Jira Project, BPMN, KANBAN, MS Teams, MS Powerpoint , MS Excel

Team

2 Developer, 1 Product Owner

Business Process Model and Notation, Design (allg.), Java (allg.), Jira, Kanban (Softwareentwicklung), MS Office (Anwenderkenntnisse)

1/2021 – 7/2021

“digitaler Handwerker” - Optimierung der MA-Prozesse für Abrechnungen, Bestellungen und Krankmeldungen

Problem

Der Handwerksbetrieb ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Trotzdem setzt der Geschäftsführer auf ein kleines Büro-Team, weswegen die Daten unbedingt lesbarer, nicht in Papierform, schneller und strukturierter im Büro ankommen müssen.

Kurzbeschreibung

Analyse der momentanen Übertragungsprozesse sowie der Formulare, die an das Büroteam gesendet werden. Im Anschluss wird PLEE-Prinzip ( Problem, Lösungsvorschläge, Empfehlung, Entscheidung ) sowie anhand Prozessmuster dem Geschäftsführer die Idee präsentiert und mithilfe der Engine Jotform gebaut. Alle Mitarbeitenden erhalten im Anschluss eine APP, womit die Daten strukturiert beim Büro-Team ankommen.

Meine Aufgaben

Handwerker sind teilweise bewusst nur in Papierform geführt.. Vorhandene Formulare sind meistens sehr uneindeutig gestaltet und bieten sehr viel Spielraum für das Handwerker-Team, weswegen es häufig zu nachfragen kommt. Nach der Analyse der o.g. Punkte sind Prozesse im BPMN entstanden, um den MA einen besseren Eindruck zu verschaffen. Anhand der Dokumente und diversen erreichbaren Daten, können digitale Formulare in JOTFORM entwickelt werden, die personalisiert auf die MA sind und gleichzeitig für die jeweiligen Anwendungsfälle optimiert sind. Unter anderem können die Handwerker ihren Stundenzettel inkl. aller Materialien, welche vorher in einer Datenbank hinterlegt sind, ausfüllen und als Genehmigungsprozess zum zuständigen Vorarbeiter schicken. Wenn dieser es abnickt, werden die Daten an die zuständige Büro-Person geschickt, die die Rechnung dem Workflow zuführen muss, damit alle relevanten Daten inkl. Rechnung an den Kunden gehen. Ähnliche Prozesse zur Bestellung von Material zur Baustelle, Schadenmeldungen und die Krankmeldung sind ebenfalls nach diesem Schema umgesetzt.

Softwarespezifikation

Als Software ist JOTFORM in Einsatz, welches eine Standard-SaaS-Lösung für extrem viele Anwendungsfälle ist. In diesem Fall benötigte man keine weitere Schnittstelle in Bestandssysteme, obwohl dies Möglich ist.


Tools

BPMN, MS Powerpoint , MS Excel , JOTFORM

Team

1 Prozessmanager, 10 Handwerker, 2 Vorarbeiter, 1 Geschäftsführer, 3 Büro-Mitarbeitende

Business Process Model and Notation, Kundenanalyse, Kundendienst, MS Office (Anwenderkenntnisse), Prozessberatung, Prozessmanagement

2/2020 – 7/2022

Problem
Die bestehende SaaS-Softwarelösung für Großkunden ist in die Jahre gekommen. Aus diesem Grund soll es einen großen Rewrite geben, welcher die Lösung für Großkunden und für Kleine-/Mittlere Kunden vereint und dadurch variabler macht.

Kurzbeschreibung
Aus den aktuell bestehenden Lösungen soll eine attraktive und prozessoptimierte Software entstehen, die den zukünftig variableren Anforderungen der Kunden gerecht wird. Hierzu sind alle vorhandenen Technologien, Masken, Prozesse zu hinterfragen, zu optimieren oder neu zu gestalten.

