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Eine Rechnung erhalten Kunden immer dann, wenn eine Lieferung oder Leistung bezahlt werden soll. Beispielsweise nach einem erfolgreichen Projekt. Dabei ist es wichtig, dass Rechnungen korrekt und fortlaufend ausgestellt werden. Damit Ihnen das gelingt, haben wir nachstehend ein paar wichtige Tipps für die rechtssichere Rechnungserstellung zusammengefasst.
Rechtliche Anforderungen für eine korrekte Rechnung
Eine Rechnung bildet immer eine Zahlungsaufforderung, die von einem Gläubiger an einen Schuldner erfolgt. Doch ist eine Rechnung nicht fehlerfrei, muss der Schuldner der Zahlung nicht zwingend nachkommen. Es ist demnach wichtig, alle notwendigen Punkte gemäß der §§ 14 sowie 14a UStG aufzuführen. Wer also eine Rechnung richtig und vollständig erstellen möchte, sollte folgende Punkte beachten:
Erforderliche Angaben für eine korrekte Rechnung
- Adresse des eigenen Unternehmens
- Adresse des Schuldners/Zahlungsempfängers
- eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- kurze Beschreibung der erbrachten Leistung
- Rechnungsbetrag
- Liefer- und Leistungsdatum
- Umsatzsteuersätze oder Hintergründe für Umsatzsteuerbefreiungen
- Kontodaten des Empfängers
In welcher Form die Rechnung erfolgt und an welcher Stelle der Rechnung die jeweiligen Informationen aufgeführt sind, ist vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass die obengenannten Punkte aufgelistet und unmissverständlich sind. Darüber hinaus haben wir für Sie alles rund um das Thema “Steuer-ABC für Freelancer, Freiberufler und Selbstständige” zusammengefasst.
Optionale Angaben einer Rechnung
Zudem können noch weitere Informationen in einer Rechnung aufgeführt werden. Diese Angaben sind zwar nicht verpflichtend, sorgen aber bei allen Parteien für Klarheit.
Dazu zählen:
- weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer, Emailadresse oder ähnliches, falls es Rückfragen gibt
- Zahlungsbedingungen wie Zahlungsziele oder Skonto-Angebote
Was ist bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen zu beachten?
Rechnungen, über einen Betrag von höchstens 250,- Euro brutto, gelten als Kleinbetragsrechnungen. Die Vorgaben zur Rechnungsgestaltung sind in § 33 UStDV verankert.
Für die Rechnungserstellung reichen in der Regel folgende Angaben aus:
- Name und Adresse des Gläubigers
- Ausstellungsdatum
- Art der Dienstleistung oder Zahl der verkauften Produkte
- Gesamtbetrag sowie Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)
- Steuersatz
Selbstverständlich darf auch bei einem Gesamtbetrag in Höhe von 250,- Euro eine Rechnung mit den oben genannten Punkten gestellt werden.
Welche Sonderregeln fallen für Kleinunternehmer an?
Ein Kleinunternehmer ist eine Person, die mit geringen Umsätzen ein Unternehmen betreibt. Diese darf demnach auch zur vereinfachten Version der Rechnungsstellung greifen. Die Rechnung muss demzufolge alle rechnungsüblichen Fakten und Daten aufweisen, eine Umsatzsteuer darf jedoch nicht ausgewiesen werden. Hierfür wird dann ein Vermerk auf der Rechnung benötigt, mit dem Hinweis, dass als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer berechnet wird (gemäß § 19 UstG).
Wer muss eine Rechnung schreiben?
Eine Rechnung ist immer dann erforderlich, wenn ein Unternehmen mit einer Privatperson oder einem anderen Unternehmen einen Vertrag eingeht. Das kann eine Leistung oder Lieferung betreffen.
Bei Erbringung einer Leistung oder Lieferung erfolgt in der Regel eine Geldforderung und es entsteht ein Schuldverhältnis. Der Lieferant oder Leistungserbringer ist in diesem Fall der Kreditor, der auf die Begleichung seiner Rechnung durch den Kunden oder Schuldner wartet.
Es ist dabei unerheblich, ob ein Unternehmen groß ist, mehrere Mitarbeiter beschäftigt oder ein einzelner Freiberufler um seine Einkünfte bemüht ist. Eine Rechnung zeigt eine Forderung an und ist immer verpflichtend.
Rechnungen stellen als Privatperson
Auch Privatpersonen dürfen Rechnungen schreiben. In diesem Fall sind neben dem Namen und der Anschrift des Rechnungsstellers, auch die Daten des Rechnungsempfängers aufzuführen. Gleichzeitig darf das Datum des Rechnungstages, das Datum der Leistungserbringung oder des Verkaufs, nicht fehlen.
Wichtig ist auch, die Beschreibung der Leistung oder Ware aufzuführen. Mit dem Hinweis, dass es sich um einen Privatverkauf handelt, endet die Rechnung. Eine Mehrwertsteuer darf nicht enthalten sein.
Eine Rechnung bei Privatpersonen sollte jedoch die Seltenheit sein. Bei wiedekehrenden Geschäften handelt es sich zumeist um eine gewerbliche Tätigkeit, die es anzumelden gilt und entsprechend zu führen ist.
Das Wichtigste für Sie zusammengefasst:
- Erforderliche Angaben: Adressen, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Betrag, Umsatzsteuer
- Sonderregeln: Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmerregelung
- Jeder darf Rechnungen schreiben – auch Privatpersonen
Schreiben Sie Ihre Rechnungen selber? Welche Tools verwenden Sie dazu? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen und Arbeitsweisen in den Kommentaren!
Quellen:
- https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-national/neue-pflichtangaben-fuer-rechnungen-684834#:~:text=Vollst%C3%A4ndiger%20Name%20und%20Anschrift%20des,Fortlaufende%20Rechnungsnummer
- https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/buchhaltung/rechnungen-schreiben
- https://www.invoiz.de/pflichtangaben-rechnung/
- http://www.rechnung-erstellen.de/wer-darf-und-wer-muss-rechnungen-schreiben/
- https://lstn.niedersachsen.de/steuer/steuermerkblaetter_und_broschueren/ausstellen-von-rechnungen-is-der-14-14a-ustg-und-vorsteuerabzug-67823.html
