AVO Büroservice

2/2022 – 9/2023

Projektmanager SAP Stream für 2 große Projekte (Umzug SAP-Landschaft zu einem
neuen Provider; Erstellung Neues Produktionswerk – Integration in SAP ERP AFS)
- Vorbereitung, Agenda, Timeline, Status, Protokoll, Moderation der Meetings,
- Projektmanagement, Cut Over Plan erstellen und Cut Over Manager, Terminierung,
Führen der Task Liste, Reiseorganisation für Oniste Aktivitäten, Share Point
Administration, Dokumentation und Ablage,
- Steuerung externer Dienstleister und interner Teams, Task Management zu Go Live

Projektmanagement (IT)

1/2022 – 5/2022

Interimssupport kaufmännische Assistenz (Vorbereitende Buchhaltung bis zur Übergabe an den Steuerberater, Eingangsrechnungen, Ausgangrechnungen, Toolgestützter Approval Prozess, Controlling, Dokumentation und Ablage)

Buchhaltung

9/2021 – 12/2021

SAP Aktivitäten – Release Manager (Share Point aufbauen, Projekt-Ablaufplan
erstellen, Moderation und Protokollierung der Meetings und Jour Fix Termine,
Cut Over Plan erstellen, Erstellung von Kommunikation in die Organisation,
Terminierung, Führen der Task Liste, Steuerung externer Dienstleister und interner
Teams, Durchführung mehrere Go Lives)

Projektmanagement (IT)

5/2021 – 9/2021

"Migrationsprojekt – Projektmanager im SAP-Bereich"
- Timeline – abstimmen und anpassen
- Task Liste – führen und triggern
- Meetings – planen, Ausarbeiten der Agenda, Durchführung und Moderation. Protokolle
- Erstellen von Präsentationen
- eigenständige Abstimmung und Koordination von Aufgaben mit allen Projektbeteiligten

Projektmanagement (IT)

6/2020 – 3/2021

06.2020 – noch aktiv / Polizei Baden-Württemberg/Präsidium Technik, Logistik, Service
- Beratung und operative Umsetzung im Projekt „RePro“/„UP OWV (Objekt- und
Werkstattverwaltung). Umstieg von COSware auf s4/HANA.
- Erstellung von zentralen Erfassungsvorgaben
- Schaffung einer hohen Datenqualität in der Datenbank
- Datenmigration vom Altsystem nach s4/HANA
- Planung von Workshops, Erstellen von Präsentationen und MindMap Grafiken,
(Outlook, MS Office 2017, MindMap, Word, Excel, Power Point, COSware

Projektmanagement (IT), SAP Datenmigration

11/2019 – 3/2020

11.2019 – 03.2020 / Sicherheitsrelevante Behörde
- Projekt Office Assistenz eines Bundesländerübergreifenden IT Projektes
- Vor- und Nachbereitung von Meetings wie Status Calls, Leitungsbesprechungen,
(Themensammlung, Diskussionsrunden, Präsentationen, einholen von
Fertigstellungsgraden)
- Datenpflege und Controlling des Projektplanes mit MS Project
- Datenerfassung und Aktualisierung in verschieden Trackinglisten (Excel)
- Share Point / Webparts

Projektassistenz (IT)

8/2019 – 10/2019

08.2019 – 10.2019 / Splunk Germany Service GmbH in München
- Facilities Coordinator to Office Munich and Office Frankfurt
- Office Management (Einkauf von Getränken, Lebensmitteln, Büromaterial)
- On- und Offboarding
- Eventplanung und –koordinierung (Meetings, Tagungen, Teamevents)

