Freiberufler

12/2017 – 2/2018

Einsatz zur Unterstützung für den Jahresabschluss 2017 für die drei Gesellschaften Dosenbach-Ochsner AG, Snipes (Schweiz) AG und das Logistik-Center Lauterbach AG, sowie kurzfristige Überbrückung von Ressourcenengpässen.

Ziel war es, einen reibungslosen Ablauf des Jahresabschlusses 2017 revisionsgerecht zu gewährleisten und in erster Linie den Leiter Finanzbuchhaltung bei den Abschlussarbeiten zu entlastet. Folgenden Aufgaben wurden durch die Interims-Funktion übernommen:

-Generelle Vorbereitungsarbeiten und Überarbeitung des Abschlussdrehbuches
- Abstimmung der Verrechnungskonten und Bereinigung der Differenzen
- Abstimmung der Nebenbücher mit dem Hauptbuch
- Bildung der Transitorischen Abgrenzungen
- Bewertung der Rückstellungen
- Bewertung der Beteiligungen
- Umgliederungen von Bilanzpositionen
- Erstellung der Rückstellungs- Forderungs- Verbindlichkeiten- Anlage- Beteiligungs- und Kapitalspiegel für alle 3 Gesellschaften
- Aufbereitung der Daten für die Konzernrechnung der Deichmanngruppe im IDL-System
- Konsolidierung und Überleitung von OR zu HGB1 und HGB2
- Bereitstellung von Prüfungsunterlagen für die Revision und Unterstützung während des Prüfungsprozesses

Finanzbuchhaltung

11/2017 – 12/2017

Zum Schutz der Herkunftsbezeichnung „Schweiz“ und des Schweizer Kreuzes wurde im Rahmen der Revision des Bundesgesetzes über den Schutz von Marken ein Swissness-Gesetzt erlassen, welches seit 01. Januar 2017 in Kraft ist.

Das Gesetz verlangt bei Verwendung der Marke Schweiz einen Nachweis darüber, dass mindesten 60% der Herstellungskosten in der Schweiz anfallen.

Für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen wurde ein von PWC geführtes Projekt lanciert. Als Projektmitglied wurde mir die Rolle des Controlling mit folgender Aufgabenstellung übertragen:

- Überprüfung des Kalkulations-Tools (Eigenentwicklung) auf die Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben
- Erstellung einer Spezifikation für zusätzliche Anforderungen an das Kalkulations-Tool. Im Speziellen die Einbindung von Negativlisten, Darstellung von Hebelwirkungen für den Einkauf, Simulationsmöglichkeiten, Einbindung zusätzliche Produkte/Artikel und Margenberechnung
- Selektion der für Swissness relevanter Artikel
- Durchführung der Kalkulation von ca. 20‘000 Artikel unter Berücksichtigung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben
- Erstellung von Handlungsempfehlungen

Controlling

10/2017 – 5/2018

Bei der Analyse der Geschäftsprozesse wurde festgestellt, dass die neuen Prozesse im Rechnungswesen noch nicht optimal umgesetzt wurden. Zur Entlastung des CFO’s wurden folgenden Aufgaben im Rahmen des Mandates übertragen:

- Sicherstellung des Bestandsnachweises der Leasingfahrzeuge für die Revision
- Erstellung der Nachweise für die Rechnungsabgrenzungspositionen
- Analyse der Fehlerquellen und Einleitung von Massnahmen zur Verbesserung der Datenqualität
- Aufbau der Abstimmungsprozesse zwischen dem operativen System und der zentral geführten Buchhaltung der Emil Frey AG
- Erstellung von Handlungsempfehlungen
- Einarbeitung und Schulung weiterer Mitarbeitenden

Ein Jahr nach Abschluss des ERP-Projektes wurde das alte ERP-System abgeschaltet. Für die Archivierung der bestehenden Dokumente wurde ein Archivierungskonzept erstellt, welche sämtliche revisionsrelevanten Vorgaben berücksichtigen.

Die Dokumente wurden und Journale mussten eigens dafür aufbereitet werden, damit Sie in das zentrale Archiv der Emil Frey AG übernommen werden konnten.
 

