Keine Lust auf Buchhaltung? Wir zeigen Ihnen worauf es ankommt

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Wer glaubt, dass nur Unternehmen zu einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind, täuscht sich. Auch Freelancer müssen jedes Jahr ihre Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Deshalb müssen Sie auch als Freelancer Rechnungen und Belege aufbewahren und archivieren. Viele, die sich erst selbstständig machen wollen oder „frisch“ im Geschäft sind, fürchten die Buchhaltung. Doch keine Angst! Als Freelancer haben Sie in der Regel einige Vorteile gegenüber Unternehmen und weniger Aufwand bei der Buchführung. Diese stellen wir Ihnen vor.

Wer zählt alles zu den Freelancern?

Laut §18 des Einkommenssteuergesetzes sind alle als selbstständig einzustufen, die „wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische“ Tätigkeiten selbstständig ausüben und darüber ihre Einkünfte erzielen. Dazu zählen unter anderem folgende „klassische“ freie Berufe:

Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte
Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte
(Vermessungs-)Ingenieure, Architekten
Handelschemiker
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtige
Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten
Journalisten, Bildberichterstatter
Dolmetscher, Übersetzer
Lotsen usw.

Meist handelt es sich bei Selbstständigen aber auch einfach um freie Mitarbeiter, die weder räumlich, zeitlich noch gehaltsmäßig an ein Unternehmen gebunden sind. Viele schließen zusätzlich freie Dienst- und Werkverträge ab. Moderne Freelancer sind Online-Marketing-Berater, Programmierer, Texter oder auch Softwareentwickler. Selbständig im Sinne des Einkommensteuergesetzes sind demnach nicht nur die klassischen Freiberufler, sondern weitaus mehr Berufsgruppen.

Freelancer sind primär nicht buchführungspflichtig

Selbstständig Tätige haben den immensen Vorteil, dass sie nicht buchführungspflichtig sind und somit auch keine doppelte Buchführung benötigen. Sollten Sie sich mit dem Gedanken der Selbstständigkeit befassen, können Sie nun aufatmen: Es reicht eine „einfache“ Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Kurz EÜR), bei der Sie die Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen und somit die Gewinne und Verluste errechnen.

Gut zu wissen: Es bedarf bei der Steuererklärung keinen separaten Antrag. Ja, Sie sind verpflichtet eine Steuererklärung einzureichen. Es reicht jedoch vollkommen aus, wenn Sie Ihre Gewinne und Verluste in die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) eintragen und diese zusammen mit dem EÜR-Formular abgeben. Letzteres benötigen Sie nur, wenn Sie die Umsatzgrenze von 12.500 Euro in einem Jahr überschreiten oder als eingetragener Kaufmann/frau tätig sind. Ein Eintrag ins Handelsregister oder ein Gewerbe verpflichtet Sie zu einer doppelten Buchführung, sofern Ihr jährlicher Umsatz 600.000 Euro oder Ihr jährlicher Gewinn 60.000 Euro übersteigt. Dann spricht man auch von einer „Bilanzierungspflicht“. In diesem Fall reicht eine einfache EÜR für das Finanzamt nicht mehr aus.

Liegen Sie jedoch unter der Bilanzierungsgrenze von 60.000 Euro, hat EÜR hat den Vorteil, dass Sie Ihre Aufzeichnungen nicht in eine bestimmte Form bringen müssen. Die Einreichung einer Excel-Liste oder ein Ausdruck aus einer Buchhaltungssoftware genügt vollkommen. Auch bare Auszahlungen und Einnahmen werden nicht in einem separaten Kassenbuch verlangt. Eine Inventur am Jahresende ist auch nicht notwendig.

Was gibt es zu beachten? Legen Sie einen Augenmerk auf langlebige Wirtschaftsgüter. Dabei handelt es sich um die Ausgaben für Güter, die Sie mehrere Jahre nutzen möchten. Diese müssen Sie nur dann komplett verbuchen, wenn der Wert 410 Euro nicht überschreitet. Sobald er höher liegt, setzen Sie die Kosten jährlich gestaffelt ab. Dabei verteilen Sie die Kosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Das Objekt wird dann steuerlich „abgeschrieben“.

