Payroll & Project Management ad interim

2/2015 – 1/2016

• Durchführung der monatlichen Salärverarbeitung, Vor- und Nachbearbeitung auf Abacus für 400 Mitarbeitende (Produktion und Verwaltung)
• Koordination Schnittstellen zu Pensionskasse, Zeitsystem (Hydra) und UKA Taggeldverarbeitung KTG
• Monatlicher Rückstellungslauf für Stunden- und Feriensaldi sowie Boni auf Abacus
• Abstimmungsarbeiten und Überwachung der Fibukonti
• Verarbeitung von Optionen für Kaderleute (RSU)
• Halbjahres- und Jahresabschluss sowie Begleitung von internen und externen Revisionen
• Bewirtschaftung und Pflege von Abacus (Lohnarten- und Stammfelder Spezifikationen)
• Unterstützung und Beratung des HR Teams bezüglich Optimierung der HR Prozesse, Planung des zeitlichen Ablaufs für eine termingerechte Salärverarbeitung, Erstellen von Terminkalender für Schnittstellen sowie div. Checklisten und Prozessbeschreibungen
• Einarbeitung und Einführung von neuen Mitarbeitenden in der Lohnverarbeitung
• Projektunterstützung bei Einführung von Workday (Globale HR Plattform): Durchführung von Parallel-Salärläufen, Div. Testings sowie Kontrolle und Fehleranalyse der Schnittstelle zu Abacus, enge Zusammenarbeit mit Projektteam

Entgeltsysteme

5/2014 – 12/2014

• Vollumfängliche Führung des Salär Bereichs, 650 Mitarbeitende am Standort Horgen auf Xpertline
• Delegierten Dossier Führung der Familienzulagen (FAK Banken)
• Org. Management in Xpertline sowie OE-Controllerfunktion für das Credit Suisse System One HRIS (Peoplesoft)
• Zugriffsberechtigungen MyHR und Absenz Erfassung.
• Bewirtschaftung und Anpassungen im Lohnsystem, aufsetzen neuer Lohnarten und Kostenstellen
• Durchführung System-Upgrade in Zusammenarbeit mit dem Systemanbieter
• Erstellen div. Reportings wie Headcount- und Salär Listen für Finance, Controlling und Linienvorgesetzte
• Enge Zusammenarbeit mit IDM (Identity Management, zuständig für Zutritts- und Zugriffsberechtigungen der Swisscard)
• Überprüfung und Optimierung von internen Prozessen. Sicherstellung des Informationsflusses zwischen HR Payroll, HR Administration und HR Consultants
• Führung der Payroll Assistentin (40 %)
Spezialaufgaben:
• Neuorganisation Customer Service Bereich: Erstellung des Termin- und Projektplans für HR, Durchführung sämtliche Mutationen im Xpertline (Kst, Org., Funktionen und Vertragliche Komponente) sowie im OE-Tool der der Credit Suisse (Peoplesoft), Koordination mit IDM (für Zugriffe und Zutritte)
• Überarbeitung des Lohnausweises
• Überarbeitung und Einführung eines neuen Prozesses für die Taggeldverarbeitung aus UVG, KTG, EO und MSE

Entgeltsysteme, People Soft

5/2013 – 7/2013

• Betreuung und Durchführung von kompletten Lohnläufen für Kunden (auf SAP) inkl. Abwicklung mit Ämtern und Sozialversicherungspartnern
• Erstellen der Lohnstrukturerhebung BFS für Kunden
• Erstellen diverser Reports und Auswertungen für Abschluss des Geschäftsjahres von Kunde

Entgeltsysteme

5/2011 – 12/2012

• Beratung und Unterstützung des Payroll-Teams während Change Management Prozess
• Erstellen eines Payroll-Handbuchs (Know-how Transfer sicherstellen)
• Prozessbeschreibungen als Grundlage für Prozess- und Schnittstellenoptimierung zwischen HR Admin und Payroll
• Erstellen der Jahresplanung Payroll, Deadlines für HR BP‘s und allen Umsystemen wie Finance, Zeitverarbeitung, Spesentool etc.
• Erstellung monatliche Aufgabenverteilung des Payroll Team‘s während Change Management Prozess
o Lohnlauf auf SAP/R3 für 2‘500 Mitarbeitende und 1‘500 Rentner auf 27 Mandanten inkl. Nachverarbeitung
o Vor- und Nachbereitung des Lohnlaufs, monatliche Kontrolle auf Einhaltung der AGB’s sowie Steuern und Sozialversicherungen
o Administration der Pensionskasse (An- und Abmelden, Lohnänderungen, Erfassen PK-Beiträge etc.)
o Abwicklung Familienzulagen (teilweise delegierten Dossierführung)
o Verarbeitung, Kontrolle und Auszahlung von Zeit- und Spesendaten aus ProTime und Interflex
o Personal-und BFS-Statistiken erstellen
o Mitarbeit Systembetreuung, einrichten neuer Lohnarten
o Jahresendverarbeitung, Erstellen von Lohnausweisen
o Unterstützung und Vorbereitung für interne und externe Revisionen

• Projekt MAX2012: Einführung von einheitlichen Anstellungsbedingungen innerhalb des Axpo Konzerns, Zusammenführung von zwei Payroll-Systemen (SAP), Div. Kontrollen nach Datenmigration, Sicherung Datenqualität, Testläufe Payroll und Sicherstellen aller Funktionalitäten

Entgeltsysteme

7/2010 – 4/2011

• Projekt „Einführung zentrales Familienzulagenregister“, im Auftrag der AK AZA (delegierten-Dossier Führung):
o Erstellen des monatlichen Reports an die AZA (Mitarbeit bei der Entwicklung der elektronische Schnittstelle aus SAP an die AZA)
o Organisation der Datenlieferung an die AZA zur Erstellung der SV-Nr. für alle Kinder (ca. 1‘000)
o Datenbereinigung der Familienstammdaten infolge Systemzusammen-führung
o Aufbau einer revisionstauglichen Ablage nach Vorgaben der AZA
o Operative Abwicklung Familienzulagen nach delegierten Dossier-Führung: Anträge Familienzulagen prüfen, Zulagenanspruch schriftlich erstellen, Datenpflege der Familienstammdaten inkl. Prüfung der Quellensteuertarife
 
• Projekt „Childcare“ (Arbeitgeber Beitrag an Fremdbetreuung von Kindern):
Prüfen der Anträge aufgrund der Einkommens- und Vermögensverhältnisse,
Berechnung und Auszahlung des Arbeitgeberanteils

• Projekt: IKS Prozessbeschreibungen für HR Payroll
Beschreibung sämtlicher Payroll-Prozesse nach Vorgabe der IKS
Stelle der SIX Management AG

• Operative Mitarbeit in sämtlichen Belangen der Lohnadministration auf SAP (Ein- und Austritte, Mutationen, Abwicklung von Unfall- und Krankheitsmeldungen, Quellensteuer, Arbeitgeberbescheinigungen erstellen, Beratung von HR BP’s und Mitarbeitenden, Lohnausweise etc.)

Entgeltsysteme