Veranstaltungsmanagement, Office Management

8/2018 – 1/2019

08.2017 – 01.2019 / Birkenstock GmbH & Co. KG Services
- Teamassistenz SAP Competence Center (ca. 30 Ressourcen)
- Assistenz für Head of SAP CC, Projektleitung und Projektteam
- Leistungsabrechnung externen Berater und Bestellwesen in SAP
- SAP FI/MM, anlegen von Bestellungen und verarbeiten der Eingangsrechnungen
- Unterstützung bei der Dienstleistersteuerung
- Statusreports, Budgetplanung und -überwachung, Rechnungscontrolling
- Führen von Einsatzplanungen, Erstellen einer MS Project Ressourcenplanung
- Terminkoordination, Planung von Meetings und Protokollführung
- Aufbereitung, Bearbeitung und Erstellung von Präsentationen
- Reiseplanung, -buchung und -abrechnung
- Eventplanung und -organisation
- Recherche- und Analysetätigkeiten
- Buchung von Weiterbildungen
- Selbstständige Abstimmung und Koordination von Aufgaben mit allen Projektbeteiligten
(Outlook, MS Office 2017, MS Project inkl. Berichtswesen Word, Excel, Power Point, SAP-FI/MM, Ticketsystem OTRS, Jira Kanban und Confluence)

Buchhaltung, Operativer Einkauf, Projektassistenz (IT)

12/2016 – 6/2017

12.2016 – 30.6.2017 / NTT DATA Services GmbH
- Projekt „Transition Phase des Serviceübergangs von DELL GmbH zu NTT DATA“
- Aufbau eines Vertragsmanagements, Vertragscontrolling / inkl. Operative Aufgaben
- Abrechnung von Kundenaufträgen/Rechnungsausgang (Global Finance Accounting)
- Leistungszeiterfassung und Controlling
- verarbeiten des Zahlungseingangs u Abstimmung der OP-Liste mit dem Kunden
- Eingangsrechnungsbearbeitung und Abstimmung mit Lieferanten/externen Beratern
- Controlling - Anfertigen von Reports, Auswertungen und Controlling Listen
- On- und Offboarding von Ressourcen und Lieferanten in globalen IT Systemen
- Anfertigen von Präsentationen für Prozessbeschreibungen, Handlings für IT Tools (Outlook, MS Office 2017, Word, Excel, Power Point, ARIBA, Oracle Novora, SharePoint, SVN Repository)

Controlling, Vertriebsabrechnung

1/2016 – 7/2016

01.2016 – 07.2016 / Erste Abwicklungsanstalt Düsseldorf
- Projekt „Prüfung und Vervollständigung der Vertragsübersicht und Dokumentation“
- Analyse und Bestandaufnahme von Dokumentation und Ablage
- Erstellen einer Präsentation - Übersicht mit Wertungskriterien, Aufteilung und Kategorien
- Zuordnung Ausgaben zu Vergaben und Verträgen, Abgleich zu Verträgen
- Anfertigen einer Verfahrensübersicht mit Vertragsdaten
- Anfertigen einer Übersicht zum Status prüfungssichere Vertragsdokumentation
- Datenpflege in Excel, Qualitätsprüfung,
- Anfertigen von Arbeitsbeschreibungen und Handouts
- Darstellen der Ergebnisse und weiteren Schritte in Power Point
(Outlook, MS Office 2007, Word, Excel, Power Point, edox - Dokumentenarchiv)

Externes Controlling

10/2015 – 12/2015

10.2015 – 12.2015 / Deutsche Bank Investment Service
- PMO im Bereich Demand & Scope Budgetierungsprozess
- Anfertigen von Präsentationen für Stakeholder zur Budgetvergabe
- Datenkonsolidierung, Datenpflege, Qualitätscheck
- Dokumentation und Beschreibung von Prozessabläufen,
- Erstellen von Templates
- Planen und Durchführen von Meetings
- Erstellen von Protokollen
(Outlook, MS Office 365, Excel, Power Point, Word, Sharepoint, SAP ByD, Clarity, Jira)

Projektassistenz (IT)

