Effizient durch den Tag – mit diesen 3 Zeitmanagement Apps sparen Sie wertvolle Zeit

Lesedauer: ca. 8 Minuten

Spielen Sie als Freelancer gelegentlich „Auftrags-Tetris“? Sie jonglieren mit Aufgaben und Deadlines und haben das Gefühl, dass jeden Moment ihr gesamter Zeitplan über Ihnen zusammenbricht? Als Freelancer ist Zeitmanagement meine tägliche Herausforderung. Was mir dann hilft, ist Struktur. Deshalb nutze ich Zeitmanagement Apps und stelle Ihnen drei bekanntesten vor:

1. Evernote
2. Todoist
3. Remember the Milk   

Ich arbeite seit mehr als 15 Jahren als Freelancer. Zu Beginn, mit einem Kunden und einem Auftrag, war Zeitmanagement noch ein Nischenthema für mich. Doch mit zunehmender Kunden- und Auftragszahl stieg auch der Stresslevel. Deadlines, neue Aufträge, und wieder neue Deadlines. Daneben Buchhaltung, Akquise, Familie, damals noch Uni. Wo blieb bloß immer die ganze Zeit? Zeitmanagement wurde zu einem zentralen Thema. Bis heute arbeite ich (auch aus Gewohnheit) mit Papier und Stift für die Aufgabenplanung. Doch tatsächlich hat mir die Arbeit mit Zeitmanagement Apps nochmal einen anderen Twist gegeben.  

Wobei soll mir die Zeitmanagement App überhaupt helfen?

Ich möchte…

• Zeit sparen. 
• Berufliche und private Aufgaben besser organisieren können. 
• Eine bessere Übersicht über meine Tagesabläufe bekommen. 
• Meinen Terminplaner mit der App synchronisieren können. 

Diese 3 Zeitmanagement Tools habe ich für Sie getestet 

Drei der beliebtesten Zeitmanagement Apps habe ich gegenübergestellt. Mit Evernote und Todoist habe ich mich für zwei echte „Klassiker“ entscheiden. Beide Tools gibt es bereits seit 2008. Fast schon ein Pionier auf dem Gebiet der Zeitmanagement Apps ist „Remember the milk“.

Evernote (4,4 von 5 Sternen im Apple App Store): 

• Jährliche Zahlweise: 69,99 Euro (Stand: 03/2023).  
• Monatlicher Preis: 7,99 Euro. Monatlich kündbar.   

Todoist (4,7 von 5 Sternen im Apple App Store):  

• Jährliche Zahlweise: 47,99 Euro (Stand: 03/2023).  
• Monatlicher Preis: 4,99 Euro pro Monat. Monatlich kündbar. 

Remember the milk (4,6 von 5 Sternen im Apple App Store):  

• Jährliche Zahlweise 39,99 Euro (Stand: 03/2023). 
• Monatlicher Preis: nur für ein Jahr buchbar. 

Darauf habe ich im Zeitmanagement App Vergleich geachtet

Folgende Kriterien waren mir beim Vergleich der drei Apps wichtig: 

• Usability: Wie einfach lassen sich Tasks anlegen? Wie gut komme ich mit dem Tool zurecht? Brauche ich eine lange Einarbeitung? Sind Handgriffe kompliziert? 

• Handling: Ist die App auf mehreren Geräten nutzbar? Funktioniert die Synchronisierung? 

• Kosten: Wie ist der Kosten-Nutzen-Vergleich bei der Premium-Version? Kann ich die App auch kostenlos sinnvoll nutzen? 

Wichtiger Hinweis: Mein Test schildert den subjektiven Eindruck von drei Apps nach einwöchiger Nutzung. Alle Angaben zu Leistungen oder Features sind ohne Gewähr und Anspruch auf Vollständigkeit. 

1. Evernote im einwöchigen Test

Diese Zeitmanagement App Evernote verspricht viel. Das Tool kann Checklisten und Notizen speichern. Ebenso lassen sich Anmerkungen oder Fotos ablegen. Der Clou dahinter: Evernote verfügt über eine Zeichenerkennung. So lassen sich auch fotografierte To-Do-Listen über die Suchfunktion wiederfinden.

Evernote im Usability-Check

Die Anmeldung ist einfach mit dem Apple Account möglich. Evernote verweist gleich auf eine sieben- bzw. vierzehntägige Probephase, bis es kostenpflichtig wird.  

