Die Arbeitsbedingungen haben sich für viele Freelancer verändert. War es bis vor kurzem noch üblich im persönlichen Gespräch Kunden zu akquirieren und mit Ihnen in Kontakt zu bleiben, hat sich inzwischen vieles ins Internet verschoben. Webkonferenzen sind an der Tagesordnung, auch im Neukundengespräch. Dieser Beitrag dient als Business-Knigge für Videokonferenzen mit Neukunden.
Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck
Der erste Eindruck ist stets wichtig, egal ob analog oder digital. Damit der Eindruck möglichst gut wird, sollten Sie die Videokonferenz sorgfältig vorbereiten. Das Ziel ist, vertrauenswürdig, freundlich und kompetent zu wirken. Für bestimmte Berufe wie zum Beispiel Berater für Unternehmenskommunikation, ist der Eindruck in der Webkonferenz gleichzeitig eine präzise Visitenkarte der eigenen professionellen Fähigkeiten. Bedenken Sie bei der Vorbereitung auf eine Videokonferenz, dass es durchaus einen Unterschied macht, ob Sie als Fachmann/Fachfrau wahrgenommen werden oder nicht. Kurz gesagt: Präsentieren Sie sich von Ihrer besten Seite.
1. Kleider machen Leute: Die richtige Garderobe wählen
Wenn Sie zu einem Kundengespräch fahren, wählen Sie Ihre Garderobe vermutlich sorgfältig aus. Genauso überlegt sollten Sie bei der Wahl der Garderobe für die Onlinekonferenz sein. Wenn Sie im Home-Office sitzen und Ihnen der Sinn nach Gemütlichkeit steht, ist es ratsam, dem nicht nachzugeben. Denn es geht nicht um die Kleider allein und den äußeren Eindruck, den Sie vermitteln, sondern auch um Ihre innere Haltung. Zwar ist die Wirkung Ihrer Ausstrahlung durch die Unmittelbarkeit der Technik gedämpft, doch Sie geht nicht gänzlich verloren. In der Konsequenz bedeutet es für Sie, dass Sie bis ins Detail professionell auftreten sollten, um entsprechend zu wirken.
Für die Damen ist es hilfreich, sich für die Videokonferenz in Sachen Make-Up und Schminke genauso zu verhalten, wie bei einem persönlichen Geschäftstreffen. Wenn Sie stets ungeschminkt aus dem Haus gehen sollten, so verzichten Sie auch in einer Videokonferenz darauf. Sind Sie im Beruf aber stets sorgfältig geschminkt, vernachlässigen Sie dieses Detail bitte nicht. So wirken Sie sichtlich authentisch.
2. Die Umgebung
Kennen Sie den Videomitschnitt einer Konferenz eines hochrangigen britischen Staatsdieners, der vom heimischen Arbeitszimmer aus arbeitete? Seine kleine Tochter platzte ins Arbeitszimmer und hinter Ihr kroch auf allen Vieren seine Nanny. Das Video sorgte für viele Lacher. Es ist kein Problem, sofern eine solche Situation die Ausnahme bleibt. Doch grundsätzlich sollten Sie darauf achten, dass Sie möglichst ungestört arbeiten können. Auch das ist ein Zeichen von Professionalität.
Ideal ist es, wenn Sie einen Arbeitsplatz so vorbereiten, dass er aufgeräumt und geschäftlich wirkt. Ein Gegenbeispiel wäre, die Videokonferenz vor dem Hintergrund eines Geschirrbergs in der Küche zu führen, ein No-Go. Falls Sie zu einem Trick greifen und einen digitalen Hintergrund in Betracht ziehen wollen, sollten Sie davon Abstand nehmen. Digitale Hintergründe können beim Gesprächspartner den Eindruck erwecken, dass Sie etwas vortäuschen. Transparenter ist es, wenn Sie vor einem neutralen Hintergrund sprechen, zum Beispiel vor einer weißen Wand oder vor neutralen Bildern.
Warum ist eine neutral wirkende Umgebung so wichtig?