Meine Aufgaben
Gemeinsam mit dem Team sind mehrere Workshops entstanden, die sich darum drehten, welche Punkte fehlen, verbessert oder ggf. vergessen worden sind. Die Product Owner erstellten daraus Themenbereiche, die an den passenden Funktionen eine Anwendung finden. Durch diesen Austausch entsteht die erste Roadmap des MVP’s, der ersten beiden weiteren Versionen sowie ein Zeitplan. Immer wieder finden für die jeweiligen Programmierstände, Roadmap-Planungen sowie Vertriebsthemen Lenkungskreissitzungen statt, wo der aktuelle Stand erläutert, verteidigt und neue Dinge beschlossen werden. Unter den Produkt Ownern sind die Aufgaben aufgeteilt. Bei den anderen beiden Teammitgliedern ging es um die Tests sowie den Rollout und mein Part war das kontinuierliche Einsammeln von Kundenfeedback, welche in den User-Stories im Jira Project eine Berücksichtigung fanden. Wichtig war dabei, dass der Fortschritt des Rewrites nicht durch große Neufunktionen beeinträchtigt werden durfte. Aus diesem Grund mussten Verbesserungen super einfach gedacht sein und einige Dinge auf einen späteren Moment verschoben werden. In dem Zuge des Rewrites sind nochmal die bestehenden BPMN Prozesse in Richtung des Innendienstes aber auch der Consultants optimiert worden. Hierbei ist wichtig, dass der Kunde sehr schnell eingerichtet, aber auch über die Zeit verwaltet werden kann. Auch die Personas haben sich über die Jahre verändert, weswegen hier gemeinsam Änderungen passiert sind. Die neue Software hat als Lenkungskreisanforderung sowie Wunsch des Projektteams eine Schnittstellenoffenheit erhalten. Bereits in diesem Projekt war absehbar, dass die verschiedenen Portale von anderen Geschäftsmodellen Interesse an einer Zusammenarbeit haben. Aus diesem Grund gab es ein kleines Team (inkl. mir), welches sich bei Kunden zu diesem Thema ausgetauscht hat. Durch eine gebaute Open-API, konnten nicht nur Daten in andere Systeme übersendet, sondern auch diverse Daten (Auto, Risiko, externe Schadenmeldung per APP) zulassen werden. Kurz vor der Vollendung des MVP’s haben wir einen Vertriebsplan für die Bestandskunden entwickelt und durchgeführt.

Softwarespezifikation
Individual-Software als SaaS mit Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Diese wurde mit JAVA und einem Angular UI entwickelt.

Grobe Funktionen, welche zur Entwicklung gehörten:
Vollständige digitale Akte
Automatisch zugeordneter Schriftwechsel in Richtung Makler und Kunde
Schadenmeldungen für jede Sparte
Einsicht in den aktuellen Stand jedes Schadens mit einer ständig aktuellen Datenqualität
Automatisches Routing jeweiligen der Objekte zu den passenden Fachbetreuern
Automatische Anlage von Schäden im Maklerbestandssystem
Möglichkeit zur Schadenverwaltung von Fremdschäden, Eigenschäden oder Schäden innerhalb eines Selbstbehaltes
Aktuelle Vertragsinformationen jederzeit verfügbar
KFZ-Anmelde- , Ummelde-, Abmelde-Prozesse
KFZ-eVB-Abruf
Schnittstellen zu Fuhrpark-, Wohnungswirtschafts- oder BI-Lösungen
Externer Aktenbereich
Automatisiertes Kontaktbuch durch hochgeladene Mails, PDF-Dateien oder abgeschickte Mails
Live-Briefeditor

Tools

Jira Confluence, Jira Project, BPMN, KANBAN, OTRS/JSM , MS Teams, MS Powerpoint , MS Excel, REST, CRM

Team
12 Developer, 3 IT-Consultants, 3 Product Owner

Referenz
-Hyperlink entfernt-

Angular, Business Process Model and Notation, Design (allg.), Java (allg.), Jira, Kanban (Softwareentwicklung), MS Office (Anwenderkenntnisse), Storyboards

2/2020 – 12/2020

Problem
Die selbstprogrammierte und selbstbetriebene Schadenverwaltungssoftware ist in den letzten Jahren immer wieder mit neuen Anforderungen konfrontiert worden. Teilweise gab es hierbei keine Hinterfragung, weswegen gewisse Dinge unrund sind.

Kurzbeschreibung
Die Daten und Prozesse sind mit den Fachbereichen zu analysieren. Durch das vorherige Abholen der Führungskräfte bis zum Top-Level, erhielten die PO’s freie Hand. Hier wurden alte Daten und unnötige “Zeitfresser” per sofort eliminiert, aber auch die Anforderungen der Neuzeit besprochen. Hierdurch ergeben sich Abteilungen, deren Schadendaten bisher nicht detailliert waren, weswegen Kunden wenig Informationen in Kundenportalen bekamen.

