Projektmanagement - Office-Management
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- 28.01.2025
Kurzvorstellung
Auszug Referenzen (6)
"Y. hat dieses Projekt vorbildlich von Anfang bis Ende umgesetzt!"
2/2024 – 7/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Das Ziel des Projekts war die Einführung des digitalen Zeiterfassungstools Crewmeister, um die Arbeitszeiten der Muschelfischer effizient und transparent zu erfassen. Die Digitalisierung der Zeiterfassung soll manuelle Prozesse ersetzen, Fehlerquellen minimieren und die Verwaltung der Arbeitszeiten erheblich vereinfachen.
Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projekts wurde die Arbeitszeiterfassung der Muschelfischer modernisiert und an die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt angepasst.
HR Business Partner, Kommunikation (allg.), Projektkoordinator
"Frau G. hat auch dieses Projekt wieder mit Bravour und großem Einsatz für uns abgeschlossen, die nächsten Projekte warten schon. Danke!"
1/2023 – 3/2023
TätigkeitsbeschreibungProjektleitung für Branchenkampagne "Mega Movie Week". Eine Initiative zur Förderung des digitalen Transaktionskaufs von Kinoproduktionen.
Eingesetzte QualifikationenManagement (allg.)
"Ich bestätige, das Y. G. als Projektleiterin bei [...] gearbeitet hat."
1/2015 – 3/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Prüfung einer Familiennachfolge
• Selbstständige Organisation der Verwaltung von [...]
• Kundenakquise, Networkaufbau im Shopping Mall-Bereich
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Shop-in-Shop-Systemen
Corporate Design, Office Management, Vertrieb (allg.)
"Y. hat unser Unternehmen sehr erfolgreich unterstützt, agierte versiert und umsichtig. Auch jetzt unterstützt sie uns als Freelancerin. Danke!"
1/2014 – 12/2018
Tätigkeitsbeschreibung
• Aufgaben der Geschäfts- und Betriebsleitung
• Strategische Entwicklung neuer Geschäftsfelder
• Kundennetworking, Interessenwahrnehmung der Unternehmen der ARGE in
Vereinen, Verbänden und Port Authority
• Selbstständige Organisation der Verwaltung in allen Belangen für weitere Gesell-schaftsunternehmen in der Arbeitsgemeinschaft (Max Meyn – Lütgens & Reimers GmbH & Co. KG, POCC Port & Offshore Coordination Center GmbH, POCC Boot & Service GmbH sowie die Hamburg Boatmen Association GmbH)
• Selbstständige Personalbetreuung und –verwaltung für diese Gesellschaftsunter-nehmen, Ausbildungsbetreuung
• Gesellschaftsrechtliche Themen
• Vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit dem Steuerberater
• Qualitätsmanagementbeauftragte
• Presse-/Öffentlichkeitsarbeit
• Fuhrparkverwaltung
Fuhrpark-Management, Management (allg.), Office Management, Organisation (allg.), Personalbetreuung
"Y. bietet wertvolle Unterstützung, auf die man sich immer verlassen kann - starke Frau, die einem den Rücken freihält!"
2/2011 – 9/2015
Tätigkeitsbeschreibung
Assistentin der Geschäftsführung:
• Eigenverantwortliche Organisation der Position
• Neustrukturierung des Personalwesens
• Personalsachbearbeitung
• Führung Personalgespräche
• Arbeits- und Vertragsrecht
• Administrative Aufgaben im Bewerbermanagementsystem
• Recruiting von Fach- und Führungskräften für Mandanten
• Buchhaltungsvorbereitung und –überwachung/Controlling
• Bankvollmacht
• Neustrukturierung und Organisation des Büros
• Vorbereitung und Durchführung von internen/externen Konferenzen
• Veranstaltungsorganisation
• Reisemanagement
• Verfassen von Stellenanzeigen
Office Management, Unternehmensstrukturen
"Die Zusammenarbeit mit Frau G. war stets professionell, sie hat uns sehr erfolgreich unterstützt. Wir konnten uns jederzeit auf sie verlassen."
3/2006 – 1/2011
Tätigkeitsbeschreibung
• Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats
• Protokollführung
• Termin- und Reiseplanung
• Vor- und Nachbereitung von Reiseunterlagen
• Reisekostenabrechnung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen
• Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Planung und Durchführung von Kundenevents
• Erledigung der Korrespondenz nach Stichworten und selbständig
• Gästebewirtung und -betreuung
• Kassenführung
• Netzwerkaufbau für Hafenplayer norddeutsche Häfen
Lotus Notes Domino Server, Microsoft Office 365
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
2/2024 – 7/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Das Ziel des Projekts war die Einführung des digitalen Zeiterfassungstools Crewmeister, um die Arbeitszeiten der Muschelfischer effizient und transparent zu erfassen. Die Digitalisierung der Zeiterfassung soll manuelle Prozesse ersetzen, Fehlerquellen minimieren und die Verwaltung der Arbeitszeiten erheblich vereinfachen.
Mit der erfolgreichen Umsetzung des Projekts wurde die Arbeitszeiterfassung der Muschelfischer modernisiert und an die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt angepasst.
HR Business Partner, Kommunikation (allg.), Projektkoordinator
1/2023 – 3/2023
TätigkeitsbeschreibungProjektleitung für Branchenkampagne "Mega Movie Week". Eine Initiative zur Förderung des digitalen Transaktionskaufs von Kinoproduktionen.
Eingesetzte QualifikationenManagement (allg.)