6/2015 – 9/2015

06.2015 – 09.2015 / Landwirtschaftliche Rentenbank Frankfurt
- Beratung im Projekt „Optimierung der Rechnungsbearbeitung“
- Aufnahme der Ist Situation und Vorschläge zur Optimierung
- Implementierung softwareunabhängiger Optimierungen
- Ausarbeiten eines Anforderungskataloges für eine Softwareanpassung WWS GDI
- PMO im Projekt
(Outlook, MS Office 2010, Word, Excel, Power Point, WWS GDI, OLAP DataWareHouse Explorer, ELO)

Externes Controlling, It-Beratung

12/2014 – 3/2015

12.2014 – 31.03.2015 / Landwirtschaftliche Rentenbank
- Urlaubsvertretung der Assistentin des IT Leiters - Terminkoordinierung und allg. Sekretariatsaufgaben, On– und Off Boarding External MA
- Handbuch für JIRA Tool erstellt
- Urlaubsvertretung im IT Orga Büro
- Rechnungseingang der Abteilung IT vollumfänglich bearbeitet
- Kostenkonten Abstimmung und Budgetcontrolling
- Analyse von Prozessen, Workflows und Erarbeiten von Lösungen
- Bestellung von IT Waren u Dienstleistung
- IDV (individuelle Datenverarbeitung) Datenqualität in verschd. Medien überarbeitet
(Outlook, MS Office 2010, Word, Excel, Jira, ELO, iSeries, Quadriga, MS Project)

Office Management, Projektassistenz (IT)

2/2013 – 10/2014

02.2013 – 10.2014 / FMS Wertmanagement AöR
Einkauf von Dienstleistung und sonstigen Bedarfen
- Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
- Ausarbeitung der Bedarfsanforderung in enger Abstimmung mit dem Fachbereich
- Auswertung der Angebote (Matrix, Excel), Koordination von Interviewterminen
- Vertragsmanagement (Erstellen von Verträgen, Umlaufbeschlüssen,
Zusatzdokumenten
- Status- und Rücklaufkontrolle, Vertragsverlängerungen, -aufhebungen
- Vertragsmanagement – Datenpflege im Softwaresystem „Spider“
- Systemanpassung mit dem Systemhaus
- Erstellen von Workflows, Definition von Prozessen
- Anfertigen von Reports, kaufmännische Auswertung des Vertragsbestandes
- Datenbankbearbeitung zur besseren Analyse, Statusverfolgung und Controlling
Fuhrparkmanagement
- Handling von Leasingverträgen (Kontrolle, Weiterleitung, Ablage)
- Rechnungscontrolling, Handling von Tankkarten (Bestellung, Tracking, etc.)
- Kfz-Versicherung (Kontrolle, Handling von Schadenfällen, etc.)
- Handling von Reparaturen, Fahrzeugabholungen, -rückgaben, etc.
Versicherungen
- Verwaltung der Sach- und Betriebsversicherungen, D&O Versicherung, POSI
Versicherungen, HR Versicherung
- selbständige Abwicklung von Versicherungsverträgen / Anfragen zu Versicherungen und Unterstützung bei Ausschreibungen
Corporate Service
- Büro Belegungsplanung, Raum- und Sitzplatzzuteilung
- Ausgabe und Verwaltung von Büroschlüsseln und Zutrittskarten
- Datenpflege der Assets im System, Arbeitsplatzeinrichtung u Schnittstelle zur IT
PMO
- administrativer Aufgaben (Pflege von Dokumenten und Projektlaufwerken auf
SharePoint
- On - und Off Boarding External Resources per Spider Tool und Primion
- Terminierung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (Raumbuchungen, Folien, Protokolle)
- Organisation und Unterstützung von Workshops mit externen Dienstleistern
- Überarbeitung von Präsentationen für den Bereich IT bis auf Vorstandsebene
- Schnittstelle für Projektmitarbeiter in Bezug auf organisatorische Belange
(Outlook, Word, Excel, Share Point, Spider Einkaufstool und Vertragsmanagement, Primion Zutrittssystem, ELO Vertragsablage, Adobe Acrobat Pro Formularerstellung)