Vorteile der Einfachen Buchführung

Im Gegensatz zur Doppelten Buchführung können Sie die EÜR ohne einen Steuerberater bewerkstelligen, da diese nicht so komplex ist. Da jedes Unternehmen außerdem zur Aufbewahrung und Archivierung aller Rechnungen und Belege verpflichtet ist, reicht es als Selbstständiger, die Einnahmen und Ausgaben zu kategorisieren und aufzubewahren. Eine Bilanz- sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung, das Führen eines Kassenbuchs und die Erfassung eines Geschäftsvorfalls auf Konto und Gegenkonto fallen demnach nicht an. Folgende Unterlagen müssen dem Finanzamt vorgelegt werden:

Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich)
Umsatzsteuererklärung (im Folgejahr abgeben)
Einkommenssteuererklärung

Fühlen Sie sich unsicher? Holen Sie sich Unterstützung. Ziehen Sie einen Steuerberater hinzu, beauftragen Sie spezialisierte Dienstleister oder erwerben Sie eine Buchhaltungssoftware. Letztere gibt es in unterschiedlichen Ausführungen bei Lexware. Diese Softwareprogramme sind bekannt für eine intuitive und einfache Bedienung, die auch für Laien verständlich ist. Sie bieten vor allem eine Schnittstelle zu ELSTER und DATEV. Darüber lassen sich Formulare für die Einkommensteuererklärung sicher online an das Finanzamt senden. Nutzen Sie kostenlose Testversionen verschiedener Anbieter dieser Programme, um die richtige Buchhaltungssoftware für sich und Ihre Tätigkeit zu finden.

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Häufige Fehler, die Freelancer bei der Buchhaltung machen

Sie schieben gerne lästige Aufgaben auf: Gerne wird die Buchführung so lange hinausgezögert, dass es beinahe zu spät ist. Teilweise aus Unsicherheit, teils aber auch aus reiner Vergesslichkeit. Dabei ist die Buchhaltung das A und O sowohl für ein Unternehmen als auch für Freiberufler. Schließlich müssen Sie permanent über Ihre Finanzen im Bilde sein, um die Rentabilität und das tatsächliche Einkommen im Auge zu behalten. Unser Tipp: Markieren Sie in Ihrem Kalender die wichtigsten Fristen.

Ihnen fehlen die wichtigsten Informationen: Es ist wichtig, die formalen Vorschriften zu kennen. Fragen wie: „Welche Belege müssen Sie sammeln und abrechnen?“ oder „Welche formalen Voraussetzungen für das Ausstellen einer Rechnung müssen Sie einhalten?“ sollten Ihnen bekannt sein. Bei einer Steuerprüfung können Sie sich nicht herausreden und sagen, Sie hätten nicht gewusst, dass Sie beispielsweise Rechnungen aufbewahren müssen.

Ihnen fehlt der Kostenüberblick: Ein häufiger Anfängerfehler ist das falsche Einschätzen der anfallenden Kosten und des eigenen Preises. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die gängigen Tarife in Ihrem Bereich auf dem Markt und passen Sie Ihre Vorstellungen an. Verkaufen Sie sich nicht zu niedrig, davon haben Sie langfristig nichts. Wenn die Umsätze nicht stimmen, werden Sie niemals rentabel sein und ihre Kosten decken können. Haben Sie stets einen Überblick über die Kosten. Eine korrekte Buchhaltung hilft Ihnen dabei.

Fazit: Eine korrekte Buchhaltung ist für den wirtschaftlichen Erfolg von Freelancern elementar

Wenn Sie Freelancer sind oder werden wollen, sollten Sie sich unbedingt mit den Anforderungen einer korrekten Buchhaltung auseinandersetzen. Holen Sie sich Unterstützung und übergeben Sie die Arbeit einer Steuerberatung. Als Solopreneur können Sie sich mithilfe moderner Buchhaltungssoftware selbst um Ihre Buchhaltung kümmern. Sobald es jedoch ans Bilanzieren geht, empfehlen wir professionelle Unterstützung.

Auf welche Probleme sind Sie schon bei der Buchhaltung gestoßen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!

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