Virtual Assistant - SE
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- 67688 Rodenbach
- auf Anfrage
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- 20.11.2017
Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
5/2017 – 6/2017
Tätigkeitsbeschreibung
Accounting:
• Kreditoren erfassen
• Zahlungen steuern/überwachen
Pre-Opening Best Western Kaiserslautern
Kassenwesen, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung
5/2017 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Office Management / Administrative Unterstützung:
• Erstellung von Dokumentenvorlagen & Präsentationen
• Übersetzungen von Dokumenten und Email-Korrespondenz D/E
Travel & Event Management:
• Organisation von Geschäftsreisen:
• Organisation von kleineren Events
Fremdsprachenkorrespondent, Veranstaltungsmanagement
5/2017 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Office Management / Administrative Unterstützung:
• Übersetzungen von Dokumenten und Email-Korrespondenz D/E
• Terminierungen
Travel & Event Management: u.a.
• Organisation von Geschäftsreisen
• Organisation von Personalevents
Fremdsprachenkorrespondent, Veranstaltungsmanagement, Übersetzungen
1/2017 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Office Management / Administrative Unterstützung:
• Erstellung von Dokumentenvorlagen & Präsentationen
• Übersetzungen von Dokumenten und Email-Korrespondenz D/E
• Erstellung von Angeboten, Rechnungen
Ablauforganisation, Fremdsprachenkorrespondent, Fakturier- / Mahnwesen
6/2016 – 4/2017
Tätigkeitsbeschreibung
- Sales & Marketing:
• Konzeption der Print-Medien
• Konzeption der Website
• Implementierung der Hotelsoftware Protel Air
• Interner Administrator für Protel Air
- Rezeption/Reservierung:
• Implementierung, Aufbau und Steuerung der Online-Reservierungssysteme
• Gruppenreservierungen
• Angebotserstellung und Follow-ups
• Rechnungsstellung und – kontrolle, Mahnwesen
- Hotel Management:
• Erstellung von Statistiken: Umsatz, Hotel, Personal
• Personalwesen:
o Stellenanzeigen
o Bewerbergespräche
o Kontrolle der Arbeitszeiten
o Dienstplangestaltung
o Training der neuen Mitarbeiter:
- Einführung in den Gebrauch von Apple iMac/MacBook
- Einführung in Protel Air
Organisation (allg.), Ablauforganisation, Unternehmensstrukturen, Arbeitszeit- / Gleitzeitsysteme, Personalverwaltung, Personalplanung, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Preis- / Konditionengestaltung, CRM (Customer Relationship Management), Kassenwesen, Fakturier- / Mahnwesen, Schulung / Coaching (allg.), Einkauf (allg.)
4/2016 – 6/2016
Tätigkeitsbeschreibung
- Assistenz für die Geschäftsführerin
- Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
- Verwaltung der Besprechungsräume
- Koordination der Firmenfahrzeuge
Organisation (allg.), Ablauforganisation, Projektassistenz, Ablauf- / Terminmanagement, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Veranstaltungsmanagement
11/2015 – 3/2016
Tätigkeitsbeschreibung
Assistenz für den Sales Manager D-A-CH
- Sales Administration:
• Angebotserstellung und Follow-ups
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungsstellung und -kontrolle
Buchhaltung: Vorbereitung der Monatsabschlüsse
IT: Implementierung des ERP
Angebotskalkulation, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Vorverkauf, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Fakturier- / Mahnwesen, Auftragsabrechnung
11/2012 – 10/2015
Tätigkeitsbeschreibung
- Assistenz für das Executive Committee (Management Team)
• Allgemeine Administration
• Erstellung von Präsentation auf Deutsch und Englisch
• Fachliche Übersetzungen Englisch/Deutsch
• Terminkoordination für den Fabrikdirektor sowie das Executive Committee
• Reisekostenabrechnungen
• VISA und P-Card Abrechnungen
• Organisation von Telefon-/Videokonferenzen
- Kommunikation:
• Content Management und Konzeption des Intranets
• Interne Kommunikation
- Leitung des Empfangs und der Telefonzentrale:
• Besucherempfang
• Sicherheitsunterweisung der Besucher
- Eventmanagement:
• Organisation von internen und externen Firmenevents
• Organisation von Meetings, Seminaren, Incentives
• Verwaltung der Besprechungsräume
- Travelmanagement:
• Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
• Vertragsabsprachen mit Hotels
- Officemanagement:
• Postein- und –ausgang
• Bestellwesen mittels SAP
• Supplier Management
• Purchase Management Büromaterial, Zeitschriftenabonnements
• SOD (Segregation of Duty) Kontrollen im SAP
• Zusammenarbeit mit den Assistentinnen der anderen Fabriken
• Prozessmanagement via Nimbus Control BPM
MS Office (Anwenderkenntnisse), Organisation (allg.), Ablauforganisation, Ablauf- / Terminmanagement, Projektmanagement - Kommunikation, Office Management, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Veranstaltungsmanagement, Übersetzungen
8/2011 – 10/2012
Tätigkeitsbeschreibung
- Assistenz für den CEO & Director:
• Allgemeine Administration
• Assistenz in der Vorbereitung des Budgets, Projekte und Businesspläne
- Student matters:
• Anmeldung der Studenten beim Migrationsdienst
• Organisation von Studentenevents
• Unterstützung für Studenten bei der Organisation von Events
• Ansprechpartner für die Studenten am Campus und im Praktikum
- Immatrikulation:
• Follow-ups
• Prüfung eingehender Bewerbungen
• Rechnungsstellung und –kontrolle
- Buchhaltung:
• Kassenwesen für die SHML und deren Schwestergesellschaften
• Vorbereitung der Monatsabschlüsse
- Personalwesen:
• Personalmanagement der SHML und ihrer Schwestergesellschaften
• Lohnabrechnung
• Stellenanzeigen
• Bewerbermanagement
• Mitarbeiter- und Bewerbergespräche
- IT:
• IT-First Level-Support für alle Gesellschaften
• Content Management der Websites aller Gesellschaften
• Content Management und Konzeption des Social Media Auftrittes der SHML
• Aufsetzen des CRM
• Administrator CRM für die SHML
• Aufsetzen der Emailadressen
Salesforce.Com, Ablauforganisation, Personalwesen (allg.), Campus-Recruitment, Personalsuche / -auswahl, Entgeltsysteme, Personalorganisation, Personalverwaltung, Personalplanung, Fremdsprachenkorrespondent, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Postsales, CRM (Customer Relationship Management), Content Management, Kassenwesen, Fakturier- / Mahnwesen, Auftragsabrechnung, Sprache (allg.)
