PMO Professional

11/2021 – 9/2022

DOKUMENTATION Verantwortlich für die Dokumentation aller Projektaktivitäten (Risks, Reporting, Status, Financials, Ressourcen, Tasks & Allocations, Meilensteine, Meetingprotokolle etc.); Aktualisierungen der Projektverzeichnisse (OneNotes, Sharepoint, Projektlaufwerke)
REPORTING Konsolidieren der Status aus den einzelnen Projektteams und Überführen in projekt-übergreifende Reportings (Monatsreporting ‚Heartbeat‘, tägliches Deployment ‚Burndown‘ Reporting, Application-Statusreporting; Erstellen der Steering Committee Präsentationen (und Zulieferungen für verschiedene andere Gremien); Konsolidierung der Status aus den Teilprojekten und Erstellen von Ad-hoc-Auswertungen (Snow, CMDB, …)
SUPPORT DES APPLICATION TEAMS bei der Erstellung von RiskCards, Meeting-Präsentationen und –Protokollen, beim Gegenlesen und Übersetzen von Dokumenten, Entwerfen von Entscheidungsvorlagen, Aufsetzen und Moderation von Meetings, Verfolgen von Genehmigungsprozessen (Tracken von Risk Cards und OPL etc.) und bei der Identifikation von Ansprechpartnern und Prozessen in der neuen Gruppenstruktur (Freischaltungen von Webanwendungen, Zugriff auf die Gruppen-Infrastruktur), Verlängerungen von Lizenzen etc.
ROLLOUT PLANUNG Konzeption und Organisation der Übergabetermine (Tausch WIN7-WIN10 Clients) für ca. 2000 Mitarbeiter in den Geschäftsstellen München und Nürnberg; verantwortlich für das Call-Center Team
ERSTELLEN DES TÄGLICHEN FORTSCHRITTSREPORTING (Burndown) an die Gruppe, das Programm Management, CISO DACH und das Security Team
PROJEKTKOMMUNIKATION Verantwortlich für die Kommunikation über die Projektmailbox bzgl. der Belange der Mitarbeiter: Weiterleitung von Problem- und Sonderfällen, Kommunikation von Prozessen und Fertigstellungsgrad der Applikationen, Q&A etc.
Zulieferungen aller Projektinformationen für die Projekt-Homepage (Ansprechpartner, Zahlen & Fakten, Timeline, Verlauf und Status des Projekts) sowie die zweiwöchentlichen Open Door Status Calls (Q&A), Townhall-Meetings, Entwerfen der Email-Kommunikation des Programm-Managements an die Mitarbeiter
UNTERSTÜTZUNG DER PROJEKT-ABSCHLUSSARBEITEN Organisation der Project Closure Workshops (Lessons-Learnt, Identifikation ausstehender Arbeiten und Applikationsmigrationen, Planungen des Scopes für ein Folgeprojekt, Erstellen der Clarity Abschlussdokumentation, Archivieren der Laufwerke etc.)

Microsoft Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), Microsoft Powerpoint

6/2021 – 12/2021

Reporting und Projektplanung: Erstellen der Regelreportings für die Projekt- und Programmleitung (Commerzbank und Microsoft). Erstellen der Fortschrittsplanung anhand von Lieferelementen (Dokumenten) und geleisteten Tagen (Soll/Ist/Plananpassung)

Microsoft Office 365, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint

1/2020 – 12/2020

Mitarbeiterin im Programm Management Office Team (6 Workstreams, Projektsprache Englisch).
GREMIEN: Organisation der Governance Meetings inkl. Terminkoordination, Sitzungsbegleitung, Erstellen der Unter- lagen und Zusammenführung der Einzelstatus (Fortschritts-Reporting, RAG Status) aus den Workstreams und den
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Statusberichten der externen Dienstleistern (IBM und msg-Life) in das Executive Reporting bzw. auf Workstream- Ebene.
REPORTING RESSOURCENMANAGEMENT: Ressourcen- und Newhire-Reporting, Mitarbeit bei der Neuorganisation des Ressourcing Prozesses (Prozessbeschreibung und Entwurf der Formulare).
REPORTING MITWIRKUNGSLEISTUNG/BEISTELLUNGEN: Unterstützung bei der Erstellung der wöchentlichen Übersicht der Mitwirkungsleistungen der Fachbereiche (Fachkonzepterstellung, Test usw.)
SHAREPOINT: Projektdokumentation, Einführen eines Prozesses für die Erteilung der Zugriffsberechtigungen (und Vergabe Zugriffsberechtigungen, Rechteverwaltung, Seitenadministration)

PMO (IT)

4/2019 – 12/2019

Mitarbeiterin im Team Personalentwicklung zur Begleitung des Betriebsübergangs (e-shelter Deutschland GmbH, sowie Gyron Internet Ltd. nach NTT Global Data Centers.)

