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spezialisierter Backoffice Assistant / Virtual Assistant

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  • 12.09.2023

Kurzvorstellung

Ich führe ein spezialisiertes Backoffice-Unternehmen das Unternehmern sowie Selbstständigen tatkräftig unter die Arme greift. Gerne kann auch ein genauerer Eindruck auf der Firmenhomepage verschafft werden.

-Hyperlink entfernt-

Qualifikationen

  • Büroorganisation2 J.
  • Dokumentenmanagement
  • Einkauf (allg.)5 J.
  • Governance2 J.
  • Kundendienst6 J.
  • Organisation (allg.)
  • Projektdurchführung2 J.
  • Projektleitung / Teamleitung2 J.
  • Recruiting2 J.
  • Schadenregulierung2 J.

Projekt‐ & Berufserfahrung

Transport Planning Manager
Zalando SE, Remote
1/2023 – 6/2023 (6 Monate)
Handel
Tätigkeitszeitraum

1/2023 – 6/2023

Tätigkeitsbeschreibung

- Touren Forecast

- Abstimmung des Transportbedarfs mit den Spediteuren und Einholung von deren Bestätigungen für die benötigten Kapazitäten

- Lkw-Planung und -Disposition im TMS

- Implementierung von neuen Transportlinien

- Abstimmung von Transport Abfahrts- und Ankunftszeiten mit den verschiedenen Standorten und

- Dienstleistern für eine optimale Versorgung von Volumen (Kartonage)

- Wichtige Schnittstelle zwischen Spediteuren und Lagern

- Ursachenermittlung und Korrekturmaßnahmen bei Transportabweichungen

- Zusammenarbeit und Koordination mit internen und externen Abteilungen

- Überwachung von Schlüsselkennzahlen in Bezug auf Lkw-Volumen, Kosten und Leistung

- Prozess Dokumentation und Implementierung

- Prozess Optimierung

- Stückgutprozess-Aufbau im Rahmen neuer Transportlösungen für den Packaging-Bereich

- Hauptkommunikation auf Englisch

- Kontrolle der in-time Zustellung von Packaging-Volumen (im Rahmen der vorgebenen Transportzeiten)

- adhoc Transport-Anpassungen im Falle von Volumens- oder Bedarfsänderungen der verschiedenen Standorte und Stakeholder

- schnelles und flexibles Umdenken und Anpassen der Prozesse, für kosteneffiziente und optimale Planungen.

- Fokus auf Kostenoptimierung bzw. Maßnahmen zur Einsparung von Kosten entwickeln.

Eingesetzte Qualifikationen

Logistik (Allg.), Logistikplanung, Speditionslogistik, Transportlogistik, Verpackungslogistik

Transport Planning Manager
Zalando SE, Remote
10/2022 – 12/2022 (3 Monate)
Handel
Tätigkeitszeitraum

10/2022 – 12/2022

Tätigkeitsbeschreibung

- Touren Forecast
- Abstimmung des Transportbedarfs mit den Spediteuren und Einholung von deren Bestätigungen für die benötigten Kapazitäten
- Lkw-Planung und -Disposition im TMS
- Implementierung von neuen Transportlinien
- Wichtige Schnittstelle zwischen Spediteuren und Lagern
- Ursachenermittlung und Korrekturmaßnahmen bei Transportabweichungen
- Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
- Überwachung von Schlüsselkennzahlen in Bezug auf Lkw-Volumen, Kosten und Leistung
__________________________________________________________

- Truck forecasting
- Aligning transport needs with carriers and obtaining their confirmation for required capacities
- Truck planning and scheduling in TMS
- Implementation of new transport lines
- Key interface between carriers and the warehouses
- Root-cause and corrective actions related to transport deviations
- Cooperation with internal departments
- Monitoring of key metrics related to truck volumes, costs and performance

Eingesetzte Qualifikationen

Kommunikation (allg.), Logistik (Allg.), Logistikplanung, Transportlogistik, Verkehrsplanung

