Steuern? Klingt trocken – ist aber bares Geld wert. Gerade wenn Sie als Freelancer durchstarten, lohnt es sich, die Grundlagen des Steuerrechts wirklich zu verstehen. Ohne Fachchinesisch, dafür mit klaren Beispielen und praxiserprobten Tipps. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Steuern für Sie als Freelancer relevant sind, wie Sie typische Stolperfallen vermeiden – und warum sich Ehrlichkeit gegenüber dem Finanzamt langfristig für Sie auszahlt. Lesen Sie weiter und schaffen Sie sich einen Überblick, der Sie sicher durch den Steuerdschungel führt.
Verfasst von Rechtsanwalt Christian Heller
Christian Heller ist Spezialist für Wirtschafts-, Steuer- und Arbeitsrecht sowie als Autor und Seminarleiter tätig. Profitieren Sie in diesem Blog-Artikel von seinem Fachwissen und seiner langjährigen Berufserfahrung.
1. Steuerrecht für Anfänger: Sachlich erklärt
In der steuerlichen und juristischen Gründungsberatung begegne ich immer wieder Menschen mit großartigen Ideen und dem nötigen Kapital – doch die Unterschiede zwischen Umsatzsteuer und Einkommensteuer sind ihnen oft nicht ganz klar. Alte Hasen werden jetzt schmunzeln. Ich möchte hier ganz von vorne anfangen und Ihnen möglichst einfach die Basics vermitteln.
2. Welche Steuern müssen Sie als typischer Freelancer zahlen?
Freelancer zu sein bedeutet selbstständig zu arbeiten. Das bringt viel Freiheit, aber auf der anderen Seite bedeutet es auch, dass man jetzt von Ihnen erwartet, dass Sie sich um Ihre steuerlichen Angelegenheiten im Grunde selbst kümmern. Deswegen schauen wir uns jetzt aus dem Krähennest die Einkommenssteuer, Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Kapitalertragssteuer an.
a) Einkommenssteuer
Jede natürliche Person, die im Inland ihren Wohnsitz hat, ist unbeschränkt einkommensteuerpflichtig (§ 1 EStG).
Das bedeutet, dass Sie für jedes Jahr beim Finanzamt Ihr Einkommen angeben müssen. Es gibt verschiedene Einkommensarten. Ihre Einkommensteuer richtet sich dann nach einer Tabelle, die für größere Einkommen auch prozentual höhere Steuern vorsieht. Faustformel: So liegt der durchschnittliche Steuersatz für 100.000,00 Euro bei 33 %, unter 12.096 Euro im Jahr 2025 bei 0 %. Man nennt das progressive Besteuerung.
Das Finanzamt traut Ihnen aber nicht über den Weg. Im Übrigen würde ich Ihnen mit einem leichten Augenzwinkern bezüglich des Finanzamts auch raten, vorsichtig zu sein. Das Finanzamt schaut sich an, was Sie beim letzten Mal an Steuern gezahlt haben und will diese Summe immer im 3-Monats-Rhythmus als Vorauszahlung haben. Und zwar immer zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Man nennt das Einkommensteuervorauszahlung.
Das macht auch Sinn. Es könnte durchaus sein, dass Sie am Ende leere Taschen haben. Und das Finanzamt erstattet Ihnen lieber ein wenig Geld zurück, als Ihnen hinterherzulaufen. Sie geben dem Finanzamt ständig einen Vorschuss zu Lasten Ihrer eigenen Liquidität. Sie können sich jetzt schon denken, dass das Finanzamt bei der Festsetzung der Vorauszahlungen durchaus mutig in die Vollen greift. Wenn Sie meinen, dass das Finanzamt zu hohe Vorauszahlungen verlangt, dann können Sie auch einen Antrag auf Herabsetzung stellen. Dafür müssen aber gute Gründe vorliegen. Und dass Sie das Geld nicht haben, ist leider kein guter Grund.