PROJEKTKOMMUNIKATION: Aufbau und Update der Projektkommunikation über Sharepoint-Seiten, Durchführen der wöchentlichen Redaktionssitzungen, Durchführen der Interviews mit Managern, Ausarbeiten der Marketing und Kom- munikationstexte und Beiträge der Stakeholder, Koordination der Marketingmaßnahmen‚ mit der Marketingabteilung.

UNTERSTÜTZUNG ALLER AKTIVITÄTEN FÜR DEN BETRIEBSÜBERGANG: Kommunikation mit den Rechtsabteilungen, Qualitätssicherung der Dokumente und Schriftverkehr, Übersetzungen (Deutsch-Englisch, Englisch-Deutsch), Erstellen der Mitarbeiterlisten und Reports (Status Verträge, Mitarbeiterstatistik etc.)

Digital Marketing, Workflows, Übersetzungen

1/2016 – 11/2018

(Bis 3/2017 für CGI Deutschland)
Mitarbeiterin im Programm Management Office Team (Portfolio von +17 Software-Entwicklungsprojekten, internationales Team, interne und externe Mitarbeiter, onshore- und offshore).
FINANZPLANUNG UND PROJEKT-CONTROLLING: Begleiten und Dokumentieren des Bottom-Up Planungsprozesses einzelner Projekte, Reporting/Dokumentation relevanter Kennzahlen (Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Budget- und Ressourcenverbrauch, RAG Status, KPIs, R&I)
RISIKO MANAGEMENT: Verantwortlich für Risk & Issue Reporting inklusive Erfassung, Nachhalten, Sicherstellung der Berichtsqualität und Begleitung des Eskalationsprozesses.
PROJEKT REPORTING: Verantwortlich für die Wochen- und Monatsreports (RAG-Reporting), Risiko- und Finanzreports für Einzelprojekte sowie das Programm.
QUALITY MANAGEMENT: Überwachen der Einhaltung der internen Qualitätsrichtlinien für alle Projekte des Programms inklusive Dokumentation, Dokumentenmanagement (SharePoint) und Kommunikation. Unterstützen der Projektmanager bei Erstellung der erforderlichen Dokumentation sowie bei der Durchführung der Qualitäts-Checks. Verantwortlich für den Review & Approval Prozess. Durchführung von Projektabschulss Aktivitäten.
RESSOURCENPLANUNG: PLAN-IST Analysen und Reporting, Ableiten geeigneter Maßnahmen und Plan-Anpassungen.

Projektassistenz (IT), Projekt - Berichtswesen, Projekt-Arbeitsvorbereitung, Projekt-Dokumentation, Projekt-Qualitätssicherung, Projektdurchführung, Projektmanagement - Kommunikation, Projektmanagement - Office, Projektmanagement - Risikomanagement

10/2013 – 12/2016

Mitarbeiterin im Programm Management Office für einen Programm Manager (verantwortlich für 7 Projekte, verschiedene Unterprojekte).
MS-PROJEKT PLANUNG: Verantwortlich für die Aktualität der Gesamtplanung in Abstimmung mit den Teilplanungen der Unterprojekte, Kommunikation des Projektfortschritts und Entwickeln von Strategien zur Lösung möglicher Differenzen.
RISK & ISSUE MANAGEMENT: Verantwortlich für die Einhaltung der Qualitätsanforderungen des Programm Managements an das Risk und Issue Reporting, Unterstützung der Projekte bei der Durchführung der Risk & Issue Prozesse. Verantwortliche für das Regelreporting an das Senior Management sowie Eskalation einzelner Risks/Issues.
UNTERSTÜTZUNG DES PROGRAMM MANAGEMENTS bei der Durchsetzung notwendiger Maßnahmen (Projektinitiierung, Ramp-Down nach Projektabschluss; Ad Hoc Reporting, Evaluierungs- und Planungsaktivitäten etc.).
PROJEKTKOMMUNIKATION: Bewerten und Weiterleiten aller relevanten Informationen vom Senior Management an die Projekte und umgekehrt. Organisation, Leitung und Durchführung von Workshops/Meetings zwischen Senior Management, Project Management und Subprojects.
VERTRETUNG DER PROGRAMMLEITUNG in verschiedenen Gremien und Meetings. Aufnahme bzw. Weitergabe von Informationen von/für die Programmleitung.

PMO (IT), PMO, Programm-Management, Projektassistenz, Projektmanagement - Kommunikation, Projektmanagement - Office

3/2013 – 10/2013

Mitarbeiterin im Ressource-Management Team, zuständig für das Besetzten der IT-Projekte eines spezifischen Kunden (Deutsche Großbank).
DOKUMENTEN- UND ZUGRIFFSMANAGEMENT: Konzeption und Einführung einer neuen Dokumentationsstruktur inklusive Restrukturierung der Datenbanken und Dokumenten- und Zugriffsmanagement (SharePoint).
EINFÜHREN EINES REVIEW-PROZESSES, UNTERSTÜTZUNG BEI DER DURCHFÜHRUNG: Nachverfolgen und Dokumentation der Reviews, Sicherstellen der Qualitätsvorgaben, Berichterstattung.
WORKSHOPS: Verantwortung für die Organisation von Interview-Workshops mit dem Ziel, interne Mitarbeiter für zu besetzende Positionen bei einem spezifischen Kunden zu identifizieren. Koordination der Terminplanung (Kundenrepräsentanten und interne Mitarbeiter), Auswahl der Kandidaten, Durchführung der Interviews und Unterstützung der Kunden beim Auswahlprozess.

