Einteilen, auswählen: Die richtige Workload-Balance für Freelancer

Eine hohe Arbeitsbelastung hat immer ihre Auswirkungen. Angestellte nehmen dies häufig in Kauf, wenn sie eine besondere Verbindung zum Unternehmen haben oder sich vom zusätzlichen Engagement einen Karriereaufschwung versprechen. Aus genau diesen Gründen ist es gerade für Freelancer schwierig, das Arbeitspensum auf einem gleichbleibend optimalen Niveau zu halten. Mit einem erfolgreichem Zeitmanagement, kann die Belastung der Arbeit verringert werden.

Zu wenig Arbeit beeinflusst direkt das monatliche Einkommen, doch zu hohe Auslastung kann wiederum Folgen für die Qualität der Arbeit, aber auch für das Wohlbefinden und letztendlich die Gesundheit haben. Daher ist es für Freelancer besonders wichtig, eine gute Balance mit der genau richtigen Arbeitslast hinzubekommen. Das ist natürlich nicht einfach – doch mit unseren Tipps kann es gelingen.

Zeit frei einteilen – Häufig ein Trugschluss

Freiberufler und Selbstständige können sich ihre Arbeit aussuchen und die Zeit frei einteilen. Im Grunde stimmt diese Aussage natürlich. Aus der Perspektive von Angestellten schwingt dabei häufig die Annahme mit, dass Freiberufler angenehme Arbeitszeiten und ein lockeres Pensum haben. Doch dass das Dasein als Freelancer bedeutet, man hätte viel Freizeit und eine ausgeglichene Work-Life-Balance, ist ein Trugschluss.

Freie Zeiteinteilung schafft nicht automatisch einen entspannenden Zeitplan, genauso wie auf der anderen Seite die Auswahl von Aufträgen häufig eher Qual als Wahl bedeutet.

Abwägen und Prioritäten richtig setzen – Zeitmanagement optimieren

Eine Möglichkeit: Es sind ohnehin zu wenige Aufträge vorhanden, so dass jedem eigentlich ein Maximum an Aufmerksamkeit zukommen könnte beziehungsweise sollte. Doch da auch dann nicht alles Gleichzeitig gemacht werden kann, ist es sehr schwer, zu entscheiden, welcher Kunde wichtiger ist – schließlich muss man gerade dann jeden einzelnen wertschätzen.

Auf der anderen Seite gibt es die Möglichkeit, dass sich sehr viele Kunden melden, doch das Ablehnen einzelner Anfragen ist dann immer noch kein leichter Schritt. Schließlich führt dies dazu, dass diese sich der Konkurrenz zuwenden.

Eine Flut von Aufträgen ist daher häufig eher eine Krux. Wenn nicht genügend Mannstunden zur Verfügung stehen, sind die Verantwortlichen dazu gezwungen, auszuwählen und zu priorisieren. Dabei geht man immer den schmalen Grat, einzelne Kunden potentiell zu verlieren. Das führt nicht selten dazu, dass mehr Aufträge angenommen werden, als eigentlich erfüllbar sind.

Statistisch höhere Arbeitszeiten

Das hat letztlich zur Folge, dass Selbstständige im Vergleich mit Angestellten häufig an deutlich mehr Baustellen gleichzeitig arbeiten und pro Woche mehr Zeit mit ihrer Arbeit verbringen. Statistische Erhebungen zeigen, dass bei Selbstständigen in Vollzeit der Durchschnitt aktuell bei 46 Stunden in einer Woche liegt. Dabei gilt natürlich zu beachten, dass viele davon ihre eigene Vision oder Leidenschaft in die Tat umgesetzt haben und dadurch aus eigenem Antrieb mehr Energie und Zeit in ihr Projekt stecken. Doch Arbeitszeit bleibt letztlich Arbeitszeit.

Gleichzeitig kommt bei Selbstständigen das Problem hinzu, dass sie häufig überdurchschnittlich viel arbeiten müssen – oder zumindest das Gefühl haben – da sonst der Erfolg des Unternehmens auf dem Spiel steht.

Die theoretische Flexibilität führt in der Praxis also zu einem Arbeitspensum, das eher nach oben als nach unten von der standardmäßigen 40-Stunden-Woche abweicht. Selbständige laufen letztendlich also Gefahr, sich zu überarbeiten und auf ein Burnout zuzusteuern. Dieses gilt es mit verbessertem Zeitmanagement zu verhindern.

