Sie wünschen sich manchmal, der Tag hätte mehr als 24 Stunden? Sie haben zu viel zu tun, aber zu wenig Zeit? Dann haben wir ein paar Tipps für das ideale Zeitmanagement für Sie! Deswegen wird der Tag zwar trotzdem nicht länger, aber Sie haben hoffentlich etwas mehr davon:
Tipp 1: Kleiner denken
Experten sagen, man solle sich den Tag in kleine Einheiten einteilen, am besten in 15-Minuten-Blöcke. Das mag auf den ersten Blick arg kleinteilig wirken, hat aber einige Vorteile: So können Sie sich Ihre Termine besser einteilen. Nehmen wir zum Beispiel den Outlook-Kalender. Hier ist die kleinste Zeiteinheit eine halbe Stunde – das ist oftmals schon zu viel für einen Telefontermin oder eine kleinere Besprechung. Dennoch blockt man sich die komplette halbe Stunde. So hat man schneller den Eindruck, der Tag sei vollgestopft mit Terminen und ist zudem länger „geblockt“ als vielleicht nötig. Idealerweise teilen Sie sich dann auch größere Aufgaben in mehrere Steps ein (die in Ihre Zeitintervalle passen). Damit haben Sie automatisch ein effizienteres Zeitmanagement und die Aufgaben haben keine erschlagende Wirkung mehr, denn es sind ja jetzt mehrere kleine statt einer großen. Um diesen Effekt zu stärken, sollten Sie sich dennoch Zeitpuffer einbauen. Das mag vielleicht unintuitiv zum effizienten Zeitmanagement erscheinen, hilft aber dabei, Ihre Struktur beizubehalten. Denn schließlich kann es immer mal passieren, dass etwas dazwischenkommt oder länger dauert, als geplant. Falls Sie dafür einen Überblick über Ihre Zeiten benötigen, ist unsere Suite-Feature sehr hilfreich.
Tipp 2: Effizient planen
Zu einer solchen Strukturierung und einem effizienten Zeitmanagement gehört auch eine gewisse Übersicht, Besonders über Ihre Termine – hier kann manchmal der altmodische Taschenkalender (vielleicht auch in Kombination mit einem größeren Wandkalender? Ganz nach Vorliebe.) wahre Wunder bewirken. Den haben Sie immer dabei und Termine sind fix und übersichtlich in Ihrem persönlichen Wohlfüllintervall notiert. Doch der Tag besteht ja nicht immer nur aus Terminen, den Hauptanteil machen schließlich Projekte und andere Aufgaben aus.
Die drei Varianten der Liste
Dabei gibt es im Groben drei Varianten der Planung: Zum einen können Sie sich die klassischen Listen zu Ihren anstehenden Aufgaben anlegen und die Punkte einen nach dem anderen abhaken. Dabei wird empfohlen, kleinere To-dos als erstes abzuarbeiten. Dann haben Sie die aus dem Kopf und können sich ganz auf die größeren Aufgaben konzentrieren. Dennoch sollten Sie Priorisierungen darüber nicht vergessen. Das geht besonders gut mit der Eisenhower-Matrix. Sie besteht aus vier Feldern, in die Sie Ihre Aufgaben je nach Wichtig- und Dringlichkeit eintragen: dringend und wichtig; dringend, aber nicht wichtig; wichtig, aber nicht dringend und weder wichtig noch dringend. Manchmal wird so erst klar, was wirklich Priorität hat und was nicht. Und zu guter Letzt: Versuchen Sie es doch mal mit einer Not-to-do-Liste. Schreiben Sie alles auf, womit Sie sich an dem Tag explizit nicht beschäftigen wollen.
Ach und eins noch zum Thema Aufgaben und Planung: Seien Sie gut zu sich selbst und achten Sie auf Ihre innere Uhr und Ihren Biorhythmus. Der schönste Plan ist quasi für die Tonne, wenn Sie nun mal kein Morgenmensch sind, sich aber schon um acht Uhr früh schon mit Aufgaben überladen.
