Lesedauer ca. 8 Minuten
Immer mehr Gründe sprechen dafür freiberufliche Experten und Expertinnen zu beschäftigen und sie in Unternehmen einzusetzen. Sie sind Fachkräfte auf ihrem Gebiet und können mit ihrem Wissen neue Perspektiven und Erfahrungen in das Unternehmen bringen. Doch bevor sie Experten beschäftigen, stellen sich viele Unternehmen die Frage: Welche Hürden gibt es dabei und wie funktioniert der Prozess genau? Unsere Sales Managerin Tina Peters gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen bei der Zusammenarbeit mit Freelancern.
1. Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen, wenn sie Experten beschäftigen wollen?
Compliance: Vorsicht vor Scheinselbständigkeit
Ein großes Thema, das viele Unternehmen beschäftig, ist die Compliance, und hier insbesondere die Gefahr der Scheinselbständigkeit von Freelancern. Das ist meist die erste Frage von Unternehmen, die noch nicht häufig freiberufliche Experten und Expertinnen beschäftigt haben. Scheinselbständig ist eine Person, die formal selbständig tätig ist, tatsächlich jedoch eher die Merkmale eines Festangestellten aufweist (u.a. Weisungsgebundenheit). Die Sorge der Unternehmen ist die Einstufung einer Beauftragung als scheinselbständige Beschäftigung, was u.a. die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnsteuer zur Folge hat.
Viele Unternehmen suchen hier Beratung zur Vermeidung von Scheinselbständigkeit. Da es hier jedoch bislang keine 100% Rechtssicherheit gibt, bemühen wir uns bestmöglich Ihnen Hinweise und Empfehlungen auf Basis unserer Erfahrungswerte aus der Praxis zu geben. Wir nehmen die Bedenken aller Parteien ernst und treffen Vorkehrungen, um der Gefahr der Scheinselbständigkeit durch Freelancer entgegenzuwirken. Was tun wir konkret?
In unserem FULL SERVICE (d.h. wir von freelance.de wickeln von der Suche über die Vermittlung, Vertragsgestaltung und Rechnungsservice alles ab) ist bereits in der Vertragsanbahnung Compliance ein Thema. Ein Compliance-Fragebogen ist vom Freelancer vor dem Vertragsschluss auszufüllen. Bei der Ermittlung von Scheinselbständigkeit handelt es sich stets um eine Momentaufnahme, sodass sich der Status auch im Verlauf eines Projektes ändern kann. Seitens freelance.de haben wir dazu in der Vergangenheit unseren Compliance Navigator ins Leben gerufen. Dieser ermittelt durch einen Fragebogen quartalsweise die Kriterien die Indikationen für bzw. gegen eine selbständige Beschäftigung sprechen.
Wie können Sie Scheinselbständigkeit erkennen? Hier finden Sie Beispiele aus der Praxis.
Prozessabwicklung: Wie läuft die Beauftragung von freiberuflichen Experten genau ab?
Bei einigen Unternehmen, überwiegend aus dem Mittelstand, herrscht manchmal Unklarheit: Was bedeutet es mit einem Vermittler wie z. B. mit freelance.de zusammen zu arbeiten und was sind die Vorteile davon?
Am Anfang einer jeden Beauftragung eines Freelancers steht die Bedarfsanalyse. Dem Auftraggeber oder der Auftraggeberin sollte bewusst sein, welche Themen durch den Freelancer abgewickelt werden sollen, welche Rahmenparameter gelten und welche Skills zum Einsatz benötigt werden. Ist dieser Hürde genommen, kann auf freelance.de eigenständig eine Suche gestartet werden (SELF SERVICE) oder über die erweiterten Services das Recruiting-Team von freelance.de mit beauftragt werden. Haben Sie selbst oder unser Recruiting-Team die passenden Freelancer gefunden, kommt es i.d.R. zu einem virtuellen Kennenlernen und einer zügigen Entscheidung im Anschluss. Sobald eine Entscheidung gefallen ist, werden die Verträge geschlossen und der Einsatz kann beginnen.
Tipp: 5 Gründe, warum sich die Zusammenarbeit mit Freelancern lohnt.
Transparente Kosten: Budgetplanung vorab gestalten
Eine häufige Frage lautet: „Wieviel kostet es mich als Unternehmen eine Freelancer-Suche in Auftrag zu geben?“ Entgegen allen Mythen: Das Unternehmen zahlt erst bei Beauftragung durch einen Vermittler wie uns beispielsweise und das frühestens erst einen Monat nach Projektbeginn des Freelancers nach Rechnungsstellung. Je nach Service-Level, gibt es unterschiedliche Vertragsvereinbarungen.
