Prozessorientierte Office-Lösungen mit Excel, Word, VBA (ERP, CRM, Workflows...)

11/2020 – 2/2021

Excel-Schulung online zur Auffrischung und Erweiterung vorhandener Excel-Kenntnisse.
Formeln, Formatierung, Datenanalyse, Tricks

Schulung / Training (IT), VBA (Visual Basic for Applications)

5/2019 – 5/2023

Erstellung eines Excel-Tools zur Erfassung und Analyse der Umsätze mit den einzelnen an verschiedene Kunden überlassenen Mitarbeiter
• Stammdatenpflege
• Monatsübersicht
• Jahresstatistik
• Dokumentation, Schulung
• in der Folgezeit bei Bedarf Erweiterungen und weitere Schulungen

Microsoft Excel, VBA (Visual Basic for Applications)

4/2019 – 10/2023

Konzeption, Erstellung und Pflege vielfältiger Tools zur Datenerfassung und
-verarbeitung in Excel / VBA für verschiedene Versicherungssparten
• Entwicklung, Überarbeitung und ständige Anpassung von Kalkulations- und Angebots-Tools in Absprache mit den Fachabteilungen
• Unterstützung der User mit Automatisierung von Prozessschritten und Plausibilitätsprüfungen
• Analyse, Optimierung und Automatisierung bestehender Excel-Tools und Excel-Workflows
• Erstellung und Pflege von einheitlichen Schnittstellen (spartenübergreifend) zwischen spartenspezifischen Pricing-Tools und dem konzernweiten Lead-System
• Erstellung und Pflege eines spartenübergreifenden Analyse- und Reporting-Tools in Excel / VBA
• Automatisierung der Datenaufbereitung, Datenintegritätsprüfung und Datenanalyse
• Erstellung diverser Auswertungen
• Prozessdokumentation, Anleitungen, Coaching, Demos

Power Bi, Business Process Model and Notation, Microsoft Excel, Design Thinking, Scrum, VBA (Visual Basic for Applications)

10/2018 – 10/2018

Aufgabe: Integration zweier Übersichten zur Produktplanung für das Produktmanagement.
Fragestellung: welches Produkt ist für welchen Kunden in welchem Entwicklungsstadium? Hohe Flexibilität in der Anwendung erforderlich

• Datenbereinigung, Datenstrukturierung, Datenbereitstellung (UX)
• Automatisierung des Datendurchflusses mit Formeln und VBA
• Einbau von Methoden zur Sicherung der Datenintegrität
• Anpassung und Optimierung von Makros zur Erzeugung von Mails mit spezifischen Anhängen direkt aus dem Tool

Anwendung von:: Excel 2013 / 2016, VBA, Outlook, Design Thinking

Datenanalyse, Windows 10, Software Architecture, User Experience (UX), VBA (Visual Basic for Applications), Workflows, Change-Request-Management, Anforderungsspezifikationen

9/2018 – 10/2018

Anpassung einer Newsletter-Vorlage in Word

• PDF-Export per VBA
• klickbare Elemente zur Navigation innerhalb des nach PDF exportierten Dokuments
• variable Struktur durch Formatvorlagen

Anwendung von: Word 2016, VBA

User Experience (UX), VBA (Visual Basic for Applications)

11/2015 – 12/2015

Erstellung eines Fragebogens zur Patientenbefragung mit Evaluierungsmöglichkeit und Exportfunktion

• klickbare Elemente werden per VBA dokumentiert und in einer Ergebnisanzeige ausgewertet
• Möglichkeit zu Korrektur, Löschung und PDF-Export

Verwendung von: Word 2013, VBA

Software Architecture, User Experience (UX), VBA (Visual Basic for Applications), Workflows, Anforderungsspezifikationen

7/2014 – 8/2014

Aufgabe: Anpassung eines Excel-Tools zur Stücklistenerstellung (Bill of Materials)
• Analyse von Use Cases, Datenquellen und Nutzerverhalten
• Analyse, Neustrukturierung, Überarbeitung und Kommentierung des VBA-Codes
• Einführung von Doublettenprüfungen, Plausibilitätsprüfungen, bedingten Formatierungen, sprechenden Tabellenreitern und manuellen Korrekturmöglichkeiten
• Automatisierung des Datenimports, des PDF-Exports und des Rückimports ins ERP-System (1 Klick)