Rechnungswesen (allg.)

4/2017 – 8/2017

Mit der Einführung der neuen ERP-Lösungen müssen die Geschäftsprozesse im Unternehmen überarbeitet und angepasst werden. Dabei sollen Optimierungspotentiale analysiert und umgesetzt werden.

Mit der Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse werden folgenden Ziele verfolgt:

- Schaffung von Transparenz in den Prozessen
- Bereichsübergreifende Kommunikation und Koordination
- Optimierung der bestehenden Prozesse
- Identifikation der Beteiligten mit Ihrer Tätigkeit durch Mitgestaltung
- Förderung des prozessorientierten Denkens und Handeln
- Schaffung von Verantwortlichkeiten in den Prozessen
- Effektive und effiziente Prozesse
-Konsequente Ausrichtung der Prozesse an der Strategie der Organisation

Folgenden Aufgaben wurden im Mandat übertragen:

- Erarbeitung eines Unternehmensprozessmodelles
- Ermittlung der Kernprozesse und deren Priorisierung
- Detaillierte Erfassung von Prozessstrukturen sowie Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotentialen
- Modellierung und Dokumentation der einzelnen Prozesse

Prozessoptimierung

12/2016 – 2/2017

Einsatz zur Unterstützung für den Jahresabschluss 2016 für die drei Gesellschaften Dosenbach-Ochsner AG, Snipes (Schweiz) AG und das Logistik-Center Lauterbach AG, sowie kurzfristige Überbrückung von Ressourcen- und Know how Engpässen bis zur Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden.

Ziel war es, einen reibungslosen Ablauf des Jahresabschlusses 2016 revisionsgerecht zu gewährleisten und in erster Linie den Leiter Finanzbuchhaltung bei den Abschlussarbeiten zu entlastet. Folgenden Aufgaben wurden durch die Interims-Funktion übernommen:

- Generelle Vorbereitungsarbeiten und Überarbeitung des Abschlussdrehbuches
- Abstimmung der Verrechnungskonten und Bereinigung der Differenzen
- Abstimmung der Nebenbücher mit dem Hauptbuch
- Bildung der Transitorischen Abgrenzungen
- Bewertung der Rückstellungen
- Bewertung der Beteiligungen
- Umgliederungen von Bilanzpositionen
- Erstellung des Rückstellungs- Forderungs- Verbindlichkeiten- Anlage- Beteiligungs- und Kapitalspiegel für alle 3 Gesellschaften
- Aufbereitung der Daten für die Konzernrechnung der deichmanngruppe im IDL-System
- Konsolidierung und Überleitung von OR zu HGB1 und HGB2
- Bereitstellung von Prüfungsunterlagen für die Revision und Unterstützung während des Prüfungsprozesses

Konzernrechnungswesen

3/2015 – 9/2017

Mit dem Wandel von einer Dienstleistungsgesellschaft hin zu einer reinen Immobiliengesellschaft müssen die organisatorischen Rahmenbedingungen überprüft und neu definiert werden. Der Neubau von rd. 800 Wohnungen in Zürich führt zu einem massiven Ausbau des Immobilienportfolios.

Damit eine reibungsloser organisatorische Ablauf gewährleistet werden kann, wurden folgende Aktivitäten durchgeführt:

- Analyse sämtlicher Prozesse des Unternehmens mit Schwerpunkt auf die Bewirtschaftung und Facility Management Prozesse für die gewerbliche Vermietung und Wohnungsvermietung. Die Prozesse für die Bereiche Finanzen, Bewirtschaftung, Facility Management, Entwicklung & Realisierung, Portfolio Management, Informatik und Personal wurden überprüft, optimiert und dokumentiert.

- Das Organisationreglement, das Personalreglement wurden grundlegend überarbeitet und das Bewirtschaftung-, Facility Management- und Finanzhandbuch wurde neu erstellt.

- Die Fachinstruktionen das Formularwesen, sowie Standardvorlagen wurde komplett erneuert und mit den Prozessen verknüpft.

- Die Analyse des Informatikbereiches führt zum Entscheid die Informatik im Outsourcing zu betreiben. Die Leitung des Outsourcingprojektes wurde mir übertragen.