Operativer Einkauf, Projektmanagement - Vertragsmanagement

3/2012 – 8/2012

2012 / Semcon
- Controlling – Unterstützung bei der Erstellung von Monatsabrechnungen der Aufträge in internationalen Standorten im SAP, Urlaubsvertretung in diesem Bereich
(Outlook, MS Office 365, Excel, Word, SAP Fibu)

Controlling

10/2011 – 12/2012

2011 bis 2012 / LSG - Sky Chefs LSG Service Holding AG -Hyperlink entfernt-
- Urlaubsvertretung der Assistentin für die VP der Abteilung Accounting und Controlling
- Überarbeitung des Ablagesystems, Aufarbeiten des gesamten Archivvolumens mit anlegen einer neuen Struktur
- temporärer Einsatz im Backoffice für das Erstellen der monatlichen Reporting-
unterlagen, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnung
- Bestellung von Büromaterial und Getränken
- On– und Off Boarding neuer MA
(Outlook, MS Office 2010, Word, Excel, LSG Reisebuchungssystem, Amadeus)

Controlling, Geschäftsreise-Management

9/2011 – 2/2012

2011 bis 02.2012 / Serviceplan Gruppe -Hyperlink entfernt-
- PMO bei der Einführung einer Abrechnungssoftware - SAP ByD in Agenturen der Unternehmensgruppe
- Terminkoordinierung der Workshops zur Softwareanpassung
- Protokollant und Einholen der Arbeitsergebnisse
- Schnittstelle für Abstimmung zwischen Softwarehaus und Serviceplan
(Outlook, MS Office 2007, Word, Excel, SAP ByD)

Projektmanagement (IT)

6/2011 – 12/2013

2011 bis 2013 / Dr. W. L. Kiep -Hyperlink entfernt-
- Interim Assistentin und Office Manager
- Reisebuchungen, Terminkoordinierung, Postein- und Postausgang
- Schriftverkehr, temporäre Unterstützung im Bereich der Ablage und Büroorganisation
- Betreuung und Durchführung der jährlichen Weihnachtspräsentaktion
(Outlook, MS Office 2007, Word, Excel)

Management (allg.)

6/2010 – 12/2012

2010 bis 12.2012 / genzyme GmbH -Hyperlink entfernt-
- Urlaubsvertretung als Empfangssekretärin und Office Manager
- Postein- und Postausgang
- Konferenzraumkoordinierung, Beauftragung von Kurierdiensten,
- Bestellung von Büro- und Hilfsmaterialien, wie auch Catering, Telefonzentrale,
- On – und Off Boarding MA mit Systempflege
(Outlook, MS Office 2007, Word, Excel, Online Tools DHL, GO, DPD, Fedex)

Beschaffungsmanagement, Veranstaltungsmanagement, Geschäftsreise-Management

5/2010 – 12/2010

2010 / Barclays Bank
- Urlaubsvertretung als Assistentin des CFO, Reisebuchungen, Terminkoordinierung; Global Call/Video, Reisekostenabrechnung
(Outlook, Word, Excel)

Projektassistenz (IT)

1/2010 – 10/2010

2010 / Stella Dienstleistungen Nurettin Yildiz -Hyperlink entfernt-
- Aufbau einer Buchhaltung und Abrechnungsstruktur, Begleitung bis zur Übergabe an den Steuerberater
(Outlook, Word, Excel, Lexware Büro Easy)

Buchhaltung, Gründungsberatung

4/2009 – 11/2009

2009 / Quasten Vertriebsagentur
- Assistentin des Inhabers und Office Manager mit Aufgaben im kaufmännischen
Bereich der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Personalbuchhaltung und
Lohnabrechnung
(Outlook, Word, Excel, Lexware Büro easy, Lexware Lohn u Gehalt)

Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung