Expert PMO, Purchasing Consultant, gehobene Mangement-Assistenz, Dozentin Business English, Übersetzungen Englisch-Deutsch,...

10/2013 – 1/2014

Unterricht in Business English (Verhandlungssprache, Präsentationen, Meetings, Telefonieren, Korrespondenz, Grammatik, etc.)

8/2013 – 9/2013

Set-up PMO im Prozessmanagement

6/2013 – 8/2013

Set-up Project Management Office

12/2012 – 4/2013

- Vermittlung externer Berater im Bereich Business- und IT-Consulting an den Standorten Eschborn, Frankfurt am Main und Leipzig (European Energy Exchange AG).
- Prüfung von Dokumenten in englischer Sprache auf sachliche und sprachliche Richtigkeit: Proposals, Statements of Work, Non-Disclosure Agreements.
- Preisverhandlungen in Englisch und Deutsch; kaufmännische Auswertung der Tender, Berechnung und Dokumentation von Savings.
- Auftragsbearbeitung: Prüfung und Genehmigung von Bestellungen in SAP/SRM; Leistungsverbuchung; Anlage von Lieferantenstammdaten und Einkaufsorganisa-tionen in SAP/FI für Deutsche Börse AG Frankfurt und Clearstream Banking SA Luxembourg; Pflege der Ministämme in SAP/HR.
- Lieferantenmanagement: Kommunikation mit Lieferanten in englischer und französi-scher Sprache, Durchführung von Lieferantengesprächen, Lieferantenbewertung mit-tels MS Excel Spreadsheets und Kommunikation der Ergebnisse via Lotus Notes; Beratung des Managements im Procurement.
- Pflege der Projekt- und Lieferantendatenbank in Lotus Notes; aktive Teilnahme an Videokonferenz-Team-Meetings mit der Clearstream Banking SA Luxembourg.

7/2012 – 10/2012

- Externe Beraterin im Project Office im SAP-Projekt Technical Sprint 2012 an Standorten in Deutschland, Frankreich, Indien und China.
- Protokollführung in englischer Sprache während Sitzungen des Lenkungsausschusses und im Fachprojektleiter- und Supervisormeeting; Versand an die Niederlassungen.
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen: Erstellung von Präsentationen und der Agenden; Klärung offener Punkte; Versand und Tracking von Einladungen, Korres-pondenz, Raumkoordination.
- Führen der Aktionspunkteliste, Nachhalten von Aufgaben und Terminen, Erinnerung der Mitarbeiter des Projektmanagementteams, Wiedervorlage.
- Unterstützung bei der Pflege der Lessons Learned List, Risk List, Quality Gates Check List sowie Planungslisten zum Customizing-Abgleich.
- Tracking von Defects mit hoher Priorität im Rahmen des funktionalen Tests; Unterstützung bei der Organisation des Integrationstests der Fachbereiche.
- Organisation der Rufbereitschaft und des Werkszutritts an zwei Go Live-Wochenenden: Übernahme von Usern aus den Cutover-Plänen der Fachbereiche, prüfen von Usern, Kontaktdaten, Verfügbarkeiten, Redundanzen sowie auf Plausibilität; Abfassen und Versand von Informations-Emails an das Projektteam; Koordination der Beantragung der Rufbereitschaft bei den Betriebsräten.
- Ansprechpartner für Bosch-interne Mitarbeiter und externe Dienstleister.
- Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten: Freischaltung von Usern zum Projektportal, Erstellung des PowerPoint-Templates für Präsentationen im Lenkungsausschuss, Erstellung von Verteilern, etc.

2/2012 – 5/2012

- Projektcontrolling: Erstellung von Bestellungen für externe Mitarbeiter in SAP/ERP SRM und SAP/Netweaver EVO, Prüfung und monatliche Buchung der Leistungsnachweise (Timesheets, Abnahmezertifikate); interne Beauftragung; Budget-Kontrolle mittels Budget Control Sheet in MS Excel.
- Aufbau des PMO in einem Austauschprojekt mit ca. 90 Mitarbeitern und externen Lieferanten: Aufbau und Pflege von Kontaktlisten, Anwesenheitsliste, Verteilern, RASCI-Matrix (Roles and Responsibilities List); Erstellung von Präsentationen: Organigramm, Übersichten zu Workstreams, Owners and Deliverables sowie zu technischen Funktionalitäten; Anfertigung technischer Übersetzungen Deutsch-Englisch.
- Beratung des Projektmanagements hinsichtlich der Kommunikation im Projekt sowie des Aufbaus von Strukturen und der Dokumentation.
- SharePoint: Aufbau und Pflege der SharePoint-Portale für Projektmitarbeiter und externe Lieferanten; Dokumentenmanagement, Freischaltung von Usern.
- Meeting Management: Besprechungsorganisation, Protokollführung in Englisch und Deutsch, Catering.
- Reporting und Tracking: wöchentliche Einforderung der Statusberichte aus den Workstreams und Konsolidierung im Overall Reporting Sheet in MS Excel; Tracking von Action Items und Pflege von Projekt-Risiken in SharePoint.
- Organisation: Beantragung von Nutzerkennungen und Firmenausweisen, Umzugsorganisation für Projektmitarbeiter, Beantragung von Telefon- und Netzwerkanschlüssen, Organisation von Kick-off und Schulungen: SharePoint und interkulturelles Training für China.
- Templates: Erstellung und Weiterentwicklung von Templates für Reporting (Project Management Reporting Sheet, Overall Reporting Sheet), Meeting Minutes und Meeting Rules in MS PowerPoint.

9/2011 – 4/2012

Unterricht in Business English
Vorbereitung auf das BEC Preliminary (Business English Certificate der Cambridge University)

6/2011 – 11/2011

- Project Management Office (PMO) in Finance Cloud-Projekt mit der BayernLB: Unterstützung der Abteilungsleiterin, des Multiprojektmanagements und Projektteams an den Standorten München, Nürnberg und Offenbach.
- Meeting Management: Vorbereitung der Agenden zu den Jours Fixes, Erstellung von Protokollen und Präsentationen in laufenden Besprechungen, Besprechungsorganisation, Terminkoordination und
-kontrolle, Schaltung von Telefon- und Videokonferenzen.
- Projektcontrolling: Verantwortung für Timesheets externer Mitarbeiter; Pflege und Erweiterung der Liste der monatlichen Aufwände in MS Excel, Erstellung von Kalkulationen zu Budgetierung und Forecast.
- Erstellung, Lektorat und Korrektorat von Präsentationen für Kunden, Geschäftsführung, Lenkungsausschuss und Mitarbeiter (Meilensteinübersicht, Architektur und Komponenten, Terminpläne, etc.).
- Pflege der Offene-Punkte-Listen für Multiprojektmanagement und Technisches Projektmanagement in MS Excel; Zusammenführung übergreifender Themen, Nachhalten von Aufgaben und Führen der Wiedervorlage; Tracken von Revisions- und Sicherheitsfeststellungen in Zusammenarbeit mit der Revision.
- Unterstützung bei der Reorganisation der Ablage in Projektlaufwerk und SharePoint Server; Beantragung von Firmenausweisen und Nutzerkennungen (Eintritt/Verlängerung/Austritt); Weiterentwicklung und Pflege der Anwesenheitsliste; allgemeiner Ansprechpartner für interne und externe Mitarbeiter.

2/2011 – 5/2011

- Komplette Organisation von SAP-Schulungen für ca. 300 Mitarbeiter an neun Standorten in Deutschland, Großbritannien und der Tschechischen Republik.
- Anfertigung von Übersetzungen englisch-deutsch und Lektorat: Firmen-Richtlinien (Compliance, Fraud Prevention, Whistle Blowing, Equal Opportunities, Ethics), SAP-Schulungsunterlagen (Basisnavigation in ERP und Netweaver, Zeiterfassung, Projektmanagement-Tool 1-2), SAP-Material- und Spesencodes.
- Rollenzuweisung in SAP mittels MS Excel-Tabellen.
- Unterstützung bei der Budgetplanung für Schulungen in MS Excel.
- Erstellung von Layouts: Excel-Spreadsheets zur Gesamtplanung der Kurse, Kursteilnehmerlisten in Word, etc.
- Tracking und Eskalation von Themen, Aufgaben und Terminen für Management und Mitarbeiter.
- Abfassen von Artikeln über den Projektfortschritt für den Firmen-Newsletter.