Einsatz von: Excel 2013, VBA, Visio

Datenanalyse, User Experience (UX), VBA (Visual Basic for Applications), Workflows, Anforderungsspezifikationen

10/2012 – 12/2018

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• Automatisierung der Prozesse, die von der verwendeten Recruiting-Software nicht abgebildet werden können, mit Excel, Word, VBA
• Überarbeitung der Firmendokumente und -vorlagen nach Umfirmierung, Umzug und Redesign in Word und Excel mit VBA
• Erstellung von Vorlagen, Dokumentationen und Anleitungen
• Erstellung und ständige Anpassung von Tools zur Zeiterfassung, Einsatzplanung und Stundenabrechnung in Excel und VBA
Recruiting
• Sichtung, Bewertung, Vereinheitlichung von sehr unterschiedlich strukturierten Stellenausschreibungen und Bewerbungen (mit Word, Excel und VBA)
• Aufbereitung von Lebensläufen (Struktur, Formatierung, Rechtschreibkorrektur)
Tools: Excel 2010 - 2016, Word 2010 - 2016, VBA, PowerPoint 2010 - 2016, Microsoft Dynamics CRM 2010 / 2013, SharePoint 2010, HTML

Office Management, Workflows, Prozessmanagement, Prozessoptimierung, User Experience (UX), VBA (Visual Basic for Applications), Wissensmanagement

9/2012 – 9/2012

Vorstellung der Möglichkeiten und Vorteile von SharePoint 2010 in der Informations- und Prozessverwaltung bei einer Düsseldorfer Versicherung

Einsatz von: SharePoint 2010

Microsoft SharePoint Server, Schulung / Coaching (allg.), Schulungskonzepte

12/2011 – 5/2014

Aufgabe: Vereinfachung und Automatisierung der Angebots- und Auftragsverwaltung in Excel und VBA für einen Möbelhändler
Integration mehrerer Einzeldateien (Anfrage, Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung usw.) in eine Excel-Datenbank
• Analyse der Use Cases
• Optimierung der Einzeltabellen (Layout, Formeln)
• Zusammenfassung und Verknüpfung aller Einzeltabellen in einer gemeinsamen Vorlagendatei (automatischer Datendurchfluss)
• Integration der Adresserfassung- und Adressprüfung in Excel / VBA
• Erstellung von Schulungsunterlagen
• Installation, Schulung, Coaching und Support
• sukzessive Erweiterung, Anpassung und Ergänzung des Systems

Anwendung von: Excel 97, VBA, Word 97, Design Thinking, agile Entwicklung

VBA (Visual Basic for Applications), Workflows, Prozessoptimierung, Schulung / Coaching (allg.), Anforderungsspezifikationen

4/2011 – 1/2012

• Digitalisierung und Datensystematisierung von Fuhrpark, Werkstatt und Lager
• Prozessintegration und Prozessautomatisierung
• Projekt-Koordination, Einsatzplanung und Zeiterfassung
• Fuhrparkverwaltung und -pflege, Dokumentation

Einsatz von: Excel 2003, Word 2003, Outlook 2003, VBA

VBA (Visual Basic for Applications), Projektstrukturierung

3/2010 – 4/2011

• Change und Request Management für mittelständische Kunden
• technische Dokumentation, Erstellung von Wikis (Glossar, Bedienungsanleitung)
• Datenaufbereitung, Prozessintegration und Prozessautomatisierung mit Excel (VBA)
• 1st und 2nd Level Support, Datenbankpflege und -reparatur
• Betreuung der SharePoint-Anwendung (Webparts, Bibliotheken, Wikis, SharePoint-Designer)

Einsatz von: Excel 2007, Target Process, SharePoint 2007, Microsoft Dynamics CRM 2007, MySQL, HeidiSQL

Testen, Microsoft SharePoint Server, 1st Level Support / UHD, 2nd & 3rd Level Support, VBA (Visual Basic for Applications), Change-Request-Management, Knowledge Management, Office Management, Requirements Management

10/2008 – 5/2009

Aufgabe: Wissenstransfer mehrerer Backoffice-Bereiche für den Mandanten HSE24 an einen neuen Callcenter-Standort
• Erfassung des vorhandenen Know-hows
• Erstellung von Prozesslandkarten und Dokumentationen
• Konzeption der Schulungsunterlagen
• Durchführung der Schulungen
• anschließendes Coaching und Qualitätssicherung / Dokumentation

Einsatz von: Visio (Prozesslandkarte), Word 2003, PowerPoint 2003, diverse Anwendungsprogramme im ERP- und CRM-Bereich

Knowledge Management, Prozesscoaching, Schulung / Coaching (allg.)