Individuelles Wohlbefinden als Faktor im Zeitmanagement

Das ist keineswegs eine übertriebene Einschätzung der Gefahren. Bei zu viel Stress und einer länger andauernden Überbelastung gibt es viele medizinisch erwiesene Auswirkungen, die sowohl die Gesundheit von Körper als auch die Psyche gefährden. Schlafstörungen, hoher Blutdruck, zunehmende Erschöpfung und Konzentrationsschwierigkeiten treten zuerst auf – letztendlich können Depressionen, das Burnout-Syndrom oder gar ein Herzinfarkt die Folge sein, wenn die Situation für zu lange Zeit aufrechterhalten wird.

Gesundheit als wichtiger Faktor für die Leistungsfähigkeit im Zeitmanagement

Genau das dürfte gerade für Selbständige das Alptraumszenario sein. Der Verlust der Arbeitskraft bedeutet hier zumeist die Gefährdung von allem, was man sich über viele Jahre aufgebaut hat und den dauerhaften Ausfall des Einkommens.

Eine gute Orientierung ist die Gesetzeslage zum Arbeitsschutz, die Arbeitnehmer vor genau dieser Gefahr bewahren soll. Da Selbstständige sich hier nicht einem Chef gegenüber auf das Gesetz berufen können, sondern im Grunde einer Selbstkontrolle unterstehen, können sie diesbezüglich über die Stränge schlagen.

Aus diesem Grund sind Berufsunfähigkeitsversicherungen ein Thema, um das man sich Gedanken machen sollte.

Da ein unerwartet großer Teil vorzeitig aus dem Berufsleben zurücktreten muss, stellt diese eine wichtige Absicherung dar – besonders für Unternehmer oder Selbstständige, die nicht durch andere Mechanismen geschützt werden. Fällt die eigene Leistungsfähigkeit zum Erzielen eines Einkommens aus, muss der Lebensunterhalt durch andere Mittel sichergestellt werden können.

Nachhaltiges Zeitmanagement

Zur Vorbeugung und Vermeidung des Ernstfalles ist jedoch nachhaltiges Zeitmanagement besonders wichtig. Eine bewusste Planung der Zeiteinteilung je nach Auftragslage ist dem entsprechend eine notwendige Grundlage für Freiberufler, die langfristig erfolgreich sein möchten, ohne dem Risiko einer Überarbeitung ausgesetzt zu sein.

Das erfordert auch eine möglichst offene Kommunikation mit Kunden. Bei einer florierenden Auftragslage fehlen häufig die Ressourcen, um alles Zeitnah zu erledigen. Nicht selten müssen daher Deadlines überschritten werden – denn eine verschmerzbare Verzögerung für die Seite der Kunden wird eher in Kauf genommen, als Aufträge abzusagen und somit eine Abwanderung zu riskieren.

Langfristige Umsetzung

Damit das langfristig funktioniert, ist es wichtig, die Erwartungshaltung entsprechend anzupassen, indem Kunden möglichst genau über die Umstände Bescheid wissen. Auch, wenn beispielsweise das Hinzufügen neuer Mitarbeiter in Aussicht steht, kann dies an Partner und Kunden kommuniziert werden.

Auf lange Sicht ist es natürlich nicht lohnenswert, sich für einzelne Projekte zu überarbeiten, die als Bestandskunden für die Zukunft nicht besonders relevant sind. Es ist also wichtig, auch die Aufträge nach zukünftiger Relevanz und der Wahrscheinlichkeit, zu Key Accounts zu werden, einzuteilen und danach zu entscheiden – falls eine Auswahl wegen zu großer Auftragsflut nötig ist.

Existenzängste abstellen

Ein Problem, dem viele Unternehmer gegenüberstehen, ist die Angst, dass die rosigen Jahre jederzeit vorbei sein könnten. Selbst in erfolgreichen Geschäftsphasen schaffen es Chefs daher nicht immer, sich einmal zurückzulehnen – sie fühlen sich stets gezwungen, das Maximum aus der Erfolgswelle herauszuholen und möglichst viel zu leisten, so lange es gut läuft.

Das ist natürlich wirtschaftlich gesehen keine falsche Herangehensweise. Doch der Faktor Mensch leidet unter diesem System häufig. Das kann dann dazu führen, dass eine durch Zukunftsängste ausgelöste Übervorsicht letztendlich ironischerweise zum Scheitern führt.

Dabei ist diese Angst zumindest bei Freiberuflern, die bereits ein gutes Kundennetzwerk aufgebaut haben, eher unbegründet. Wer sich daher von den Befürchtungen emotional in seinen Entscheidungen beeinflussen lässt, richtet damit langfristig sogar eher Schaden an.

