Äußere Einflüsse rund um Ihren Arbeitsplatz bilden das Grundgerüst für eine erfolgreiche Arbeitseffizienz.
Inhalt:
Die richtige Arbeitsatmosphäre
Das Hauptaugenmerk liegt dabei nicht auf Dekoartikeln oder der Wandfarbe, vielmehr steht die Organisation Ihres Arbeitsplatzes an oberster Stelle. So wirken sich zum Beispiel die Lichtverhältnisse Ihres Büros sowie ein aufgeräumter Schreibtisch unmittelbar auf Ihre Konzentration aus. Mit Ordnung im Arbeitszimmer ersparen Sie sich nicht nur zeitintensives Suchen, sondern beugen auch Situationen der Ablenkung vor. Somit können Sie bereits durch kleine Änderungen Ihre Arbeitsweise verbessern.
Ein weiterer wesentlicher Punkt in Sachen Arbeitsatmosphäre stellt die Raumtemperatur dar. Diese sollte mit maximal 26 Grad Celsius nicht zu heiß ausfallen. Werte oberhalb dieser Grenze machen ein produktives Arbeiten unmöglich. Während der Sommermonate können Ventilatoren zur Vorbeugung von Überhitzung eingesetzt werden. Diese können Sie entweder flexibel im Raum platzieren oder an der Decke montieren.
Struktur durch Zeitmanagement
Im Zusammenhang mit einer effizienten Arbeitsweise bleibt die Thematik des Zeitmanagements nicht aus. Doch was steckt eigentlich dahinter und wie lässt sich dieses konkret im Arbeitsalltag umsetzen?
Tatsächlich gibt es keinen allgemeingültigen Leitfaden dafür, wie ein perfektes Zeitmanagement auszusehen hat. Im Grunde geht es darum, Ihre verfügbare Zeit so zu organisieren, dass sich diese möglichst produktiv nutzen lässt.
Mit folgenden drei Punkten lässt sich jedoch jeder Arbeitsalltag vereinfachen:
- Aufgaben strukturieren (To-do Liste)
- Tätigkeiten priorisieren
- Pausen planen
Ein erfolgreiches Zeitmanagement setzt zunächst voraus, dass Sie die anfallenden Aufgaben eines Arbeitstages genau kennen. Um keine Zeit zu verlieren, empfiehlt es sich, diese bereits am Vorabend mit Hilfe einer To-Do Liste schriftlich festzuhalten. Die Auflistung erfolgt nach Prioritäten. In der Regel sind insgesamt drei Kategorien mit den Bezeichnungen „dringend“, „wichtig“ und „weniger wichtig“ ausreichend. Die genaue Definition dieser Bezeichnungen sollten Sie vorab festlegen.
Zu den Tätigkeiten der Kategorie „dringend“ gehören vor allem Aufgaben, die aufgrund Ihres Umfangs gerne aufgeschoben werden. Mit der Erledigung unangenehmer Tätigkeiten gleich zu Beginn des Arbeitstages schaffen Sie Motivation und entlasten sich selbst. Die Tätigkeiten aus der letzten Kategorie sollten notfalls auch vertagt werden können.
Achten Sie darauf, sich nicht zu viel vorzunehmen sowie ausreichend Pausen einzukalkulieren. Mit etwas Selbstdisziplin sowie den ein oder anderen Methoden für eine erfolgreiche Zeitplanung steht dessen Umsetzung nahezu nichts mehr im Wege.
Wie lassen sich Mind-Maps für Ihre Zeitplanung nutzen?
Mind-Maps werden hauptsächlich als einfache Stoffsammlung eingesetzt. Mit deren Hilfe lässt sich ein bestimmtes Thema von allen Seiten beleuchten. Im Vordergrund steht dabei Ihre persönliche Kreativität, da eigene Ideen die Grundlage solcher Stoffsammlungen bilden.
Darüber hinaus ist es aber auch möglich, mit Mind-Maps das eigene Zeitmanagement zu strukturieren. Hierfür ist die eigentliche Ideensammlung um ein fixes Datum zu ergänzen. Versuchen Sie Ihre Mind-Map so aufzubereiten, dass trotz des gestalterischen Freiraums eine gewisse Übersichtlichkeit erhalten bleibt. Eine gute Struktur entsteht durch mehrere Hauptzweige, von denen dazugehörige Unterthemen in feine Äste übergehen.
Um das zentrale Ziel möglichst zügig und ohne große Umwege zu erreichen, sind die Aufgaben von außen nach innen abzuarbeiten. Sobald eine Tätigkeit erledigt ist, sollten Sie diese gut sichtbar streichen.
