Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine umfassende E-Rechnungspflicht für
Unternehmen im B2B-Bereich in Kraft. Das bedeutet, dass auch Freelancer, die
mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten, verpflichtet sind, elektronische
Rechnungen (E-Rechnungen) auszustellen und zu empfangen. Was genau die
E-Rechnung bedeutet, für wen sie verpflichtend ist und wie Freelancer diese
neue Herausforderung erfolgreich meistern können, erfahren Sie hier.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die komplett digital erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zur klassischen Papierrechnung läuft bei der E-Rechnung das gesamte Handling von der Ausstellung bis zur Archivierung digital. Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, muss die E-Rechnung bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. eine elektronische Signatur enthalten und in einem genormten Format vorliegen, wie etwa ZUGFeRD oder XRechnung.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Eine E-Rechnung muss bestimmten Vorgaben entsprechen, um automatisch maschinell verarbeitet werden zu können. Statt reiner Bilddateien wie TIFF, PNG oder PDF sowie Word-Dokumenten oder eingescannten Papierrechnungen muss das Format strukturiert und in XML vorliegen. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und nicht als „sonstige Rechnung“ betrachtet wird.
Welche Standards für E-Rechnungen gibt es?
In der Praxis kommen verschiedene E-Rechnungsformate zum Einsatz, die je nach Auftraggeber und Land variieren. Die wichtigsten Formate für Freelancer sind:
1. XRechnung
XRechnung ist der Standard, der von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verlangt wird. Dieser Standard ist maschinenlesbar und besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten, die über definierte Kanäle, wie z. B. das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE), übermittelt werden.
- Verwendung: Verpflichtend für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- Vorteile: Automatisierte Verarbeitung, hohe Datensicherheit.
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2. ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer visuell ansprechenden PDF-Version. Das macht es für Freelancer besonders praktisch, da die Rechnung sowohl elektronisch verarbeitet als auch als traditionelles PDF gespeichert oder ausgedruckt werden kann.
- Verwendung: Besonders geeignet für Freelancer, die sowohl mit Unternehmen als auch öffentlichen Auftraggebern arbeiten.
- Vorteile: Flexible Nutzung dank PDF-Integration, einfache Archivierung.
3. Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europaweiter Standard, der besonders im internationalen Handel genutzt wird. Viele europäische Staaten setzen auf Peppol für die Abwicklung von E-Rechnungen, was es für Freelancer im grenzüberschreitenden Geschäft nützlich macht.
- Verwendung: Ideal für internationale Rechnungen an Auftraggeber in der EU.
- Vorteile: EU-weite Standardisierung, hohe Interoperabilität.
Insbesondere für kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige ist das ZUGFeRD/XRechnungsformat eine gute Möglichkeit, die neuen Pflichten mit minimalem Aufwand umzusetzen. Diese hybride Rechnungsform ermöglicht es Privatkunden, die PDF-Datei mit gängigen PDF-Viewern anzuzeigen und gegebenenfalls über ihre Bankensoftware zu verarbeiten.
Wahl des Formats und Empfängeranforderungen
In vielen Fällen kannst du als Freelancer selbst entscheiden, welches Format du für deine E-Rechnungen verwenden möchtest. Allerdings kann es sein, dass deine Auftraggeber bestimmte Anforderungen an das Rechnungsformat stellen. Beispielsweise verlangen öffentliche Auftraggeber in der Regel Rechnungen im XRechnungsformat. Auch bei internationalen Geschäftspartnern kann es Vorgaben geben, etwa das Peppol-Netzwerk, das in Europa weitverbreitet ist.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) und nicht solche, die an Privatkunden gestellt werden. Außerdem sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Leistungen (z. B. im Gesundheits- und Sozialbereich) von der Pflicht ausgenommen.
Buchhaltungstools für Freelancer: Unterstützung bei der Umstellung
Um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, ist es sinnvoll, ein Buchhaltungstool zu nutzen, das die relevanten Standards unterstützt. Hier sind einige Tools, die sich für Freelancer besonders gut eignen:
1. lexoffice
- Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
- Besonderheiten: lexoffice ist ein benutzerfreundliches Buchhaltungstool, das speziell auf kleine Unternehmen und Freelancer zugeschnitten ist. Mit wenigen Klicks lassen sich E-Rechnungen im richtigen Format erstellen und versenden.
2. sevDesk
- Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
- Besonderheiten: Diese cloudbasierte Software ermöglicht die einfache Erstellung von E-Rechnungen und bietet zudem viele weitere Funktionen wie das automatische Erfassen von Belegen.
3. Wiso
- Unterstützte Formate: XRechnung
- Besonderheiten: Besonders für Freelancer, die regelmäßig Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber stellen, bietet Wiso eine einfache Möglichkeit, den Rechnungsprozess zu automatisieren.
4. DATEV Eg
- Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol
- Besonderheiten: DATEV ist besonders für diejenigen Freelancer geeignet, die umfangreichere Buchhaltungs- und Steueranforderungen haben. Es unterstützt alle gängigen E-Rechnungsstandards und bietet umfassende Funktionen für Steuerberatung und Finanzmanagement.
5. SumUp
- Unterstützte Formate: ZUGFeRD, XRechnung
- Besonderheiten: SumUp bietet eine einfache Lösung zur Rechnungsstellung für Freelancer, die schnelle und unkomplizierte Zahlungen sowie die Einhaltung der E-Rechnungspflicht sicherstellen möchten. Ideal für kleinere Unternehmen, die flexibel arbeiten wollen.
Wichtige Fristen zur E-Rechnungspflicht
Ab 1.1.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Nicht-elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2026 zulässig.
Ab 1.1.2027 sind Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über €800.000 verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Nicht-elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig, wenn der Jahresumsatz geringer als 800.000 € ist.
Ab 1.1.2028 gilt diese Pflicht für alle Steuerzahler, einschließlich Freiberufler und kleiner Unternehmen. Nicht-elektronische Rechnungen können unter keinen Umständen akzeptiert werden.
Das Verständnis dieser Fristen ist von großer Bedeutung. Ein Verstoß gegen diese Vorgaben kann zu Bußgeldern oder betrieblichen Einschränkungen führen. Daher ist eine rechtzeitige Vorbereitung unerlässlich, um mögliche negative Folgen zu vermeiden.
Das Wichtigste für Sie zusammengefasst
Die E-Rechnungspflicht betrifft mittlerweile nicht nur große Unternehmen, sondern auch Freelancer, die mit öffentlichen Auftraggebern oder Unternehmen im B2B Bereich zusammenarbeiten. Die Wahl des richtigen Formats, sei es XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol, hängt von den Anforderungen des Auftraggebers ab. Mit den richtigen Tools lässt sich der Prozess der E-Rechnungserstellung und -versendung jedoch problemlos in den Arbeitsalltag integrieren. Freelancer sollten sich daher frühzeitig über die Anforderungen informieren und eine geeignete Softwarelösung wählen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
Die Investition in ein passendes Buchhaltungstool lohnt sich – nicht nur zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, sondern auch zur Optimierung der eigenen Prozesse.
Weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht finden Sie auf der folgenden Website:
Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz: https://www.e-rechnung-bund.de/
