Das ultimative Zeitmanagement für Selbständige

Manchmal wünschte ich mir, ich wäre ein Vampir, oder wenigstens ein Werwolf. Das würde die ganze Work-Life-Balance einfacher machen, über die die Leute ständig reden. Aber leider bin ich nur ein Mensch, was heißt, dass ich schlafen muss, und mein Tag nur aus 24 Stunden besteht. Eigentlich zu wenig für einen ehrgeizigen Freelancer.
Für mich heißt das, dass ich das das Beste aus meiner Zeit machen muss. Deshalb ist mir Zeitmanagement so wichtig, und deshalb schreibe ich diesen Beitrag.

Wieso gutes Zeitmanagement den Umsatz erhöht

Selbstständige werden meistens pro Stunde bezahlt – also heißt Zeitmanagement auch Finanzmanagement. Jeder Freelancer hat einen Stundensatz, aber ein höherer Stundensatz bedeutet nicht direkt einen höheren Umsatz im Monat oder im Jahr.

Was ist damit gemeint? Bei dem selbstständigen Arbeiten gibt es berechnete und unberechnete Zeit. Man könnte zeitaufwändige Aktionen auch in produktiv und ablenkend einteilen. Um den tatsächlichen Wert der Zeit (und meines Umsatzes) herauszufinden, tracke ich meine Aktionen und analysiere sie. Ich kann nur meine produktiv genutzte Zeit in Stunden berechnen. Eine Erhöhung der Stunden, die berechnet werden kann, ist genauso wichtig wie der Stundensatz selbst. Um meine Zeit produktiv zu nutzen und häufiger zu berechnen, brauche ich gutes Zeitmanagement.

Die drei Grundsätze des ultimativen Zeitmanagement

Egal welche Tools oder welche Gliederung ich für mein Zeitmanagement verwende, es gibt dabei drei Grundsätze, die ich immer befolge.

Dem eigenen Management vertrauen.

Wenn ich mir selbst eine Aufgabe gebe, dann muss ich mir zu 100% sicher sein können, dass ich daran zur richtigen Zeit erinnert werde. Was bringt eine Erinnerung daran, mein HDMI Kabel zur Präsentation zu bringen, wenn ich schon im Meetingraum stehe?

Die Tools so einfach wie möglich halten.

Wenn ich über 5 Minuten brauche, nur um „Frau Bergmann in einer Stunde anrufen“ einzutragen, dann ist das nicht effektiv. Ich würde anfangen, meine Termine schnell auf ein Schnipsel Papier zu schreiben, den Handywecker zu benutzen, oder sie einfach zu vergessen.

Die Tools jederzeit erreichbar machen.

Was habe ich immer dabei? Mein Handy zum Beispiel. Vergessen Sie Notizbücher und Terminkalender. Die bringen nichts, wenn Sie gerade in einem Restaurant sitzen, auf die Rechnung warten und sich daran erinnern wollen, wen Sie anrufen sollten. In meinem Handy kann ich jederzeit Dokumente, Kontaktinformationen, Standorte und Notizen bei mir haben, nur wenige Klicks entfernt.

Das ultimative Zeitmanagement umsetzen

Die To Do Liste

Seit der Grundschule haben mich meine Eltern dazu angehalten, den Zeitplan für den folgenden Tag zu festzulegen. Das war wahrscheinlich die erste Zeitmanagement Methode, die ich benutzt habe: Eine einfache To Do Liste. Es ist eine gute Idee, besonders, wenn man viel zu tun hat. Aber ich hatte ein Problem: Wenn ich eine Aufgabe nicht erledigt habe, fiel sie auf den nächsten Tag.

Mit dieser Methode, kann es ein, dass nur eine einzige verschobene Aufgabe sich immer weiter verschiebt, bis ich die Liste nach ein paar Tagen wegschmeiße, statt sie immer länger und unmöglicher werden zu lassen. Es gibt außerdem keine Priorität der Aufgaben, weshalb unwichtige die wichtigen verdrängen können. Auch wenn man überraschend etwas Dringendes zu tun hat, ist der Plan zerstört.

Der Terminkalender

Natürlich ist der nächste Schritt dann, einen Kalender zu benutzen. Statt nur für den nächsten Tag zu planen, kann man Termine und Aufgaben auf die nächsten Wochen verteilen und, wenn nötig, etwas auf einen anderen, besser passenden Tag verschieben.

Seinen Kalender gut zu führen ist nützlich und wichtig. Aber wenn man ihn für alle Arten von Aufgaben benutzt, stößt man an gewisse Grenzen:

• Viele Aufgaben gehören nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt
• Verschiedene Tätigkeiten haben verschiedene Kontexte, zum Beispiel Treffen mit Freunden, Arbeitsaufgaben, weniger dringliche Aufgaben, Termine mit Geschäftspartnern. Ein einziger Kalender passt nicht auf alles.

Das heißt, ein Kalender ist zwar ein grundlegendes Hilfsmittel für die Zeitplanung, passt aber nur auf zeitlich gebundene Aufgaben oder Termine.

Erst Kalender, dann To Do Liste

Was kannst du mit den Aufgaben machen, die nicht in den Terminkalender gehören? Ganz einfach: Das verwenden, was nicht an eine Zeit gebunden ist: To Do Listen. Aufzählungen sind einfach und effektiv zu benutzen.

Wenn ich Aufgaben habe, die nicht in einem bestimmten Zeitraum fertig sein müssen, dann sind sie auch noch relevant, nachdem ich zum Beispiel aus dem Urlaub zurückgekommen bin. Bei einem Kalender müsste ich die verpassten Aufgaben wieder und wieder verlegen.

Ungeliebte Arbeit delegieren.

