Freelancer statt Festangestellte beschäftigen: Vorteile und Nachteile für Unternehmen

Freelancer statt Festangestellte beschäftigen? Laut der freelance.de Studie 2024 erwartet die Hälfte der Befragten, dass Unternehmen künftig mehr mit Freelancern zusammenarbeiten werden. Etwas mehr als 50% der Non-IT-Freelancer vermuten, dass Freelancing als Arbeitsform in den kommenden drei Jahren beliebter wird. Doch was genau sind die Vorteile für Unternehmen, Freelancer zu beschäftigen? Und was sind die Nachteile? Wir geben den Überblick.

Zu den Highlights

Freelancer oder Angestellte beschäftigen?

Die Unterschiede zwischen Freelancern und festen Mitarbeitenden gehen weit über die bloßen Personalkosten hinaus. So sind freie Mitarbeiter nicht an die Weisungen eines Unternehmens gebunden. Rechtlich agieren sie als unabhängige Auftragnehmer. Das bedeutet: Freelancer steuern und organisieren ihre Arbeit selbst. Was zählt, ist das vereinbarte Ergebnis bzw. die vereinbarte Projektleistung.

Stolperfalle Scheinselbstständigkeit

Wenn Sie Freelancer beschäftigen und wie Festangestellte behandeln, besteht das Risiko einer sogenannten Scheinselbstständigkeit. Dies kann rechtlichen Konsequenzen und zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern sowohl für Freelancer als auch für Unternehmen führen.

Erfahren Sie, wie Sie als Unternehmen die Scheinselbstständigkeit vermeiden.

Die größten Unterschiede, wenn Sie Freelancer statt Festangestellte beschäftigen

1. Flexibilität: Freelancer werden kurzfristig für klar definierte Projekte oder Aufgaben beauftragt. Festangestellte sind auf unbestimmte Dauer beschäftigt. Sie arbeiten nicht nur projekt- oder aufgabenbezogen. Vorteile Freelancer für Unternehmen: Sie müssen keine langen Kündigungsfristen einhalten. Die Projektdauer ist klar für einen bestimmten Zeitraum definiert.

2. Kosten: Freelancer werden für spezifische Arbeiten beschäftigt. Nur hierfür werden sie bezahlt. Im Unterschied zu Festangestellten haben sie keinen Anspruch auf Sozialversicherungsleistungen wie Kranken- und Pflegeversicherung, Arbeitslosengeld oder Rentenbeiträge sowie auf bezahlten Urlaub oder Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

3. Expertise: Freelancer bringen spezifisches, oft hochqualifiziertes Wissen in ein Projekt ein. Festangestellte bringen eine breitere Palette von Fähigkeiten und Kenntnissen in Unternehmen ein. Das ist vorteilhaft für wiederkehrende und längerfristige Aufgaben.

Vorteile von Freelancern für Unternehmen

• Schnelle Verfügbarkeit und Skalierbarkeit: Freelancer werden oft kurzfristig nach Bedarf und Projekt beauftragt. Teams können ad hoc erweitert werden.
• Keine laufenden Personalkosten: Freelancer werden nur für das vereinbarte Projekt oder die vereinbarte Dauer bezahlt.
• Keine laufenden Betriebskosten: Freelancer arbeiten in der Regel mit eigener Hard- und Software.
• Geringe Rekrutierungs-Kosten: Die Suche nach geeigneten Freelancern mit Plattformen wie freelance.de reduziert Zeit und Kosten für die Personalsuche auf ein Minimum.
• Zugang zu hoher Spezialisierung: Freelancer bringen spezifisches Fachwissen und Erfahrungen aus verschiedenen Branchen und Projekten mit.

Wann sich der Einsatz von Freelancern wirklich lohnt

Freelancer zu beschäftigen rechnet sich für Unternehmen, wenn spezifisches Know-how gefragt ist oder kurzfristige Auftragsspitzen mehr Personal erfordern. Auch wenn in unregelmäßigen Abständen spezielle Kenntnisse benötigt werden, lohnt es sich für Unternehmen, mit Freelancern zu arbeiten.

