Assistenz, Sachbearbeitung, Office Management, Bürokauffrau mit Erfahrung

5/2016 – 7/2016

• Selbstständige Organisation des Sekretariats (Korrespondenz/Terminplanung/Reiseplanung)
• Organisation von Meetings
• Telefonische und persönliche Betreuung der Mandanten/Lieferanten
• Unterstützung Projektmanagement (Erstellen von Projektplänen, Einholung/Prüfung von Angeboten, Prüfung/Abstimmung Entwurfsvorlagen mit Mandanten/Lieferanten)
• Erstellen von Präsentationen
• Personalmanagement (Erstellen von Arbeitsverträgen, Prüfung/Verwaltung von Stundennachweisen, Erstellen von Zeugnissen/Referenzschreiben)

Office Management

3/2006 – 5/2016

• Selbstständige Organisation des Sekretariats
• Verantwortung für das effiziente Terminmanagement der Geschäftsführerin und der Personalberater
• Eigenverantwortliche Reiseorganisation (Buchung von Flügen / Bahnfahrten, Hotels, Mietwagen) und -abrechnung
• Selbstständige Erledigung der anfallenden Korrespondenz
• Organisation von Meetings und Schulungen
• Telefonische und persönliche Betreuung der Kunden und Kandidaten/Berater
• Informationsbeschaffung/Recherche zu Personen, Unternehmen etc.
• Erstellen von Kostenkalkulationen und –übersichten sowie Kostenkontrolle
• Datenbankpflege
• Pflege der bestehenden Website
• Erstellen von Präsentationen
• Personalmanagement (Personalverwaltung, Erstellen von Arbeitsverträgen, Verwaltung der Urlaubs- und Krankenstatistik, Erstellen von Zeugnissen/Referenzschreiben)
• Rechnungswesen (Erstellung und Prüfung von Rechnungen und Gutschriften, Eigenverantwortlicher Bank- und Zahlungsverkehr, Vorbereitende Buchhaltung, Verwaltung der Barkasse)
• Executive Search (Erstellen von Stellenbeschreibungen, Erstellen von Zielfirmenlisten, Ident/Research/Ansprache von Kandidaten, Terminkoordination von telefonischen und persönlichen Interviews, Erstellen von Vertraulichen Berichten)
• Subcontracting (Bearbeitung von Kundenanfragen, Recherche nach Freiberuflern in interner und externen Datenbanken und Ansprache, Erstellen von Beraterprofilen, Präsentation der Freiberufler beim Kunden, Erstellen von Angeboten, Erstellen von Berater-Verträgen/Verlängerungen)

Office Management

8/1999 – 1/2006

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Telefondienst, Terminplanung, Kassenführung, Reiseplanung etc.)
• Projekteröffnung in internen Datenbanken (IVS und Filemaker) sowie im Kalkulationsprogramm Sultech; später in SAP R/3
• Preiskalkulationen von Standardprojekten in Zusammenarbeit mit den Verkaufsingenieuren
• Selbstständiges Schreiben von Angeboten gemäß technischen Vorgaben der Verkaufsingenieure sowie schriftliche und telefonische Projektverfolgung
• Datenpflege von Projektdaten in diversen Systemen sowie Erstellen und Pflege von Textbausteinen
• Abklären von Lieferterminen, Materialverfügbarkeit etc. im Stammhaus
• Bestellübergabe von Standardprojekten an das Stammhaus
• Versand von allgemeinen Prospektunterlagen/Muster
• Versandabfertigung für die Kunststoffmischer ab Lager
• Rechnungserstellung mit Profact für die Kunststoffmischer ab Lager
• Materialeinbuchung in SAP R/3
• Internetrecherche zur Vorbereitung von Marktstudien
• Statistische Vorbereitung für den monatlichen Report
• Führen der Urlaubs- und Krankenkarteikarten
• Organisation und Betreuung der Ablage und des Archivs

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