Der 6-Punkte-Plan für gutes Zeitmanagement

Die meisten Freelancer, die vom eigenen Büro aus arbeiten, kennen das Problem mit dem Zeitmanagement: Man steht morgens früh auf und hat eine genaue Vorstellung davon, wie der Tag laufen soll und was alles erledigt werden muss. Am Abend folgt dann die Ernüchterung: Denn man hat sich um tausendundeine Angelegenheit gekümmert – bloß nicht um das, was eigentlich geplant war.

Verantwortlich dafür sind zum einen häufig wirklich wichtige Dinge, die tagesaktuell auf den Schreibtisch kommen – schließlich ist der Arbeitsalltag eines Freelancers häufig nur bedingt planbar. Der andere Teil, der uns von der Arbeit abhält ist jedoch weit weniger wichtig – und häufig der größere Teil der beiden. Dazu zählt zum Beispiel die Recherche im Internet, die Sie wie von selbst zu den schönsten Reisezielen für 2021 führt. Oder die Nachricht im Whatsapp-Gruppenchat wegen dem nächsten gemeinsamen Sport-Termin, der zu einer Meme- und Gif-Schlacht wird.

Sie sehen: Gründe, sich von den wirklich wichtigen Dingen ablenken zu lassen, gibt es viele. In diesem Artikel soll es daher darum gehen, wie es uns gelingen kann, unsere Zeit produktiver zu nutzen – Stichwort „Zeitmanagement“.

Und dafür habe ich einen Sechs-Punkte-Plan für Sie:

1. Kopf frei machen für Ihr Zeitmanagement

Nicht selten schwirren uns eine Reihe To-Do’s im Kopf herum, die alle noch erledigt werden müssen. Das Problem dabei: Darunter sind dringende und nicht so dringende, wichtige und unwichtige Aufgaben – vom Gedanken daran, dass man noch einen Blogartikel für die eigene Webseite texten wollte bis hin zu der Frage, was es heute zum Abendessen geben soll. Dass man bei den vielen Gedanken nicht konzentriert an einer Sache arbeiten kann, ist erstmal klar. Doch was tun? Ganz einfach: Jeden einzelnen Gedanken zu Papier bringen – am besten auf Post-It’s. Denn dann ist jeder Punkt dokumentiert – und wir müssen uns nicht mehr damit beschäftigen, diesen nicht zu vergessen. Die beste Voraussetzung also für einen freien Kopf!

2. Aufgaben sortieren

Im nächsten Schritt geht es ans Sortieren. Das funktioniert so: Ordnen Sie die Post-It’s nach Ihrer Dringlichkeit – und notieren Sie dazu, welchen Zeitaufwand Sie für die Erledigung der einzelnen Aufgabe schätzen. Wichtig: Bleiben Sie beim Zeitaufwand realistisch. Klar wäre es schön, wenn eine bevorstehende, todlangweilige Aufgabe in 10 Minuten erledigt wäre – doch damit Zeitmanagement gelingt, ist es wichtig, ehrlich mit sich selbst zu sein. 

3. Aufgaben portionieren

Auf den beschrifteten Post-It’s werden Sie wahrscheinlich eine Reihe von Aufgaben entdecken, die in unter einer Stunde erledigt sind. Aber auch ein paar Aufgaben, die nicht nur anstrengend sind, sondern auch deutlich mehr Zeit benötigen. Und genau diese Aufgaben sollten Sie sich nun genau anschauen: Lassen sich diese Aufgaben in kleinere Arbeitseinheiten splitten? Wenn ja, welche Arbeitseinheiten gehören zeitlich zusammen und welche Arbeitseinheiten können auch an einem anderen Tag erledigt werden? Schreiben Sie die gesplitteten Arbeitseinheiten ebenfalls auf Post-It’s.

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4. Zeitplan erstellen

Im nächsten Schritt folgt nun die Erstellung des Zeitplans. Machen Sie einen Plan der nächsten Tage und ordnen Sie die Post-It’s diesen Tagen zu. Wichtig dabei: Achten Sie darauf, nicht alle unliebsamen Aufgaben auf einen Tag zu schieben – sondern verteilen Sie die Aufgaben so, dass Tage aus einer Kombination aus einfachen und anstrengenden To-Do’s bestehen. Nicht vergessen: Bauen Sie kleine und große Pausen ein. Diese können entweder zu festen Zeiten stattfinden, oder aus einem Kontingent bestehen, das Sie sich frei einteilen können (zum Beispiel 2 Stunden/Arbeitstag).

5. Für ein reizarmes Umfeld sorgen

Bevor es nun ans Arbeiten geht, ist wichtig, dass es so wenig Ablenkungsquellen wie möglich gibt. Das bedeutet: Legen Sie Ihr Handy außer Sichtweite. Und sorgen Sie dafür, dass Sie von anderen nicht angesprochen werden – zum Beispiel durch eine geschlossene Zimmertüre im Home-Office oder aufgesetzte Kopfhörer im Shared Workspace. Denn das ist die beste Voraussetzung, sich nur auf eine Sache zu konzentrieren.

6. Auf die Plätze, fertig, losgearbeitet!

Wenn Sie die vorherigen Schritte ausgeführt haben, sollten Sie jetzt entspannt mit freiem Kopf und einem klaren Plan für den Tag am Schreibtisch sitzen. Doch auch jetzt kann es noch Hindernisse geben: Sie stolpern zum Beispiel über eine Aufgabe, auf die Sie heute überhaupt keine Lust haben? Es gibt einen überraschenden Präsenztermin beim Kunden? Kein Problem: Passen Sie Ihren Zeitplan immer wieder neu auf Ihre Aufgaben an. Doch Vorsicht: Aufgaben sollte nicht mehr als drei Mal verschoben werden – denn sonst werden sie nie erledigt.

Fazit: Gutes Zeitmanagement ist kein Hexenwerk.

Auch wenn die Vorbereitung auf den ersten Blick etwas aufwendiger wirkt, werden Sie schnell merken: Es lohnt sich.

Viel Erfolg!

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