Virtuelle Assistenz (Interims-, GF-, Projektassistenz / PMO, Dokumentenmanagement, vorb. Buchhaltung) - Schwerpunkt Baubranche

8/2021 – 12/2021

Akquise + Fortbildung in den Themenfeldern:
- Projektmanagement, MS Project und Wirtschaftsenglisch -

INHALT DER FORTBILDUNG:
Projektorganisation
- Methoden
- Abwicklung und Steuerung
- Ressourcenmanagement
- Projektauswertung
Microsoft® Project
- Vorgänge organisieren
- Ressourcen
- Vorgänge Ressourcen zuordnen
- Projektpläne formatieren und drucken
- Projektfortschritt verfolgen
- Feinabstimmung von Ressourcen- und Zuordnungsdetails
- Projektpläne optimieren
- Projektdetails organisieren, formatieren und verfolgen
- Datenaustausch zwischen MS Project und anderen
Anwendungen
- Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben
Projektmanagement, Aufbaukurs
- Projektorganisation
- Methoden des Projektmanagements
- Abwicklung und Steuerung Aufgabenverteilung
- Projektsteuerung/Projektcontrolling
- Dokumentation
- Datenstruktur
- Definition der Projektumgebung
- Terminmanagement
- Projektansichten / Diagramme
- Ressourcenmanagement
- Leistungs- und dauergesteuerte Terminplanung
- Ressourcenzuweisung und -auswertung
- Projektstatistik und -verfolgung
- Definition von Sollwerten (Basisplan)
- Terminverfolgung
- Überwachung der Ressourcenleistung
- Kostenverfolgung
- Wirtschaftsenglisch

Projektmanagement

1/2018 – 7/2021

- Führung und Aktualisierung von verschiedenen Listen nach Vorgabe, z.B. Kalkulationen, Budgetplanung, Projektstatusberichte, Wirtschaftlichkeitsberechnungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
- Korrespondenz mit Projektbeteiligten
- Mitwirkung bei der Erstellung von GU-Verträgen
- Steuerung und Mitwirkung bei Abnahmen des Gemeinschaftseigentums
- Tägliches Bearbeiten der Wiedervorlage / Fristenkontrolle für die Projektleiter/Projektsteuerer
- Rechnungsfreigaben
- Büroorganisation
- Terminplanung und -überwachung
- Zusammenstellung von Revisionsunterlagen
- Bearbeitung von Abnahme- und Übergabeprotokollen
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Assistenzaufgaben für Abteilungsleitung
- Allgemeine Büroarbeiten
- Pflege von Datenräumen / Dokumentenmanagement / Digitale Ablage / Papierablage

Ablauf- / Terminmanagement, Ablauforganisation, Arbeitsablaufplanung, Auftragsabrechnung, Büroorganisation, MS Office (Anwenderkenntnisse), Projekt-Dokumentation, Projekt - Berichtswesen, Projektassistenz, Projektdurchführung, Projektkalkulation, Projektmanagement - Kommunikation, Projektorganisation

3/2016 – 10/2017

- Abwicklung Korrespondenz
- Terminmanagement
- allgemeine Assistenzaufgaben für Projektsteuerung und Abteilungsleitung
- Protokollführung
- Reisebuchungen
- Wiedervorlageverwaltung u. Fristenkontrollen
- Recherchen
- Einholung und Beauftragung von Angeboten und Wartungsverträgen
- Zusammenstellung Vertragsunterlagen (Due Diligence für Globalverkäufe)
- digitale Projektablage und Papierablage
- Versicherungsaufstellung für Objekteinrichtungen kumuliert und nach Leanplan
- Anfertigung eines Wohnungsleitfadens
- Unterstützung bei Abnahmen, Schlüsselübergaben
- Organisation und Koordination bei Versorgerthemen

Ablauf- / Terminmanagement, Arbeitsablaufplanung, Büroorganisation, Projekt-Dokumentation, Projekt - Berichtswesen, Projektassistenz, Projektdurchführung, Projektmanagement - Kommunikation, Projektmanagement - Office, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Projektorganisation, Technische Projektassistenz

7/2015 – 3/2016

- vorbereitende Buchhaltung
- Terminmanagement mit Kunden
- Ablageverwaltung

Ablauf- / Terminmanagement, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Projekt-Dokumentation