4/2008 – 10/2008

Aufgabe: Programmierung eines digitalen Workflows in Excel und VBA zur Produktentwicklung für das Produktmanagement.
Ziel: Vereinfachung und Beschleunigung von ca. 1000 Vorgängen pro Jahr, mit bis zu 34 Stationen, die bis dato mit mehreren Excel-Dateien, Unterschriften auf Papier, Suchtelefonaten und langen Fußwegen durchgeführt wurden.
• Request Management, Erfassung von Use Cases, Erstellung von Prozesslandkarte und Pflichtenheft
• Integration mehrerer bislang getrennter Teilprozesse (automatischer Datendurchfluss)
• Optimierung der Prozess-Schritte (Design Thinking)
• Erstellung einer zentralen Vorlagenmappe, mit Authentifizierung der Nutzer und integrierter E-Mail-Benachrichtigung des jeweils nächsten Verantwortlichen
• Automatische Übersichtstabelle mit Statusanzeige, Timeline und Suchfunktion
• Installation, Schulung, Coaching und Support
• sukzessive Erweiterung, Anpassung und Ergänzung des Systems in den folgenden Jahren

Novell Groupwise, Software Architecture, User Experience (UX), VBA (Visual Basic for Applications), Workflows, Prozessoptimierung, Change-Request-Management, Anforderungsspezifikationen

5/2004 – offen

Freelancer für prozessorientierte Excel-Lösungen
• Erstellung von Workflows, Warenwirtschaftssystemen, Zeiterfassungen, Einsatz- und Projektplänen, Kalkulationstools und Datenverwaltungen aller Art in Excel
• Datenaufbereitung und -analyse, Datenintegrität, BI, Data Mining
• Automatisierung und Prüfung von Prozessen und Informationsflüssen mit VBA
• Request Management, Anforderungsanalyse, Prozessberatung, Design Thinking
• Prozesserfassung und -visualisierung, Prozessintegration, Erstellung von Use Cases
• Erstellung von Adressverwaltungen und Adresspflege-Tools in Excel
• Erstellung von Tools und Vorlagen für Serienbriefe und Serienmails
• Erstellung von Dokumentationen, Anleitungs- und Schulungstexten
• Schulung von komplexen Prozessen und Anwendungen
• Lektorat (Textkorrektur, Textformatierung), Übersetzungen

Data Mining, Datenanalyse, Business Process Model and Notation, Schreiben von Dokumentation, Schulung / Training (IT), Design Thinking, Lektorat, Workflows, Prozessberatung, Prozesscoaching, Prozessoptimierung, Schulung / Coaching (allg.), Testen, User Experience (UX), User Interface (UI), VBA (Visual Basic for Applications)

3/2000 – 12/2009

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Process Engineer im Backoffice des Kundenservice für den Mandanten HSE24
• Konzeption und Gestaltung neuer Prozesse im Kundenservice
• Analyse, Anpassung und Optimierung bestehender Prozesse
• Erstellung von Excel-Tools zur Arbeitsoptimierung, -planung und -verteilung
• Automatisierung von Office-Arbeitsschritten durch VBA-Makros
• Abfragen und Analysen aus SAP und diversen CRM-Systemen
• Request Management, UX-Anpassung und -Optimierung der CRM-Software ROMA
• Erstellung und kontinuierliche Anpassung von statistischen Instrumenten, Reportings und Präsentationen (intern und extern)
• Entwicklung von Instrumenten zur hausinternen Qualitätssicherung
• Erstellung und Anpassung von firmeninternen und firmenübergreifenden Kommunikationsstrukturen
• Schulung von Prozessen und Softwareanwendungen in Callcentern, Backoffice und Logistik an verschiedenen Standorten

Einsatz von: Windows NT, Excel 97 - 2003, Word 97 - 2003, VBA, Visio, BPMN, Lotus Notes, SAP R/3 bis Version 5.1, diverse CRM-Systeme (ROMA, Siebel, mySAP)

VBA (Visual Basic for Applications), Workflows, Prozessoptimierung, Prozessmanagement, Office Management, Schulung / Coaching (allg.)