Projektleiter / Postmaster
Mobexo GmbH, Remote
4/2022 – offen (2 Jahre, 8 Monate)
Dienstleistungsbranchen (Service)
Tätigkeitszeitraum

4/2022 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

- Überwachung der eingehenden E-Mails im Posteingang
- Priorisierung der eingehenden Mails und Aufträge
- Auftragsteuerung / -verteilung
- Projektleitung des Postmasterteams
- Schulung des Postmasterteams bei neuen Prozessen
- Delegation von Aufträgen und Aufgaben an interne Facharbeiter
- aktive Bearbeitung der eingehenden Vorgänge:

> Erstellung neuer Aufträge
> Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Versicherungen
> Nachfassen ausstehender Rückmeldungen
> gezielte Unterstützung der internen Facharbeiter zur Sicherstellung der Fortführung laufender Aufträge


Tools:

- MS Teams
- MS Office
- MS Dynamics
- MS One Note
- Sharepoint

Eingesetzte Qualifikationen

Projektdurchführung, Projektleitung / Teamleitung, Schadenregulierung, Governance

Virtuelle Assistenz
Mobexo GmbH, Remote
1/2022 – 3/2022 (3 Monate)
Dienstleistungsbranchen (Service)
Tätigkeitszeitraum

1/2022 – 3/2022

Tätigkeitsbeschreibung

- Regelmäßige Überwachung des Posteingangs zum Zwecke der gezielten
Priorisierung von Vorgängen nach Vorgaben und entsprechende Dokumentation inkl. nachhalten der weiteren internen Bearbeitung.

- Direktkommunikation per Telefon und EMail mit Kunden/Fahrzeugnutzern
/Werkstätten zur Reduzierung von Reklamationen und Nachfragen zur Erhöhung der Kunden-/Nutzerzufriedenheit

- Aktive Unterstützung der kaufmännischen Sachbearbeiter bei der Auftragssteuerung und beim Nachfassen ausstehender Rückmeldungen


Tools:

- MS Teams
- MS Office
- MS Dynamics
- MS One Note
- Sharepoint

Eingesetzte Qualifikationen

Schreiben von Dokumentation, Dokumentenmanagement, Kundendienst, Organisation (allg.)

HR Recruiting
Talentie Gbr, Remote
1/2022 – offen (2 Jahre, 11 Monate)
Handel
Tätigkeitszeitraum

1/2022 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

- Durchsicht von Bewerbungsunterlagen
- Pre-Screenings
- Führen von Telefoninterviews & Vorgesprächen
- Networking
- Active Sourcing/Direktansprache
- Datenverwaltung und -pflege
- Recherchetätigkeiten zu Stellen und Auftraggebern
- Schriftverkehr mit Bewerbern und Auftraggebern
- Erstellung von Bewerberprofilen
- Terminierung und Organisation von Telefoninterviews

Eingesetzte Qualifikationen

Recruiting

Account Manager (Festanstellung)
REXCAR GmbH, Ingolstadt
3/2020 – 11/2020 (9 Monate)
Onlineplattform
Tätigkeitszeitraum

3/2020 – 11/2020

Tätigkeitsbeschreibung

- Akquise von Neukunden, Kontakt Auf- und Ausbau zu wichtigen Entscheidern
- Betreuung von wichtigen Accounts: telefonische Beratung sowie vor Ort beim Kunden
- Angebotserstellung, Verhandlung, Nachverfolgung und Vertragsabschluss
- Aufbau des Kundennetzwerks im B2B-Bereich
- Konzepterstellung zu strategischen Maßnahmen der Kundenbindung
- Eigenverantwortliche Planung, Vorbereitung und Durchführung von Akquise- und Vertriebsgesprächen, sowie deren Nachbearbeitung und Dokumentation
- Pflege und Verwaltung der Kundendaten im CRMSystem
- Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der bestehenden Prozesse und Schnittstellen.
- Gezielte Marktbeobachtung und Wettbewerbsanalyse