Der große Vorteil ist, dass sich Ihr Gesprächspartner ganz auf Sie konzentrieren kann. Keine ablenken oder störenden Dinge im Hintergrund beeinträchtigen seine Aufmerksamkeit. Da die Kommunikation über Video ohnehin eine erhöhte Konzentration erfordert, ist es der Qualität des Gesprächs dienlich, ablenkende Elemente weitgehend zu vermeiden.
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3. Der Teufel steckt im Detail: Technik im Griff behalten
Um eine Videokonferenz professionell durchzuführen, müssen Sie die Technik beherrschen. Arbeiten Sie mit Tools wie Zoom oder Teams, sollten Sie sich vorab sehr intensiv mit den technischen Funktionen vertraut machen. Dies festigt den professionellen Eindruck. Hingegen wäre eine unbeholfene Umgang mit der Videosoftware kontraproduktiv. Gerade Neukunden orientieren sich an solchen Details im Erstgespräch. Man könnte vereinfacht sagen, verhalten Sie sich unprofessionell im Erstgespräch, egal ob hinsichtlich der Technik, bezüglich Ihrer Kleidung oder der Umgebung, in der Sie sprechen, übertragen Kunden diese Unprofessionalität auf Ihre Dienstleistung.
Auf Augenhöhe kommunizieren
Die Kommunikation auf Augenhöhe ist mit Blick auf die Technik rein praktisch zu verstehen. Platzieren Sie die Kamera auf Augenhöhe und helfen Sie notfalls nach. Ist die Kamera im Gehäuse des Laptops integriert, legen Sie einige Bücher unter das Gerät, um die Augenhöhe zu erreichen. Falls Sie über ein Smartphone sprechen, besorgen Sie sich ein Handy-Stativ oder platzieren das Handy auf einem sicheren Platz auf Augenhöhe. Testen Sie die Verbindung und die Übertragung im Vorfeld und nicht erst während des Gesprächs.
4. Positive Kommunikation auf allen Ebenen
Es ist nötig, möglichst viel Energie in die Kameralinse zu senden, um auf der anderen Seite positiv wahrgenommen zu werden. Die Videokonferenz verlangt mehr Begeisterung und mehr Empathie von Ihnen. Lächeln und Lachen verbindet Menschen miteinander. Falls es Ihnen schwer fällt, innerlich zu lächeln, greifen Sie zu einen Trick. Um eine positive Stimmung zu erzeugen hilft es, sich Fotos von lachenden Menschen an den Laptop oder an die Wand dahinter zu kleben, dann lächeln sie mit.
Auch ist es ratsam pointiert und bewusst zu sprechen, um die Kommunikation lebhaft und ansprechend zu gestalten. Der Kommunikationsexperte und Vortragsredner Dr. Jens Wegmann bringt es auf den Punkt: „Wer lächelt, strahlt Zuversicht und Kompetenz aus.“ Die nonverbale Kommunikation entfaltet eine Wirkkraft, die Ihr Gesprächspartner auch über Video wahrnimmt. Nutzen Sie sämtliche Register, um Ihr Angebot so ansprechend wie möglich zu gestalten. Das erhöht die Chance auf einen positiven Gesprächsabschluss und erleichtert in Verhandlungsgespräche auch die Kommunikation über schwierige Gesprächsthemen. Nutzen Sie die Kraft der nonverbalen Kommunikation.
Fazit: Freundlichkeit, Professionalität und positive Energie
Es gibt zahlreiche Tipps und Leitfäden zur Kommunikation mit Kunden, sei es per E-Mail, am Telefon oder im Rahmen persönlicher Treffen und diese lassen sich auf Onlinemeetings anpassen. Bei Videokonferenzen herrschen besondere Rahmenbedingungen und diese sollten Ihnen bewusst sein. Wenn es Ihnen gelingt, die unpersönliche Mittelbarkeit der Technik zu einem gewissen Grad auszuhebeln, gewinnen Ihre Kundengespräche an Esprit und bringen Ihre Persönlichkeit im besten Sinne hervor. Außerdem gelingt es, den Fokus auf das Wesentliche zu lenken, nämlich die Kundenbedürfnisse. Damit erhöhen Sie die Chance auf positive