1/2008 – 6/2011
Tätigkeitsbeschreibung
- Leitung des Empfangs und der Telefonzentrale
- Koordination der Firmenfahrzeuge
- Eventmanagement:
• Organisation von internen und externen Firmenevents
• Organisation von Meetings, Seminaren, Incentives
• Verwaltung der Besprechungsräume
- Travelmanagement für die gesamte Unternehmensgruppe:
• Organisation von Reisen, Buchung von Hotels und Mietwagen
• Vertragsabsprachen mit Hotels
- Officemanagement:
• Postein- und -ausgang
• Rechnungsdruck und -bearbeitung
• Purchase Management Büromaterial
• Führen des Kassenbuches
• Content Management der Karrierewebsite
- Vertretung der Vorstandsassistentin
- Terminkoordination für den CEO in Zusammenarbeit mit der Vorstandsassistentin
- Bewerbermanagement
MS Office (Anwenderkenntnisse), Terminverfolgung, Ablauf- / Terminmanagement, Personalverwaltung, Office Management, Fremdsprachenkorrespondent, Büroorganisation, Veranstaltungsmanagement, Kassenwesen
11/2005 – 12/2007
Tätigkeitsbeschreibung
- Sales & Marketing:
• Organisation von Kundenevents und Messebesuchen
• Repräsentation des Unternehmens auf Messen, Roadshows sowie Inhouse-Aktivitäten
• Kundenbetreuung
• Neukundenakquise
• Konzeption und Durchführung von Mailings
• Pflege der Online- und Print-Medien
• Content Management und Konzeption der Website
• Vertragsabsprachen mit Firmenkunden, Reiseagenturen und
Reservierungssystemen
• Interner Administrator für Fidelio Suite V8
- Eventmanagement:
• Vertretung der Veranstaltungsleitung
• Organisation und Durchführung der Sonderveranstaltungen „Krimidinner“ und „Dinner Krimi“
- Rezeption/Reservierung:
• Steuerung der Reservierungssysteme, Yield Management
• Gruppenreservierung
• Vertretung der Rezeptions- und Reservierungsleitung
Fremdsprachenkorrespondent, Kundendienst, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Zielgruppenstrategie, Business to Business, Veranstaltungsmanagement, Email Marketing, Akquise / Kontakt, Adobe Photoshop, Redaktion (allg.), Content Management
9/2005 – 11/2005
Tätigkeitsbeschreibung
- Rezeption/ Reservierung
- Veranstaltungsverkauf
- Kundenbetreuung
Fremdsprachenkorrespondent, Kundendienst, Auftragsverwaltung, Büroorganisation, Veranstaltungsmanagement, Auftragsabrechnung
Zertifikate
Ausbildung
Edenkoben, Hotelfachschule Südliche Weinstraße
Weitere Kenntnisse
Microsoft Excel (gute Anwenderkenntnisse)
Microsoft Access (Grundkenntnisse)
Hostpoint
SharePoint
Nimbus Control Business Process Management
Globe SAP
Lync
BT Meet Me Conferencing
iLearn@Nestlé: Global Learning Management System (Cornerstone On Demand)
TEC Faktura Pro (ERP-System)
Fidelio Front Office Version 6 (Deutsche und Spanische Version)
Fidelio Fidelio Suite V8
Fidelio F & B (Spanische Version)
Fidelio Sales & Catering lite
Protel Air
Bankettprofi
SIHOT.PMS
Micros- POS
Adobe Photoshop 7.0
MODx (Content Management System)
Apple OS X: Verwendung von iMac, MacBook, iPad, iPhone, iPod
Social Media: Facebook, Twitter, Xing, LinkedIn
Persönliche Daten
- Englisch (Muttersprache)
- Deutsch (Muttersprache)
- Philippinisch (Grundkenntnisse)
- Spanisch (Grundkenntnisse)
- Europäische Union
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