Tipp: Sie können das Probeabo sofort nach der Bestätigung wieder im Bereich „Abonnements“ im IPhone kündigen. Dann wird das Abo nicht automatisch zu einem Bezahlabo. 

Wenn Sie diese Zeitmanagement App starten, sehen Sie Ihren eigenen Startbildschirm. Dieser kann individuell konfiguriert werden. Sie können z.B. die Elemente einfügen, die Ihnen besonders wichtig sind.  

Um die Fülle an Funktionen zu erfassen, bietet dieses Zeitmanagement Tool zu Beginn eine Art angeleitetes Tutorial. Es führt Sie durch die wichtigsten Funktionen beim Anlegen von Tasks oder Notizen. Ich würde es auf jeden Fall durchlaufen! 

Mit diese Zeitmanagement Tool lassen sich verschiedene Dinge festhalten. Dafür gibt es sogenannte „Widgets“ in der Startansicht: 

• Notizen: Hier ist alles möglich, vom Scan handgeschriebener Zettel, Fotos oder direkten Eingaben. Sie können sich an Notizen erinnern lassen, diese als Tasks speichern und in sogenannten „Notebooks“ zusammenfassen.  

• Aufgaben: Sie haben die Möglichkeit konkrete Aufgaben mit Deadlines und Inhalten der Aufgabe anzulegen. Haben Sie eine Deadline eingegeben, erscheint die Aufgabe in Ihren Notizen automatisch als „zu erledigen“. 

• Kurznotizen: Das Widget funktioniert also ähnlich wie ein Notizblock auf dem Schreibtisch.  

• Kalender: Mit dieser Zeitmanagement App können Sie Ihren Google Kalender verknüpfen. Auf diese Weise lassen sich z.B. Tasks und deren Deadlines direkt in den Kalender übertragen. Ebenso können Termine aus dem Kalender übernommen werden. So finden Sie schnell mögliche Zeitkonflikte. 

• Pinnwand: Hier können wichtige Notizen oder Aufgaben „abgelegt“ werden. Diese haben Sie dann sofort im Blick. 

Filter einrichten: Im Laufe der Zeit werden viele Notizen in Ihrem Evernote-Konto eingehen. Um einen Überblick zu behalten, bietet Evernote einen sehr umfangreichen Filter. Den Filter können Sie individuell an Ihren Bedarf anpassen. 

Die Zeitmanagement App Evernote im Handling-Check

• Diese Zeitmanagement App lässt sich nicht nur in der Smartphone-App, sondern auch auf dem Desktop (in unserem Fall ein Macbook) nutzen. Die Synchronisation läuft flüssig.  

• Gibt es eine Verknüpfung von Evernote mit dem Google-Kalender? Ja und die funktioniert einwandfrei, sodass wichtige Aufgaben und Deadlines auch im Kalender im Blick bleiben.  

Evernote im Kosten-Nutzen-Check

Mit seinen umfangreichen Möglichkeiten ist Evernote mehr als nur ein Zeitmanagement-Tool. Es ist eine „Ich lagere mein Gehirn gelegentlich aus“-App. Wollen Sie sich als Freelancer so richtig etwas gönnen, bekommen Sie bei Evernote viel für Ihr Geld. Sie sollten aber auch etwas mehr Zeit einplanen, um sich in der App zurechtzufinden und damit wirklich Zeit zu sparen. 

2. Todoist im einwöchigen Test 

Die Zeitmanagement App legt den Fokus auf das Erledigen von Aufgaben. Diese Aufgaben lassen sich im Tool eingeben. Es gibt auch eine Sprachfunktion. So lassen sich Aufgaben einsprechen, die dann in die Liste übertragen werden. Mit dem kostenpflichtigen Premium-Account lässt sich die eigene Produktivität auswerten. 

Todoist im Usability-Check

Todoist möchte vor der Anmeldung aus Gründen der Marktforschung noch zwei Fragen beantwortet haben. Danach können Sie sich aber direkt mit Ihrem Apple-Account anmelden. 

Diese Zeitmanagement App verfolgt bei der Planung und Verwaltung von Aufgaben eine etwas andere Philosophie als Evernote, hier denkt man etwas ganzheitlicher. So unterstützt Sie das Tool auch dabei, stressbefreiter zu arbeiten.  

