Interim Executive Assistant | Assistenz C-Level | Assistenz | Personal Assistant | Interim Assistenz | Office Manager

Selbständige Interim Executive Assistant, C-Level-Assistenz und persönliche Assistentin. Ich biete flexible Interimsdienstleistungen mit Schwerpunkt auf schneller, professioneller und effizienter projektbezogener Unterstützung sowie der Überbrücku

• Assistentin
• Büroorganisation
• Office Management
• Organisation (allg.)
• Projektassistenz1 J.
• Sekretariatsschulung

Kalender- und Terminmanagement: Meetings, Termine und Verabredungen effizient planen und koordinieren; Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern, um eine fristgerechte Teilnahme sicherzustellen; Priorisierung der Termine entsprechend der Wichtigkeit und Dringlichkeit; Verwaltung auch persönlicher Termine des Executives, um Berufliches und Privates optimal abzustimmen.

Kommunikationsmanagement: Screening und Verwaltung eingehender E-Mails und Telefonate; Erstellung und Versand von Korrespondenzen im Namen des Executives, sowohl intern als auch extern; Umgang mit sensiblen Informationen unter Einhaltung höchster Diskretion; Koordination interner Mitteilungen, um eine reibungslose Kommunikation im gesamten Team zu gewährleisten.

Besprechungskoordination: Vorbereitung von Meeting-Agenden und akkurate Protokollführung; Organisation aller logistischen Anforderungen (z. B. Technik, Raumreservierung, Catering) für Besprechungen und Videokonferenzen; Nachverfolgung von Aktionspunkten, Deadlines und Ergebnissen nach Meetings; Sicherstellung, dass alle Teilnehmer im Vorfeld die notwendigen Unterlagen und Informationen erhalten.

Reiseorganisation: Buchung von Flügen, Hotels, Transportmitteln und – wenn nötig – Mietwagen; Erstellung detaillierter Reisepläne und -routen für Geschäftsreisen; Verwaltung von Reisekosten sowie Abrechnung und Erstattung von Auslagen; Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten, Reiseversicherungen und anderen reisebezogenen Formalitäten.

Dokumentenmanagement und -vorbereitung: Erstellung von Berichten, Präsentationen und anderen geschäftlichen Unterlagen; Durchführung von Recherchen und Zusammenstellung relevanter Daten für strategische Entscheidungsgrundlagen; Korrekturlesen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten für höchste Genauigkeit; Verwaltung von digitalen Ablagesystemen und vertraulichen Dateien, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten.

Projektmanagement-Unterstützung: Mitverfolgung und Koordination laufender Projekte sowie Unterstützung bei der Einhaltung von Meilensteinen; interdisziplinäre Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen, um Projekte effizient voranzutreiben; Erstellung von regelmäßigen Statusberichten und Updates zum Projektfortschritt; Mitwirkung an der Planung und Umsetzung neuer Initiativen und Geschäftsprozesse.

Büro- und Verwaltungsmanagement: Überwachung des Bürobedarfs, der Ausstattung und der organisatorischen Prozesse; Koordination mit dem Facility Management zur Planung von Wartungsarbeiten und Reparaturen; Sicherstellung einer reibungslosen und effizienten Arbeitsumgebung sowie Organisation interner Veranstaltungen; Einführung und Optimierung von Büroprozessen und digitalen Ablagesystemen.

Kunden- und Stakeholder-Beziehungsmanagement: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Hauptkunden, Geschäftspartnern und externen Interessengruppen; Planung, Koordination und Durchführung von Kundentreffen, Präsentationen und Firmenveranstaltungen; Bearbeitung und Weiterleitung von Kundenanfragen sowie proaktive Lösungsfindung bei Anliegen; Aufbau und Pflege eines beruflichen Netzwerks zur Unterstützung strategischer Geschäftsziele.

Strategische Planungsunterstützung und Analyse: Assistenz bei der Vorbereitung strategischer Geschäftspläne und -vorschläge; Durchführung von Marktanalysen, Wettbewerbsrecherchen und Trendbeobachtungen; Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Analyseberichten für das Management; Organisation und Moderation interner Workshops sowie Strategiemeetings.