Praxistipp:
Bei beginnenden Freelancern fragt das Finanzamt im Fragebogen für Existenzgründer, mit welchem Gewinn in den nächsten zwei Jahren gerechnet wird. Jetzt sind viele versucht, dort ihre Wunschvorstellung einzutragen. Danach wird aber die Vorauszahlung erstmal festgelegt. Das kann ein erhebliches Problem sein. Daher tragen Sie lieber die realistische Erwartung ein. Also vorerst bei Unternehmensgründung eine schwarze Null.
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b) Umsatzsteuer (USt)
Die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, ist eine andere Steuer als die Einkommensteuer. Sie ist in einem anderen Gesetz geregelt und betrifft andere Sachverhalte. Der Gesetzgeber möchte, dass der Endverbraucher einen prozentualen Aufpreis auf Waren und Dienstleistungen zahlt, die er erwirbt. Und diesen Aufpreis möchte der Staat, respektive das Finanzamt, von Ihnen haben.
Ein Rechenbeispiel
Der sogenannte Nettobetrag für eine Sache, zum Beispiel eine Tasse, beträgt 10 Euro. Der Endverbraucher soll aber derzeit 19 % Umsatzsteuer zahlen. Also zahlt der Käufer 11,90 Euro an den Verkäufer. Und diese 19 %, die der Verkäufer jetzt zu viel hat, muss er an das Finanzamt abführen. Das Prinzip ist relativ einfach.
Natürlich will das Finanzamt auch hier Vorauszahlungen haben. Die Umsatzsteuervoranmeldungszeiträume unterscheiden sich von Fall zu Fall. Insbesondere gibt es zurzeit noch bis 2026 für Gründer besonders günstige Regelungen.
Jetzt ist es gerade bei Freelancern oft so, dass sie ihre Leistungen oder Waren gar nicht an Endverbraucher verkaufen. Nun könnte man zu dem Schluss kommen, dass man für den Staat dann auch nicht die 19 % einziehen und abführen muss. Tatsächlich sieht das Gesetz aber ein anderes System vor.
Der Freelancer zieht die 19 % vom Auftraggeber ein. Der Auftraggeber zahlt die 19 % an den Freelancer. Dieser führt sie an das Finanzamt ab. Der Auftraggeber kann jetzt aber ebenfalls beim Finanzamt die 19 % geltend machen, die er zu viel bezahlt hat. Dann bekommt er das Geld vom Finanzamt zurück. Man spricht davon, dass er die “Vorsteuer” zurückerhält.
Vorsteuer ist nur ein anderes Wort für Umsatzsteuer
Lassen Sie sich nicht verwirren: Vorsteuer ist nur ein anderes Wort für Umsatzsteuer in dieser speziellen Situation. Wenn man jetzt einen Schritt zurückgeht, dann versteht man, dass dies auch für den Freelancer selbst gilt, wenn er Waren und Dienstleistungen kauft. Nur der Endverbraucher selbst kann sich die Vorsteuer nicht erstatten lassen. Damit zahlt letztendlich nur der Endverbraucher
die Umsatzsteuer.
Sie schreiben Ihre Rechnung in diesem Sinne:
c) Gewerbesteuer (GewSt)
Der Finanzbedarf dieses Staates ist hoch und deswegen gibt es neben Einkommen- und Umsatzsteuer auch noch die Gewerbesteuer. Die Gewerbesteuer geht an die Gemeinde, in der der Gewerbebetrieb ansässig ist.
Praxistipp:
Gewerbesteuer zahlt nur, wer ein Gewerbe betreibt. Dazu zählen keine Freiberufler. Eine nicht abschließende Liste der freien Berufe finden Sie hier § 18 EStG.
Ein Rechenbeispiel
Ausgangspunkt für die Gewerbesteuer ist der bei der Einkommensteuer berechnete Gewinn. Wobei es hier Positionen gibt, die man hinzurechnen und kürzen darf oder muss. Diese besonderen Regeln werden im GewStG festgelegt.