- Für das operative Handling wurden die neuen Prozesse, Reglements, Instruktionen und Formalismen in eine Intranet-Lösung basierend auf SharePoint überführt. Die Projektleitung für das SharePoint-Projekt wurde von mir übernommen.

- Aufgrund er neuen Portfolio-Strategie wurde die Rechnungslegung per 01.01.2016 von OR auf IFRS umgestellt.

- Das interne Kontrollsystem (IKS) wurde komplett überarbeitet und verfeinert.

Organisationsentwicklung

10/2014 – 3/2017

- Führung eines Projektteams bestehend aus Informatikern, Fachspezialisten und dem Software-Lieferanten (Projektteam 20 Mitarbeitende)
- Implementierung eines Core-Systems für die Unterstützung der Prozesse im Full Service Leasing Business auf Basis der Standardsoftware „Leasman“.
- Verantwortlich für die Einhaltung der Termin, Kosten und dem Projektfortschritt.
- Festlegung der Einführungsstrategie, die Erstellung und Pflege des Projektplans, das Projektbudgets und die Festlegung des Arbeitsplans
- Beschaffung, Zuweisung und fortlaufende Verwaltung der Projektressourcen
- Erstellung des Projektstatus und berichten an das Steering Board und an das Projektteam;
- Koordination der Teilprojekte und dem Softwarepartner
- Koordination mit der Informatik der Muttergesellschaft Emil Frey AG
- Erstellung des Schulungskonzeptes
- Erstellung des Testkonzeptes und Koordination des Testprozesses
- Unterstützung bei der Businessanalyse und der Erstellung von Requirements
- Unterstützung bei der Solution Architektur

Projektmanagement

10/2014 – 1/2016

Consultant
- Analyse und Optimierung der Reportingprozesse
- Realisierung von Quick wins zur schnellen Reduzierung des Erstellungsaufwandes
- Überprüfung der bestehenden BI-Architektur und Systemlandschaft
- Konzeption einer neuen empfängerorientierten Reportinglösung unter Berücksichtig der lokalen und Group-Anforderungen
- Vorschlag für die Umsetzung von Dashboard für das Management
- Aufzeigen von Varianten für die Optimierung der BI-Architektur
- Konzeption und Einführung einer Standardkostenrechnung und Aufbau des supply chain Reporting

Interim CFO Controller
- Erstellung und Bereitstellung des wöchentlichen Outlook Reports für die Geschäftsleitung
- Bereitstellung des monatliche Abschlusses an die Geschäftsführung und das Group Controlling
- Analyse und Kommentierung der Abweichungen gegenüber der Geschäftsführung und dem Group Controlling
- Erstellung von Produkt- und Sortimentsanalysen
- Unterstützung bei der Erstellung des Budgets 2014 (teilweise)
- Erstellung des Rolling Forecast
- Überwachung der Budgets und rechtzeige Signalisierung von Abweichungen
- Unterstützung bei diverse Adhoc Analysen (z. B. Auswertungen von Promotion)
- Sparringspartner für die Abteilungsleiter und den Geschäftsleiter für betriebswirtschaftliche Fragestellungen
- Sicherstellung der korrekten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung, Betriebsbuchhaltung und den Nebenbüchern (Anlagen, Kreditoren, Debitoren, Lohn)
- Cash Management und Disposition der verschiedenen Bankkonten
- Unterstützung beim Jahresabschlussprozess 2014
- Ansprechpartner für die externe Revision
- Einarbeitung des neuen Business Controllers und Unterstützung bei der Rekrutierung

Betriebliches Rechnungswesen

4/2014 – 5/2014

- Überprüfung des bestehenden Evaluationsentscheides aufgrund des Verkaufs der Gesellschaft
- Ermittlung des Deltas aufgrund der Anforderungen durch den neuen Eigentümer
- Definition der Integration und der Schnittstellen zum Rechnungswesen und Controlling
- Empfehlung für das weitere Vorgehen im Evaluationsprozess
- Projektleiter des Evaluationsprozesses
- Erstellung des Pflichtenheftes
- Festlegung der Bewertungskriterien und deren Gewichtung
- Koordination und Durchführung der Anbieter-Workshops
- Auswertung der Lösungsvarianten als Grundlage für die Entscheidungsfindung