Es ist also wichtig, stets eine realistische Einschätzung der individuellen Situation zu haben und dementsprechend Entscheidungen zu zusätzlichen Aufträgen immer sachlich zu treffen.

Eine Verlagerung von Ressourcen zur Akquise von Neukunden anstelle von Maßnahmen zur Kundenbindung kann dabei ab einem bestimmten Punkt sehr hilfreich sein.

Geschäftsphasen und Auslastungsgrenzen

Selbständige Unternehmungen, insbesondere Startups, haben es zu Beginn nicht leicht. Laut verschiedener Erhebungen schließen gut 80 Prozent aller Startups die Türen wieder, bevor sie drei Jahre alt werden.

Freiberufler in bodenständigeren Branchen, die weniger von der erstmaligen Umsetzung innovativer Konzepte abhängen, mögen davon nicht ganz so stark betroffen sein – aber auch sie haben in den ersten Jahren einiges zu tun.

• Aufbau eines Kundenstamms: Networking und Kundenakquise sind zu Beginn sehr wichtig und erfordern viel Aufmerksamkeit. Ohne einen gut aufgebauten Kundenstamm ist es in den meisten Branchen schwierig, langfristig Erfolg zu haben.
• Entwicklung des Konzepts und von Arbeitsmethodik: Jeder Freelancer muss, wie auch jedes Unternehmen, erst einmal die eigene Comfort-Zone finden. Während dieser Selbstfindungsphase wird noch viel experimentiert, bis optimale Lösungen gefunden sind.
• Kapitalaufbau und Cashflow: Direkt im ersten Geschäftsjahr satte Gewinne zu erzielen ist eher selten. Das bringt natürlich viel zusätzlichen Druck mit, da so schnell wie möglich Überschüsse erwirtschaftet werden sollen.
• Teambildung: Angestellte, besonders die ersten, die zu einem integralen Bestandteil des Teams werden, sind ein bedeutender Faktor. Daher verschlingt auch das Finden der richtigen Mitarbeiter gegebenenfalls sehr viel Zeit.
• Etablierung der Marktposition: Kaum eine Branche hat es am Markt leicht und die Konkurrenz schläft nicht. Bis eine gute Marktposition erreicht wurde, dauert es mitunter mehrere Jahre.

Hohes Leistungspensum zu Beginn

All das führt dazu, dass gerade die ersten Jahre mit großen Aufgaben verbunden sind – und noch dazu ist es wichtig, möglichst viele Aufträge an Land zu ziehen und gut abzuschließen.

Es ist also einiges zu tun. Kein Wunder also, dass gerade in der Anfangsphase die Arbeitszeit eher überdurchschnittlich ausfällt. Umfragen zufolge ist es etwa zehnmal so wahrscheinlich, dass Selbständige über 50 Stunden pro Woche arbeiten, verglichen mit Angestellten. Unter den Selbstständigen, die eigene Mitarbeiter beschäftigen, traf dies sogar fast auf die Hälfte der Befragten zu.

Dass das zu Beginn der Unternehmung der Fall ist, oder während bestimmter Geschäftsphasen zeitweise ein höherer Gang eingelegt werden muss, ist nicht überraschend. Das sollte Selbstständigen auch ermöglicht werden, um ihrer großen Aufgabe Herr zu werden.

Probleme entstehen jedoch dann, wenn es sich dabei um einen Dauerzustand handelt. Langjährige Forschungen haben ergeben, dass eine durchschnittliche Arbeitszeit, die Woche für Woche über 48 Stunden liegt, gesundheitliche Konsequenzen haben kann. Das hat auch dazu geführt, dass diese Zahl explizit in der Arbeitszeitrichtlinie der Europäischen Kommission aufgeführt wird.

Besonders bei einer Wochenarbeitszeit von über 50 Stunden sind die meisten Personen stark gefährdet, an psychischen Folgen wie Depressionen, Angstzuständen oder Schlaflosigkeit zu erkranken. Schon die grundlegende Erschöpfung führt zu Konzentrationsproblemen und beeinflusst beispielsweise das Gedächtnis, so dass es zu Mängeln in der Qualität der Arbeit kommen kann.

Als Faustregel gilt also: Innerhalb von kurzen, absehbaren Perioden – wie etwa zu Beginn der Unternehmung, während der Weihnachtszeit im Versandhandel oder in der finalen Phase wichtiger Großprojekte – sind Überstunden und intensive, mit Arbeit gefüllte Werktage kein Problem. Doch wenn es zur Norm wird, können sich schon bald gesundheitliche Folgen ankündigen.

So klappt es mit dem angemessenen Pensum

Es gilt also, besonders als Selbstständiger, wo die Arbeitszeit in der eigenen Hand liegt, ein angenehmes Pensum zu finden. Im Idealfall hat man stets genügend Aufträge und Arbeit, um gut zu verdienen und ein Wachstum der Unternehmung zu ermöglichen – fällt jedoch gleichzeitig in einen Bereich, in dem die Arbeitszeit möglichst deutlich unter der magischen 48-Stunden-Grenze bleibt.

Es handelt sich also um eine schwierige Gratwanderung, die Freiberufler hier gehen müssen. Wie kann man es nun schaffen, die eigene Workload so zu bestimmen, eine gute Balance zwischen produktivem Pensum und gesunder Arbeitszeit zu erreichen?

Da es sich um ein sehr präzises Gleichgewicht hält, dass sich kaum durch Zufall einstellen wird, gilt es, hier selbst aktiv zu werden und ein möglichst durchdachtes Planungskonzept zu entwerfen.

Dabei ist das erste Stichwort, das hier fallen sollte, das Zeitmanagement. Einige Tipps, mit denen es klappt, den eigenen Arbeitsumfang passend zu gestalten:

• Auftrags-Priorisierung: Wenn die zeitlichen Ressourcen knapp sind, kommt man häufig nicht umhin und muss zwischen verschiedenen Projekten auswählen und entsprechend Prioritäten setzen. Wenn die Aufgaben, die zuerst an der Reihe sind, richtig ausgewählt werden, kann dies weiterführende Prozesse enorm erleichtern. Aufträge wie auch Aufgaben sollten daher nach zwei Gesichtspunkten eingeteilt werden. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind verschiedene Faktoren, die jedoch beide bei der Auswahl der Aufgaben mit der höchsten Priorität relevant sind.

Dabei sollten Tasks, die sowohl wichtig als auch dringend sind als allererstes erledigt werden. Weniger wichtige Dinge, die jedoch auch unter Zeitdruck stehen, können beispielsweise delegiert oder ausgelagert werden, während wichtige Aufgaben ohne Zeitdruck auf einen späteren Termin verschoben werden sollten. Der Rest ist weder wichtig, noch dringend – hat also im Zweifelsfall keinerlei Platz auf dem Terminplan verdient.

Diese Vorgehensweise ist als Eisenhower-Methode bekannt und ist eine gängige Methode zur Optimierung des eigenen Zeitmanagements.

• Pareto-Prinzip: Das Prinzip des 80/20-Verhältnisses lässt sich in vielen Lebenslagen anwenden, so auch als Freiberufler. Im Grunde besagt es, dass 80 Prozent der erwünschten Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. In der Wirtschaft bedeutet dies, dass eine Fokussierung auf ein Kerngeschäft oder einige wenige Schlüsselkunden den absoluten Großteil des Ertrages ausmachen dürfte, während weitere Tätigkeiten, die außerhalb dieser Mitte liegen, zwar insgesamt einen großen Aufwand benötigen, jedoch nur wenig einträglich sind.

Dementsprechend lässt sich das Prinzip genauso auch auf das Zeitmanagement anwenden: Bei einer perfekten Priorisierung lassen sich mit 20 Prozent des Aufwandes bis zu 80 Prozent der anfallenden Aufgaben erledigen.

• Tages- und Wochenpläne befolgen: Es ist wichtig, sich bestimmte Ziele zu setzen. Diese sollten klar erfüllbar sein und gleichzeitig wirtschaftliche Interessen verfolgen – aber vor allem sollten diese Pläne eingehalten werden. So fällt es leichter, mehr und mehr Überstunden zu vermeiden. Durch eine klare Zielsetzung, die sich an einer realistischen Erwartungshaltung orientiert, entwickelt sich eine Routine, die sich dann bald umso einfacher einhalten lässt.

Dabei ebenfalls hilfreich: Zumindest zu Beginn ein Auftragsbuch zu führen, indem einzelne Tätigkeiten und dafür benötigte Zeiten notiert werden. Diese Zahlen können in der Folge für die realistischere Einschätzung für den Aufwand bei neuen Aufträgen nützlich sein.

• Businessplan aufstellen: Ein ganzheitlicher Geschäftsplan ist ein perfekter Rahmen, an dem sich Zwischenziele und dadurch auch Wochenpläne orientieren können. Sowohl Kernpunkte der Geschäftstätigkeit, Finanzplanung, Marketingstrategie als auch die sogenannte SWOT-Analyse sollten dabei bedacht werden. Das hilft bei der objektiven Bewertung der Anforderungen, damit Fehlentscheidungen durch Auftrags- und Kunden-FOMO vermieden werden können.
• Ablenkungen vermeiden: Gerade als mehrfacher Projektleiter in Personalunion gibt es unzählige Baustellen, die von der aktuellen Tätigkeit ablenken können. Dann ist es wichtig, den Fokus nicht zu verlieren und dank gut gesetzten Prioritäten zielgerichtet weiterzuarbeiten. Auch die Arbeitsatmosphäre und das Umfeld sind dafür wichtige Grundlagen.
• Klare Grenzen setzen: Jeder kennt seine eigenen Limits am besten – sollte jedoch dringend auf die Signale des Körpers hören. Entsprechend der eigenen Belastbarkeit sollten daher solide Grenzen für das Pensum festgelegt werden. Wenn diese regelmäßig überschritten werden, stellt dies auch ein gutes Alarmsignal dar, das schon vor körperlichen Symptomen vor Überbelastung warnen kann.
• Erholung einbinden: Bei hoher Arbeitslast Pausen nicht vernachlässigen! Schon regelmäßige, kurze Entspannungsphasen können Wirkung zeigen. Dadurch verringert sich die gesamte tägliche Arbeitszeit nur um wenige Prozent, doch für die Leistungsfähigkeit kann dies Wunder bewirken. Alle zwei Stunden zwei Minuten vor die Tür gehen, eine Tasse Tee kochen oder Meditieren – das beläuft sich auf maximal zehn zusätzliche Pausenminuten am Tag, sorgt jedoch für eine bessere Langzeit-Konzentration. Letztendlich werden die Arbeitsstunden des gesamten Tages so effektiver genutzt und somit auch das eigene Zeitmanagement stark optimiert.

• Offen mit Kunden kommunizieren: Das ist ein gesamtheitliches Konzept, das sich auf alle möglichen Geschäftsprozesse bezieht. Einerseits ist es wichtig, schon vor Beginn eines Projektes klar und deutlich die Grenzen abzustecken und die jeweilige Leistung exakt zu planen. Dann wird vermieden, dass Missverständnisse zu Fehlern führen und Arbeitsschritte wiederholt werden müssen. Zeitverschwendung eliminieren ist einer der wichtigsten Aspekte guten Zeitmanagements und eine klare Kommunikation im Vorfeld spielt an dieser Stelle eine große Rolle.

Daher: Lieber vor Projektstart die Antwort des Kunden auf eine Rückfrage abwarten, anstatt überstürzt damit zu starten, nur um möglicherweise etwas Zeit dadurch einzusparen, wenn jedoch das Risiko für Fehler vorliegt.

Auf der anderen Seite steht die Kommunikation bezüglich des eigenen Zeitkontingents. Es ist vielerorts eine weit verbreitete Praxis, Kunden und Partner wiederholt zu vertrösten und den Zeitplan nach und nach weiter nach hinten zu schieben. Das kann in Einzelfällen funktionieren, wenn absehbar ist, dass der Rückstand eingeholt werden kann – sollte jedoch keinesfalls ein Dauerzustand sein.

Offenheit mit Kunden bezüglich der Auftragslage ist dann wichtig, um die geschäftliche Integrität zu wahren. Darüber hinaus bietet der Bereich Kundenkommunikation noch weitere Ansatzpunkte zur Optimierung.

Stichwort Kundenbindung

Am Ende noch ein kurzer Exkurs: Bestandskunden zu behalten ist besonders wichtig im langfristigen Freelancer-Dasein. Daher ist das häufig ein Faktor, der bei der Auftragsplanung mit einbezogen werden sollte.

Entscheidungsgrundlage sollte immer eine aktuelle Auftragsanalyse sein, um die Verhältnisse zwischen Neu- und Bestandskunden und die durchschnittliche Dauer der geschäftlichen Beziehung realistisch beurteilen zu können. Eine gute Arbeit zeitnah abzuliefern ist im Grunde gleichzeitig eine wichtige Marketingmaßnahme, wenn es um den Erhalt von Bestandskunden geht. Da passiv mit der richtigen Priorisierung und einem Fokus auf Qualität einhergeht, ist sie praktisch kostenlos.

Wird also der Fokus auf Bestandskunden als die richtige geschäftliche Strategie auserkoren, so hat dies direkten Einfluss auf die Projektplanung und das Zeitmanagement. Je nach Branche kann dies einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Freelancer sein und somit frühzeitig bedacht werden.

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