Beispiele für Projekte, bei denen der Einsatz von Freelancern vorteilhaft ist

• Webdesign und -Entwicklung
• Content-Erstellung und Digitales Marketing
• Softwareentwicklung und IT-Projekte
• Grafikdesign
• Übersetzungen
• Eventplanung und -Management
• Forschung und Datenanalyse
• Videoproduktion und -Bearbeitung
• Interim Management

Hier passende Freelancer für Ihr Projekt finden.

Nachteile von Freelancern für Unternehmen

Freelancer sind meist nur für kurze Zeit im Unternehmen. Anders als Festangestellte, fühlen sie sich dem Unternehmen nur wenig verbunden. Eine hohe Fluktuation von Freelancern kann dazu führen, dass Teams destabilisiert werden und nicht gut zusammenarbeiten.

Zudem müssen die festen Mitarbeitenden immer wieder Zeit investieren, um die neuen „Kollegen“ einzuarbeiten. Werden stetig wechselnde Freelancer zu einer festen Institution, um Personalkosten zu sparen, gehen Unternehmen das Risiko ein, kein eigenes Know-how aufzubauen und Wissen zu verlieren.

Anspruchsvolle Projekte finden und erfolgreich selbstständig arbeiten.

Projekte finden

Weitere Nachteile

• Fragen der Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit
• Rechtliche und administrative Herausforderungen (Urheberrecht, Datenschutz, Arbeitsrecht)
• Risiko, Wissen nach Projektabschluss zu verlieren
• Abgaben an die Künstlersozialkasse, wenn selbständige künstlerischer Leistungen wie Werbung, PR und Publikationen in Anspruch genommen werden (weitere Infos dazu gibt’s hier).

Sechs Tipps: So beschäftigen Sie erfolgreich Freelancer

• Tipp 1: Stimmen Sie Aufgaben, Erwartungen und Projektziele klar ab (definieren Sie Zeitplan, Projektumfang und Qualitätsstandards).
• Tipp 2: Legen Sie die Bedingungen der Zusammenarbeit, einschließlich Vergütung, Deadlines, Urheberrechte, Datenschutz- und Vertraulichkeitsvereinbarungen, vertraglich fest (denken Sie daran, Richtlinien für die Nutzung von KI-Tools zu definieren).
• Tipp 3: Sorgen Sie für ein umfassendes Onboarding, um die Einarbeitung der Freelancer zu erleichtern (erstellen Sie einen Onboarding-Leitfaden und weisen Sie neue Teammitglieder sorgfältig in Ihre Tools ein).
• Tipp 4: Tauschen Sie sich regelmäßig via Projektmanagement-Tools und in Meetings aus, um Probleme frühzeitig zu identifizieren (mit detaillierten Projektberichten, Weeklys oder Dailys via Teams oder Live vor Ort behalten Sie den Überblick).
• Tipp 5: Stellen Sie sich auf die individuelle Arbeits- und Herangehensweise von Freelancern ein: Selbstorganisation und Projektmanagement können von Ihren Arbeitsstrukturen abweichen. Bleiben Sie offen für Neues!

Das Wichtigste in Kürze:

Freelancer sind für Unternehmen eine Lösung, um Auftragsspitzen und Herausforderungen wie beispielsweise die zunehmende Digitalisierung zu bewältigen. Der Freelancer-Vorteil für Unternehmen: Im Unterschied zu Festangestellten können Freelancer den Mangel an fachlicher Expertise kurzfristig, projektspezifisch und kosteneffizient ausgleichen.

• Freelancer sind im Unterschied zu Festangestellten unabhängige Auftragnehmer.
• Werden Freelancer wie Festangestellte beschäftigt, besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit.
• Freelancer werden flexibel nach Bedarf ohne Anspruch auf Sozialleistungen beauftragt; Angestellte werden dauerhaft beschäftigt.
• Die Zusammenarbeit mit Freelancern gelingt, indem Sie Aufgaben und Bedingungen klar definieren und Freelancer wie Teammitglieder behandeln.

Beschäftigen Sie regelmäßig Freelancer? Was ist Ihr Erfolgsrezept? Wir freuen uns auf Ihre Tipps und Impulse!

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