Persönliche Assistenz und Verwaltungsaufgaben: Unterstützung des Executives bei persönlichen Angelegenheiten, um den beruflichen Alltag zu entlasten; Organisation privater Termine und individueller Arrangements, stets unter Wahrung höchster Vertraulichkeit; Verwaltung administrativer Prozesse, beispielsweise bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle; Koordination mit anderen Führungskräften, um übergreifende administrative Abläufe zu optimieren.

MICROSOFT 365

Tiefgreifende Kenntnisse in Word, Excel, PowerPoint und Teams

Verwaltung von OneDrive und SharePoint zur effizienten Dokumentenablage

Einrichtung und Schulung digitaler Kollaborationslösungen

OUTLOOK – KALENDER MANAGEMENT

Proaktive Terminplanung und Priorisierung wichtiger Meetings

Integration von Outlook mit anderen Tools (z. B. Teams, Skype) für virtuelle Meetings

Nutzung erweiterter Funktionen (Erinnerungen, Terminserien, Delegation)

TRAVEL MANAGEMENT

Komplexe Reisebuchungen inkl. Flügen, Hotels und Mietwagen

Erstellung detaillierter Reiseabläufe und Routenkonzeption

Verwaltung von Reiserichtlinien, Spesenabrechnungen und Visa-Angelegenheiten

PARTNER RELATION

Aufbau und Pflege langfristiger Geschäftsbeziehungen

Organisation strategischer Meetings und Kommunikationsrunden

Unterstützung bei Vertragsverhandlungen und Koordination externer Partner

KORRESPONDENZ DEUTSCH/ENGLISCH

Formulierung professioneller E-Mails, Schreiben und Berichte in beiden Sprachen

Übersetzungs- und Anpassungsfähigkeiten für internationale Kommunikation

Sicherstellung eines konsistenten und präzisen Kommunikationsstils

DIGITALISIERUNG

Einführung und Optimierung digitaler Arbeitsprozesse

Automatisierung von Routineaufgaben durch den Einsatz moderner Tools

Schulung von Teammitgliedern im Umgang mit neuen digitalen Lösungen

OFFICE MANAGEMENT

Effiziente Verwaltung administrativer Abläufe und Ressourcen

Koordination von Lieferanten, Dienstleistern und internen Services

Optimierung der Büroorganisation und Gestaltung moderner Arbeitsumgebungen

STAKEHOLDER MANAGEMENT

Identifikation und Pflege von Schlüsselkontakten auf Führungsebene

Erstellung regelmäßiger Berichte und Statusupdates

Moderation interdisziplinärer Meetings zur Abstimmung von Unternehmenszielen

EVENT PLANUNG

Konzeption und Organisation von internen, externen und hybriden Events

Budgetverwaltung, Logistikplanung und Erfolgskontrolle von Veranstaltungen

Einsatz innovativer Technologien für interaktive und nachhaltige Events

HIGH LEVEL ORGANISATION

Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen Entscheidungen

Verwaltung hochvertraulicher Informationen und komplexer Zeitpläne

Koordination von übergreifenden Projekten und Priorisierung kritischer Aufgaben

HR ASSISTANT

Unterstützung im Bewerbungsprozess, Onboarding und Personaladministration

Pflege von Mitarbeiterdaten und Organisation von Schulungsmaßnahmen

Zusammenarbeit mit dem HR-Team zur Umsetzung betrieblicher Richtlinien

AMADEUS

Sicherer Umgang mit dem Amadeus-System zur Reisebuchung

Anpassung an internationale Reiseanforderungen und Routenkonfiguration

Integration von Amadeus-Daten in die Gesamt-Reise- und Kostenplanung

PA SUPPORT

Umfassende Assistenz für Führungskräfte im gesamten administrativen Bereich

Organisation des Tagesablaufs, Meetings und privater Termine

Delegation von Aufgaben und Optimierung interner Arbeitsprozesse