Bevor Sie freiberufliche Experten und Expertinnen beschäftigen, sollte das Budget dafür vorher abgestimmt und freigegeben werden. Sind nicht alle Punkte (z.B. Skill-Set, Dauer, Remote-Anteil) geklärt, verliert man in den meisten Fällen kostbare Zeit und ein greifbares Zeitfenster für die Freelancer, da diese nicht unbegrenzt verfügbar sind. Freelancer brauchen innerhalb des Vermittlungsprozesses eine gewisse Planungssicherheit sowie eine schnelle Rückmeldung vom Vermittler zu allen wichtigen Eckpunkten. Tipp: Wer schnell ist, hat ganz klar die Nase vorne im Recruitingprozess.
Projekte ausschreiben und den richtigen Freelancer finden.
2. Wo und wie suchen die meisten Unternehmen nach Freelancern?
Die meisten Unternehmen arbeiten mit Vermittlern wie dem RECRUITING- oder FULL-SERVICE von freelance.de. Oder sie suchen eigenständig über den SELF-SERVICE des Portals nach den passenden Experten und Expertinnen für ihre Projekte.
Größere Unternehmen haben häufig eigene Recruiter, die das Thema „externe Unterstützung“ betreuen. Sie suchen dabei selbst auf dem Markt nach den perfekt passenden Experten und Expertinnen oder beauftragen verschiedene Vermittler wie z. B. uns mit der Rekrutierung.
Des Weiteren gibt es Personaldienstleister, die als Managed Services Provider fungieren. Dabei werden die vorgestellten Profile der neuen Experten gesichtet und das Management des Personals übernommen.
3. Freiberufliche Experten beschäftigen: Was sind die größten Vorurteile für Unternehmen?
Diese gibt es eher selten. Wenn man aber Einwände hört, dann diesen:
“Ein Freiberufler kostet doch so viel im Gegensatz zu einem Festangestellten.”
Das hört man oft und vergisst, dass Freelancer ein größeres unternehmerisches Risiko auf sich nehmen. Das ist der Grund, warum ein Freiberufler mehr kostet als ein Angestellter mit vergleichbarer Qualifikation.
In der Regel sind die Unternehmen für den Wissenstransfer und für den Perspektivwechsel dankbar. Freelancer arbeiten als absolute Experten auf ihrem Gebiet und bringen viel Spezialwissen in Unternehmen. Mitarbeiter können von ihrem Wissen und der mitgebrachten Erfahrung deutlich profitieren.
4. Welche Empfehlungen gibt es, wie Unternehmen Scheinselbständigkeit vermeiden können?
Wir bei freelance.de versuchen an der Stelle Ihnen bestmöglich mit unseren Erfahrungswerten zu helfen. Das ersetzt jedoch keine Rechtsberatung. Auf diese Punkte können Unternehmen beim Einsatz von Freelancern jedoch achten:
- Vermeiden Sie organisatorische Einbindung in Betriebsabläufe, d.h. Freelancer arbeiten nicht nach festen Arbeitszeiten (z. B. von 9-18 Uhr), daher können sie auch nicht in Schichtpläne oder Belegzeiten eingeplant werden.
- Der äußere Eindruck zur Unternehmenszugehörigkeit darf nicht erweckt werden z. B. durch gleiche Visitenkarte, Email mit Unternehmensabsender (extern sollte dabei stehen), keine Einladungen von Freelancern zur Firmenevents und Weihnachtsfeiern.
- Freelancer arbeiten ergebnisorientiert. Aufträge müssen selbständigen Projektcharakter haben, d.h. keine täglichen Arbeitsabläufe dürfen vorliegen, wie z. B. im Support. Es ist wichtig, dass Vereinbarungen über Projektziele vorliegen müssen und keine unbefristete und inhaltlich undefinierte Beschäftigung vorherrscht.
- Keine Personen als Freelancer beauftragen, die zuvor bereits für Sie in ähnlicher Position in einer Festanstellung gearbeitet haben.
5. Was sollten Unternehmen beachten, wenn sie freiberufliche Experten beschäftigen wollen?
Seien Sie offen
In Bezug auf den Fachkräftemangel, der uns in den nächsten Jahren sehr herausfordern wird, empfehle ich Offenheit gegenüber anderen Beschäftigungsmodellen wie z. B. Beauftragung von Freelancern. Freelancer haben eine gute Anpassungsfähigkeit und sind es gewohnt sich schnell in immer wechselnde Projekte einzuarbeiten.
Sehen Sie die Veränderung als Chance
Begegnen Sie Freiberuflern auf Augenhöhe und mit Offenheit. Sie bringen externes Expertenwissen und einen Perspektivwechsel mit. Überlegen Sie, wie Sie davon profitieren können. Ein Vorteil: Die Freelancer sind nicht so eingefahren wie vielleicht langjährige Mitarbeiter und können den Erfahrungsschatz aus anderen Unternehmen gut einsetzen. Vor allem bei internationalen Projekten, wenn sie in multikulturellen Teams gearbeitet haben.
Investieren Sie in ein gutes Onboarding
Ein gutes Onboarding und ein gutes Briefing sind das A und O für eine erfolgreiche Projektabwicklung mit einem Freelancer.
Arbeiten Sie bereits mit freiberuflichen Experten und Expertinnen in Ihrem Unternehmen? Wie funktioniert das? Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen!