Reporting, Ablauforganisation, HS Personalwesen, Personalbetreuung, Personalcontrolling, Datenbankrecherche (allg.)

9/2012 – 3/2013

Mitarbeit im Programm Management Office für drei IT Projekte mit ca. 120 internen und externen Mitarbeitern, betraut mit allen Aktivitäten für den Umzug des gesamten Projekt-Teams, Unterstützung der Projektleitung und des PMO- Teams bei allen anfallend Aufgaben.
FLÄCHEN-MANAGEMENT: Umzug der Teilprojektteams (ca. 100 MA) auf neue Projektflächen (inklusive Hardware- Neubeschaffung, SW-Umzug, Möblierungen und Raumumbauten).
ORGANISATION UND KOORDINATION DES BEREICHS MEETINGS/INFRASTRUKTUR: Raum- und Terminkoordination inklusive Einladungen, Organisation Sitzungsbegleitung, Nachhalten der Offene-Punkte-Liste, Raum-Equipment und Catering.
AUFW ANDS- UND RECHNUNGSCONTROLLING: Entwicklung und Einführung eines verbesserten Prozesses zur Leistungserfassung aller Externen MA (on- und offshore) inklusive Faktura-Abgleich und Reporting für Programm- und Projektleitung sowie für das Providermanagement.
KOORDINATION DER INDISCHEN SUBUNTERNEHMER: Kommunikation und Abstimmung mit den indischen Vertragspartnern und den Deutschen Support-/ Entwicklerteams.
PROJEKTPLANUNG: Erfassen der Anpassungen/ Input der Projekte, Updates einarbeiten; Reporterstellung.
WORKSHOPS: Erarbeiten von Workshops zur Evaluierung aller bis-dato Projektergebnisse und Aufwandsplanung bis zur Erreichung aller Projektziele mit allen Einzelprojekten.
PROJEKTABSCHLUSS: Dokumentation aller erreichten Projektergebnisse, Abschluss der Dokumentation, Erstellen der Abschlussberichte. Organisatorischer Projektabschluss.

Auftragsabrechnung, PMO, Projekt-Dokumentation, Projekt-Qualitätssicherung, Projektassistenz, Projektmanagement - Kommunikation, Umzugsmanagement, Workshop - Kundenorientierung

1/2005 – 7/2012

LEITUNG PMO (3 Mitarbeiter): Organisation und Koordination aller PMO-Prozesse (Rechnungsstellung- und reporting, Onboarding neuer Mitarbeiter, Raumbuchungen, Event-Organisation, Kommunikation, Dokumentenmanagement etc.).
Als Projektleiterin verantwortlich für zwei Software Maintenance Projekte (Koordination des Projektteams, Mitarbeiter, Aufwandsplanung- und Controlling, Reporting).
AUFWANDS- UND RECHNUNGSCONTROLLING: Kosten-Forecast und -überwachung für 25 Wartungs- und Entwicklungsprojekte für interne und externe MA, internationales Teams. Qualitätssicherung und Freizeichnen der Subunternehmer- Rechnungen sowie Ergebnisübermittlung und Erstellung der Ergebnisberichte. Qualitätssicherung der Leistungsabrechnung indischer Subunternehmer. Unterstützung der Projektleitung bei der Aufwandsschätzung neuer Projekte, Erstellen der Planungs-Dokumentation, PLAN-IST Reporting.
REPORTING: Erstellung von Ad-Hoc- und turnusgemäßen Berichten an interne Programm- und Projektleitung und Kunden.
VENDOR MANAGEMENT: Tracking der Subunternehmer-Rechnungsstellung, Kommunikationsmanagement zwischen On- und Offsite - Entwicklerteams (Indien). Leitung der deutsch-indischen Management Meetings.
UNTERSTÜTZUNG DER PROJEKTLEITER BEI ALLEN INTERNEN PROZESSEN: Qualitätsmanagement, Erstellen von Ausschreibungsunterlagen, Präsentationerstellung, Kommunikation, administrative Tätigkeiten (Führen der Projektakten, Pflege von Datenbanken und -Listen), Event-Organisation.

Auftragsabrechnung, Kostenrechnung, Reporting, Projektleitung / Teamleitung (IT), PMO, Projekt - Berichtswesen, Projektmanagement, Projektmanagement - Kommunikation, Projektmanagement - Personalmanagement, Projektplanung / -vorbereitung, Qualitätsmanagement (allg.)