Wie Sie Ihre Mind-Map im Detail ausgestalten, bleibt Ihnen selbst überlassen. Im Aufbau sollten diese jedoch den allgemein definierten Grundzügen entsprechen.
Arbeitsalltag auf individuellen Biorhythmus abstimmen
Der eigene Biorhythmus nimmt erheblichen Einfluss auf Ihre persönliche Arbeitseffizienz. Studien zufolge ist die allgemeine Leistungsbereitschaft vormittags zwischen 9 und 12 Uhr am höchsten. Innerhalb dieses Zeitraums ist die Erledigung von besonders aufwändigen Arbeiten sehr effizient.
Um die Mittagszeit lässt dieses Hoch erfahrungsgemäß für wenige Stunden nach, bevor die Konzentration zum Nachmittag zwischen 15 und 18 Uhr nochmals ansteigt. Abends ist es für den Großteil der Bevölkerung nahezu unmöglich, konzentriert zu arbeiten. Wie so oft bestätigen auch hier Ausnahmen die Regel, da die Produktivität bei manchen Menschen abends am höchsten ausfällt.
Als Freelancer profitieren Sie gegenüber einem Angestelltenverhältnis davon, dass Sie Ihre Arbeitszeiten selbst festlegen. Um möglichst effizient zu arbeiten, sollten Sie diese weitgehend an Ihrem persönlichen Biorhythmus orientieren. Dies setzt voraus, dass Sie diesen vorab genau kennen.
Unabhängig davon, ob Sie bevorzugt in den späten Abendstunden oder früh morgens arbeiten. Zugunsten eines produktiven Arbeitstages sollten Sie Ihren festen Arbeitszeiten unbedingt treu bleiben. Dadurch ist es Ihrem Körper möglich ein Zeitgefühl zu entwickeln, um die geforderte Arbeitsleistung zu erbringen.
Umsetzung des 80 / 20 Prinzips
Laut des 80 / 20 Prinzips, umgangssprachlich auch als Pareto-Methode bekannt, sind Sie dazu in der Lage, mit lediglich 20 % Ihres Arbeitsaufwands ganze 80 % Ihrer Arbeit zu erledigen. Damit sich dieser Effekt auch in Ihrem Freelancer Alltag einstellt, sind die Arbeitsabläufe Ihrerseits zunächst grundlegend zu analysieren.
Ist Ihnen die Erstellung eines solchen Verteilungsphänomens auf der Basis von Ursache und Wirkung geglückt, sind bereits nach kurzer Zeit mit geringem Aufwand beeindruckende Erfolge möglich.
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Ablenkung vermeiden
Als Freelancer ist das Risiko, durch andere Dinge von der eigentlichen Arbeit abgelenkt zu werden, besonders hoch. Häufig sind dies private Nachrichten, ungebetene Gäste oder unvorhergesehene Anrufe.
Selbst wenn Sie einer dieser Versuchungen auch nur für wenige Augenblicke nachgeben. Ihre Produktivität wird durch diese Unterbrechung massiv gestört. Kommt dann noch ein weiteres Ereignis hinzu, ist es nahezu unmöglich, das bisherige Konzentrationslevel erneut aufzubauen.
Damit es erst gar nicht erst so weit kommt, sollten Sie sich feste Zeiten der Erreichbarkeit setzen. Zudem sind während der Erledigung wichtiger Aufgaben Handys auszuschalten sowie sämtliche Pop-up Meldungen auf dem PC zu deaktivieren.
Nach einem erfolgreichen Arbeitstag bietet der wohl verdiente Feierabend ausreichend Gelegenheit zur Erholung sowie um diversen privaten Bedürfnissen in vollem Umfang nachzugehen.
Ich habe zu dem Thema auch schon vieles gelesen und habe festgestellt, dass es DIE eine Lösung nicht gibt. Es hängt immer vom Einzelnen selbst ab, welche Strategien hilfreich sind und welche nicht. Was für den einen funktioniert, muss nicht zwangsläufig auch bei allen anderen funktionieren. Von daher sollte jeder selbst ausprobieren, was funktioniert.
Ein Tipp habe ich aber noch für die wichtigen meist umfangreichen Aufgaben, die gerne aufgeschoben werden. Große Aufgaben besser in kleinere Aufgaben unterteilen. Dann fängt man eher an.
Oder sich überlisten, indem man sich sagt, dass man nur erst mal 5 Minuten daran arbeitet. Meist hört man nach den 5 Minuten nicht auf, sondern erst nachdem die Aufgabe fertig ist.