Tipp 3: Leerlauf nutzen
Die wohl größte Sorge beim bis zur Perfektion ausgearbeiteten Zeitmanagement: Leerlauf. Tote Stellen im Tagesablauf, die nicht befüllbar sind, weil wir Sie zum Beispiel mit Warten, Arbeitsweg oder ausgefallenen Terminen vergeuden. Äh, vergeuden? Sicher nicht. Ab sofort wird das ein kleiner, aber geliebter Teil des Tages. Fahrtzeiten in Bus oder Bahn lassen sich ideal nutzen, um die ein oder andere Mail zu beantworten, oder ein paar Telefonate zu führen. Hier können Sie die vorhin angesprochenen kleinen Aufgaben schon mal abhaken und haben später mehr Zeit für den Rest. Aber so ein Leerlauf lässt sich auch bestens zur Regeneration nutzen – die Sie dringend zwischendurch brauchen. Lesen Sie doch einfach ein gutes Buch oder checken Sie ihre Social Media-Kanäle.
Tipp 4: Handy und Social Media ausschalten
Wo wir direkt beim Thema wären: die wohl berühmtesten Zeitfresser Handy und soziale Netzwerke. Ich weiß, jetzt hören wir uns sicher oberlehrerhaft an – aber legen Sie das Handy einfach weg, wenn Sie Wichtiges zu erledigen haben. Oder schalten Sie es am besten ganz aus oder in den Flugmodus, dann lenken auch eingehende Nachrichten nicht ab. Stumm geschaltete Telefone reichen da meistens nicht, denn mal ehrlich, wir checken dann doch immer wieder, ob es was Neues gibt, oder? Und das gilt auch für Social Media. Studien haben ergeben, dass wir täglich 2,25 Stunden (!) in sozialen Netzwerken verbringen. Kein Wunder, dass uns der Tag davonrennt. Checken Sie Ihr Handy und die sozialen Netzwerke also idealerweise nur in den dafür eingeplanten Puffern, in den Pausen, oder eben während Sie warten. Ausgenommen sind natürlich Freelancer im Bereich Social Media.
(Übrigens gibt es extra Apps, die die Nutzung von Social Media in einem von Ihnen festgelegten Zeitraum unterbinden, falls das was für Sie ist.)
Tipp 5: Für Abwechslung sorgen
Zum Schluss noch ein Pro-Tipp, wenn die nötige Motivation für das ausgeklügelte Zeitmanagement mal auf sich warten lässt: Bringen Sie ein bisschen Abwechslung rein. Dabei können die Aufgaben selbst abwechslungsreich sein – vielleicht streuen Sie bei langweiligen Projekten zwischendurch einfach mal Aufgaben ein, die Ihnen besonders viel Spaß machen. Oder wenn Sie sowieso im Homeoffice arbeiten, können Sie ja einfach kleinere Haushaltstätigkeiten einbauen. Dann haben Sie sie erstens schon hinter sich und zweitens ist der Kopf dann wieder frei für neue Ideen. Win-Win sozusagen.
Fazit
Auch wenn ein solches Zeitmanagement nicht für jeden das Passende ist – der ein oder andere braucht ja doch eher die Spontaneität, um seiner Kreativität und seinem Work-Flow gerecht zu werden –, bietet es doch ein erhebliches Maß an Struktur. So kann schon mal etwas mehr in den sonst so kurzen Tag passen. Aber Vorsicht: Das Zeitmanagement und Planen sollte nicht ausarten, schließlich darf es nicht mehr Raum einnehmen, als die Arbeit (oder die Pausen, Auszeiten und sonstige Tätigkeiten) selbst. Verstehen Sie diese Tipps deshalb bitte eher als dynamische Ansatzpunkte, die Sie je nach Typ und Tagesform individuell anpassen können.