10/2013 – 6/2015

- Korrespondenz der Geschäftsführung und Bauleitung
- Termin- und Besprechungsvorbereitungen
- Telefondienst
- Tagespost
- Ablage
- Archivierung von Dokumenten und Produktinformationen
- Allgemeine Büroarbeiten

Büroorganisation, Projekt-Dokumentation, Projektassistenz

4/2013 – 4/2015

- Unterstützung der Aufsichtspersonen bei Überwachungs- und Beratungstätigkeiten
- Terminabstimmung und -nachverfolgung
- Schnittstelle zwischen Mitgliedern und Aufsichtspersonen
- Zusammenstellen von Unterlagen für Außendienst
- Korrespondenzabwicklung
- Aktualisierung von Erfassungs- und Erhebungsdaten
- Erstellung von Dokumentationen der Aufsichtspersonen
- Planung, Vorbereitung und Endbearbeitung von Seminaren der Erwachsenenbildung
- Schwerpunkt in Unterstützung Aufsichtspersonen bei ihren Arbeitskreissitzungen
- Reservierungen von Reisen, Räumen, Hotels
- Vorbereitung von Arbeitsunterlagen
- Betreuung von Veranstaltungen vor Ort
- Dokumentation / Protokollierung der Ergebnisse

Ablauf- / Terminmanagement, Büroorganisation, Projekt-Dokumentation, Projektmanagement - Seminar, Projektorganisation

2/2013 – 4/2013

- Reaktivierung des vorhandenen Wortschatzes inkl. Grammatik und Redewendungen
- Aufbau und Erweiterung des berufsbezogenen Wortschatzes (Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Beschaffung, Logistik, Vertrieb und Marketing)
- Textverständnis Lesen
- Textverständnis Hören
- Übungen in Handelskorrespondenz unter Berücksichtigung aktueller Normen (Briefgestaltung, Angebote, Berichte, Rechnungen, Präsentationen, Notizen, Faxe, e-mails)
- Abbau von Sprachhemmungen durch Konversationsübungen und Rollenspielen anhand authentischer Situationen mit berufstypischen Inhalten in Einzel- und Kleingruppengesprächen (Telefontraining, Diskussionen, Kunden- und Mitarbeitergespräche)
- Besonderheiten bei Bewerbungen in englischer Sprache, Training von Vorstellungsgesprächen
- Vorbereitung auf die LCCI-Prüfung "English for Business"

Projektmanagement - Lehrgänge

1/2013 – 2/2013

- Termin- und Reisedisposition
- Auftragsmanagement
- Angebots- und Rechnungsstellung
- vorbereitende Buchhaltung
- Vertretung der Geschäftsführerin während des Urlaubs

Ablauf- / Terminmanagement, Auftragsabrechnung, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Büroplanung, Interim Management, Projekt-Dokumentation

10/2012 – 12/2012

- Diverse Kleinaufträge
- Abwicklung Büroservice, da Ende der Selbständigkeit geplant

Betriebsorganisation, Entscheidungsprozessmanagement, Karrieremanagement, Lektorat

5/2012 – 9/2012

- Planung und Aufbau der Niederlassung in Köln
- Planung und Konzeption von Vertriebsstrukturen mit Teilaufgaben im Marketingbereich
- Mitarbeit an Vertragsentwürfen und Arbeitsdokumenten
- Erstellung von Konzepten für Kunden und Kooperationspartnern
- Entwicklung und Konzeption von Vertriebsmaßnahmen sowie Unterstützung bei der Gewinnung von Kundenaufträgen
- Kundenpflege und Angebotserstellung
- Berichterstattung an die Geschäftsführung
- Kundenbedarfsanalyse und Koordination inkl. Vor- und Nachbereitung
- Büroadministration
- Recherche-/Akquisearbeiten

Ablauforganisation, Akquise / Kontakt, Büroplanung, Kundenanalyse, Marketing- / Vertriebsanalyse, PMO, Projekt-Dokumentation, Projekt - Berichtswesen, Projektmanagement - Konzeption / Vorgehensmodell, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Projektplanung / -vorbereitung