Softwareauswahl (Evaluierung)

1/2014 – 6/2014

- Vertretung des Projektleiters in allen Funktionen und Gremien
- Durchführung des Testmanagement für Modul-, Integrations- und Systemtests
- Erstellung des Cutover-Konzeptes und Durchführung des Cutover-Managements
- Modul-Unterstützung after Go live
- Projektplanung für die Projektphase II (Reporting, CRM, Dokumenten Management, Risk-Management, Spesenprozess, Vollintegration Auslandsgesellschaften, Konsolidierung, Liquiditätsplanung)
- Erstellung des Roll out Konzeptes für den Roll out weiterer Tochtergesellschaften

SAP Rollout

7/2013 – 11/2013

- Spezifikation, Aufbau und Integration eines neuen Chart of Account im Avaloq.
- Integration der neuen Bank in sämtliche Reportingsysteme (Swiss-Reporting, UK-Reporting, Legalreporting Monaco, French-Reporting)
- Businessanalyse und Erstellung der Requirements für die Reportingsysteme
- Erstellung der Use Cases und der Test Cases
- Durchführung der Test im Avaloq, FINGUI, Evolan, Fire und Hyperion
- Operative Unterstützung bei der Erstellung der monatlichen Reports

Business Analysis

3/2012 – 5/2012

- Ist-Analyse der bestehenden Prozesse, Organisation und Systeme
- Festlegung der fachlichen und regulatorischen Anforderungen
- Beschreibung der zu unterstützenden Geschäftsprozesse
- Grobe Definition der Schnittstellen zu anderen Systemen
- Formulierung der groben Anforderungen an die neue IT-Umgebung
- Erstellung eines Kriterienkatalogs für die Beurteilung der Lösungen
- Auswahl möglicher Softwarepartner (Short-Liste)
- Aufzeigen von möglichen Lösungs-Varianten
- Organisation der Anbieterworkshops und Referenzbesuchen
- Auswertung der Lösungsvarianten als Grundlage für die Entscheidungsfindung

Softwareauswahl (Evaluierung)

4/2011 – 6/2013

- Führung eines Projektteams bestehend aus Informatikern, Businessanalysten und Fachspezialisten (Projektteam 7 Mitarbeitende)
- Implementierung einer Reportinglösung welche sämtliche lokalen und konzernbezogenen Anforderungen berücksichtigt
- Integration des Meldewesen (SNB-Reporting) in die Reporting Gesamtlösung
- Koordination mit dem globalen Projekte FiRST der Coutts-Group
- Erstellung des Testkonzeptes und Koordination des Testprozesses
- Ablösung des bestehenden lokalen Hyperion-Systems durch eine eigenentwickelte DWH-Plattform
- Neuentwicklung eines Finance-GUI zur Konsolidierung und Validierung
- Erstellung von Prozess- und GAP-Analysen
- Businessanalyse und Erstellung von Requirements
- Unterstützung bei der Solution Architektur
- Sicherstellen der Schnittstellen zu den beiden Group-Finance-Systemen Walker und HFM
- Koordination des Testprozesse und dem Parallelbetrieb
- Spezifikation und Ablösung von ca. 100 statutarischen UK-Reports nach IFRS

Projektmanagement (IT)

11/2010 – 3/2011

- Koordination der Abschlussarbeiten und Erstellung des Jahresabschluss 2010 mit Überleitung zum Konzernabschluss in IFRS
- Erstellung des Geschäftsberichtes 2010 und deren Kommentierung
- Mitwirkung bei der Erstellung des regulatorischen Reportings (SNB/FINMA) nach Avaloq-Migration
- Prozessanalyse und Dokumentation der Rechnungswesenprozesse und Festlegung der IKS- Kontrollpunkte
- Modifikation des Monatsreporting aufgrund Avaloq-Migration
- Einführung einer Anlagebuchhaltung
- Optimierung des Kreditoren- Spesen- und Visumprozesses
- Konzeption und Einführung einer Kostenrechnung

Rechnungswesen (allg.)