Tools:

- Bitrix 24
- MS Office

Eingesetzte Qualifikationen

Akquise / Kontakt, Angebotskalkulation, Angebotsmanagement, Auftragsverwaltung, Business to Business, Datenmanagement, Kundendienst

Innendienstmitarbeiter (Festanstellung)
Ammon Beschläge-Handels GmbH, Oberhausen/Kreut
11/2017 – 11/2019 (2 Jahre, 1 Monat)
Baubeschlag, Sicherheitstechnik
Tätigkeitszeitraum

11/2017 – 11/2019

Tätigkeitsbeschreibung

- Telefonische Beratung
- Angebotserstellung und -verfolgung
- Auftragserfassung und -abwicklung
- Komplettbetreuung der Kunden eines
- Verkaufsbetriebes
- Zuständigkeit eigener Verkaufsgebiete
- Erstellung von Schließplänen
- Konfiguration von Maßanfertigung
- Überwachung von Lieferterminen
- Kontrolle der Auftragsbestätigungen
- Abstimmung und Klärung mit Lieferanten hinsichtlich Technik, Liefertermin, Preisgestaltung und Reklamation
- Abstimmung mit der Logistik hinsichtlich Einhaltung von Fixterminen, Sondertouren und interne Touren
- Allgemeine Bürotätigkeiten
- Absprachen mit Lieferanten bezogen auf Lieferterminen
- Preisverhandlungen aufgrund von Bestellungen höherer Mengen mit den Lieferanten
- Absprachen der Liefermöglichkeiten (Menge) mit den Lieferanten
- Bestellung von Waren (Auftragsbezogen)
- Klärung von Rückfragen technischer Produkte mit den Lieferanten


Tools:

- AS400
- MS Office

Eingesetzte Qualifikationen

Angebotskalkulation, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Einkauf (allg.), Kundendienst

Vertriebsinnendienstmitarbeiter (Festanstellung)
Eduard Lutz GmbH, Neuburg an der Donau
9/2014 – 10/2017 (3 Jahre, 2 Monate)
Handwerkerbedarf
Tätigkeitszeitraum

9/2014 – 10/2017

Tätigkeitsbeschreibung

- Auftragsabwicklung mit Kunden und Lieferanten
- Telefonische Auftragsannahme
- Koordination von Außendienstaufträgen
- Angebotswesen
- Auftragsbezogene Bestellungen beim Lieferanten
- Prüfung der Lagerbestandes sowie Nachbestellung

Eingesetzte Qualifikationen

Angebotskalkulation, Auftragsverwaltung, Einkauf (allg.), Kundendienst

Zertifikate

Technischer Fachkaufmann für Beschlag-Technik
2019
Kaufmann International
2016

Ausbildung

Wirtschaftsfachwirt
Geprüfter Wirtschaftsfachwirt IHK
2021
Ingolstadt
Groß- und Außenhandelskaufmann
Ausbildung
2014
Neuburg an der Donau

Über mich

[...] befreit Sie von unnötigem Ballast. Ganz gleich ob renommierter Geschäftsführer oder Kleinunternehmer. Ich stehe für jegliche Unternehmensgröße zur Verfügung.

Die Qualität meiner Leistungen steht an erster Stelle! Bei mir finden Sie smarte, agile und anpassbare Lösungen, für all meine Kunden. Sie erhalten höchstmöglichen Einsatz, um hervorragende Resultate zu erzielen. Mit meinem Service, werden Sie sich wieder auf die wichtigen Dinge konzentrieren können. Den Rest erledige ich für Sie.

Weitere Kenntnisse

MS Office, Citrix, WWS-Upos, Lotus Notes, Open Office, Renz-Konfigurator, ISI-HA

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Gut)
Reisebereitschaft
auf Anfrage
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Home-Office
bevorzugt
Profilaufrufe
798
Alter
27
Berufserfahrung
10 Jahre und 3 Monate (seit 08/2014)

Kontaktdaten

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