9/2010 – 12/2010

Unterricht in Technischem Englisch und englischer Geschäftskorrespondenz

9/2010 – 12/2010

English Trainer

11/2009 – 6/2010

Das Referenzschreiben kann Ihnen auf Wunsch gerne zugesandt werden.

6/2009 – 8/2009

Unterricht in Business English

3/2009 – 4/2009

Unterricht in Spanisch Grundlagen

3/2008 – 7/2010

Internationale Projektassistenz.
Travel und Meeting Management, Schreiben von Protokollen und Erstellen von Präsentationen, Task Tracking, Organisationsberatung, IT-Administration, Cost Controlling, Koordination der reisemedizinischen Untersuchungen. Organisation von Events, internationale Gästebetreuung. Erstellung umangreicher Planungssheets und Listen in MS Excel.

Qualifikationen:
Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch, MS Word, Excel, PowerPoint, Lotus Notes, Windows RoleManger. Organisationsgeschick, guter Umgang mit Menschen aus verschiedenen Kulturkreisen, Erfahrung in Travel und Event Management. Anlage und Verwaltung umfangreicher Akten, Dokumentenmanagement.

2/2007 – 5/2007

- Erstellung von Präsentationen: Organigramm, Scope, Project Goals, Projektorganisation einschließlich internationaler Niederlassungen, Visitenkarten der Projektleiter.
- Abfassen von Projekthandbuch, Protokollen und allgemeinen Texten in Englisch (Einladungsschreiben, Wegbeschreibung).
- Assistenz bei der Planung und Durchführung von Supplier Selection und Kick off: Organisation von Meetings, SAP-Schulungen, Team Events und Catering einschließlich Menüauswahl; Koordination der Hotel-Übernachtungen.
- Vertragsverhandlungen mit Arabella Sheraton Hotel und Allianz Arena; Nachhalten vertragsbezogener Termine.
- Allgemeine administrative Tätigkeiten: Erstellung der Projekt-Laufwerk-Struktur, Beantragung von Fremdfirmenausweisen, Aufbau und Pflege der Kontakt- und Anwesenheitslisten in MS Excel, Bestellung von Equipment (PCs) und Büromaterial, Freischaltung von Nutzern für Sandbox, GIN Teamroom und Projektlaufwerk.

7/2006 – 12/2006

- Statistische Datenauswertung in MS Excel: Dokumentation der technischen Analyse von Fehlteilen in umfangreichen Datentabellen, Auswertung der Daten mittels sta-tistischer Funktionen (Häufigkeitsfunktion, Datenbankenfunktionen, etc.) und Dar-stellung in Diagrammen; Bereitstellung der Qualitätskennzahlen für das Manage-ment im Weekly und Monthly Report.
- Verbuchung von Fehlteilen in AS 400, Rücksendung nach Übersee, Intercompany-Verrechnung mittels ICDS-Tool (Intercompany Debit Credit System).
- Prozessanalyse und Erstellung einer Prozessbeschreibung für die RMA (Return Material Authorization) in MS Excel.
- Bestandsaufnahme defekter Teile in Zusammenarbeit mit den Qualitätsingenieuren im Lagerhaus in Dortmund.
- Pflege der Liste defekter Teile in MS Excel in Zusammenarbeit mit dem Operations Management.

2/2006 – 4/2006

- Komplette Büroorganisation für den CIO.
- Koordination und Organisation von Besprechungen und Terminen für den CIO und das Information Management.
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost.
- Verantwortung für den IT-internen Rechnungslauf; Nachhalten der Bestellrechnungen in MS Excel mittels Pivot-Tabelle.
- Erstellung von Reisekosten- und Mobilfunkabrechnungen.

8/2005 – 11/2005

- Selbstständige Erstellung und Gestaltung von Präsentationen nach manuellen
Vorgaben: Prozessstraßen, Workflows, Projektorganisation, Terminpläne, etc.
- Organisation von Besprechungen und Nachhalten der Teilnahme.
- Erstellung des Weekly Report in MS PowerPoint.
- Dokumentation des Projektfortschrittes mittels Webcam.
- Back Office: tägliche Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost; Bestellung von Getränken, Catering mit Menüauswahl, Büromaterial, etc.
- Unterstützung bei der Organisation des Bergfestes.