Der errechnete Betrag, man spricht vom sogenannten Gewerbeertrag, wird dann mit der sogenannten Steuermesszahl multipliziert. Die Steuermesszahl ist einfach ein Steuersatz. Dieser beträgt zurzeit 3,5 %. Bei 1.000 Euro kämen bei dieser Rechnung 35 Euro heraus. Diese 35 Euro nennt man den Steuermessbetrag. Jetzt gibt es eine Besonderheit: Die Gemeinde, die das Geld am Ende bekommt, kann einen Hebesatz bestimmen. Mit diesem wird der Steuermessbetrag multipliziert. Das Ergebnis ist dann die zu zahlende Gewerbesteuer. Und auch hier, wer hätte es gedacht, müssen Sie dem Finanzamt die Gewerbesteuer vorauszahlen.
Praxistipp:
Es gibt Gemeinden, die einen geringeren Hebesatz festgelegt haben als andere.
Die Mindestmesszahl für alle Gemeinden ist 200 %.
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d) Körperschaftsteuer
Jetzt gibt es auch Unternehmer, Freelancer, die sich von vornherein wegen ihrer Haftung absichern. Diese gründen eine GmbH oder eine UG. Der Kenner weiß, hier gibt es noch viele andere Gesellschaftsformen, die unter die Körperschaftsteuer fallen. Diese beiden sind aber die praktisch relevantesten. Beide Gesellschaften sind Kapitalgesellschaften und damit körperschaftsteuerpflichtig.
Was wird berechnet?
Das zu versteuernde Einkommen einer GmbH oder UG wird mit 15 % belastet. Auf eine Gewinnausschüttung an den Gesellschafter zahlt dieser nochmals 25 %. Eine Möglichkeit ist auch das Teileinkünfteverfahren. Dazu müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein. Dann wird nur ein Teil mit dem persönlichen Steuersatz in der Einkommensteuer besteuert. Sie merken, da muss man jetzt ein bisschen rechnen.
Sie sehen, die UG und GmbH stehen steuerlich nicht immer günstiger da. Vor allem machen GmbHs und UGs dann Sinn, wenn man Geld thesaurieren möchte, also anstauen will. Oder wenn man wirklich hohe Gewinne erwirtschaftet. Jetzt verstehen wir auch, warum es die GmbH & Co. KG gibt. Die GmbH & Co. KG zeichnet sich dadurch aus, dass die Gewinne sehr vereinfacht voll mit dem persönlichen Steuersatz des Gesellschafters belastet werden. Aber eine Körperschaftsteuer gibt es nicht. Beide Gesellschaften sind aber voll haftungsbeschränkt.
3. Steuerhinterziehung: Das geht schnell!
Dieser Blogbeitrag hört sich wahrscheinlich locker und leicht an (vielleicht auch nicht). Aber ich möchte Sie warnen. Ich habe regelmäßig Mandanten, die mit versunkener Buchhaltung zu mir kommen. Diese bringen in der Regel Zwangsgelder, Schätzungen und Säumniszuschläge mit. Das Finanzamt wird Ihnen keinen Meter Raum geben. Das Finanzamt lässt nur sehr selten mit sich verhandeln. Stundungen werden Sie nur in den seltensten Fällen erhalten. Selbst nach dem zu späten Abgeben von Steuererklärungen werden regelmäßig strafrechtliche Ermittlungsverfahren eröffnet.
Das Wichtigste im Überblick: Steuer-Check für Freelancer
Wer als Freelancer erfolgreich sein will, muss seine steuerlichen Pflichten kennen und aktiv managen – sonst wird es schnell teuer.
- Einkommensteuer: Immer angeben – Vorauszahlungen vierteljährlich beachten
- Umsatzsteuer: Auftraggeber zahlen sie dir → du führst sie ans Finanzamt ab
- Kleinunternehmer? → Prüfen, ob du von der USt befreit sein willst
- Gewerbesteuer: Nur bei Gewerbebetrieb – nicht für Freiberufler
- Kapitalgesellschaft geplant? → Körperschaftsteuer + Abgeltungsteuer beachten
- Vorsicht bei falschen Angaben – zu hohe Vorauszahlungen sind schwer zu korrigieren
- Keine Buchhaltung = großes Risiko → drohen Zwangsgelder & Ermittlungen
Möchten Sie sich unbegrenzt auf Projekte bewerben?
Unbedingt auch lesen:
Freelancer-Vertrag: Was muss und was darf nicht rein?