• Das Tool motiviert Sie durch Mails bzw. durch „Karma-Punkte“

• Sie legen selbst die Tasks für den Tag oder die Woche fest. Für jeden erledigten Tasks werden Sie beglückwünscht. Nach Aufgabenerledigung wünscht Ihnen das Zeitmanagement Tool z.B. einen wohlverdienten Feierabend. 

Übersichtlicher als bei Evernote ist bei Todoist die Startseite. Alle Aufgaben werden hier sortiert nach „heute“ und „demnächst“. Das macht den Kopf ein wenig freier, weil Sie sich erst einmal nur auf das „Heute“ konzentrieren. 

Damit Sie garantiert keine Aufgaben vergessen, erinnert Sie diese Zeitmanagement App schon der Standardeinstellung per Mail morgens an Ihre Aufgabenliste. Aber: Wenn die Todoliste gefüllt ist, können die regelmäßigen Mails mit den noch offenen Aufgaben auch zu mehr Stress führen. Aber das ist vermutlich eher eine Frage meiner inneren Einstellung als ein Manko des Tools. 

Bevor Sie in Todoist eine Aufgabe planen können, müssen Sie ein „Projekt“ anlegen. Aufgaben werden diesen Projekten zugeordnet. Bei mir steht das „Projekt“ als Synonym für Kunde. Jeder Kunde ist also ein „Projekt“. Selbstverständlich können Sie aber Projekte im eigentlichen Sinn anlegen. Diese lassen sich dann wiederum „Hauptprojekten“ zuordnen.  

Das Anlegen von Aufgaben ist sehr einfach. Das Tool verfügt über eine Spracherkennung. Tippe ich also „morgen“ ein, legt das Tool die Deadline auf das Datum morgen. Wenn ich „immer montags“ eintippe, wird z.B. ein wiederkehrender Task immer am Montag angelegt. 

Was ein bisschen schade an dieser Stelle ist: Einträge lassen sich nicht per Spracheingabe anlegen. Das wäre noch das Sahnehäubchen. 

Ein großes Plus dieser Zeitmanagement App ist: Sie können in den Einstellungen Ihre Produktivität festlegen. So können Sie z. B. eingeben, fünf Tasks pro Tag oder 30 pro Woche erledigen zu wollen. 

Auch Sie können durch das erreichte „Karma“ motiviert werden. Dieses Zeitmanagement Tool speichert alle erledigten Tasks. Ab einer bestimmten Summe steigen Sie dann Stück für Stück im Karma auf. Das Schöne daran: Je kleiner Sie Ihre Tasks unterteilen, desto mehr Tasks erledigen Sie und desto höher steigen Sie im Karma. Und desto höher wird auch Ihre Motivation sein J Diese Art der Gamification hat bei mir erstaunlich gut funktioniert. Obwohl ich das Tool dafür am Anfang etwas belächelt habe. 

Die Zeitmanagement App Todoist im Handling-Check

• Die Todoist Zeitmanagement App läuft flüssig auf dem Smartphone und in der Desktop-Version (Apple Macbook). Aufgaben werden blitzschnell synchronisiert, sodass Sie auf allen Geräten auf dem neuesten Stand sind. 

• Die Zeitmanagement App lässt sich auch mit einem Kalender (z.B. Apple- oder Google-Kalender) verknüpfen. So erscheinen dann alle bevorstehenden Tasks im Kalender. Sie können Ihre Termine dann besser um die Tasks herum planen oder umgekehrt. 

Todoist im Kosten-Nutzen-Check 

Die wichtigsten Funktionen lassen sich bei dieser Zeitmanagement App bereits in der kostenlosen Version nutzen. So lassen sich z. B. Projekte oder Aufgaben mit anderen Teilen, die ebenfalls das Zeitmanagement Tool verwenden. Hier funktioniert die App dann ähnlich wie Projektmanagement-Tools wie Slack oder Trello. 

In der Bezahlversion können sie bis zu 300 Projekte anlegen und unbegrenzt Erinnerungen anlegen. Es lassen sich außerdem bis zu 25 Personen in ein Projekt einladen. 

3. Remember the milk im einwöchigen Test

Die Zeitmanagement App Remember the milk ist dazu entwickelt worden, keine Aufgaben mehr zu vergessen. Laut Unternehmensstory soll einer der Gründer die Idee dafür gehabt haben, weil er immer die Milch beim Einkaufen vergaß. Das merkt man der App bis heute an. Denn auch Sie werden damit keine Aufgaben mehr vergessen. 