Der Sinn des Zeitmanagements ist es, meine Aufgaben und Termine effektiv zu strukturieren, aufbauend auf der Wichtigkeit, Dringlichkeit und Komplexität der Aufgaben. Aber es gibt einen weiteren Aspekt:

Ich will meine Zeit darauf verwenden können, Probleme effizient zu lösen, die niemand anderes schneller oder besser lösen könnte.
Aufgaben, die ich ausführe, sollten mir Freude bereiten. Das bringt mich zu dem Thema Delegation. Es gibt viele Ausreden, nicht zu delegieren, wie z.B. der Aufwand, es der anderen Person zu erklären, oder dass man kein Geld für Dienstleistungen ausgeben will, die man selbst (wenn auch schlechter) durchführen könnte.

Deshalb empfehle ich, bei den folgenden Kriterien zu delegieren:

• Wenn mich die Aufgabe langweilt.
• Wenn sie jemand anderes sehr spannend findet.
• Wenn jemand anderes sie zu 80% so gut ausführen kann wie ich.
• Wenn es mich weniger kostet, sie zu delegieren, als sie selbst zu erfüllen.

Es geht dabei nicht nur darum, Stundensätze zu vergleichen. Es geht auch um die unproduktive Zeit, die man selbst damit verbringt, sich einzuarbeiten, während eine andere Person bereits mit Vorwissen starten könnte.

Nicht jede Situation muss alle Kriterien erfüllen. Letztendlich entscheide ich situationsabhängig, und gehe mit meinem Bauchgefühl – was auch nur ein anderes Wort für unbewusste Erfahrung ist.

Optimieren und automatisieren.

Wie so viele arbeite ich meistens digital, und die Technik erlaubt es mir, sich wiederholende Aufgaben abzukürzen. Wenn ich nur 3 Sekunden (wie beim Kopieren und Einfügen von Text) sparen kann, das aber 120 Mal am Tag tue, und das an jedem Werktag, dann spare ich mir über zwei Stunden monatlich. Hier sind drei konkrete Tipps, um eine Vorstellung zu geben, wie man seine eigenen Prozesse optimieren und automatisieren kann:

• So oft wie möglich Tastenkombinationen benutzen. Von den Basics: Strg + C (kopieren), Strg + V (einfügen), Strg + X (ausschneiden), zu komplizierteren Hotkeys wie Strg + T + Umschalt (den zuletzt geschlossenen Tab im Browser wieder öffnen) (beim Mac: Statt Strg immer Cmd) spart mir jede Kombination wertvolle Sekunden.
• Den Arbeitsplatz anpassen. Oft muss ich Inhalte von Dokumenten übertragen, oder basierend auf Informationen anpassen. Meine zwei Bildschirme helfen dabei enorm. Meinen Laptop benutze ich außerdem als PC, um mobil zu bleiben.
• An nur einer Aufgabe gleichzeitig arbeiten. Wenn ich konzentriert arbeite mache ich weniger Fehler und muss mich nicht neu einarbeiten, auch das spart mir Zeit.

Achtung: Bei den vielen Möglichkeiten der Technik kann es passieren, dass man mehr Zeit damit verbringt, den Aufgabenprozess zu optimieren, als mit den eigentlichen Umsetzungen. Die Perfektionisten unter uns kennen das Problem gut. Obwohl Automatisierung nützlich ist, muss man manchmal auch einfach anfangen.

Zeitmanagement mit Leichtigkeit umsetzen.

Bauen Sie sich Ihr eigenes Zeitmanagementsystem auf. Digitale Tools sind der beste Weg, um dabei auch Ihr Verhalten zu verfolgen und anzupassen.

Ich benutze Google Calendar als Terminkalender, RememberTheMilk als App für To Do Listen und RescueTime, um zu verstehen, womit ich meine Zeit letztendlich wirklich verbringe.

Themen, die ich in unter 20 Minuten abhaken kann, setze ich direkt um. Aufgaben, die kein besonderes Zeitlimit haben, füge ich bei RememberTheMilk in die jeweilige Themenliste hinzu. Für Aufgaben mit klaren Deadlines oder Terminen benutze ich den Terminkalender. Bei Aufgaben, die sich in bestimmten Abständen wiederholen, nutze ich sowohl meine To Do Liste als auch den Kalender.

Die Gliederung meiner To Do Listen:

• Abwarten – z.B. bei Projekten, an denen ich in einem Team arbeite und auf die Arbeit der Anderen warte.
• Als Nächstes – Die Aufgaben mit der höchsten Priorität, die du auf die Termine folgend abarbeitest.
• Einkaufen – Alle Aufgaben, für die du physisch losgehen und etwas kaufen musst, wie zum Beispiel Lebensmittel.
• PC – Die digital zu erledigenden Aufgaben.
• Kontakt – Jemanden anrufen oder treffen.

Alle Aufgaben mit Deadlines oder Terminen aus dem Kalender erledige ich als Erstes in der vorgegebenen Zeit. Dann wende ich mich den Listen zu, angefangen mit dem, was gerade am besten passt (wenn ich z.B. bereits im Supermarkt bin nehme ich ‚Einkaufen‚) oder was am Dringlichsten ist (‚Als Nächstes‚).

Heute organisieren, morgen Zeit sparen.

Ich lasse mich von meinem System führen. Zeitmanagement hilft mir nicht nur dabei, den Tag richtig zu starten und zu organisieren, sondern dient mir auch als Erinnerung an Ziele und den bisherigen Fortschritt.

Verschwenden Sie keine Zeit und Energie mehr darauf, sich an das zu erinnern, was Sie tun sollten oder um herauszufinden, was Sie tun möchten. Wenn Sie mit dem ultimativen Zeitmanagement anfangen, werden Ihre Tools Ihnen das Richtige sagen.

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