Projektmanagement Office (PMO), Interims- und Office Management, Assistenz, Coaching im administrativen Bereich

8/2016 – 4/2017

Unterstützung des Logistics- / Retail- / Warehouse- / Office- / Finance- / Distributions- und Transaction Structuring Teams, Betreuung der Fonds- und Asset Manager sowie der Analysten und Finance Manager, Sachbearbeitung und allgemeine Teamassistenzaufgaben, Übersetzungen, Ablagemanagement (inkl. Überarbeitung der Fondsordnerstruktur), Termin- / Meeting- und Reisekostenmanagement, Unterstützung bei der Organisation von Investorentagungen (Anlageausschusssitzungen) und weiteren PR Events, Vertretung des Empfangs inkl. Konferenzmanagement;
Als Office Secretary direkte Unterstützung und Vertretung der Office Managerin sowie der beiden Geschäftsführer für Kontinentaleuropa, Leasingwagenmanagement, Mobilfunkvertragsmanagement, Carbon- und Corporate Sustainability Reporting, Betreuung neuer Mitarbeiter, lokaler IT-Support, Unterstützung der HR Abteilung, Aktualisierung der Bürohandbücher und Checklisten etc.

Asset-Management, Investors-Relations, Leasing, Immobilienservice, Konferenzgestaltung

9/2015 – 6/2016

Persönliche Assistenz des Vice Presidents für Software & Solutions, Assistenz der Enterprise Account Manager, Vertriebs- und Marketingmitarbeiter sowie der Personalabteilung, allgemeine Sekretariatsaufgaben und Empfangstätigkeiten, Meeting- / Konferenz- und Eventmanagement, Besuchermanagement (Partner- und Kundenbetreuung), Vorbereitung der internen und externen (Software-) Trainings, Bestellmanagement, Termin- und Reisemanagement, Erstellung und Überprüfung der Reisekostenabrechnungen, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Überarbeitung und Übersetzung von Präsentationen und Dokumenten, Überarbeitung der HR Archivstruktur und Umsetzung der Änderungen, Urlaubs- und Krankheitstracking, lokaler IT-Support und Equipment-Verwaltung, Projektmanagement (Überwachung, Organisation und Begleitung des Büroumbaus), Vertragsmanagement (Service- und Partnerverträge, Facility Management (Überwachung, Organisation und Kontrolle aller Wartungs- / Reparatur- und Installationsarbeiten)

Projektmanagement - Vertragsmanagement, Office Management, Organisation des Vertriebs

9/2013 – 7/2015

Leitung des Hauptsekretariats und Empfangs, Erstellung / Bearbeitung / Übersetzung interner und externer Kommunikationen, Praktikantenbetreuung, Planung- und Durchführung von Schulevents, Konferenzen und Ausschusssitzungen, Vertretung der Direktionsassistenz, Schüleraktenverwaltung (digital und analog), Fortbildungsmanagement für die Lehrkräfte der Schule, Vorbereitung und Betreuung des Audits durch die Europäische Kommission, Planung / Strukturierung und Implementierung eines Archivs (digital und analog), Unterstützung der Homepageüberarbeitung, IT-Support für Kollegen und Lehrkräfte, Unterstützung bei der Einführung der neuen Schülerverwaltungssoftware inkl. Datenabgleich und -pflege

Webdesign, Systemeinführungsunterstützung, Projektmanagement - Audits, Archivierung, Büroorganisation, Office Management, Veranstaltungsmanagement, Konferenzgestaltung

6/2013 – 9/2013

Fristen- und Terminverwaltung, Erstellung / Bearbeitung und Übersetzung interner und externer Korrespondenz, Aktenverwaltung und -pflege, Überarbeitung des Archivsystems, allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Ablauf- / Terminmanagement, Archivierung, Office Management

8/2011 – 5/2013

Leitung eines Teams von 5 Assistentinnen, Unterstützung bei der Ausbildung der neuen Patentanwaltsfachangestellten, Recherche / Einreichung/Überwachung und Verlängerung von nationalen und internationalen Schutzrechten (Patente, Marken, Gebrauchsmuster), Fristenüberwachung und -notierung, Terminplanung, Erstellung / Übersetzung und Abwicklung deutscher und englischer Korrespondenz, eigenverantwortliche Vorbereitung und Durchführung von Gebührenüberwachungen, Projektmanagement (Unterstützung bei der Ablauf- und Prozessplanung sowie bei der Ausarbeitung und Umsetzung von Restrukturierungsmaßnahmen, Einführung der digitalen Akte), Fortführung und Pflege aller Adress-, Kartei-, Akten- und Datenbestände

Projektmanagement (IT)

2/2011 – 7/2011

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Terminkoordination, Mandanten- und Gerichtskorrespondenz, Archivumstrukturierung, Aktenbearbeitung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnungen

Prozessoptimierung

8/2005 – 8/2006

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Etablierung der neuen eigenständigen Kanzlei, Unterstützung bei der Ausbildung der Nachwuchskräfte, Terminverwaltung, Gerichts- und Mandatenkorrespondenz erstellen, Aktenverwaltung und -pflege, diverse Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten

Einführung Projektmanagement, Projektassistenz, Unternehmensgestaltung, Office Management, Sekretariatsschulung, Training - Coaching-Kompetenzen