1/2023 – offen
TätigkeitsbeschreibungProjektüberwachung und -koordination am EU-Projekt "OLAMUR" beteiligter Stakeholder, Vertretung in Konferenzen (International), Abruf und Verwaltung von EU-Fördergeldern, Unterstützung beim Bau von Versuchsplattformen zur Erforschung von nachhaltiger Zucht v. Muscheln u. Algen.
Eingesetzte QualifikationenAblauforganisation, Interne Kommunikation, Projektleitung / Teamleitung
11/2022 – 5/2023
TätigkeitsbeschreibungProjektleitung zur Einführung einer All-in-one-HRSoftware für 100 Mitarbeiter
Eingesetzte QualifikationenManagement (allg.), Projektmanagement - Personalmanagement
1/2015 – 3/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Prüfung einer Familiennachfolge
• Selbstständige Organisation der Verwaltung von [...]
• Kundenakquise, Networkaufbau im Shopping Mall-Bereich
• Mitwirkung bei der Entwicklung von Shop-in-Shop-Systemen
Corporate Design, Office Management, Vertrieb (allg.)
1/2014 – 12/2018
Tätigkeitsbeschreibung
• Aufgaben der Geschäfts- und Betriebsleitung
• Strategische Entwicklung neuer Geschäftsfelder
• Kundennetworking, Interessenwahrnehmung der Unternehmen der ARGE in
Vereinen, Verbänden und Port Authority
• Selbstständige Organisation der Verwaltung in allen Belangen für weitere Gesell-schaftsunternehmen in der Arbeitsgemeinschaft (Max Meyn – Lütgens & Reimers GmbH & Co. KG, POCC Port & Offshore Coordination Center GmbH, POCC Boot & Service GmbH sowie die Hamburg Boatmen Association GmbH)
• Selbstständige Personalbetreuung und –verwaltung für diese Gesellschaftsunter-nehmen, Ausbildungsbetreuung
• Gesellschaftsrechtliche Themen
• Vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit dem Steuerberater
• Qualitätsmanagementbeauftragte
• Presse-/Öffentlichkeitsarbeit
• Fuhrparkverwaltung
Fuhrpark-Management, Management (allg.), Office Management, Organisation (allg.), Personalbetreuung
2/2011 – 9/2015
Tätigkeitsbeschreibung
Assistentin der Geschäftsführung:
• Eigenverantwortliche Organisation der Position
• Neustrukturierung des Personalwesens
• Personalsachbearbeitung
• Führung Personalgespräche
• Arbeits- und Vertragsrecht
• Administrative Aufgaben im Bewerbermanagementsystem
• Recruiting von Fach- und Führungskräften für Mandanten
• Buchhaltungsvorbereitung und –überwachung/Controlling
• Bankvollmacht
• Neustrukturierung und Organisation des Büros
• Vorbereitung und Durchführung von internen/externen Konferenzen
• Veranstaltungsorganisation
• Reisemanagement
• Verfassen von Stellenanzeigen
Office Management, Unternehmensstrukturen
3/2006 – 1/2011
Tätigkeitsbeschreibung
• Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats
• Protokollführung
• Termin- und Reiseplanung
• Vor- und Nachbereitung von Reiseunterlagen
• Reisekostenabrechnung
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen
• Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Planung und Durchführung von Kundenevents
• Erledigung der Korrespondenz nach Stichworten und selbständig
• Gästebewirtung und -betreuung
• Kassenführung
• Netzwerkaufbau für Hafenplayer norddeutsche Häfen
Lotus Notes Domino Server, Microsoft Office 365
9/1988 – 8/1989
Tätigkeitsbeschreibung
Empfangssekretärin
• Telefonvermittlung
• Gästebetreuung
• Auftragsannahme
• Postbearbeitung
• Korrespondenz für die Geschäftsführung
Office Management
Ausbildung
Jork
Über mich
- Strategisch denkende Allrounderin mit exzellentem Zeitmanagement, herausragendem Organisationstalent und ausgeprägter Serviceorientierung. - Fundierte kaufmännische Expertise gepaart mit einem praxisnahen „Hands-On“-Ansatz bei der Planung und Umsetzung von Projekten.
- Sympathische Teamplayerin mit hoher sozialer Kompetenz, ausgeprägter Menschenkenntnis und Empathie, die sowohl auf fachlicher als auch auf menschlicher Ebene überzeugt.
- Leitung der Geschäftsstellen für Vereine und Verbände in unterschiedlichen Branchen. Verwaltung mehrerer Unternehmen, die nur eingeschränkt oder nicht mehr operativ tätig sind.
- Gesellschaftermanagement.
- Organisation von Firmen-/Verbands- und Branchenevents.
- Buchhaltungs- und Koordinationskommunikation.
- Verantwortung für die Aktualisierung und Pflege von Unternehmenswebsites und das Management der Social- Media-Präsenzen.
Da Loyalität und Diskretion in meinem Beruf unerlässlich sind, kann ich meine jetzigen Kunden namentlich an dieser Stelle nicht preisgeben.
Meine Kunden kommen hauptsächlich aus den Bereichen
• Maritime Wirtschaft
• Filmbranche
• Fischwirtschaft
• Logistik
• Kulturszene.
Weitere Kenntnisse
- Projektmanagement
- Office Management
- Restukturierung Backoffice
- Eventorganisation
- Aufgabenerfüllung vor Ort und Remote
- Geschäftsstellenleitung von Verbänden und Vereinen
- Unterstützung und Beratung von Führungskräften
- Gesellschaftermanagement
- HR-Tätigkeiten
- Event- und Versammlungsmanagement
- Buchhaltungs- und Koordinationskommunikation
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Französisch (Grundkenntnisse)
- Europäische Union
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