1/2012 – 4/2012

- Erstellung von Konzept
- Erstellung von Präsentationen
- Vorbereitung auf Investorengesprächen
- Vertragsgespräche
- Korrespondenz- und Terminmanagement

Ablauf- / Terminmanagement, Ablauforganisation, Büroorganisation, Anlegerbeziehungen, Projektmanagement - Kommunikation, Projektmanagement - Konzeption / Vorgehensmodell, Projektmanagementberatung, Vertragsmanagement

10/2011 – 12/2011

- Planung einer Gesellschaftsgründung "Unternehmen auf dem freiberuflichen
Markt" (Namensfindung, Logogestaltung, Strukturplanung, Angebotseinholungen für Webseitenerstellung)
- Akquisetätigkeiten
(Referenz über XING: Andrea Weller-Zehl)

Akquise / Kontakt, Angebotsmanagement, Büroorganisation, Recruitment Beratung, Personalbetreuung, Personalverwaltung, Projektmanagement - Konzeption / Vorgehensmodell

9/2011 – 10/2011

- Auftragssachbearbeitung bei AMADA Machine Tools Europe in Düsseldorf-Haan
- Unterstützung der Projektleitung Einkauf
- Bestell- und Reklamationswesen
- Angebots- und Rechnungsstellung
- Eingaben über Warenwirtschaftssystem

Angebotsmanagement, Auftragsabrechnung, Auftragsverwaltung, Bestellrechnung, Büroorganisation, Einkauf (allg.)

8/2011 – 8/2011

- Führung des Sekretariats
- Aktenführung
- Korrespondenz
- Fristenverwaltung
- Schreibarbeiten
- Wiedervorlage
- allgemeine Sekretariatsarbeiten

Büroorganisation, Projekt-Dokumentation, Terminverfolgung

4/2011 – 4/2011

- Abschrift eines Diktats anhand Aufnahmen der 3. Regionalen Fachtagung des Sportministeriums Nordrhein-Westfalen zum Thema "Bewegung und Ernährung"

Büroorganisation, Kommunikation (allg.)

3/2011 – 7/2011

- Vorbereitende Buchhaltung
- Kontierung/Fakturierung (Scan von Rechnungen)
- Rechnungsstellung (Kreditoren/Debitoren)

Ablauf- / Terminmanagement, Büroorganisation, Debitorenbuchhaltung, Fakturier- / Mahnwesen, Kreditorenbuchhaltung

1/2011 – 8/2011

- An und Abmeldungen des Personals
- Vertragsangelegenheiten
- Korrespondenz mit Steuerberatung

Büroorganisation, Personalverwaltung, Projektmanagement - Vertragsmanagement

1/2011 – 8/2011

- Büroorganisation allgemein
- Vorbereitende Buchhaltung
- Kontierung/Fakturierung (Scan von Rechnungen)
- Rechnungsstellung (Kreditoren/Debitoren)

Büroorganisation, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung

11/2010 – 12/2010

- Empfangstätigkeiten bei AMADA Machine Tools in Düsseldorf-Haan
- Büromaterialbestellung
- Sekretariatsarbeiten

Büroorganisation

9/2010 – 9/2010

- Unterstützung beim Aufbau der Struktur von Bewerbungen
- Erstellung Bewerbungen

Büroorganisation, Projektmanagement - Projektentwicklung

8/2010 – 8/2010

- allgemeine Büroarbeiten
- Terminmanagement und -verfolgung
- Wiedervorlagen- und Fristenverwaltung
- Aktenvewaltung
- Korrespondenz nach Diktat
- Telefondienst

Ablauf- / Terminmanagement, Büroorganisation, Projekt-Dokumentation, Projekt - Berichtswesen

7/2010 – 7/2010

- Unterstützung im Direktmarketing
- Organisation und Versand von Werbematerial einer Vertriebskampagne

Büroorganisation, Direkt Marketing, Versandabwicklung

6/2010 – 6/2010

- Beratung / Coaching Unternehmensgründung
- Unterstützung beim Erstellen eines Businessplans
- Reinschrift des Businessplans

