Als Freiberufler sind Sie Tag für Tag darauf angewiesen, sich mit Unternehmen zu verständigen und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Die Unternehmen sind es, die Ihnen Arbeitsaufträge und auch neue Kontakte zu weiteren Unternehmen verschaffen. Sie sind die Basis für Ihr Einkommen und Ihren Erfolg. Daher sollte die Zufriedenheit der Auftraggeber das oberste Ziel eines jeden Freelancers sein.
Von vielen unterschätzt wird dabei die Kommunikation, dabei ist sie der Schlüssel des Ganzen. Die Ausführung des Auftrags kann noch so gut und pünktlich erfolgen – wenn die Kommunikation zwischen Ihnen und dem Kunden nicht stimmt, werden Sie mit Beschwerden und Unstimmigkeiten rechnen müssen statt mit positiven Rückmeldungen und Weiterempfehlungen. Wir haben ein paar Tricks zusammengestellt, wie Sie mit guter Kommunikation Ihren Erfolg fördern können.
Sich richtig präsentieren – Die externe Kommunikation
Wer neue Kunden und Auftraggeber akquirieren möchte, muss auch dementsprechend dafür sorgen, dass er von ihnen gefunden werden kann. Für Unternehmen wie für Freelancer kommt es daher auf die externe Kommunikation an, um effektiv auf sich und seine Dienstleistungen aufmerksam zu machen und diese öffentlich und gut zugänglich zu präsentieren.
Prinzipiell sollten Sie den (potenziellen) Kunden gegenüber eine Linie fahren, sprich sich in der externen Kommunikation nicht ganz anders geben oder darstellen wollen, als Sie und Ihre Dienstleistungen sind. Bleiben Sie authentisch, denn das hat einen großen Einfluss darauf, ob Unternehmen Ihnen vertrauen und sich mit Ihren Anliegen an Sie oder andere Freelancer Ihrer Branche richten. Präsentieren Sie daher ein einheitliches und klares Bild von sich und Ihren Dienstleistungen.
Um aktiv und erfolgreich auf potenzielle Kunden zuzugehen, sollten Sie auf den folgenden Kanälen von sich reden machen:
- Profile in Portalen: Das Freelancer-Profil im Web ist Ihre Visitenkarte. Damit präsentieren Sie sich, Ihre Qualifikationen und Erfahrungen. Dort können sie konkret nach Kunden suchen oder auch als Dienstleister gefunden werden.
- Eine eigene Website: Im heutigen digitalen Zeitalter ist eine eigene Website unerlässlich, wenn man sich im Internet öffentlich präsentieren möchte. Dabei ist auf eine ansprechende, informative und qualitativ hochwertige Gestaltung sowie eine benutzerfreundliche Navigation zu achten. Das hinterlässt einen guten Eindruck und wirkt professionell.
- Soziale Netzwerke: Ebenso wichtig wie eine eigene Website ist die Präsenz in den sozialen Netzwerken. Ein Profil auf Facebook, Twitter und dergleichen ermöglicht es anderen Nutzern dieser Netzwerke, sich über Ihre Dienstleistungen zu informieren und Kontakt zu Ihnen aufzunehmen.
- Einträge in Foren: Es kann auch lohnenswert sein, sich in bestimmten Foren zu bewegen und dort mit geposteten Inhalten auf sich aufmerksam zu machen, indem Sie als Fachkraft Fragen der Nutzer beantworten und dadurch Ihre Kompetenzen vorweisen.
Die Erwartungen klar ausdrücken – Böse Überraschungen vermeiden
Wenn Sie Kunden für Aufträge gewinnen konnten, geht es nun darum, diese konkret umzusetzen. Bevor Sie sich an die Arbeit machen, sollten beide Parteien, also Freelancer und Kunde, klar kommunizieren, was sie vom jeweils anderen bei der Zusammenarbeit erwarten und wie sie sich den Ablauf und das Endergebnis vorstellen.
Von Seiten des Unternehmens ist ein schriftliches Briefing in dieser Hinsicht sehr hilfreich, welches alle Informationen enthält, die zum Verständnis des Auftrages wichtig sind. Grundsätzlich gibt es drei verschiedene Arten von Briefings. Welcher Art das Briefing ist, hängt davon ab, welche Anforderungen damit kommuniziert werden sollen. Daher unterscheiden sich strategische, kreative und operative Briefings auch inhaltlich voneinander.