9/2007 – 10/2010

- Prozessanalyse sämtlicher Accounting- und Controllingprozesse
- Definition der Businessarchitektur
- Definition der Systemarchitektur
- Evaluation des Gesamtbanksteuerungssystems
- Einführung der neuen Gesamtbanklösung Finnova, Modul Accounting (Hauptbuch)
- Einführung der Nebenbücher auf Abacus
- Integration des Meldewesens und regulatorischen Reporting (SNB)
- Einführung der Gesamtbanksteuerung auf ValueMirror und Asket/Cashver (Einzelgeschäftskalkulation, Profitcenterrechnung, Kunden- Produktrechnung, Nettogeldfluss, Kostenrechnung, Prozesskostenrechnung, Planung/Budgetierung)
- Definition des Testprozedere
- Durchführung von Einzel- Integrations- und Systemtest
- Migration von SAP auf die neue Systemumgebung
- Abnahme der Systeme

Projektleitung / Teamleitung (IT)

8/2007 – 2/2008

- Erstellung eines Standardkontenplans für Real Estate Branche
- Umstellung Accounting auf IFRS
- Migration des Buchhaltungssystems auf Abacus
- Koordination des Tests- und Abnahmeprozedere

Projektmanagement - Konzeption / Vorgehensmodell

7/2007 – 12/2008

- Prozess- und Systemanalyse für sämtliche Unternehmensprozesse
- Evaluationsunterstützung für ERP-System
- Fachkonzept für die Einführung von SAP
- Projektkoordination
- Prozessoptimierung

Projektleitung / Teamleitung

4/2007 – 7/2007

- Analyse der Accounting- und Controllingprozesse
- Überprüfung der Systemlandschaft
- Analyse und Grobkonzept für eine Gesamtlösung für das Real Estate Management (Bewirtschaftung, Buchhaltung, Rechnungsprozess, Bauabrechnung, Asset- und Portfoliomanagement)
- Erstellung eines Fachkonzeptes und Pflichtenhefts
- Evaluation einer Gesamtlösung für Real Estate

Softwareauswahl (Evaluierung)

4/2004 – 3/2007

Führung des Bereiches Finanzen und Controlling für die gesamte Unternehmensgruppe mit 11 Gesellschaften und 8 Mitarbeitenden. Verantwortlich für folgende Hauptaufgaben:

- Erstellung der Jahresabschlüsse nach Swiss GAAP FER und RRV-EBK zu Händen der Geschäftsleitungen und des Verwaltungsrates
- Sparringspartner für CEO in finanzpolitischen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen
- Vorbereitung der Verwaltungsratssitzungen für alle finanziellen Traktanden
- Erstellung des Berichtswesen für die Unternehmensgruppe und die Geschäftsbereiche
- Koordination der strategischen und operative Planung
- Erstellung von Businesspläne und Analysen für Akquisitionen und neuer Geschäftsbereiche
- Überwachung der Eigenmittelunterlegung und Risikoverteilung der Gruppe
- Steueroptimierung und operative Abwicklung der Unternehmenssteuern und Mehrwertsteuer
- Versicherungswesen

Projekte:

- Reorganisation und Zentralisierung des Rechnungswesens
- Aufbau eines neuen Controllingteams
- Konzeption und Einführung eines betrieblichen Rechnungswesens
- Einführung einer zentralen ERP-Lösung (Abacus)
- Umstellung der Rechnungslegung von IAS auf Swiss GAAP FER
- Umstellung der Rechnungslegung auf BankV (RRV-EBK) für eine Gesellschaft
- Aufbau des Reportings für die Unternehmensgruppe und die Geschäftsbereiche
- Einführung von standardisierten Planungsprozessen für die Strategische Planung, Mittelfristplanung und die Budgetierung
- Einführung eines Verrechnungspreismodells für die interne Leistungsverrechnung und die Intercompany-Verrechnung
- Schaffung der Zahlenbasis für die Produktkalkulation

Konzernrechnungswesen