Gründungsberatung, Prozessmanagement

6/2010 – 6/2010

- allgemeine Büroarbeiten
- Terminmanagement und -verfolgung
- Wiedervorlagen- und Fristenverwaltung
- Aktenvewaltung
- Korrespondenz nach Diktat
- Telefondienst

Ablauf- / Terminmanagement, Büroorganisation, Projekt-Dokumentation

5/2010 – 5/2010

- Unterstützung bei Datensatzbereinigung
- Umzugsvorbereitungen
- Korrespondenz mit Kunden
- digitale Briefpapiererstellung und Büroorganisation allgemein

Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Print Marketing, Projekt-Dokumentation, Workflows, Versicherungsberatung

4/2010 – 4/2010

- Unterstützung bei der Konzeption eines Pilotprojekts (Sekada-Redaktion-Reiseplanung und - realisation)

Büroorganisation, Büroplanung, Prozessmanagement

4/2010 – 4/2010

- Empfangsmitarbeiterin bei Adobe Sysems, Köln
- Vergabe Zugangsberechtigungen
- Empfang von Gästen inkl. Bewirtung
- Rechnungsprüfung
- Büromaterialbestellung
- allgemeine Büroarbeiten

Buchhaltung, Büroorganisation, Einkauf (allg.)

3/2010 – 5/2010

- Unterstützung beim Aufbau der Struktur von Bewerbungen
- Erstellung von Bewerbungen

Projektmanagement - Personalmanagement, Schulung / Coaching (allg.)

2/2010 – 2/2010

- Unterstützung bei der Existenzgründung
- Administration und Abwicklung
- Unternehmensgründung

Büroorganisation, Gründungsberatung, Prozessmanagement

1/2010 – 4/2010

- Gründung Büroservice "[...]"
- Akquisearbeiten
- Netzwerken mit SEKADA

Akquise / Kontakt, Büroorganisation, Einkaufsorganisation, Entscheidungsprozessmanagement, Externe Kommunikation

11/2009 – 12/2009

- Erstellung Businessplan / Einreichung bei IHK
- Gewerbeanmeldung
- Bürosuche/Anmietung
- Homepageerstellung
- Inventaranschaffung
- Organisation und Koordination

Analyse der Markt- / Wettbewerbsposition, Art direction, Auftragsverwaltung, Einkauf (allg.), Geschäftsfeldstrategie, Gründungsberatung, Grundbesitz, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Prozessmanagement, Vertragsrecht

2/2005 – 10/2009

- Kalender-/Terminverwaltung und -koordination/-planung
- Erstellung Korrespondenz sowie Umverteilung (eigenverantwortlich, nach Diktat, Vorlage, Stichpunkten)
- Erfassung von Ergebniszahlen
- Erstellung von Agenden für die GF sowie Einarbeitung von Ergebniszahlen sowie Umverteilung der Protokolle
- Bearbeitung von Tabellenkalkulationen
- Erstellung und Versand von Rechnungen
- Postbearbeitung / Vorselektion für Geschäftsführer, Projektleitung und Bauleitung
- Reisebuchungen (Hotel, Flug, Bahn, Mietwagen)
- Organisation von Konferenzen und Besprechungen
- Wiedervorlageverwaltung und Fristenkontrolle
- Verfassen von Angeboten sowie Nachunternehmeraufträgen und Preisspiegeln
- Erstellen monatlicher Zeiterfassung
- Kassenbuchabrechnung
- Bürgschaftsverwaltung
- Büromaterialbestellung
- Koordination und Versand von Karten und Präsenten
- Vertretung der Geschäftsführungssekretärin des Gewerbebaus
- Telefondienst
- zeitweise Vertretung für Empfang

Ablauf- / Terminmanagement, Angebotsmanagement, Büroorganisation, Büroplanung, Konferenzgestaltung, Projekt - Berichtswesen, Rechnungswesen (allg.), Technische Projektassistenz

1/2004 – 1/2005

- Unterstützung beim Bewerten von antikem Blechspielzeug
- Unterstützung bei Auktionen
- Versandvorbereitung bis Versand
- Rechnungserstellung und Versand
- vorbereitende Buchhaltung
- Datenpflege
- allgemeine Büroarbeiten
- Telefondienst
- Botengänge

Ablauf- / Terminmanagement, Auftragsverwaltung, Auktionshandel, Buchhaltung, Büroorganisation

9/2002 – 12/2003

- Aufbau und Koordination des Geschäftsführungssekretariates
- allgemeine Sekretariats- und Sachbearbeitertätigkeiten
- administrative Unterstützung und Entlastung des Geschäftsführers
- Vorbereitung und Organisation von Reisen und Veranstaltungen
- Auftrags- und Bestellabwicklung der Servicedienstleistungen
- Disposition und Organisation von Insertionen sowie Überprüfung redaktioneller Beiträge für Verbandszeitschrift "Der Hausarzt"
- Überwachung Vertragsmodalitäten
- Organisation und Kommunikation als Schnittstelle zwischen Bundesgeschäftsstelle und Landesverbänden des Deutschen Hausärzteverbandes
- Kontaktpflege und Korrespondenz mit Vertragspartnern

Ablauf- / Terminmanagement, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Projektassistenz, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Redaktion (allg.)

1/2002 – 6/2002

- Produktion von aktuellen Meldungstexten in Reinschrift nach Diktat
- Beteiligung an der Ablaufplanung der Nachrichtensendungen
- selbständige Vorbereitung Service-Teile für Meldungsübersichten, wie Wettervorhersagen und Lottozahlen
- Terminverfolgung inklusive Wiedervorlagen
- Archivierung und Aktualisierung von Hintergrundmaterial
- allgemeine Büroarbeiten
- Schichtdienstarbeiten (3er-Schicht zwischen 04.00 und 0.15 Uhr)

Audioproduktion, Büroorganisation, Medien (allg.)

5/2000 – 9/2001

- Unterstützung als angestellte Geschäftsführerin im eigenen Gastronomiebetrieb des Ehegatten
- vorbereitende Buchhaltung und Kassenbuchführung
- Bewerbungsgespräch sowie Einstellung von Personal - Ausstellung von Arbeitszeugnissen
- Koordination von Personal
- Verwaltung von Verträgen und Wartungsthemen Fuhrpark (Pizzataxi)
- Vorbereitung und Durchführung von außerordentlichen Veranstaltungen (Stadtfest)
- Koordination mit Steuerberatung und Behörden
- Service/Bedienung im Gastronomiebetrieb
- Koordination von Einkäufen, Ausstattung und Wartungsarbeiten (Kaffeemaschinen und andere)
- allgemeine Büroarbeiten

Auftragsabrechnung, Buchhaltung, Büroorganisation, Büroplanung, Einkauf (allg.), Fuhrpark-Management, Gastronomie, Projektmanagement - Personalmanagement, Vertragsmanagement

9/1998 – 4/2000

- Kundenbetreuung
- Korrespondenz für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Terminüberwachung
- Verwaltung und Betreuung der Telefonzentrale mit 4 Anschlüssen
- Einsatzplanung für EB-Team inkl. Equipment und Vermietung der Schnittplätze
- Koordination des festen Teams und freier Mitarbeiter für Produktionen und Fremdaufträge
- Angebotserstellung für EB-Team und Schnittplätze
- Reise- und Hotelbuchungen für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Postbearbeitung
- Verwaltung Einkauf, Büromaterial, Betriebsbedarf, Koordination Reparaturen
- Praktikantenbetreuung

Ablauf- / Terminmanagement, Angebotsmanagement, Bildschnitt, Büroorganisation, Fernsehen, Filmtechnik, Kameramann / Kamerafrau, Kundendienst, Filmen, Tonschnitt

11/1995 – 8/1998

- Unterstützung im Gastronomie Familie

Gastronomie

11/1988 – 10/1995

- Einsatz als Springerin
- Sekretariatsarbeiten allgemein
- Terminverfolgung,
- Reiseplanung und Personalstatistik
- Schriftverkehr mit Europäischer Gemeinschaft, den Bundesministerien u. öffentlichen Institutionen
- Verfassen von Berichten, Planungs- und Ergebnisdokumenten, Jahresberichten ect.

Ablauf- / Terminmanagement, Büroorganisation, Einkauf (allg.)

9/1987 – 11/1988

Berufsausbildung Kauffrau für Büromanagement (früher Titel "Bürogehilfin")

Büroorganisation, Büroplanung