Remember the milk im Usability-Check

Mit Remember the milk können Sie nach der Apple-Anmeldung loslegen. Die App ist sofort „ready“ für Ihre Eingaben.

In unserem Test haben wir mit Remember the milk eine Zeitmanagement App, die vor allem die Koordination von Aufgaben im Fokus hat. Das zeigt sich bereits bei der Startansicht.  

Aufgaben werden einfach über das Plus-Symbol angelegt. Für die Eingabe von Aufgaben lässt sich bei Apple auch Siri aktivieren. Bei der Diktierfunktion war ich ein wenig enttäuscht und brauchte immer mehrere Versuche, um eine Aufgabe korrekt anzulegen. Wollen Sie das Tool nutzen, achten Sie am besten auf eine deutliche Aussprache. 

Das Anlegen einer Aufgabe per Texteingabe ist bei dieser Zeitmanagement App jedoch sehr einfach. Auch hier sind die Auswahloptionen auf das Wesentliche reduziert. Selbsterklärende Icons dienen dazu, die Aufgabe zu präzisieren. 

Alle Aufgaben können unter ebenfalls individuell anlegbaren Listen abgelegt werden. Darüber hinaus können Sie Tags einfügen, um Aufgaben schneller wiederzufinden. Insgesamt wirkt die App sehr basic. Alles findet sich schnell, dafür gibt es auch keine großen Zusatzfunktionen. 

Nice-to-have: Es können auch Aufgaben an eine persönliche „Remember-the-milk-E-Mail“ geschickt werden. Von dort werden sie dann in die angegebene Liste übertragen. 

Die Zeitmanagement App Remember the milk im Handling-Check 

• Wie die beiden anderen Zeitmanagement-Apps lässt sich Remember the milk auch als App auf dem Macbook nutzen. Die Synchronisation der Aufgaben verlief im Test fluffig. 

• Was mir persönlich gefehlt hat, war die Möglichkeit zur Synchronisation mit meinem Kalender. (Oder ich habe die Funktion einfach nicht gefunden…) 

Remember the milk im Kosten-Check

In der kostenlosen Version ist diese Zeitmanagement App wirklich sehr simpel. Wer mehr aus dem Tool herausholen möchte, kommt um die Bezahlversion für 39,99 Euro nicht herum.  

Dafür ist die Pro-Version dann sehr umfangreich. Mit ihr lassen sich Aufgaben in kleinere Teilaufgaben zerlegen. Ein unverzichtbares Feature in einer Zeitmanagement App. Tags können farblich hervorgehoben werden. Es lassen sich Dateien aus der Dropbox oder Google Drive anhängen. Außerdem können Sie sich an Aufgaben erinnern lassen oder diese mit anderen teilen. Eine Anbindung an MS Outlook ist in der Pro-Version auch möglich. Zudem haben Sie unbegrenzten Speicherplatz für Aufgaben und werden im Support vorrangig behandelt.  

Mein Fazit: 3 Zeitmanagement Apps nach einer Woche Test

• Evernote
  • umfangreiches Zeit- und Task-Management-Tool
  • perfekt dazu geeignet, um Ideen zu sammeln und Aufgaben zu strukturieren
  • keine kostenlose Version
  • ein Muss für kreative Freelancer, die den Überblick behalten wollen

• Todoist
  • Fokus liegt auf Erledigung von Tasks
  • Kalenderintegration
  • schlankes Tool mit Gamification Charakter ohne großen Schnickschnack
  • motivierende Reminderfunktion

• Remember the milk
  • Fokus liegt auf Erledigung von Tasks
  • etwas schlanker angelegt als Todoist
  • preiswerte und leistungsstarke Lösung

Mein Extratipp für Sparfüchse: Zeitmanagement-Apps mit Apple Bordmitteln nutzen: Arbeiten Sie mit iOS? Dann lässt sich die App „Erinnerungen“ von Apple als einfaches und sehr geradliniges Zeitmanagement-Tool verwenden. Mit wenigen Klicks lassen sich Erinnerungen an Tasks oder Deadlines erstellen. Diese werden dann auch mit den einzelnen Geräten (iPhone, Mac, Macbook etc.) synchronisiert. Sie haben Ihre ToDos dann immer bei sich. Und das Schöne: Das Tool ist bereits kostenlos in iOS und MacOS integriert. 

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