Meine Aufgaben
Durch die Fachabteilung der Kundenportale (Daten, welche zum Kunden gegeben werden) ist dieses Projekt initiiert. Aus diesem Grund muss das Top-Level von Anfang an im Boot sein. Hier gab es mehrere Präsentationen nach dem PLEE-Prinzip ( Problem, Lösungsvorschläge, Empfehlung, Entscheidung ). Dadurch resultiert eine vollkommende Unterstützung seitens des Top-Levels, weswegen mit den jeweiligen Fachbereichen (nach Sparte (Sach, Haftpflicht, Financial Lines, KFZ) und Kundengruppen (Industrie, Krankenhaus, Kirche, Wohlfahrt)) Termine koordiniert wurden, um alle Personen abzuholen. Die gemeinsamen Ergebnisse sowie BPMN-Prozesse sind im Confluence dokumentiert und jederzeit für das TOP-Level einsehbar. Nachdem erreichen der Ergebnisse, wurden die offenen Aufgaben in User-Stories innerhalb eines Jira Project’s angelegt und für das Dev-Team freigegeben. Die anschließenden Tests sowie Reviews erfolgten zeitnah, damit sich die Schadenteams schnell an eine neue Ansicht gewöhnen können.

Softwarespezifikation
Individual-Software als SaaS mit Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Software-Sprache war RPG.

Tools
Jira Confluence, Jira Project, BPMN, KANBAN, MS Teams, MS Powerpoint , MS Excel

Team
2 Developer, 1 IT-Prozessmanager , 2 Product Owner

Requirements Management, Business Process Model and Notation, Jira, Kanban (Softwareentwicklung), Kundendienst, Workflows, Prozessoptimierung

9/2017 – 12/2018

Problem
Die bestehende SaaS-Software zur Verwaltung von Schäden und Verträgen ist bisher nur für Großkunden gewesen. In der Zukunft soll ein Portal für jede Art und jede Größe von Kunden zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund soll es eine neue Plattform geben.

Kurzbeschreibung
Für Kunden, unspezifischer Branchen mit wenig oder mittleren Aufkommen von Schäden sowie kleineren Prämienvolumen, soll eine einfache und schnell einrichtbare Lösung erstellt werden. Hierbei soll der Kundeninnendienst diverse Aufgaben übernehmen, um gleichzeitig den Change des Tätigkeitsprofil anzustoßen und zukunftsfähig zu machen.

Meine Aufgaben
Durch die vorherigen Projekte waren gewisse Vorgehensweise bereits bekannt. Innerhalb des Lenkungskreises sind erste Rahmenpunkte und damit Aufgabenpunkte definiert. Während dem ersten Technologie-Aufbau der Software, in welcher ich bereits die User-Stories und Anforderungen des Techteils hinterlegt hatte, wurden die ersten Pilotkunden ausfindig gemacht. Anhand dieser Pilotkunden gab es die ersten Kundenworkshops. Hieraus sind eindeutig und passende Personas entstanden, um dem Dev-Team ein Bild einer Person zu geben. Über die Branchen hinweg sind Muster erkennbar gewesen, welche wir per sofort lösen sollten. Die unterschiedlichen Versionen ,sowie das MVP, ist aus den Kundenanforderungen entstanden und die Mannschaft erhielt ihr tägliches Briefing. Wichtig war bei diesem Projekt die kontinuierliche Berichterstattung an den Lenkungskreis sowie Verteidigung, wenn es mal zu Verzögerungen kam. Im Vergleich zu der bestehenden Software, ist die neue Lösung mit einem Angular-Framework entstanden. Durch die neuen Anforderungen, dass der Innendienst viele Teile übernehmen soll, ergaben sich neue Fachgruppen. Durch diese Gruppen sind viele Machbarkeitsfragen aufgekommen, welche durch kleine Testszenarien bewältigt werden konnten. Da diese spezielle Personengruppe im Unternehmen die meisten Mitarbeitenden stellt, sind neue Schulungskonzepte, Anleitungen sowie Demo’s zu erstellen und in die Gruppe zu kommunizieren. Durch die Schulungen sind neue Verbesserungsvorschläge angekommen, die mit dem Feedback des Kunden eine Umsetzung finden mussten. Durch die ersten positiven Rückmeldungen der Pilotkunden konnte das Marketing losgehen. Nachdem ein Geschäftsbereich erfolgreich die Schulungen absolviert hat, konnten wir die jeweiligen Kundeninformationen versenden. Durch die Masse an positiven Rückmeldungen zum Tool sind neue Anforderungen aufgekommen, welche wieder eine Einplanung benötigten. Gegen Ende des Projektes sind die ersten Anmelde- ,Wechsel- , Ummelde- sowie eVB-Prozesse integriert worden. Hierfür gab es neue Schnittstellenanforderungen, die in die Umsetzungen gegangen sind.

Softwarespezifikation
Individual-Software als SaaS mit Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Diese wurde mit JAVA und einem Angular UI entwickelt.

Grobe Funktionen, welche zur Entwicklung gehörten:
Korrespondenz-Akte pro Schaden/Vertrag zwischen beiden Parteien
Automatisch zugeordneter Schriftwechsel in Richtung Makler und Kunde
Schadenmeldungen für jede Sparte
Einsicht in den aktuellen Stand jedes Schadens mit einer ständig aktuellen Datenqualität
Automatische Anlage von Schäden im Maklerbestandssystem
Möglichkeit zur Schadenverwaltung von Fremdschäden, Eigenschäden oder Schäden innerhalb eines Selbstbehaltes
Aktuelle Vertragsinformationen jederzeit verfügbar
KFZ-Anmelde- , Ummelde-, Abmelde-Prozesse
KFZ-eVB-Abruf

Tools
Jira Confluence, Jira Project, BPMN, KANBAN, OTRS, MS Teams, MS Powerpoint , MS Excel, REST

Team
6 Developer, 1 IT-Consultant , 2 Product Owner

Referenz
-Hyperlink entfernt-

Business Process Model and Notation, Kanban (Softwareentwicklung), Kundenanalyse, Projektorganisation, Prozessmanagement, Workshop - Kundenorientierung

7/2017 – 1/2020

Problem
Die bestehende SaaS-Software zur Verwaltung von großen Schaden- und Vertragsmengen wurde speziell für Krankenhaus-Kunden entwickelt. Das Maklerhaus besitzt eine Vielzahl von weiteren Kunden, die ähnliche Bedürfnisse haben. Aus diesem Grund benötigt das Unternehmen eine “allgemeine” Version.

Kurzbeschreibung
Für Kunden aus diversen Branchen (Wohlfahrt, Kirche, Wohnungswirtschaft, Industrieunternehmen) besteht der Wunsch nach digitalisierter Hilfe für die Verwaltung von großen Schäden bzw. Massenschäden sowie die Verwaltung der voluminösen Verträge. Das Projektziel ist es, die Branchenkunden zu analysieren, um daraus die notwendigen Programmierungen abzuleiten. Dies ermöglicht es die Software in die breite Masse zu bringen. Die bestehenden Spartenmöglichkeiten ( Sach, Haftpflicht, Financial Lines, KFZ und Cyber) sollen genauso nutzbar sein, wie für Krankenhaus-Kunden.

Meine Aufgaben
Das Projekt steht unter dem Motto “für und mit dem Kunden”, um teure Fehler zu vermeiden. Durch diverse Gespräche mit dem Netzwerk von Führungskräften sind zeitig Pilotkunden ausfindig gemacht worden, weswegen Kundenworkshops stattfinden konnten. Anforderungen aus diesen Workshops kamen in die internen Leitungsgremien, um Prio-Branchen festzulegen. Aus diesen Entscheidungen erfolgten die ersten User-Stories. Hier war es extrem wichtig immer in Kontakt mit den entsprechenden Pilotkunden zu stehen, um schnell einen Roll-Out anzustoßen können, wenn die Mindestanforderungen erfüllt waren. Der Prozess der Umsetzung, des Testens, des Rollout und dann der wiederholenden Nachfrage nach Feedback ist mehrmals innerhalb kürzester Zeit passiert. Ein persönliches Anliegen ist mir, dass das Dev-Team versteht, warum die Kunden diese Anforderungen haben. Gerade im Vergleich zu anderen Kundenbranchen. Aus diesem Grund fanden regelmäßige Termine unter meiner Moderation statt. Durch den ständigen Austausch mit diversen Kunden sind sehr viele Synergien entstanden. Plötzlich profitieren Krankenhäuser von Industrie-Funktionen und umgekehrt.

Alle Projektergebnisse sind in Confluence enthalten, um diese für die passenden Leute zugänglich zu machen. Gleichzeitig fanden die gesamten Programmieranforderungen in Jira Project ihren Platz.

Softwarespezifikation
Individual-Software als SaaS mit Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Diese wurde mit JAVA und einem Vaadin UI bzw. ab einen gewissen Punkt in Angular entwickelt.

Grobe Funktionen, welche zur Entwicklung gehörten:
Vollständige digitale Akte
Automatisch zugeordneter Schriftwechsel in Richtung Makler und Kunde
Schadenmeldungen für jede Sparte
Einsicht in den aktuellen Stand jedes Schadens mit einer ständig aktuellen Datenqualität
Automatisches Routing der jeweiligen Objekte zu den passenden Fachbetreuern
Automatische Anlage von Schäden im Maklerbestandssystem
Möglichkeit zur Schadenverwaltung von Fremdschäden, Eigenschäden oder Schäden innerhalb eines Selbstbehaltes
Aktuelle Vertragsinformationen jederzeit verfügbar

Tools
Jira Confluence, Jira Project, BPMN, KANBAN, OTRS, MS Teams, MS Powerpoint

Team
2 Developer, 1 IT-Consultant / Product Owner

Referenz
-Hyperlink entfernt-

After sales management, Business Process Model and Notation, Kanban (Softwareentwicklung), Kundenanalyse, Prozessberatung, Prozessmanagement, Workshop - Kundenorientierung

6/2017 – 7/2022

Kurzbeschreibung
Vertriebler und Berater von digitalen Kundenportalen im Bereich Groß-, mittlere und kleine Kunden für das Schaden- und Vertragsmanagement von Deutschlands größtem Versicherungsmakler. Dies gepaart mit der Beratung für Versicherungsprozesse innerhalb deren Unternehmung. Außerdem bin ich Initiator mehrerer interner Projekte und anschließend umsetzende Person für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Als Übersetzer zwischen Kunden und dem technischen Team verwandle ich Feedback von Kunden in sinnvolle Funktionen.

Meine Aufgaben
Als damals erster IT-Consultant der Unternehmensgruppe gab es keinerlei Strukturen. Das IT-Produkt ecconnect war innerhalb des Unternehmens noch nicht bekannt/akzeptiert Dies bedeutete, aktives Marketing / Netzwerken und vertrieblichen Erfolg durch Software zu schaffen. Es mussten nicht nur ordentliche Präsentationsmedien oder eine Werbewebsite erstellt, sondern überhaupt ein Vertriebs-/ und Rolloutprozess kreiert werden. Als Hilfe diente eine Art CRM im Confluence. Aufgrund der anfänglich kleinen Kundenzahl gab es keinerlei Einrichtungssoftware oder technischen Hilfe. Deswegen startete ich den Entwicklungsprozess für eine Consultant-Software, um die Consultants optimal zu unterstützen. Nicht nur der Vertrieb und der Rollout gehörte zu den Aufgaben, sondern auch das Halten von externen und internen Schulungen und der technische Support. Für diesen Support ist erst ein OTRS-Ticketsystem und Anschluss ein Jira Service Management in Benutzung für eine effiziente und nachverfolgbare Kundenbetreuung zu schaffen. Speziell mit einer Wissensdatenbank sowie einen Self-Information-System. Aufgrund der steigenden Kundenanzahl kamen weitere Consultant-Stellen hinzu, welche, unter der fachlichen Führung von mir, die Arbeit aufnahmen. Zu meinen betreuten Kunden gehören vier der fünf größten Krankenhausgruppen Deutschlands, DAX-Konzerne, große Bistümer und sehr große Wohlfahrtsverbände wie AWO’s, DRK-Verbände und Diakonien. Meine Hauptaufgabe für diesen Part war der Vertrieb der eigenentwickelten SaaS-Softwarelösung ecconnect sowie das Einsammeln von Feedback, um weitere neue Funktionen oder verbesserte Funktionen für die Kunden zu erstellen. Außerdem gehörte der Bereich des Datenschutzes zu meinem Bereich. Die Software bietet einen Bereich an, in welchem man als Kunde eigene Daten ablegen kann, weswegen wir hier eine Auftragsverarbeitung liegen. Aufgrund der Krankenhaus- und Wohlfahrtskunden handelt es sich hier teilweise um sensible persönliche und medizinische Daten, weswegen es immer wieder Gespräche mit Datenschutzbeauftragten der Kunden oder des Bundeslandes gab.Abgerundet ist die Stelle durch selbst initiierte Projekte als Product Owner, welche Sie in dem weiteren Verlauf des CV’s sehen können. Die wichtigste Aufgabe war aber der Austausch mit den Großkunden. Hier sind teilweise monatliche Workshops gewesen, um die Software weiterzubringen. Dazu kamen das Planen und Veranstalten von User-Group-Meetings, um den Austausch untereinander anzuregen.

Tools
Jira Confluence , Jira Project, CRM, Datenschutz, BPMN, MS Powerpoint , MS Excel , MS Word, MS Teams, JOTFORM

Team
3 IT-Consultants

Kundenanalyse, Kundendienst, Organisation des Vertriebs, Vertrieb (allg.), Workshop - Kundenorientierung

8/2015 – 6/2017

Problem
Krankenhaus-Kunden, mit hunderten/tausenden Versicherungsschäden im Jahr, haben große Probleme Zahlungen zuzuordnen, Dokumente abzulegen und gemeinsam auf Daten/Dokumente zuzugreifen. Gleichzeitig fehlt es an Übersicht der Verträge, speziell im Bereich der KFZ-Flotte sowie der einzelnen Risiken.

Kurzbeschreibung

Für diese großen Kunden ist eine eigene SaaS-Software zur Verwaltung von Schäden/Verträge sowie dem Risikomanagement entwickelt worden. Diese Software sollen so viele Sparten wie möglich abbilden. Dies betraf Sach, KFZ, Financial Lines, Haftpflicht und Cyber.

Meine Aufgaben
Das Projekt steht unter dem Motto “für und mit dem Kunden”, um teure Fehler zu vermeiden. Meine Aufgabe war es gemeinsam mit den Kunden diverse Anforderungen zu definieren, zu klassifizieren und zu übersetzen. Gleichzeitig hat das Unternehmen den Anspruch Daten (Bspw. Schadenmeldungen) direkt in die Bestandssysteme zu integrieren, weswegen viele weitere Interviews mit internen Fachteams nötig waren. Alle Ergebnisse dieser jeweiligen Teams mussten priorisiert und dann bei dem Dev-Team eingeplant werden. Die jeweiligen Workshops sind immer gemeinsam im Jira Confluence dokumentiert, damit jeder dauerhaften Zugriff auf die Ergebnisse hat. Gleichzeitig ist dies auch der Bereich für die gemeinsam definierten Peronas. Alle User-Stories, EPICs und Akzeptanzkriterien sind über das Jira Project in die Umsetzung gegangen. Hingegen fanden die BPMN-Prozesse ihren Platz im Confluence, um dies wieder optimal geteilt zu haben. Das Projekt wurde in diversen Versionen (MVP, Version 1, Version 2, .. ) aufgeteilt, um möglichst schnell an die ersten Kunden ran treten zu können. Mit den ersten Kunden ist ein sehr intensiver Austausch entstanden, um direkt das Feedback abzuholen und ggf. nachjustieren oder die Funktionen weiterzuentwickeln. Das Testmanagement gehörte zu meinen Aufgaben. Das Dev-Team hatte die Releases übernommen. Kunden, die bereits die Software hatten, konnten sich an mich als Support wenden. Dadurch ergaben sich immer wieder Verbesserungswünsche, die der Kunde durch Fragen mitgegeben hatten.

Softwarespezifikation
Individual-Software als SaaS mit Betrieb im eigenen Rechenzentrum. Entwickelt ist es mit JAVA und einem Vaadin Ui.

Grobe Funktionen, welche zur Entwicklung gehörten:
Vollständige digitale Akte
Automatisch zugeordneter Schriftwechsel in Richtung Makler und Kunde
Schadenmeldungen für jede Sparte
Einsicht in den aktuellen Stand jedes Schadens, mit einer ständig aktuellen Datenqualität
Automatisches Routing der jeweiligen Objekte zu den passenden Fachbetreuern
Automatische Anlage von Schäden im Maklerbestandssystem
Möglichkeit zur eigenen Schadenverwaltung von Fremdschäden, Eigenschäden oder Schäden innerhalb eines Selbstbehaltes
Aktuelle Vertragsinformationen jederzeit verfügbar

Tools
Jira Confluence, Jira Project, BPMN, Eclipse, KANBAN, OTRS, MS Teams

Team
3 Developer, 1 IT-Consultant / Product Owner

Referenz
-Hyperlink entfernt-

Requirements Management, Business Process Model and Notation, Jira, Kanban (Softwareentwicklung), Produktdesign, Prozessmanagement