Damit nicht nur die Vorstellungen des Unternehmens klar sind, ist es für eine gute Zusammenarbeit am besten, die gegenseitigen Erwartungen vertraglich festzuhalten. Dann gibt es am Ende keine bösen Überraschungen oder Enttäuschungen und sowohl Sie als auch Ihr Kund sind zufrieden.
Außerdem bietet Ihnen die schriftliche Fixierung des Arbeitsauftrages Sicherheit im Umgang mit unzufriedenen Kunden, die versuchen unbezahlte Mehrarbeit von Ihnen einzufordern, weil Sie angeblich den Auftrag nicht den Wünschen und Vorstellungen entsprechend ausgeführt haben. Durch den Vertrag sind Sie auf der sicheren Seite, weil Sie darauf verweisen können.
Um eine zukünftige Zusammenarbeit und mögliche Weiterempfehlungen aber nicht zu gefährden und eine unnötige Meinungsverschiedenheit zu vermeiden, sollten Sie den Kunden ganz höflich und professionell auf seinen vermeintlichen Irrtum hinweisen. Schließlich haben Sie durch den Vertrag sowieso die Zügel in der Hand.
In Problemsituationen richtig reagieren – Höflich und freundlich bleiben
Eine gute Zusammenarbeit kann nur dann gelingen, wenn sich beide Parteien höflich und mit Respekt behandeln, auch in problematischen Situationen. Auch wenn Sie sich sehr über einen Kunden ärgern, denken Sie an die richtigen Umgangsformen – bleiben Sie möglichst ruhig und bewahren Sie einen freundlichen Ton.
Das vorliegende Problem kann viele verschiedene Ursachen haben. Bevor Sie also einem Kunden unberechtigterweise Vorwürfe machen, sollten Sie erst alle Möglichkeiten für sich durchgehen. Liegt eventuell einfach nur ein Missverständnis vor? Haben Sie vielleicht einen Fehler gemacht – beim Auftrag etwas Entscheidendes übersehen oder eine Mail versehentlich nicht abgeschickt?
Falls Sie das Problem verursacht haben, sollten Sie dazu stehen und sich natürlich bei Ihrem Kunden dafür entschuldigen. Bieten Sie ihm eine schnellstmögliche Behebung des Problems durch eine erneute Bearbeitung des Auftrages oder ähnliches an. Als Wiedergutmachung können Sie dem Kunden auch einen Rabatt gewähren. Wenn ein Missverständnis die Ursache war, ist es angebracht, dem Kunden die Sachlage aus Ihrer Sicht genau zu schildern und zu erklären, warum Sie wie gehandelt haben.
In manchen Fällen ist jedoch eine Einigung nicht möglich. Auch das kann verschiedene Ursachen haben. Gehen Sie zunächst in sich und überlegen Sie, ob Sie vielleicht die Kritik an Ihrer Arbeit zu persönlich nehmen und wie Sie Kritik besser annehmen. Für einen professionellen Umgang mit Kundenkritik ist das unerlässlich. Machen Sie sich bewusst, dass der Kunde Ihre Arbeit und nicht Ihre Persönlichkeit kritisiert. Das erleichtert es Ihnen, die Situation lösungsorientiert zu meistern anstatt sich grundlos aufzuregen.
Fazit
Eine gute Kommunikation mit den Kunden ist für Freelancer ausschlaggebend, um dauerhaft erfolgreich zu sein und sich ein Netzwerk aufzubauen. Das beginnt bei einer effektiven externen Kommunikation auf verschiedenen Kanälen, mit der Freiberufler auf sich aufmerksam machen und sich präsentieren können.
Ansonsten ist es wichtig, dass sowohl Kunde als auch Dienstleister ihre Vorstellungen und Erwartungen an die Zusammenarbeit und die Erledigung des Auftrages klar ausdrücken. Um spätere Unstimmigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden, sind diese in einem schriftlichen Vertrag festzuhalten.
Falls es doch zu Problemen zwischen den Parteien kommt, sollte die Ursache ermittelt sowie respektvoll und angemessen miteinander darüber gesprochen werden, um die Situation zu klären. Ist trotz aller Bemühungen keine Einigung zu erwarten, bleibt dem Freelancer noch die Option, die Zusammenarbeit mit dem betreffenden Kunden zu beenden.
